機關檔案工作存在問題與對策淺析

謝春香

（中共南京市江寧區委辦公室，江蘇 南京 210000）

一、機關檔案工作存在的問題

近幾年來，在區委、區政府的正確領導和省市檔案局的關心指導下，南京市江寧區機關檔案部門認真履行職能，各單位認真貫徹推行《檔案法》、《檔案法實施辦法》、《江蘇省檔案管理條例》和《南京市檔案條例》，檔案工作呈現了良好的發展勢頭，機關檔案工作取得了顯著的成績，檔案干部隊伍思想素質與業務素質有了明顯增強，各部門領導對檔案工作更加重視，截至2009年底，機關檔案管理中除區檔案館達國家一級綜合檔案館外，基層檔案室達行業國家級的有2家（煙草局、供電公司），達江蘇省五星級的有6家（法院、地稅局、檢察院、財政局、規劃局、建設局），達省四星級的有1家（東山街道財政所），達省三星級的有21家，達省二星級的有27家，達省一星級、市級的有82家，形成了常抓不懈的管理體制，基本達到檔案管理工作制度化、規范化、現代化的要求。但縱觀全區檔案管理工作，形勢并不樂觀，仍存在對檔案工作不夠重視的現象，有的部門檔案管理意識相當淡薄，致使機關檔案工作還存在各種問題。

（一）檔案工作的重視程度不夠平衡。

機關檔案工作的重視不平衡，個別單位對檔案工作重視不夠，檔案意識薄弱、力度不強，未能對檔案工作所需的人、財、物和檔案整理歸檔時間給予充分的保證，雖然各部門把檔案工作列入年度工作計劃，也有專人負責抓落實，但在真正把檔案管理工作作為部門工作長效機制來抓方面還存在缺陷。在日常工作指導和行政執法檢查中，我們發現有的部門重要的業務檔案沒有及時整理、裝訂、歸檔，移交綜合檔案室，而是放置在各職能科室。客觀上講，行政執法檔案、重要的業務檔案放置在職能科室可以方便查閱利用，歸入檔案室保管給調閱利用確實造成不便，但按照檔案管理要求，不符合檔案法律法規的有關規定。

（二）檔案室保管條件參差不齊。

多數單位還達不到檔案管理“八防”要求，與整齊、規范統一的要求還有一定的差距。少數單位綜合檔案室變成了雜物室，有的綜合檔案室設施設備老化、不齊全，檔案柜也五花八門不統一，比較零亂。個別單位綜合檔案室防護意識不強，保護設施設備不完善，管理體制不到位，使部分檔案受到損害。檔案室保管條件差的原因，從客觀因素上看，有些單位辦公用房比較緊張，單獨拿出一間房子作為檔案室的確存在困難，而有些相對有條件的部門設置的綜合檔案室整體上也不規范。甚至有極個別的單位根本沒有對檔案進行保管，檔案資料堆放在某一角落，勢將造成檔案資料的嚴重毀壞和遺失。這些問題的產生，究其根本原因則是對檔案工作認識不足，檔案管理制度落實不夠。

（三）檔案人員業務素質相對薄弱。

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業性、技術性很強的工作，檔案人員要有較好的專業素質，才能勝任檔案管理工作。在業務指導和執法檢查過程中我們發現：首先有的單位檔案人員因一崗多職疲于應付日常事務，沒有時間和精力從事檔案管理工作，加上工作需要變動頻繁和業務素質欠缺，直接影響了檔案管理工作的持續性和穩定性。此外，檔案人員因業務不精，導致在歸檔文件的整理、分類和保管期限劃分等問題上不夠準確，檔案不按時立卷歸檔和未及時移交綜合檔案室等情況時有發生。其次，個別檔案人員對檔案工作重要性和責任性認識還不夠，存在隨意應付了事思想，對各科室必須形成的檔案資料及時整理歸檔監督指導力度不夠，思想上存在著畏難情緒。最后，一些部門單位領導對檔案人員思想、工作、生活上的關心、支持、了解不夠，使檔案人員對本職崗位工作熱情降低，影響了檔案工作發展。

二、做好機關檔案工作的對策

上述問題不同程度地影響了機關檔案工作與時俱進地開展，影響了檔案工作為經濟和社會服務功能的發揮。當前，在新的歷史條件下，檔案工作必須緊緊聯系時代發展的新任務、新特點、新要求。因此，創造性地開展機關檔案工作，是檔案工作者實踐科學發展觀，檔案工作跨越式發展的重要一步，這是時代發展的必然要求，也是檔案工作維護好、保管好、服務好主要職能的體現。要搞好今后的機關檔案工作，我認為必須強化以下幾個方面的工作。

（一）提高認識、加強領導，是做好檔案工作的保證。

“檔案工作是各項事業發展的一個重要組成部份，機關檔案工作是開展各項業務活動的具體真實的記錄，是反映各個歷史時期最珍貴的史料，為經濟建設和推動社會文明進步起到重要促進作用”。隨著時代進步，改革開放的深入發展，人們的法制意識、檔案意識也與日俱增，檔案的查借閱利用明顯增多，這對加強機關檔案管理、拓展檔案服務新領域、加快檔案信息數據化建設等提出了更高的要求。

機關各部門一定要重視、關心、支持檔案工作，進一步提高對檔案工作重要性的認識，一是要加強檔案工作宦傳力度，利用各種有效載體，抓好《檔案法》和《檔案法實施辦法》的宣傳教育，通過宣傳，擴大檔案工作的影響力，使廣大干部群眾充分認識檔案工作的重要性，落實好依法治檔的工作機制；二是要加強對檔案工作的領導，切實把檔案工作列入年度工作計劃和領導工作的職責范圍，擺上議事日程，要定期聽取檔案工作匯報，及時分析研究解決檔案工作遇到的問題，并把檔案工作列入本部門年度考核范圍，為檔案事業發展創造一個良好的內部環境；三是要做好檔案人員的思想穩定工作，解決他們的實際問題，為他們提供良好的發展平臺，使他們能安心本職工作，從而促進檔案工作的持續穩定發展。

（二）提高檔案人員的素質，促進機關檔案工作新進展。

做好機關檔案工作，首先要有一支相對穩定而有發展的檔案干部隊伍。隨著社會的發展，科學技術的不斷進步，檔案工作所面臨的任務、工作環境、服務對象、管理模式都在發生變化，高科技也應用到檔案管理工作中，因此，提高檔案人員的素質，加快檔案工作科技進步，是推動檔案事業發展的關鍵。一是要加強對檔案人員的教育培訓，在注重實用性上下功夫。在檔案培訓過程中，要結合新時期檔案工作的發展趨勢，按照采用不同層次不同的需求，按需施教，注重實效，采取“走出去、請進來”等培訓方式，使檔案人員盡快掌握檔案立卷歸檔工作流程和檔案計算機管理知識，促進機關檔案工作效率的提高。二是要圍繞檔案“及時、完整、統一”的要求，做好檔案收集及管理工作，完善歸檔檔案的內容。檔案人員要注重平時檔案收集工作，了解有關本部門各科室檔案收集、立卷歸檔及工作動態規律，爭取檔案收集工作的主動權，以便及時將有關科室形成的檔案立卷歸檔，統一管理，確保檔案種類、內容真實完整。三是要加強對檔案人員再教育，促使他們努力學習檔案專業知識和科學技術，提高檔案管理的水平，對本單位檔案的數量、內容、種類、史料價值等做到心中有數。四是要結合檔案工作實際，創造性地開拓檔案工作新思路，以適應新時期檔案工作發展需要，積極做好檔案信息開發利用工作，提高檔案利用率，更好地為部門領導服務，為中心工作服務，為基層群眾服務，為經濟發展和構建和諧社會服務。

（三）加強檔案室基礎設施投入，改善檔案保管條件。

檔案管理工作不僅是一項政策性很強的工作，而且是一項專業技術很強的工作，檔案管理的質量，直接影響到檔案的壽命。在機關檔案管理中，條件好的部門檔案室整齊規范，實現了檔案管理的規范化、制度化、現代化。而保管條件比較薄弱的單位還存在只求過得去的思想，給檔案造成了損害。為此，單位檔案室必須嚴格按照《檔案法》、《檔案法實施辦法》等法律法規中檔案保管標準要求，完善單位檔案室保管條件。一是要進一步加大對本單位檔案室基礎設施的投入，每格按檔案管理“八防”標準要求，不斷完善檔案室的保管條件，盡可能改變檔案室雜、亂問題，做到檔案室統一整齊規范。二是要完善制度，建立健全檔案管理網絡。建立一支有分管領導、各科室主管負責人、部門檔案員組成的檔案管理專、兼職隊伍，切實做到責任到位，制度落實，以便本單位有關職能科室檔案立卷歸檔有章可循，確保本單位檔案管理工作正常開展。三是要堅持剛性管理和柔性管理相結合，營造一種宣傳檔案、關心檔案的良好氛圍。四是要加大對檔案信息目錄數據庫和館室一體化建設的力度，為適應新時期檔案事業跨越式發展打下扎實的基礎。

面對信息社會檔案工作的機遇與挑戰，我們要進一步解放思想，科學發盡，與時俱進，創新工作機制，創新服務手段，充分發揮檔案信息資源作用，使檔案工作更好地服務于社會發展，服務于經濟建設。