談《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫建設

●李 娜（甘肅省圖書館，蘭州 730000）

1 《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫建立的意義與原則

1.1 建立《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫的意義

聯合目錄是揭示與報道多個文獻收藏單位所藏文獻的目錄。聯合目錄能擴大讀者檢索和利用文獻的范圍，也便于圖書館藏書協調、館際互借和實現圖書館資源共享。自19世紀60年代起至今，由甘肅省中心圖書館委員會主編或牽頭編制的各種聯合目錄達到20余種。這些聯合目錄較廣泛地揭示了本地區各圖書館館藏，大大提高了書刊的利用率，充分發揮了各成員館的協作精神，取得了良好的社會效益。

地方文獻是公共圖書館館藏文獻中一種獨特的資源。為了全面揭示與報道甘肅省解放后地方文獻的著述和出版情況，甘肅省中心圖書館委員會于2003年啟動了收集《甘肅省地方文獻著述、出版聯合目錄（1949—2003） 工作單》的工作，以此來促進全省各級圖書館地方文獻工作的發展，為今后繼續建設甘肅地方文獻特色數據庫打基礎。

1.2 《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫的收錄范圍與方式

《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫建設的總體思路：立足網絡化，突破傳統模式，以甘肅省中心圖書館委員會為依托，建立《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫，提供聯合目錄網上查詢服務，實現本地區地方文獻的共建共享。

1.2.1 收錄范圍

地方文獻是指本地區以及在自然區劃、行政區劃與本地區邊連地界有關的歷史沿革、人物制度、風土人情、語言文字、名勝古跡、自然資源等書刊資料。收藏內容包括有關本地區的歷史、地理、政治、經濟、文化、教育等的圖書、報刊、政府出版物、報告、冊籍、表籍、卷軸、檔案、文告、印模、譜牒（含家譜）、傳單、標貼、剪貼、圖片、照片、碑志、拓片、聲像資料等。其中，地方史、地方志、地方人物傳記以及各種專門的地方史料，是記述地方事物的核心文獻，這類文獻所含地方信息密度最大，因而，收錄應盡量齊全；對于地方信息密度較小的輔助文獻和背景文獻，如野史、筆記、廣義的資料匯編等為基本收錄。

1.2.2 收錄方式

本目錄的編印采用聯合協作、成果共享的方式，先由各圖書館按《甘肅省地方文獻著述、出版聯合目錄 （1949—2003） 著錄工作單》，（以下簡稱 《工作單》） 將各館所藏的地方文獻或非館藏文獻（可以通過其他渠道獲得著錄信息的文獻）進行詳細著錄，然后由中心館進行匯總編輯、印刷。

2003年，中心館向全省91家地縣級圖書館發放《工作單》，對各館收錄文獻的方式、方法、內容、范圍提出明確要求。有52個館反饋了《工作單》，其他38個館沒有反饋《工作單》。

2007年以來，為了加強甘肅省各級公共圖書館地方文獻的收集、整理和開發利用工作，促進全省公共圖書館間的合作與發展，實現各成員館的資源共享和優勢互補，制定了《甘肅省公共圖書館地方文獻工作合作協議》，其中規定：各縣館將年度收藏的地方文獻（地方資料部分）目錄于次年二月送省館及上屬市館各2份；市館將年度收藏的地方文獻目錄于次年二月送省館2份；省館應于次年第二季度編出上年度全省收藏（含省館收藏的）的地方文獻目錄，分送市、縣館各1份。

1.3 《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫編纂方案及編制方法

2007年自行開發研制《甘肅省地方文獻聯合目錄管理系統》主界面，設置了錄入、查詢、排序平臺，其中錄入平臺稱為《甘肅省地方文獻著述、出版聯合目錄著錄工作單》。2007至2009年上半年完成了52家地縣館的目錄數據錄入，2009年中期開始了全省地方文獻數量最大的甘肅省圖書館的數據回溯錄入。甘肅省圖書館有地方文獻3萬多種，收藏范圍涵蓋西北5省。

2 建設《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫的體會

2.1 數據庫的特點

登陸甘肅省圖書館網站，進入中心館委員會，即可進入地方文獻聯合目錄頁面。這里匯集了全省14個地州市92個公共圖書館館藏地方文獻的目錄，可從題名、責任者、分類號、館藏地址進行檢索。檢索方便快捷，主題突出，方便了讀者就地就近索取文獻，提高了文獻利用率。［1］

2.2 數據庫存在的問題

2.2.1 地縣級館地方文獻數據量小，特色不足

全省92家公共圖書館，除了省館，提供數據的52家地縣館數據量少，占地縣館的56.5%；其中有7個館提供的數據在10種以下，占提供數據館的13.5%；有26個館提供的數據均不足100種，占提供數據館的50%；提供數據最多的為蘭州市圖書館，為451種。52家館共計數據4169條。除了省館以外，沒有一家收藏地方文獻超過500本。

在反饋數據的52家地縣級館中，敦煌市圖書館文獻收集有關敦煌學研究方面的文獻比較有特色；臨夏州的169種文獻中主要集中反映了臨夏回族自治區的情況，具有民族特色；武都區本地資料比較齊全；通渭縣的45種地方文獻比較獨特，多為獨家收藏；崆峒區圖書館的地方文獻也是獨家館藏為多；涼州區圖書館有許多為復印本、手抄本，文藝類較多；紅古區圖書館區區的10種文獻也很有地方特色。其他許多館館藏重復，多為當地的文史資料選輯、地方志、年鑒、大事記、地名錄、旅游指南、當地名人的詩詞書畫集等，有特色的不多。

2.2.2 數據庫反映的地方文獻不規范

各館提供的《工作單》沒有填寫分類號，由省館統一給號，與當地館藏的分類號有差異。為便于讀者查取，應該提供當地館原書的分類號。《工作單》由人工手寫，不夠準確，著錄項目也不全面。

地方文獻收集除了圖書還有連續出版物，數據庫格式只是按照圖書的著錄格式所設計，使得連續性資源著錄不能統一規范。

2.2.3 數據庫建設速度緩慢

雖然自2003年開始發放《工作單》以來，數據庫建設工作一直在進行，但進展緩慢，一是沒有專職人員，直到2009年才進了1位專職人員；二是多年沒有經費撥入；三是錄入數據提交以后如果發現錯誤，則需要進入數據庫方能修改，不夠直觀，也影響錄入數據的速度。2009年才開始錄入甘肅省圖書館的地方文獻數據，目前完成了地縣館4169條數據的錄入。

2.3 建設《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫的思考

2.3.1 依靠省館的力量，健全機制

借助甘肅省圖書館力量，一是發展網絡分館，即在sirsi系統下繼續發展系統分館；二是建立甘肅地區采編中心，發展10家以上的成員館；三是建立分層式虛擬聯合目錄；四是開辟聯合目錄界面，建立聯合目錄數據庫；五是書本式聯合目錄編制和聯合目錄數據庫建設并重。

2.3.2 爭取課題經費

甘肅省科技廳以前給甘肅省中心圖書館委員會每年撥一定的經費，近年來科技廳要求只給課題項目撥經費，中心館只有設立課題才能爭取到經費。《甘肅省地方文獻聯合目錄》數據庫的特點決定了它存在的價值，中心館只有積極爭取項目支持解決經費問題，才能使數據庫規范、快速地建成，并得到廣泛的應用。

2.3.3 引進人才，培訓人員

引進編目、計算機方面的專業人員，完善數據庫操作系統，規范目錄錄入標準。對于錄入人員及地縣館填寫《工作單》的人員要進行集中培訓，保證書目數據的準確性、統一性、標準化和規范化。

［1］楊金鳳，馬燕玲．地區性期刊館藏聯合目錄數據庫建設［J］．甘肅科技，2002（8）：104.