新時期高校人事檔案管理探析

張云濤

（華中科技大學檔案館，湖北武漢430074）

新時期高校人事檔案管理探析

張云濤

（華中科技大學檔案館，湖北武漢430074）

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依據。現階段高校人事檔案的發展面臨不少問題，制約了檔案工作的發展。本文從明確檔案歸屬、部門協作配合、培養重視人才、翔實檔案內容四個方面，對在新時期提升高校人事檔案管理水平問題進行了探討。

高校人事檔案管理工作 問題 推進途徑

《檔學詞典》對人事檔案的解釋為：“人事檔案是專門檔案的一種，是人事、組織、勞動工資等部門在對人員的考核管理活動中形成的檔案。記述和反映個人經歷和德才表現，以個人為單位整理、集中保存。主要有干部檔案、工人檔案和學生檔案三種。”人事檔案是記載個人經歷、政治思想、品德作風、業務能力、工作表現等內容的文件材料，是以個人為單位集中保存起來以備查考的文字、表格及其他各種形式的歷史記錄。

高校人事檔案是高校檔案的重要組成部分，是高校“知人、用人、管人”的重要依據。現階段，高校人事檔案工作存在一些問題，制約了高校人事檔案工作的發展。

一、高校人事檔案工作面臨的現實問題

1.高校人事檔案歸屬不明確。高校人事檔案按對象分類主要包含教職工檔案、學生檔案。2008年9月1日開始實施的《高等學校檔案管理辦法》明確了高等學校應當成立高校檔案機構，符合設立檔案館條件的要設立檔案館，否則設立綜合檔案室。但該辦法并沒有明確高校人事檔案是否應該劃歸學校檔案館管理。現階段，我國尚無法規條例明確高校人事檔案管理的歸屬問題，各高校在辦學規模、機構設置、檔案庫房建設等方面存在差異，高校人事檔案管理模式也不盡相同，目前主要有以下三種管理模式并存：（1）教職工檔案歸口人事部門管理，學生檔案歸口學生職能部門管理；（2）教職工檔案歸口檔案部門管理，學生檔案歸口學生職能部門管理；（3）教職工檔案、學生檔案均歸口檔案部門管理。前兩種模式，高校人事檔案未集中在檔案部門管理，給檔案工作的發展帶來了諸多問題。一方面，相關職能部門不具備管理檔案的硬件條件，一般都沒有配備適宜檔案保管的密集柜、除濕機等，無法保證檔案的安全性、保密性、完好性。另一方面，這些管理機構一般沒有配備專職的檔案管理人員，很多是由人事干事、輔導員、教務員兼職管理檔案。這些兼職檔案工作人員由于精力有限、檔案意識不強、檔案業務水平有限，使得檔案管理工作跟不上高校發展的步伐。

2.相關部門之間缺乏協作。這類問題主要存在于上文提到的第三類模式，教職工檔案、學生檔案均歸口檔案部門管理的情況。教職工檔案的形成、整理、收集、移交需要人事、組織、紀檢、監察、審計、統戰等部門，學校各院系的支持配合。學生檔案工作也需要學生處、研究生院、成教院、教務處、組織部、各院系的大力支持。而由于檔案工作是學校的一項基礎性工作，不直接產生物質財富，短期內的社會效益也不明顯，許多高校上至領導，下至各職能部門、院系對人事檔案工作重視不夠，影響了人事檔案工作的正常開展。具體表現為：（1）材料形成不規范。檔案材料中顯示的年齡、工齡前后不統一，部分檔案中“年齡越填越小，工作時間越填越早”。檔案用紙不規格，檔案材料統一要使用16開辦公用紙，由于相關部門缺乏必要的宣傳和告知，一些教職工在打印考核表、履歷表時采用的是A4辦公用紙，給檔案的整理裝訂帶來不便。部分考核、鑒定表格在應填寫組織意見處空白，應加蓋人事部門公章處空白［1］。（2）歸檔不及時。相關部門缺乏歸檔意識，已形成的任免材料、工資材料、職稱評定材料、學籍材料、獎懲材料等未及時歸入人事檔案中，滯留在材料形成單位，相關崗位經歷人事變動或是辦公地點更換后，材料不知去向，造成了材料的遺失。

3.檔案管理人員素質有待提高。目前檔案管理隊伍老齡化嚴重，結構不合理，老同志退休，年輕的專業人才引進不進來；檔案管理人員專業素養偏低；檔案管理人員的福利待遇在高校眾多部門中偏低，留不住人才，隊伍不穩定；還有部分檔案管理人員對自身要求不嚴格，輕視檔案工作，缺乏責任感，缺乏創新意識和開拓精神，在使用新方法、新技術管理檔案方面有很大的欠缺。

4.檔案內容陳舊，實用性不強。1991年發布的《干部檔案工作條例》將檔案內容劃分為十大類：履歷材料，自傳材料，鑒定、考核、考察材料，學歷、評聘專業技術職務材料，政審材料，黨團材料，獎勵材料，處分材料，工資、任免、出國等材料，其他可供組織參考的有保存價值的材料。現階段高校教職工人事檔案仍停留對以上十項內容的陳列上，而對教職工業務素質提升的證明材料，反映教職工依法應享有的各種工資福利待遇和其他社會保障權益的等級和變動證明材料很匱乏。現階段，高校學生就業工作已從計劃經濟下的“統包統分”轉向市場經濟下的“市場導向、政府調控、學校推薦、學生與用人單位雙向選擇”的就業機制，而高校學生人事檔案卻沒有跟上時代發展的步伐，仍沿襲著計劃經濟時代的舊模式，過多強調思想政治表現，檔案內容的收集多側重于入團、入黨材料及政治方面的獎懲等，忽視素質教育成果的展示，缺乏實踐活動、科技創新、心理健康、性格測試等方面的記錄。教職工、學生人事檔案內容的陳舊，在新形勢下對保障教職工權益、服務學生就業等方面都產生了消極的影響。

二、推進高校人事檔案工作的途徑

1.明確檔案歸屬。將教職工人事檔案、學生人事檔案均歸口至檔案部門進行管理。將人事檔案納入檔案館集中管理，一方面，可以集中人力、財力、物力，統籌安排，避免低級的、重復的建設，集中力量加快推進高校檔案建設，另一方面，在硬件設施、人員配備上更能保證人事檔案的安全性、保密性、完好性。但是將人事檔案納入檔案館集中管理，并不是一紙指令就可以實現的，它需要高校結合自身特點，通盤考慮，做好前期準備，準備工作包括保障庫房和辦公用房，改善各類硬件設備，配備人員，制定內部制度和長遠規劃，等等［2］。

2.部門協作配合。首先在人力上予以保障，在主管檔案工作的校領導的重視下，人事、組織、紀檢、監察、審計、統戰等部門應有一名負責人分管人事檔案工作；各院系，各單位應有一名黨總支負責人分管人事檔案工作，并視情況配備與人事檔案相適應的工作人員，負責本部門人事檔案材料的收集、整理、歸檔和移交工作。其次在制度層面予以保障。高校應結合自身特點制定教職工、學生人事檔案管理條例，將各單位的人事檔案工作納入學校對該單位年度考核的范疇，對人事檔案工作成績突出的單位個人給予表彰，對人事檔案工作不合格的單位也應提出批評，促進其改進。最后檔案部門對協作單位應采取“請進來，走出去”多樣式的交流方式，促進職能部門對檔案工作的理解，爭取支持。“請進來”是指面向高校各部門、院系的兼職檔案員定期舉辦檔案工作培訓，年度優秀兼職檔案單位、個人表彰等；“走出去”是指檔案工作人員深入各部門、院系指導人事檔案工作，增強教職工、學生對人事檔案的認識和了解。

3.培養重視人才。高校應重視檔案的基礎工作，在檔案館人才引進、人員編制、福利待遇方面給與相應的支持，重視人才。同時加強對檔案管理人員的培訓，培養人才。首先，加強行業道德培訓。人事檔案管理工作是一項專業性、技術性、政策性很強的工作，對其從業人員提出了很高的要求。倡導檔案管理人員學習劉義權同志愛崗敬業、忠誠事業、輕索取、重奉獻的工作態度和高尚情懷，提高行業道德修養。同時加強檔案管理人員專業素質的培訓，組織學習檔案的各項制度法規，加強行業內的交流溝通。其次，加強計算機知識和人事管理系統軟件知識的培訓，提高檔案管理人員利用現代化管理手段的能力，提升服務質量。只有具備高度責任心、掌握檔案專業知識、熟練運用計算機應用技術的復合型人才，才能保障高校人事檔案工作順利高效地開展。

4.翔實檔案內容。調整和豐富高校教職工、學生人事檔案的歸檔內容和范圍。針對現階段高校人事管理的新發展，建議將教職工人事檔案在原有的十大類的基礎上加入以下內容的材料：（1）反映教職工個人素質提升和工作業績的材料，如各種業務培訓、留學訪學、學歷提升、科研成果的證明材料；（2）反映教職工與學校之間關系變動的材料，如各種聘用合同、勞動合同、合作協議和解聘、辭退、崗位變動等相關材料；（3）反映教職工依法應享有的各種福利待遇和其他社會保障權益的等級和變動材料［3］。建議在高校學生檔案原有的內容基礎上拓展以下領域的材料：（1）在校期間獲得的獎勵，通過的各類資格考試、等級考試的相關證明材料；（2）學習期間開展的心理測評、性格測試的測評結果；（3）學生參與社會實踐和科技創新活動的表現和取得的成果。通過翔實檔案內容，使得高校人事檔案更好地為保障教職工權益、促進學生就業服務。

［1］李君.淺談高校人事檔案管理存在的問題及對策［J］.學理論，2010，（3）：195-196.

［2］霍紅梅.談高校人事類檔案的歸屬［J］.中國檔案，2010，（6）：60-61.

［3］胡映君.高校人事檔案管理發展去向探討［J］.蘭臺世界，2010，（24）：37-38.