試論辦公室的協(xié)調(diào)職能

摘要：辦公室是承上啟下、協(xié)調(diào)左右的樞紐，協(xié)調(diào)工作是其管理職能的重要組織部分，也是管理藝術(shù)的精髓。辦公室的協(xié)調(diào)工作，是協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系，協(xié)調(diào)部門與部門之間的關(guān)系，協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)與部門，上級與下級的關(guān)系，說到底是個工作關(guān)系的協(xié)調(diào)，它貫穿于公司的各項管理工作之中，對于辦公室提高工作效率，推動公司各項事業(yè)的發(fā)展，具有非常重要的意義。

關(guān)鍵詞：辦公室 協(xié)調(diào) 職能

辦公室作為公司的辦事機構(gòu)，其工作任務(wù)的一個重要核心就是搞好協(xié)調(diào)。其塑造的協(xié)調(diào)文化正確與否直接影響著部門間工作的協(xié)調(diào)配合以及領(lǐng)導(dǎo)的決策效率和工作績效。

一、辦公室的協(xié)調(diào)職能主要體現(xiàn)在：

1.協(xié)調(diào)上下關(guān)系

上級領(lǐng)導(dǎo)機關(guān)的各種指示和文件精神很多是通過辦公室傳遞的，企業(yè)據(jù)此擬出相應(yīng)的貫徹執(zhí)行的辦法；下屬單位的工作情況和請示事項需要辦公室收集和轉(zhuǎn)達，通過了解和調(diào)查研究后，及時向領(lǐng)導(dǎo)進行綜合反饋，便于領(lǐng)導(dǎo)作出科學(xué)決策。

2.協(xié)調(diào)辦公室與領(lǐng)導(dǎo)的關(guān)系

辦公室工作人員要時刻體察領(lǐng)導(dǎo)在想什么，要與領(lǐng)導(dǎo)保持工作上的和諧，取得領(lǐng)導(dǎo)信任，建立良好的上下級關(guān)系，這樣自己所提出的想法和建議才能被領(lǐng)導(dǎo)采納。

3.協(xié)調(diào)領(lǐng)導(dǎo)成員之間的關(guān)系

一個企業(yè)有若干領(lǐng)導(dǎo)班子成員，每個領(lǐng)導(dǎo)分管工作不同，并且有時由于工作繁忙或外出而見面的機會少，溝通交流的也少。這樣各自的工作進展情況往往就要通過辦公室進行中間傳遞，采取通報、組織領(lǐng)導(dǎo)班子會議等各種方式，使領(lǐng)導(dǎo)掌握全面情況，保證企業(yè)整體目標的實現(xiàn)。

4.協(xié)調(diào)各職能部門之間的關(guān)系

由于各職能部門工作分工的不同，或種種原因，會存在工作推諉的現(xiàn)象，這種情況下，辦公室就要從及維護全局利益出發(fā)，出面做好協(xié)調(diào)工作，求同存異，避免部門間扯皮或內(nèi)耗。另外辦公室的性質(zhì)決定自己也處于各種矛盾的中心，因此辦公室在處理各種矛盾時，要秉公辦事，嚴于律己，寬以待人。

二、在協(xié)調(diào)工作中應(yīng)堅持以下幾項基本原則：

1.堅持按章辦事，有序運行的原則

遵守辦公室內(nèi)部制定的各項規(guī)章制度，它是辦公室各項工作正常有序運行的最基本的保證。協(xié)調(diào)內(nèi)部各項工作，都要為實現(xiàn)辦公室的總體目標和任務(wù)來服務(wù)，讓局部服從全體。

2.堅持做好各項服務(wù)的原則

辦公室不僅要為公司服務(wù)、為各項工作的正常開展服務(wù)，也要為公司同級各部門服務(wù)。

3.堅持參與不干預(yù)、參謀不決策、管家不當家、到位不越位的原則

應(yīng)處理好“主”與“輔”的關(guān)系，擺正協(xié)調(diào)者的位置，找準協(xié)調(diào)工作的切入點做到既盡職盡責(zé)，又不越位越權(quán)，既要積極主動，又不越俎代庖。

4.堅持服從全局的原則

在工作中，各職能部門的局部利益和整體利益可能不完全一致，這就要求辦公室綜合協(xié)調(diào)，靈活地處理各種關(guān)系，堅持全局性原則，從大局出發(fā)，從長遠利益出發(fā)，理順各種關(guān)系，從而保證各職能部門在各項工作中互相配合，上下銜接，形成一個整體，把認識統(tǒng)一到大局上來。

三、如何做好協(xié)調(diào)工作

1.搞好辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)

辦公室的協(xié)調(diào)功能不只是對其他各職能部門，也包括辦公室內(nèi)部的協(xié)調(diào)，而且辦公室內(nèi)部協(xié)調(diào)是整體協(xié)調(diào)功能的基礎(chǔ)。這就要求我們首先要保持各個環(huán)節(jié)之間的嚴密銜接配合，保證突擊任務(wù)的完成；其次要隨時掌握工作發(fā)展情況，及時解決運轉(zhuǎn)中出現(xiàn)的新問題，同時注意促進運轉(zhuǎn)中各環(huán)節(jié)之間的交流配合；再次把各類素質(zhì)不同的人才，根據(jù)工作任務(wù)的要求，合理組織和使用，既發(fā)揮骨干作用，又使新手得到鍛煉和培養(yǎng)，提高整體的工作效率。

2.兼顧工作與學(xué)習(xí)

“活到老，學(xué)到老”，學(xué)習(xí)是永遠不能擱置一邊的，因此要在學(xué)習(xí)與工作的結(jié)合上下功夫。我們要克服兩種傾向：一種是認為學(xué)了沒有用，即使學(xué)習(xí)了，也不能學(xué)以致用；另一種是光干不學(xué)，借口忙于工作而不去學(xué)習(xí)。對辦公室人員來說，學(xué)習(xí)就是工作，認真學(xué)習(xí)是覺悟，是責(zé)任，也是能力。只要有利于促進協(xié)調(diào)工作，提高工作水平，就一定要學(xué)。通過學(xué)習(xí)善于對日常工作中的實際問題進行理性思考，使理論與實踐更好地結(jié)合起來，這樣才能使協(xié)調(diào)工作有新的突破。

3.提前介入和準備，為做好協(xié)調(diào)工作未雨綢繆

需要準備的：一是在重大決策和貫徹實施前；二是在重要活動的組織安排前；三是在重大會議的召開前；四是在重要工作的部署前。一定要堅持提前介入，超前準備。做到“未雨綢繆”，事前預(yù)測。同時還要根據(jù)工作進展的效果，進行事中監(jiān)督，及時協(xié)調(diào)。對于重大工作，事后要總結(jié)，要講評，哪些方面、哪個環(huán)節(jié)做得好，哪些方面、哪個環(huán)節(jié)做得不好或不夠到位，要分析原因，以利于改進工作，符合科學(xué)發(fā)展觀的要求。

4.擺正位置，不能越權(quán)

辦公室工作人員在工作中，要忠于職守，盡職盡責(zé)，要擺正領(lǐng)導(dǎo)與辦公室工作人員、領(lǐng)導(dǎo)工作與辦公室的關(guān)系的位置，要把握一條“界限”，即講究辦事流程，逐級反映工作中的問題，不越權(quán)處理事物或呈報事項，不能越權(quán)、越位，不能干預(yù)領(lǐng)導(dǎo)工作。要堅持做到盡責(zé)不越職，出謀不決策，參與不干預(yù)，在正常情況下絕不超越職權(quán)范圍處理事務(wù)，絕不過問不該知道的事情。

參考文獻

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