試論學校檔案管理

摘要：檔案作為反映人類社會實踐活動方方面面的內容，在知識經濟時代，已成為一種知識產業，在社會發展中占有重要地位。本文對檔案管理的內容、特點進行了論述，重點分析了學校檔案管理工作存在的問題，并提出了相對對策。

關鍵詞：學校 檔案 對策

學校檔案管理是學校從事教學、科研、黨政管理以及其他各項活動直接形成的對學校和社會有保存價值的各種文字、圖表、聲像等不同形式的歷史記錄。本文針對學校檔案管理，提出具體的、有針對性的措施，對于促進我國檔案管理現代化具有重要意義。

一、檔案管理的內容及特點

檔案是在社會活動中形成的，保存文字、圖像等各種形式的原始記錄。檔案管理主要包括對檔案資源的管理和對檔案中所包含的信息的管理，并對檔案中包含的信息內容進行加工和存貯，形成二次文獻，以利于檔案信息的開發利用。

1.檔案管理有如下特點

檔案資源積累過程的緩慢性。檔案是隨著人們的實踐活動逐步積累起來的，檔案不能隨意復制，尤其是歷史檔案，因此，檔案比一般的圖書資料更珍貴，在其保管和利用過程中要重點保護，以提高它的利用率。

檔案管理過程的階段性。檔案管理過程包括檔案室管理和檔案館管理，這兩種檔案所起作用不同，服務對象不同。在檔案室階段，檔案具有憑證價值，為本單位日常工作經常查考；在檔案館階段，檔案具有歷史價值和科學文化價值，進入永久保存時期。這個階段要有意

2.識地開發檔案信息資源

檔案管理活動對檔案形成者的依附性。檔案反映了形成者的全部歷史及其觀點、經驗和成果，檔案歷來為形成者所有與控制。檔案對形成者的依附性，使得檔案在某種程度上限制了活動的范圍。

檔案管理工作對社會的相對封閉性。檔案可能涉及到國家的政治、軍事、經濟與技術機密檔案，它直接關系到形成者利益相關。所以，檔案對外有相當一段時間的封閉期，檔案管理的封閉性造成了檔案保管和利用的矛盾，并由此推動檔案管理工作不斷向前發展。

檔案管理的基本要求主要包括完整性要求、安全性要求、科學性要求、規范性要求、經濟性要求、現代化要求。

二、我國學校檔案管理工作的現狀

十幾年來，學校檔案工作突飛猛進，在教學、科研、黨政管理及學校其他各項工作中，發揮了重要的作用：絕大部分學校建立起檔案館或綜合檔案室，并普遍建立檔案工作者網絡系統，普遍成立了檔案工作領導小組，一般都有兼職檔案人員，建立起強有力的領導體制和管理隊伍； 建立、健全檔案工作制度，檔案逐漸步入規范化。檔案工作制度適應快速多變的發展，各學校給予高度重視，明確了檔案工作者的崗位責任。絕大部分學校做到集中領導，統一管理；加強了檔案基礎設施建設，適應檔案現代化管理需求。 各學校普遍增加了對檔案經費的投入，有的學校還開設了檔案閱覽室、微機室、復印室等，使檔案開發利用達到百分之百。有的達標單位積極利用升級的有利時機，為檔案的現代管理提供了設施保障； 檔案利用服務工作有所發展。檔案信息服務已廣泛開展。一些高校積極探索有效途徑，大力開展編研活動，在一定程度上將檔案利用工作推向深入。

不可否認，我國學校檔案工作近年來的發展速度以及社會效益和經濟效益功不可沒。但同時也存在一些問題:如領導不重視，學校檔案意識差；檔案工作者落后的思想意識；檔案人員整體素質低下，隊伍建設缺乏科學性和穩定性；檔案工作基礎設施陳舊，技術手段落后；檔案信息開發利用工作相對落后；檔案宣傳力度、開放力度不夠等等，它表明我們應急需加強學校檔案部門管理工作。

三、加強學校檔案管理的主要對策

學校檔案工作也要順應時代的發展變化，迎接知識經濟的挑戰，適時進行變革，制訂有效對策，以適應社會發展。

首先要更新觀念，樹立新的檔案管理意識。 要加強學校檔案管理工作地位的認識，學校作為文化知識匯集地，在知識經濟時代必將發揮出重大作用；要樹立先進的檔案管理發展觀念，必須對傳統的檔案管理模式進行改革，要充分發揮學校檔案信息資源優勢，發揮檔案工作者的潛能，以自身的努力增強檔案發展能力；深化開放意識，為檔案利用者創；造一個良好環境，使檔案部門真正成為一個為學校的檔案信息中心；引入競爭機制，增強競爭意識，大力開發檔案信息資源，積極投入到當代社會信息革命的大潮中，以提供及時、準確的檔案信息；樹立時效意識，有的放矢地提供優質的信息服務；增強科研意識，善于利用學校的優勢，推動自己的工作水平不斷提高；樹立資源共享意識。提倡和鼓勵檔案系統內外部之間的相互信息交流與合作，最大地發揮出檔案及設備的作用。

其次，要推進學校檔案管理的現代化。加快計算機技術在學校檔案管理工作中應用的步伐。加快學校檔案信息網絡建設，進一步加強學校檔案標準化建設，大力開發檔案信息資源，推進學校的檔案管理工作向現代化邁進。

最后，要培養適應知識經濟要求的學校檔案隊伍。沒有高素質的人才，就不會有出色的機構，它是學校檔案管理的核心所在。要增強學校的檔案人才意識，建立并完善學校檔案人才培養的競爭激勵機制，提高學校檔案工作者的素質。

總之，檔案管理事業對科技的發展和社會的進步有重大影響，、加強學校檔案管理，對學校檔案發展具有重要的戰略意義。

參考文獻：

[1]張世林.試論強化檔案服務意識，檔案學通訊，2000

作者簡介：

崔楚英（1970年- ），和龍人，本科，館員，研究方向：會計檔案管理。