談如何實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化的問題

摘要：在新的形勢(shì)下，如何拓寬檔案工作知識(shí)層面，廣開檔案材料的收集渠道，努力把好收集關(guān)，對(duì)實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化意義重大，科學(xué)的開發(fā)和利用好檔案資源，高質(zhì)量做好檔案管理工作是關(guān)鍵。

關(guān)鍵詞：檔案管理 現(xiàn)代化 問題

一、檔案管理現(xiàn)代化的意義

當(dāng)今新技術(shù)革命的快速發(fā)展，檔案信息化，建設(shè)是 項(xiàng)耗資巨 、復(fù)雜的系統(tǒng)工程，必須明確目標(biāo)，抓住機(jī)遇，加強(qiáng)協(xié)調(diào)，統(tǒng)一建設(shè)，重視培養(yǎng)一支高素質(zhì)的檔案管理人員隊(duì)伍，確保檔案資源的安全和保密，以實(shí)現(xiàn)檔案信息化，推動(dòng)檔案工作的改革。

電子計(jì)算機(jī)具有運(yùn)算速度快，精確度高，存貯信息和邏輯判斷能力強(qiáng)以及自動(dòng)進(jìn)行運(yùn)算等特點(diǎn)，多數(shù)單位在文件的管理上，大量運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行文件的接收、查找、借閱，以及到期應(yīng)銷毀的文件等檔案的歸檔利用和管理工作。在檔案管理上，運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的收集、整理、編制檢索工具、內(nèi)容介紹和編制內(nèi)目錄，還可用于庫房的管理。用于特殊的檔案工作項(xiàng)目，如編制大型索引、為檔案的編研工作提供服務(wù)以及檔案統(tǒng)計(jì)等工作。

計(jì)算機(jī)檔案管理系統(tǒng)一般具有輸入、輸出、修改、插入、打印、統(tǒng)計(jì)、檢索、查詢、刪除等功能，同時(shí)計(jì)算機(jī)還具有判別、診斷、篩選的功能，利用 些功能可進(jìn)行檔案的鑒定工作。運(yùn)用計(jì)算機(jī)進(jìn)行檔案的現(xiàn)代化管理具有占用空間小、 儲(chǔ)存信息量大、應(yīng)用能力強(qiáng)、傳輸速度快等特點(diǎn)，能及時(shí)、大量地提供檔案信息，提高了工作效率，是檔案管理史上的一大飛躍。電子文件作為一種新型的信息載體出現(xiàn)在檔案領(lǐng)域，以磁性材料和光學(xué)材料為載體的電子檔案，將逐步替代傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案載體，在檔案領(lǐng)域占主導(dǎo)地位，給檔案工作注入生機(jī)和活力。

運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理檔案工作，須加速實(shí)現(xiàn)檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化，檔案工作人員素質(zhì)現(xiàn)代化的主要內(nèi)容是管理思想的現(xiàn)代化。如果檔案人員沒有現(xiàn)代化意識(shí)，就會(huì)影響檔案管理現(xiàn)代化的進(jìn)程。檔案工作的性質(zhì)決定了檔案工作者既是專業(yè)型人才，又是管理型人才，只有擁有一批具有高素質(zhì)的新型檔案人才隊(duì)伍，檔案事業(yè)才能不斷興旺發(fā)達(dá)。

檔案工作人員要熟悉檔案業(yè)務(wù)，認(rèn)真學(xué)習(xí)、深刻領(lǐng)會(huì)和掌握檔案行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)，樹立高度的工作責(zé)任心，做好檔案數(shù)據(jù)的錄入工作，積極參與檔案學(xué)術(shù)研究，不斷提高理論研究水平。

檔案工作者肩負(fù)著歷史的職責(zé)，有義務(wù)將接收的所有檔案運(yùn)用計(jì)算機(jī)管理，豐富科技信息資源，推動(dòng)科研事業(yè)的發(fā)展。實(shí)踐證明計(jì)算機(jī)管理檔案既提高了科技檔案的管理水平，也促進(jìn)了管理工作進(jìn)一步向科學(xué)化、系統(tǒng)化和規(guī)范化方向發(fā)展。

二、檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的手段

檔案數(shù)量越來越大，檔案的種類越來越多。因此，只有實(shí)現(xiàn)檔案管理現(xiàn)代化，才能有效地解決新形勢(shì)下出現(xiàn)的新問題。

1.掌握現(xiàn)代化管理技能，提高綜合素質(zhì)。檔案管理數(shù)字化、信息化是信息社會(huì)對(duì)檔案工作的新要求，也是檔案管理發(fā)展的必然方向。所以，檔案管理工作者要結(jié)合自己的崗位工作，邊學(xué)習(xí)邊操作，在提高業(yè)務(wù)素質(zhì)的同時(shí)，特別要注重計(jì)算機(jī)知識(shí)、信息技術(shù)的學(xué)習(xí)和掌握，努力使自己具備信息技術(shù)和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)的綜合型檔案管理人才。

2.利用現(xiàn)代化技術(shù)，整理檔案。利用計(jì)算機(jī)等現(xiàn)代化手段整理檔案，則可以收到事半功倍的效果。利用計(jì)算機(jī)模擬人工立卷，然后按類別將屬于條目的內(nèi)容打印出來，作為以前的那種以“卷”為單位時(shí)案卷目錄這一檢索工具的替代物，也可按文件形成的先后順序排列打印，既降低了人為因素在文件歸檔工作中的影響，又發(fā)揮計(jì)算機(jī)的管理優(yōu)勢(shì)，減少了手工操作，提高了工作效率，更好地服務(wù)于社會(huì)。

3.加強(qiáng)業(yè)務(wù)培訓(xùn)。開展多種形式檔案工作的技術(shù)培訓(xùn)和職業(yè)道德教育，以提高其專業(yè)技術(shù)水平和政治素質(zhì)。認(rèn)真執(zhí)行檔案工作人員持證上崗的制度，對(duì)不經(jīng)檔案專業(yè)系統(tǒng)培訓(xùn)的，不能安排從事檔案工作。

三、檔案工作實(shí)現(xiàn)現(xiàn)代化管理的作用

檔案保管的目的是為了利用，因此，檔案管理工作者在處理好利用和保密關(guān)系前提下，要不斷完善利用工作制度和查找工具。

利用計(jì)算機(jī)檢索檔案，將極大地提高檔案的查找速度，有效提高查全率，節(jié)約利用者查閱檔案的時(shí)間，提高服務(wù)質(zhì)量。利用計(jì)算機(jī)和現(xiàn)代通訊設(shè)備，將使檔案信息的處理傳遞的時(shí)間大大縮短，檔案館將從保管史料的基地，發(fā)展為名副其實(shí)的科學(xué)研究和各方面利用檔案信息的中心。

縮微技術(shù)與計(jì)算機(jī)的廣泛運(yùn)用，將給檔案的保管帶來極大的方便，檔案的體積大為縮小，以計(jì)算機(jī)輸出縮微膠卷（片）的形式提供檔案材料，能確保檔案原件不受損壞，使之\"延年益壽\"，留傳給子孫后代。 建立計(jì)算機(jī)檢索終端，提供快速復(fù)印和復(fù)制服務(wù)。利用者從顯示屏幕上可速查閱到所需的檔案材料，獲得所需的復(fù)制本，給利用檔案創(chuàng)造極為方便的條件。

科技在迅猛發(fā)展，社會(huì)在不斷進(jìn)步，國家在日益強(qiáng)大，檔案部門要充分認(rèn)識(shí)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)的重大意義，站在新的起跑點(diǎn)，用新思路、新方法，與時(shí)俱進(jìn)，全面推進(jìn)檔案現(xiàn)代化、信息化建設(shè)，促進(jìn)檔案事業(yè)發(fā)展。

從實(shí)際出發(fā)，有針對(duì)性的編制必要的檢索工具，使檢索多樣化，從而提高查找利用檔案的效率。克服“守?cái)偸健钡谋粍?dòng)服務(wù)觀念，利用現(xiàn)代信息化技術(shù)提供遠(yuǎn)程服務(wù)，利用網(wǎng)上信息量大、傳遞速度快的優(yōu)勢(shì)，實(shí)現(xiàn)檔案信息資源共享。利用自己占有檔案資源，快速進(jìn)行檔案信息加工的能力優(yōu)勢(shì)，有目的地將各類檔案資源予以歸納整理、組合，利用網(wǎng)絡(luò)環(huán)境，以網(wǎng)絡(luò)化的技術(shù)手段支持檔案咨詢服務(wù)、提升檔案咨詢服務(wù)的水平將是未來的發(fā)展方向。