關于公路單位檔案質量管理體系的構建

摘要：基于全面質量管理的思想，檔案管理已納入質量管理體系當中。而建立符合公路單位檔案管理工作需要的檔案體系，對于檔案工作的標準化管理非常必要。本文遵循檔案管理的內在規律，吸收借鑒全面質量管理思想、完善并規范檔案管理流程，旨在不斷提高檔案質量。

關鍵詞：公路單位檔案 質量 管理

一、建立公路單位檔案質量管理體系的必要性

美國質量管理專家約瑟·朱蘭用一條螺旋曲線表示質量的形成過程，稱為朱蘭質量螺旋曲線。朱蘭質量螺旋是質量管理的理論基礎，質量管理的核心是過程方法，借鑒朱蘭質量螺旋曲線，可以揭示檔案質量的形成環節組成，它們構成了一個系統，檔案質量是個循序漸進的過程，反映著檔案質量是隨時間和空間為轉移的客觀規律，一個環節的質量是上一環節的結果，是下一環節的前提，每個環節質量職能的落實和協調是檔案質量系統系統目標實現的關鍵。

檔案質量管理體系就是以檔案質量為中心、以滿足利用者為目的，綜合利用各種質量管理方法，持續改進檔案信息資源和服務質量的系統。長期以來國家綜合檔案館的工作標準基本沿用了達標升級的方式，檔案工作既是對檔案的有效管理，也是對檔案的有效利用。

公路單位建立檔案質量方針和目標是基于ISΟ9000標準的檔案質量管理體系，檔案質量管理的綱領是檔案質量方針與目標。要對公路單位檔案資源進行調查清楚，才能確立檔案質量方針與目標，才能做出合理的決策。ISOΟ900核心就是以“顧客滿意”為中心，并將這種理念貫穿于日常檔案工作中，從而為公路單位檔案工作制定和改進提供依據；要想提高檔案實現過程的管理水平，就要基于ISΟ9000標準，使檔案質量管理體系的各個環節都有章可循，有法可依，保證了檔案工作的有效性和連續性；基于ISΟ9000標準，它要求全體員工都要參與，使每一位工作人員樹立起檔案質量意識，提高檔案人員業務能力、創新能力，加強同行間的溝通和交流，以激發他們樹立良好的檔案職業意識；隨著人們對檔案信息資源的依賴性日益增強，提高檔案管理質量應該是檔案工作永遠追求的目標。它健全了檔案管理制度，確保了業務檔案的完整及準確，并對開發檔案信息資源有積極的作用，促使科研成果轉化為生產力產生積極的影響； 質量管理的發展經歷了三個階段，分別是質量檢驗、統計質量控制和全面質量管理，其中全面質量管理是20世紀管理科學最杰出的成就之一，至今仍在不斷地發展完善之中，它以質量為中心，以全員參與為基礎，目的是通過讓顧客滿意和本組織所有成員及社會受益而達到長期成功的一種管理途徑。

二、公路單位檔案質量管理體系的構建原則

首先，要以顧客為關注焦點。組織的生存依賴于顧客。因此，組織應滿足顧客要求并爭取超越顧客期望。檔案室主要為本單位提供服務。因此應采取調查、識別檔案利用者的需求和期望、確保檔案質量目標能直接體現利用者的需求、有計劃、系統地測量利用者滿意程度、處理好與檔案利用者的關系，力求做到使利用者滿意。

其次，要發揮領導作用。領導者應確立組織統一的宗旨及方向，使員工能夠充分參與實現組織質量目標的內部環境。在檔案質量管理中，其措施包括全面考慮相關方的需求、檔案室領導要做到以身作則、為檔案室策劃明確的發展規劃、承認和激勵員工在檔案質量管理方面的貢獻、充分發揮員工的積極性和創造性。

第三，要全員參與。檔案質量管理有賴于全體員工的參與。檔案部門實施該原則應采取對員工進行質量意識、職業道德教、激發員工的積極性和責任感，并針對每個員工的自己目標，評價其業績狀況；管理的系統方法將相互關聯的過程作為系統加以確認、理解和管理，運用“管理的系統方法”原則實現檔案質量目標；最后以事實為決策基礎。決策的有效性決定檔案質量管理的有效性。

三、公路單位檔案質量管理體系的建立

在原有目標基礎上，按ISΟ9000標準建立檔案質量管理體系，加以實施并持續改進其有效性。它包括以下四個階段:

檔案質量管理的理念系統。要在集思廣益的基礎上形成檔案室的服務宗旨，這是檔案室建立質量管理體系的依據。要不斷追求高素質的檔案人才、領先的技術水平；努力為每個檔案人員創造充分的發展空間，實現公路單位和員工的雙贏發展；堅持“我們致力于提高您的效率”的服務理念，為利用者提供優質、超值服務；以利用者滿意為檔案工作的出發點和落腳點，調動一切資源為利用者服務。公路單位檔案質量目標。檔案管理是為了實現檔案的有效利用。根據“完整、準確、系統、安全”的原則，公路單位檔案質量目標應包括：材料內容要齊全，材料內容要準確，材料分類、組合、排列要系統，文件制成材料要適合。

檔案質量管理的文件系統。通過檔案質量文件體系的建立，使每項檔案質量活動過程有明確的管理及工作程序，進而保證檔案過程質量和服務質量。應遵循以下原則：發揮院高層次領導作用，樹立系統管理思想并采用系統管理原則，實現過程管理與目標管理緊密結合，堅持編制質量體系文件以“寫實”、“優化”為原則。

檔案質量管理的組織系統。為了全面提升檔案的質量，必須明確領導、各歸檔部門和人員職責，完善各個過程、環節之間的接口，為形成一個良好的質量管理體系奠定基礎。

檔案質量的考核系統。根據質量體系運行中出現的問題，制訂出措施，消除實際或潛在的質量不合格因素，使質量體系的結構更加合理有效。

參考文獻：

[1]溫蔚青.對工程檔案質量控制的幾點認識，山西檔案.2007.5