關(guān)于高職院校檔案信息化建設(shè)的思考

摘要：檔案信息化建設(shè)是檔案工作在網(wǎng)絡(luò)時(shí)代的必經(jīng)之路，是深化檔案社會(huì)化服務(wù)的必然要求。它是一項(xiàng)耗資大、要求技術(shù)含量高的業(yè)務(wù)建設(shè)。高職院校檔案信息化建設(shè)同樣是一項(xiàng)系統(tǒng)工程，要與學(xué)院信息化工作有機(jī)結(jié)合，同步推進(jìn)。高職院校檔案管理的模式正在從傳統(tǒng)的實(shí)體管理走向現(xiàn)代化的信息管理，檔案信息化建設(shè)應(yīng)成為檔案工作的主要任務(wù)之一。因此，高職院校應(yīng)采取有效措施，將檔案信息化納入學(xué)院數(shù)字校園建設(shè)整體規(guī)劃，確保數(shù)字校園檔案信息資源的完整、安全和有效開發(fā)利用，全面推動(dòng)學(xué)院檔案管理現(xiàn)代化。

關(guān)鍵詞：高校 檔案管理 信息化

信息化是人類社會(huì)發(fā)展的第三次浪潮，也是各民族實(shí)現(xiàn)世紀(jì)跨越的戰(zhàn)略抉擇。信息化對(duì)檔案事業(yè)帶來的沖擊大于我們?cè)缦鹊念A(yù)計(jì)，數(shù)字技術(shù)的廣泛使用使得檔案工作的重點(diǎn)、檔案管理的內(nèi)容發(fā)生了大跨度的遷移，某些被視作經(jīng)典的檔案原則被賦予了新的內(nèi)涵。高職院校檔案信息化建設(shè)也有了顯著成績，信息化程度逐步提高，各院校、各部門檔案信息化工作不斷發(fā)生深刻的變化。然而，由于多數(shù)高職院校是在原來的中專校的基礎(chǔ)上組建而成的，所以，情況比較復(fù)雜，檔案管理人員比較混雜，對(duì)檔案信息化工作了解很少，從而導(dǎo)致各高職院校對(duì)檔案信息化的認(rèn)識(shí)程度參差不齊，嚴(yán)重制約了高職院校檔案信息化的建設(shè)和發(fā)展。因此，探索高職院校檔案信息化建設(shè)是非常必要的。

一、高職院校檔案工作信息化的戰(zhàn)略目標(biāo)

一是以歸檔工作和檔案服務(wù)現(xiàn)代化為著眼點(diǎn)，重點(diǎn)推進(jìn)信息化建設(shè)工作；二是以強(qiáng)化檔案工作領(lǐng)導(dǎo)責(zé)任、提高檔案意識(shí)為著眼點(diǎn)，大力推進(jìn)檔案法規(guī)執(zhí)行力建設(shè)工作；三是以強(qiáng)化科學(xué)管理、提升服務(wù)質(zhì)量為著眼點(diǎn)，有效推進(jìn)管理服務(wù)能力建設(shè)工作；四是以“收得全、查得到、用得上”為著眼點(diǎn)，全面推進(jìn)常規(guī)業(yè)務(wù)高質(zhì)量高水平工作；五是以營造健康向上的良好氛圍為著眼點(diǎn)，積極推進(jìn)校園文化建設(shè)。

二、高職院校檔案工作信息化建設(shè)的策略

1.加強(qiáng)組織領(lǐng)導(dǎo)，明確工作職責(zé)

高職院校檔案信息化是學(xué)院數(shù)字校園的重要組成部分，涉及全院各個(gè)部門，檔案信息化和高新技術(shù)的有機(jī)結(jié)合，是學(xué)院建設(shè)數(shù)字校園的一項(xiàng)系統(tǒng)工程。

（1）成立學(xué)院檔案信息化建設(shè)領(lǐng)導(dǎo)小組，加強(qiáng)全院檔案信息化工作的領(lǐng)導(dǎo)、規(guī)劃和組織協(xié)調(diào)，以確保學(xué)院檔案信息化建設(shè)有計(jì)劃、有步驟地順利實(shí)施。學(xué)院各部門配備兼職檔案管理人員，建立以檔案室為中心的全院檔案信息化建設(shè)組織網(wǎng)絡(luò)。

（2）建立嚴(yán)格的目標(biāo)工作責(zé)任制。學(xué)院檔案室要把電子檔案的收集、整理、保管、利用納入檔案管理程序和崗位職責(zé)，負(fù)責(zé)對(duì)全院電子文件的形成。對(duì)各部門歸檔工作提出相應(yīng)要求，并進(jìn)行監(jiān)督和指導(dǎo)。各部門要將本單位形成的電子文件的收集、保管、歸檔等工作納入本部門職責(zé)范圍，實(shí)行目標(biāo)管理，并落實(shí)到人。各部門兼職檔案員要按照學(xué)院統(tǒng)一部署，有計(jì)劃地做好本單位、本部門的電子文件的收集、積累、鑒定、保管、歸檔等全過程管理，保證本部門產(chǎn)生的電子文件真實(shí)、完整，并定時(shí)通過學(xué)院數(shù)字校園的檔案管理系統(tǒng)上傳到檔案室的服務(wù)器。

2.加大高職院校檔案專業(yè)人才的培養(yǎng)。

高職院校中普遍存在專職檔案人員少的問題。檔案日常管理工作繁瑣，一個(gè)人要身兼數(shù)職，工作無法細(xì)分。因此，要實(shí)現(xiàn)檔案管理信息化，檔案專業(yè)人員不能停留在現(xiàn)有的管理水平上，培養(yǎng)和造就一支掌握檔案管理專業(yè)知識(shí)和現(xiàn)代化科學(xué)技術(shù)、具有較高的政治素養(yǎng)、較強(qiáng)檔案事業(yè)管理及檔案保管利用能力的高素質(zhì)的人才隊(duì)伍，是適應(yīng)高等院校檔案現(xiàn)代化管理和信息化建設(shè)的需要。因此，高職院校應(yīng)配備多方面、多層次的知識(shí)人才，構(gòu)成優(yōu)化的群體結(jié)構(gòu)，努力打造一支高素質(zhì)、高層次的復(fù)合型檔案隊(duì)伍。

3.爭取多方支持，加大資金投入。

檔案工作是傳承辦學(xué)歷史的重要載體，也是學(xué)院重要的辦學(xué)資源，它在學(xué)院教學(xué)、科研、基礎(chǔ)建設(shè)及各項(xiàng)事業(yè)的發(fā)展中發(fā)揮的作用越來越明顯，越來越重要。檔案現(xiàn)代信息化建設(shè)需要投入必要的資金，因此，領(lǐng)導(dǎo)需要對(duì)檔案信息化建設(shè)有足夠的重視和支持。和其他工作一樣，檔案信息化需要人、財(cái)、物作為基礎(chǔ)，離開這一基礎(chǔ)，檔案信息化就無法開展，從這一方面來說，領(lǐng)導(dǎo)重視是做好此項(xiàng)工作的關(guān)鍵。當(dāng)然有了學(xué)院的資金支持，還要積極建立與社會(huì)各行業(yè)、各部門之間的互動(dòng)機(jī)制，不斷拓寬資金來源渠道。

在信息化背景下，凸顯資源價(jià)值的檔案信息正備受重視，社會(huì)檔案需求也更加強(qiáng)烈，可以說，今天的檔案事業(yè)比以往任何時(shí)期都具有更加厚實(shí)的社會(huì)基礎(chǔ)和發(fā)展前景，默默無聞的檔案從業(yè)者正在從后臺(tái)走向國家戰(zhàn)略的潮頭浪尖，處于學(xué)科調(diào)整“夾縫”中的檔案專業(yè)也將迎來信息化的春天。檔案信息化建設(shè)是一項(xiàng)長期的任務(wù)，因此，高職院校檔案管理人員應(yīng)從多方面入手，促進(jìn)信息化建設(shè)，實(shí)現(xiàn)高職院校的檔案管理的根本變革。

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