附屬醫院臨床教學檔案管理探討

栗 蘊

（云南省第一人民醫院/昆明醫學院附屬昆華醫院,云南 昆明 650032）

高等院校附屬醫院是綜合性教學醫院，不僅承擔著繁重的醫療衛生工作，還承擔著醫學生的臨床教學任務，因而也形成了大量的臨床教學檔案，其既是學院基礎臨床教學檔案的必然延續，也是醫院體現教學職能的必要資料，是衡量醫院臨床教學質量和管理水平的一個重要標志。隨著高等教育事業和醫療衛生事業改革的深入，特別是教育部本科教學工作水平評估的開展，附屬醫院的教學檔案管理也面臨新的機遇和挑戰。如何讓臨床教學檔案在新形勢下充分發揮其價值，是值得探討的重要課題。

1 教學檔案的內容

教學檔案是在教學實踐活動中形成的，具有保存和查考利用價值，并按一定歸檔制度集中保管起來的文字、圖表、聲像實物等不同載體的教學歷史記錄材料的總稱[1]。主要包含了黨群工作、行政工作、師資隊伍、教學工作、學科建設與科技工作、本科學生工作、研究生工作、設備儀器類等8類。

2 教學檔案的作用及意義

2.1 憑證作用

臨床教學檔案是附屬醫院承擔教學任務，從事教學活動的歷史記錄。它是整個教學過程的真實寫照，是教學水平和教學質量的真實反映，是醫院教學職能的有形體現，其為教學經驗的總結及教學改革起到了重要的憑證作用。

2.2 參考作用

臨床教學檔案記載了醫院教學活動的情況、成果、經驗和教訓。從教學評估、教學手段和方法到教學研究及改革等各方面的信息，可以作為提高教學質量和管理水平的科學依據和參考材料。

教學檔案具備的這兩個重要作用，為附屬醫院保證教學質量，提高教學管理水平奠定了基礎；為制訂有關決策和教學計劃、考核教師工作成績、探索人才成長規律及培養方案提供了重要依據，同時也為教學研究與改革提供了素材和證據。

3 臨床教學檔案的特點

3.1 多元性

臨床教學檔案不僅有紙質文件、音像資料、電子文檔和數據等表現形式，參與其形成的人員也具有多元化，如管理部門人員、臨床教師和學生等。

3.2 復合性

由于附屬醫院職能的雙重性，使得臨床教學檔案的內容與醫療工作密不可分，也讓收集變得更復雜、內容更繁多。

3.3 分散性

臨床教學檔案形成的場所有教學科、教研室、教研組和從事教學工作的教師個人，環境較分散，造成了大部分教學資料保存環節過多，給收集工作帶來一定困難。

3.4 周期性

臨床教學檔案一般以學期、學制和課程體系為歸檔周期，具有跨年度（教學總結和計劃）、成套性（學生自入院到畢業）和通用性（教材和教學大綱）的特點。

4 臨床教學檔案管理現狀及存在的主要問題

4.1 重視程度不夠

臨床教師在承擔教學任務的同時還肩負著繁重的醫療、科研任務，往往重醫療記載，輕教學記載。對教學檔案工作重視不夠，認為只要完成教學任務即可，忽視檔案的正規化管理，教學檔案長期以來無專人管理，導致許多重要的教學資料沒有保存下來，檔案材料不齊全、不完整，影響了教學檔案的系統性。有研究指出，附屬醫院，從領導到醫生，從職能部門到臨床科室、教研室，總是把如何提高醫療水平和醫療質量、改善服務態度和就醫條件作為醫院管理工作的重點和核心，對教學檔案管理認識不足，往往未引起足夠的重視，甚至對教學檔案的歸檔持抵觸態度[2]。

4.2 規章制度不健全

教學檔案管理缺少完整的規章制度，沒有嚴格合理的考核辦法和檢查措施做保障，缺少統一的、科學的工作標準，造成了檔案收集效率不高，檔案不齊全。有研究認為，醫院在臨床教學檔案管理方面的規章制度存在缺失或不完善的問題，對管理人員的職責、臨床教學檔案歸檔體系沒有統一、明確的規定，使教學檔案管理人員無章可循[3]。

4.3 傳統教學檔案管理方法受到挑戰，開發利用效率不高

由于教學檔案的多元性、復合性、分散性和周期性等特點導致其管理工作量巨大，檔案收集工作難度高；檔案工作硬件投入不足，字跡退變，鼠咬蟲蝕及紙張霉爛等現象時有發生；檔案檢索利用工作繁重，查找質量與速度已越來越難滿足利用者要求提高。附屬醫院中運用計算機及網絡技術對教學檔案進行管理的仍屬少數，用手工進行收集、檢索，信息量小，不利于教學檔案的收集、利用和開發。

4.4 檔案信息共享意識缺乏，信息孤島現象嚴重

信息共享是實現信息價值最大化的重要途徑，但附屬醫院大多數醫教人員只重視教學活動的過程，輕視教學文件材料的積累；且認為教學相關材料放在檔案部門使用不方便，不愿上交或不主動上交應當歸檔的文件材料，影響了檔案的有效管理。另外，醫學院校和醫院均缺乏檔案信息共享意識，沒有把教學檔案與提高教學質量和教研教改等活動聯系起來，現有檔案的有效利用也僅僅限于成果申報或資料匯編時的“模板”參考作用[4]。

4.5 院校間缺乏溝通

學校雖有統一的教學檔案建設要求，但對附屬醫院教學檔案的規范管理缺乏針對性的指導、監督和有效宣傳。醫院教學檔案建設質量的好壞很大程度上取決于管理者的責任心，這使得臨床教學檔案的收集與整理處于被動地位。錢農的研究也指出，學校很少深入到醫院，對檔案的重要作用未能做到有效宣傳[5]。

5 加強附屬醫院臨床教學檔案管理的建議

5.1 強化教學檔案管理意識，注重教學工作的痕跡管理

教學檔案是醫院檔案的重要組成部分，是重要的信息資源，是教學改革、教學研究的重要依據。附屬醫院應強化教學檔案管理意識。首先，要增強領導的教學檔案意識，使其認識到教學檔案是醫院重要的信息資源，其管理的好壞是醫院教學管理水平和文明程度的體現，也是醫院教學管理工作的基礎之一[6]。其次，要加大宣傳力度，并將職稱、職務競聘、成果申報等工作與教學業績檔案掛鉤，讓全院職工真切感受到教學檔案建設與人人相關，在日常工作中注重教學工作的痕跡管理，自覺重視資料的收集并主動配合歸檔工作。

5.2 建立健全臨床教學檔案管理制度

附屬醫院應建立一套臨床教學檔案體系及一系列行之有效的教學檔案管理的規章制度，對教學檔案管理實行“三納入”、“四同步”，即納入教學管理制度，納入教學計劃、規劃，納入各級管理人員崗位責任；做到教學管理部門下達教學任務與相關歸檔材料要求同步，評價教學質量、業績考核、晉升及成果上報與審核已歸檔的支撐材料同步，教學督查工作及檢查教學歸檔材料同步，上報評審及教師晉升材料與檔案部門出具歸檔證明同步。臨床、教學實踐活動及管理都是臨床教學檔案的形成過程，制定下發各級教學管理部門的檔案題名注解，明確各級保存文件的類型和要求，全程跟蹤、及時匯總是教學資料收集及時、完整的基礎，是檔案規范管理的前提。

5.3 樹立檔案工作服務新理念

臨床教學檔案產生于臨床教學活動，又服務于臨床教學活動。教學檔案管理的最終目的是為教學工作、教學研究和教學管理部門提供優質服務。教學檔案信息化建設能充分利用和發揮計算機潛能，彌補傳統紙質檔案查閱使用不方便，利用率低，反饋不及時、指導時效性差等缺點，提高教學檔案信息的時效性及利用率，為臨床教學質量持續提高提供支持。醫院應積極創造條件，投入一定的人力、物力、財力，使檔案管理在技術手段減少手工操作。利用計算機系統對臨床教學檔案進行管理，建立教學檔案資源查詢、利用服務平臺，匯編具有實用性、時效性的教學成果，做到資源共享，信息交流，提高檔案利用率，充分發揮臨床教學檔案的作用，為附屬醫院乃至醫學院校教學研究、教學改革提供科學依據。

5.4 加快教學檔案現代化管理進程，實現教學檔案信息的傳播和資源共享

《全國檔案事業發展“十二五”規劃》提出，檔案信息化工作是今后的重點工作之一，要加強以計算機網絡設備和數據庫為主要內容的檔案信息化基礎建設；實施公共檔案信息資源共享服務工程項目，打造“一站式”檔案信息資源共享和服務平臺，為社會提供全方位的檔案信息服務。信息對于醫院服務，公共衛生領域，藥品管理過程等環節也很重要。國家發改委在新醫改中提出要“通過信息化手段，建立共享服務”，明確了信息技術的應用也將成為醫改的重要任務之一。做為既承擔繁重醫療衛生工作，又承擔臨床教學任務的附屬醫院，更應利用先進的信息技術，實現教學檔案資料信息的自動化有序整理，建立教學檔案資源信息庫，以網上查閱為手段，擴大教學檔案的使用范圍、提高檔案的利用率、在完善保密條件的前提下，與公共網絡連接，實現資源共享，方便使用者及時、快捷查找、閱讀所需檔案資料，以適應和滿足醫學教育事業的需要，真正做到檔案信息的傳播和信息資源的共享。

5.5 加強院校聯系溝通

醫學院校應加強對附屬醫院檔案工作的監督、檢查及指導，以促進臨床教學檔案工作的健康發展，為持續改進和提高教學質量奠定堅實的基礎。臨床教學檔案是學院教學評估的基礎和依據，而教學評估也能推動臨床教學管理工作不斷規范完善。建議相關部門能考慮采眾家之長，在體現各高校辦學特點，發揮辦學特色的前提下，對教學檔案中教學管理、教研教改等教學基本要素統一標準，從而進一步規范完善教學檔案的管理。

[1] 向國春,劉 剛,陳志強.臨床醫學教學檔案的建設和管理[J].重慶醫學,2009,38(20):2642.

[2] 杜 鴻,梁 萍.做好附屬醫院教學檔案管理工作的思考[J].醫院管理論壇,2010,27(6):42-44.

[3] 孫 琳,周廣民.淺淡教學醫院的臨床教學檔案管理[J].現代醫院管理,2010,(1):51-52.

[4] 楊至華.淺議學校檔案現代化管理[J].廣西中醫學院學報,2004,7(3):148-150.

[5] 錢 農.聯合辦學醫院教學檔案管理初探[J].醫院管理論壇,2010,27(6):45-47.

[6] 羅任新.關于加強醫學臨床教學檔案管理的探討[J].醫學信息,2008,21(7):1100.