高職系部教學檔案信息化管理的SWOT分析

楊 大 偉

(黑龍江生態工程職業學院 資源環境系，哈爾濱 150025)

作為執行教學任務的基本單位，系部在實現學校人才培養目標的過程中積累了大量具有保存價值的文字、圖表、聲像等各種信息資源。而教學檔案是系部日常教學、科研及管理等重要工作原始記錄的真實記載及高度匯編，是高職教學檔案管理中極其重要的組成部分。隨著計算機技術的迅猛發展及互聯網的快速普及，傳統的檔案管理方式已經不能夠適應信息社會高速發展的需要，高職教學檔案的現代化管理勢在必行。此形勢下，對系部教學檔案信息化管理的SWOT進行分析將對高職院校教學檔案的現代化管理產生積極而深遠的影響。

1 SWOT分析法概述

SWOT模型是最早由美國舊金山大學韋里克(H·Weihrich)教授于20世紀80年代初提出的，其四個英文字母分別代表：優勢(Strength)、劣勢(Weakness)、機會(Opportunity)、威脅(Threat)[1]。此模型可以客觀分析高職系部教學檔案信息化管理的限制因素(劣勢和威脅)及利好因素(優勢和機會)。

應用SWOT分析法不僅可以直觀呈現高職系部傳統教學檔案管理方式改革與發展過程中存在的新情況及新問題，為進一步認清形勢及制定解決方案提供重要依據，而且可以在內外部各方面環境條件高度綜合的基礎上高屋建瓴，制定出符合教學檔案未來長期發展的科學戰略。

2 系部教學檔案信息化管理的SWOT分析

2.1 系部教學檔案信息化管理的S(優勢)分析

2.1.1 信息資源直接可獲

結合職業教育特點，高職系部教學檔案建檔內容包括：高職課程標準、教學計劃書、教學進度表、上課教室安排表、教學反饋表、高職教育立項課題、學生畢業論文設計、系部教學科研成果獎、考試試卷、考試試卷評價、學生成績等。系部作為積累上述原始資料的第一部門，充分具備了收集和匯總上述信息資源的優勢條件。

2.1.2 歸檔制度嚴格

檔案管理納入系部教學工作計劃。為了做好各學科及專業教學檔案的歸檔工作，系部制定了嚴格的制度。下達了教學任務與相關資料歸檔證明同步的重要指示并規定了相應的獎懲措施。相關教學及教輔人員將據此嚴格上交每學期、每年度甚至是每個特殊重要階段的(上級教學質量評估)的有關資料。嚴格的歸檔制度是系部教學檔案信息化管理的有力保障。

2.1.3 管理手段與時俱進

毋庸置疑，電子檔案的利用比紙質檔案更快捷。為了適應科技社會知識信息快速更新及查閱的需要，高職系部在教學檔案的收集和整理采用傳統紙質原始材料(或復印件)及電子文檔雙收集的方式，并設專門存貯設備設施及專業檔案管理人員管理。此外，有關檔案管理數據庫建立及應用的研究成果也適時地借鑒到高職系部教學檔案的現代化管理之中。

2.2 系部教學檔案信息化管理的W(劣勢)分析

2.2.1 管理人員面臨考驗

教學檔案信息化管理要求檔案管理人員不僅要有專業檔案管理經驗，還要精通計算機及網絡技術。雙重標準的高要求迫使目前高職檔案管理隊伍不得不直面自身的劣勢。

2.2.2 學生素質參差不齊

系部教學檔案要求保留有價值的教學信息，由于高職招生的局限性，生源素質的參差不齊成為限制系部教學檔案快速有效歸檔的客觀實際，畢業設計是高職學生三年學習效果的一次綜合大考核，在整個高職教育階段具有重要意義。而和學生直接相關的畢業論文設計等材料的收集是系部教學檔案年度管理的一大難題。

2.3 系部教學檔案信息化管理的O(機會)分析

2.3.1 周期性教學質量評估提供了發展契機

2003年，我國正式確立了周期性教學工作評估制度[2]。作為黑龍江省示范性骨干高職院校，筆者所在部門在2009年迎來了省教學質量的首次評估。此次評估工作為檔案工作的順利開展提供了寶貴機遇。評估前，系部教學檔案管理制度尚不健全。評估準備期，系部檔案管理工作得到了高度重視。從計算機軟硬件設備的添置到管理人員的繼續培訓以及系部專業教師內的宣傳及規范，大量的有效措施得以落實并取得初步成效。周期性教學質量評估是數年一度的號角，每一次的吹響都將是一次集結優勢資源、尋求高速發展的新契機。

2.3.2 校園網的普及提供了信息共享平臺

校園網絡環境的出現使高職系部教學檔案信息化管理走上新階段。新階段的發展目標是實現所有教學第一手非保密信息資源的共享。校園網的普及為校內外的信息傳遞及共享提供了平臺，為高職系部教學檔案信息管理形成體系奠定了基礎。

2.4 系部教學檔案信息化管理的T(威脅)分析

2.4.1 憂患網絡系統安全

由于系部教學檔案信息系統采取集中存放、統一管理數據的方式[3]，在網絡環境條件下，任何人都可以通過計算機進行訪問，因此這些信息的安全至關重要。系部教學檔案信息系統的建立及應用無疑是一柄雙刃劍，實現信息共享的同時也面臨巨大的安全隱患。

2.4.2 質疑電子檔案的原始真實性

從節約資源的角度，并不是所有的信息資料都可以實現紙質材料和電子信息雙歸檔。而電子檔案可數次更改而不落痕跡，一方面，其原始真實性面臨威脅；另一方面，一些極其重要的原始資料可能被竊取和修改，被用于偽造和欺詐。

3 高職系部教學檔案信息化管理的若干建議

3.1 加強檔案管理人員隊伍建設

高職檔案管理人員的整體素質亟待提高。鑒于檔案管理工作的特殊性，信息時代的檔案管理人員的專業素養既包括專業道德素養，也包括專業業務素養。優秀的專業道德素養可以有效確保歷史檔案的原始真實性，杜絕人情的腐化及功利的弄虛作假。而專精的業務素養可以確保檔案管理工作的安全、完備、長效及系統發展。為此，高職院校有責任舉辦短期教學培訓班，對所有檔案管理人員進行繼續教育和培養。此外，引進具有高學歷的專業技術人才補充到此隊伍中，可以為高職檔案管理人員隊伍注入新的活力。

3.2 加強信息化檔案管理工作的立項研究

系部教學檔案管理起步較晚，雖然在評估的大前提下受到了重視，但是相關理論在眾多領域存在著可提升的空間。諸如系部檔案的分類尚存不明確之憂、系部檔案的功能及應用存在著限制因素、系部檔案保存價值評價體系尚未建立、系部檔案數據庫建立及網絡安全問題仍然需要再研究等等。只有立項研究可以提高檔案管理人員探索的積極性，為深入解決問題提供支持。

3.3 加強檔案信息利用的宣傳及教育

系部教學檔案信息系統支持全校教職人員及學生的訪問。因此，安全守法地利用網絡技術是和諧發展的前提和基礎。全校范圍內的宣傳和教育工作不可輕視。此外，由于檔案可能和校園內備案在冊的每一個成員息息相關，有關收集信息檔案的具體要求也要通過各種宣傳途徑傳達給相關人員，以確保歸檔歷史信息的真實有效及完整性。

3.4 建立評估體系

基于SWOT分析，有必要將競爭機制引入系部教學檔案的信息化管理。建立評估體系是有最佳途徑。每學期組織人員進行階段性小評，每年度進行年度大評。評估工作要爭取到院領導的支持，以助于獎懲制度的落實及相關政策的滲透。

綜上所述，高職系部教學檔案信息化管理限制因素(劣勢和威脅)及利好因素(優勢和機會)并存。只有抓住機遇、揚長避短并有的放矢地解除威脅才能確保高職系部教學檔案工作的良性循環及持續發展。

[1]張珺.我國檔案信息化建設的SWOT分析[J].湖北檔案,2007,(15):12～15.

[2]郭洪莉.高校教學評估與系部教學檔案建設[J].黑龍江檔案,2011，(1):73.

[3]冒紅.淺議校園網絡環境下的高校系部教學檔案管理[J].行政管理,2010,(4):286～287.