新時(shí)期高校人事檔案管理探析

張?jiān)茲?/p>

（華中科技大學(xué)檔案館，湖北武漢430074）

新時(shí)期高校人事檔案管理探析

張?jiān)茲?/p>

（華中科技大學(xué)檔案館，湖北武漢430074）

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依據(jù)。現(xiàn)階段高校人事檔案的發(fā)展面臨不少問題，制約了檔案工作的發(fā)展。本文從明確檔案歸屬、部門協(xié)作配合、培養(yǎng)重視人才、翔實(shí)檔案內(nèi)容四個(gè)方面，對(duì)在新時(shí)期提升高校人事檔案管理水平問題進(jìn)行了探討。

高校人事檔案管理工作 問題 推進(jìn)途徑

《檔學(xué)詞典》對(duì)人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動(dòng)工資等部門在對(duì)人員的考核管理活動(dòng)中形成的檔案。記述和反映個(gè)人經(jīng)歷和德才表現(xiàn)，以個(gè)人為單位整理、集中保存。主要有干部檔案、工人檔案和學(xué)生檔案三種?！比耸聶n案是記載個(gè)人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)等內(nèi)容的文件材料，是以個(gè)人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高?！爸恕⒂萌?、管人”的重要依據(jù)。現(xiàn)階段，高校人事檔案工作存在一些問題，制約了高校人事檔案工作的發(fā)展。

一、高校人事檔案工作面臨的現(xiàn)實(shí)問題

1.高校人事檔案歸屬不明確。高校人事檔案按對(duì)象分類主要包含教職工檔案、學(xué)生檔案。2008年9月1日開始實(shí)施的《高等學(xué)校檔案管理辦法》明確了高等學(xué)校應(yīng)當(dāng)成立高校檔案機(jī)構(gòu)，符合設(shè)立檔案館條件的要設(shè)立檔案館，否則設(shè)立綜合檔案室。但該辦法并沒有明確高校人事檔案是否應(yīng)該劃歸學(xué)校檔案館管理?，F(xiàn)階段，我國(guó)尚無法規(guī)條例明確高校人事檔案管理的歸屬問題，各高校在辦學(xué)規(guī)模、機(jī)構(gòu)設(shè)置、檔案庫房建設(shè)等方面存在差異，高校人事檔案管理模式也不盡相同，目前主要有以下三種管理模式并存：（1）教職工檔案歸口人事部門管理，學(xué)生檔案歸口學(xué)生職能部門管理；（2）教職工檔案歸口檔案部門管理，學(xué)生檔案歸口學(xué)生職能部門管理；（3）教職工檔案、學(xué)生檔案均歸口檔案部門管理。前兩種模式，高校人事檔案未集中在檔案部門管理，給檔案工作的發(fā)展帶來了諸多問題。一方面，相關(guān)職能部門不具備管理檔案的硬件條件，一般都沒有配備適宜檔案保管的密集柜、除濕機(jī)等，無法保證檔案的安全性、保密性、完好性。另一方面，這些管理機(jī)構(gòu)一般沒有配備專職的檔案管理人員，很多是由人事干事、輔導(dǎo)員、教務(wù)員兼職管理檔案。這些兼職檔案工作人員由于精力有限、檔案意識(shí)不強(qiáng)、檔案業(yè)務(wù)水平有限，使得檔案管理工作跟不上高校發(fā)展的步伐。

2.相關(guān)部門之間缺乏協(xié)作。這類問題主要存在于上文提到的第三類模式，教職工檔案、學(xué)生檔案均歸口檔案部門管理的情況。教職工檔案的形成、整理、收集、移交需要人事、組織、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門，學(xué)校各院系的支持配合。學(xué)生檔案工作也需要學(xué)生處、研究生院、成教院、教務(wù)處、組織部、各院系的大力支持。而由于檔案工作是學(xué)校的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，不直接產(chǎn)生物質(zhì)財(cái)富，短期內(nèi)的社會(huì)效益也不明顯，許多高校上至領(lǐng)導(dǎo)，下至各職能部門、院系對(duì)人事檔案工作重視不夠，影響了人事檔案工作的正常開展。具體表現(xiàn)為：（1）材料形成不規(guī)范。檔案材料中顯示的年齡、工齡前后不統(tǒng)一，部分檔案中“年齡越填越小，工作時(shí)間越填越早”。檔案用紙不規(guī)格，檔案材料統(tǒng)一要使用16開辦公用紙，由于相關(guān)部門缺乏必要的宣傳和告知，一些教職工在打印考核表、履歷表時(shí)采用的是A4辦公用紙，給檔案的整理裝訂帶來不便。部分考核、鑒定表格在應(yīng)填寫組織意見處空白，應(yīng)加蓋人事部門公章處空白［1］。（2）歸檔不及時(shí)。相關(guān)部門缺乏歸檔意識(shí)，已形成的任免材料、工資材料、職稱評(píng)定材料、學(xué)籍材料、獎(jiǎng)懲材料等未及時(shí)歸入人事檔案中，滯留在材料形成單位，相關(guān)崗位經(jīng)歷人事變動(dòng)或是辦公地點(diǎn)更換后，材料不知去向，造成了材料的遺失。

3.檔案管理人員素質(zhì)有待提高。目前檔案管理隊(duì)伍老齡化嚴(yán)重，結(jié)構(gòu)不合理，老同志退休，年輕的專業(yè)人才引進(jìn)不進(jìn)來；檔案管理人員專業(yè)素養(yǎng)偏低；檔案管理人員的福利待遇在高校眾多部門中偏低，留不住人才，隊(duì)伍不穩(wěn)定；還有部分檔案管理人員對(duì)自身要求不嚴(yán)格，輕視檔案工作，缺乏責(zé)任感，缺乏創(chuàng)新意識(shí)和開拓精神，在使用新方法、新技術(shù)管理檔案方面有很大的欠缺。

4.檔案內(nèi)容陳舊，實(shí)用性不強(qiáng)。1991年發(fā)布的《干部檔案工作條例》將檔案內(nèi)容劃分為十大類：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學(xué)歷、評(píng)聘專業(yè)技術(shù)職務(wù)材料，政審材料，黨團(tuán)材料，獎(jiǎng)勵(lì)材料，處分材料，工資、任免、出國(guó)等材料，其他可供組織參考的有保存價(jià)值的材料?，F(xiàn)階段高校教職工人事檔案仍停留對(duì)以上十項(xiàng)內(nèi)容的陳列上，而對(duì)教職工業(yè)務(wù)素質(zhì)提升的證明材料，反映教職工依法應(yīng)享有的各種工資福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的等級(jí)和變動(dòng)證明材料很匱乏。現(xiàn)階段，高校學(xué)生就業(yè)工作已從計(jì)劃經(jīng)濟(jì)下的“統(tǒng)包統(tǒng)分”轉(zhuǎn)向市場(chǎng)經(jīng)濟(jì)下的“市場(chǎng)導(dǎo)向、政府調(diào)控、學(xué)校推薦、學(xué)生與用人單位雙向選擇”的就業(yè)機(jī)制，而高校學(xué)生人事檔案卻沒有跟上時(shí)代發(fā)展的步伐，仍沿襲著計(jì)劃經(jīng)濟(jì)時(shí)代的舊模式，過多強(qiáng)調(diào)思想政治表現(xiàn)，檔案內(nèi)容的收集多側(cè)重于入團(tuán)、入黨材料及政治方面的獎(jiǎng)懲等，忽視素質(zhì)教育成果的展示，缺乏實(shí)踐活動(dòng)、科技創(chuàng)新、心理健康、性格測(cè)試等方面的記錄。教職工、學(xué)生人事檔案內(nèi)容的陳舊，在新形勢(shì)下對(duì)保障教職工權(quán)益、服務(wù)學(xué)生就業(yè)等方面都產(chǎn)生了消極的影響。

二、推進(jìn)高校人事檔案工作的途徑

1.明確檔案歸屬。將教職工人事檔案、學(xué)生人事檔案均歸口至檔案部門進(jìn)行管理。將人事檔案納入檔案館集中管理，一方面，可以集中人力、財(cái)力、物力，統(tǒng)籌安排，避免低級(jí)的、重復(fù)的建設(shè)，集中力量加快推進(jìn)高校檔案建設(shè)，另一方面，在硬件設(shè)施、人員配備上更能保證人事檔案的安全性、保密性、完好性。但是將人事檔案納入檔案館集中管理，并不是一紙指令就可以實(shí)現(xiàn)的，它需要高校結(jié)合自身特點(diǎn)，通盤考慮，做好前期準(zhǔn)備，準(zhǔn)備工作包括保障庫房和辦公用房，改善各類硬件設(shè)備，配備人員，制定內(nèi)部制度和長(zhǎng)遠(yuǎn)規(guī)劃，等等［2］。

2.部門協(xié)作配合。首先在人力上予以保障，在主管檔案工作的校領(lǐng)導(dǎo)的重視下，人事、組織、紀(jì)檢、監(jiān)察、審計(jì)、統(tǒng)戰(zhàn)等部門應(yīng)有一名負(fù)責(zé)人分管人事檔案工作；各院系，各單位應(yīng)有一名黨總支負(fù)責(zé)人分管人事檔案工作，并視情況配備與人事檔案相適應(yīng)的工作人員，負(fù)責(zé)本部門人事檔案材料的收集、整理、歸檔和移交工作。其次在制度層面予以保障。高校應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)制定教職工、學(xué)生人事檔案管理?xiàng)l例，將各單位的人事檔案工作納入學(xué)校對(duì)該單位年度考核的范疇，對(duì)人事檔案工作成績(jī)突出的單位個(gè)人給予表彰，對(duì)人事檔案工作不合格的單位也應(yīng)提出批評(píng)，促進(jìn)其改進(jìn)。最后檔案部門對(duì)協(xié)作單位應(yīng)采取“請(qǐng)進(jìn)來，走出去”多樣式的交流方式，促進(jìn)職能部門對(duì)檔案工作的理解，爭(zhēng)取支持?！罢?qǐng)進(jìn)來”是指面向高校各部門、院系的兼職檔案員定期舉辦檔案工作培訓(xùn)，年度優(yōu)秀兼職檔案單位、個(gè)人表彰等；“走出去”是指檔案工作人員深入各部門、院系指導(dǎo)人事檔案工作，增強(qiáng)教職工、學(xué)生對(duì)人事檔案的認(rèn)識(shí)和了解。

3.培養(yǎng)重視人才。高校應(yīng)重視檔案的基礎(chǔ)工作，在檔案館人才引進(jìn)、人員編制、福利待遇方面給與相應(yīng)的支持，重視人才。同時(shí)加強(qiáng)對(duì)檔案管理人員的培訓(xùn)，培養(yǎng)人才。首先，加強(qiáng)行業(yè)道德培訓(xùn)。人事檔案管理工作是一項(xiàng)專業(yè)性、技術(shù)性、政策性很強(qiáng)的工作，對(duì)其從業(yè)人員提出了很高的要求。倡導(dǎo)檔案管理人員學(xué)習(xí)劉義權(quán)同志愛崗敬業(yè)、忠誠(chéng)事業(yè)、輕索取、重奉獻(xiàn)的工作態(tài)度和高尚情懷，提高行業(yè)道德修養(yǎng)。同時(shí)加強(qiáng)檔案管理人員專業(yè)素質(zhì)的培訓(xùn)，組織學(xué)習(xí)檔案的各項(xiàng)制度法規(guī)，加強(qiáng)行業(yè)內(nèi)的交流溝通。其次，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)知識(shí)和人事管理系統(tǒng)軟件知識(shí)的培訓(xùn)，提高檔案管理人員利用現(xiàn)代化管理手段的能力，提升服務(wù)質(zhì)量。只有具備高度責(zé)任心、掌握檔案專業(yè)知識(shí)、熟練運(yùn)用計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)的復(fù)合型人才，才能保障高校人事檔案工作順利高效地開展。

4.翔實(shí)檔案內(nèi)容。調(diào)整和豐富高校教職工、學(xué)生人事檔案的歸檔內(nèi)容和范圍。針對(duì)現(xiàn)階段高校人事管理的新發(fā)展，建議將教職工人事檔案在原有的十大類的基礎(chǔ)上加入以下內(nèi)容的材料：（1）反映教職工個(gè)人素質(zhì)提升和工作業(yè)績(jī)的材料，如各種業(yè)務(wù)培訓(xùn)、留學(xué)訪學(xué)、學(xué)歷提升、科研成果的證明材料；（2）反映教職工與學(xué)校之間關(guān)系變動(dòng)的材料，如各種聘用合同、勞動(dòng)合同、合作協(xié)議和解聘、辭退、崗位變動(dòng)等相關(guān)材料；（3）反映教職工依法應(yīng)享有的各種福利待遇和其他社會(huì)保障權(quán)益的等級(jí)和變動(dòng)材料［3］。建議在高校學(xué)生檔案原有的內(nèi)容基礎(chǔ)上拓展以下領(lǐng)域的材料：（1）在校期間獲得的獎(jiǎng)勵(lì)，通過的各類資格考試、等級(jí)考試的相關(guān)證明材料；（2）學(xué)習(xí)期間開展的心理測(cè)評(píng)、性格測(cè)試的測(cè)評(píng)結(jié)果；（3）學(xué)生參與社會(huì)實(shí)踐和科技創(chuàng)新活動(dòng)的表現(xiàn)和取得的成果。通過翔實(shí)檔案內(nèi)容，使得高校人事檔案更好地為保障教職工權(quán)益、促進(jìn)學(xué)生就業(yè)服務(wù)。

［1］李君.淺談高校人事檔案管理存在的問題及對(duì)策［J］.學(xué)理論，2010，（3）：195-196.

［2］霍紅梅.談高校人事類檔案的歸屬［J］.中國(guó)檔案，2010，（6）：60-61.

［3］胡映君.高校人事檔案管理發(fā)展去向探討［J］.蘭臺(tái)世界，2010，（24）：37-38.