關于高校二級學院辦公室工作的幾點思考

吳 昊

(西北師范大學 教育學院，蘭州 730070)

隨著社會的發展和高等教育改革的不斷深入，高校的管理體制也發生了深刻的變化。1998年，學校進行了學院制改革，實行校、院兩級管理，學校的管理重心下移，二級學院成為擁有相應權責的管理實體，承擔著教學、科研、學生管理、綜合安全管理、教輔工作、后勤管理等各項任務。作為二級學院的中心樞紐及綜合管理部門，學院辦公室的職能及所承擔的任務大大地增加。如何更好地提高辦公室的工作效能，發揮二級學院辦公室的作用，對促進學校發展起著至關重要的作用。筆者將對二級學院辦公室工作目前存在的問題及對策做如下幾點思考。

1 存在的問題

二級學院辦公室通常承擔著學校各職能部門的相應工作，如各類學生的教學管理、科研管理、行政管理、黨務管理、人事管理、實驗室和資料室教輔工作、安全綜合治理、計劃生育、離退休工作、后勤保障等工作，此外，學院還與社會、相關科研院所對接，承擔大量外聯和接待工作。工作頭緒多、任務重、隨機性強,辦公室工作人員相對不足，工作能力和水平參差不齊，工作經常是疲于應付，難以取得實效。

1.1 人員編制相對不足

隨著高校擴招，學院的教師和學生人數呈幾何數字增長，有的二級學院師生人數多達幾千人，辦公室工作量急劇增加，通常每個工作人員至少承擔兩項工作，有的甚至承擔四五項工作，編制明顯不足，工作效果無法保證。

1.2 參謀助手作用發揮不夠

二級學院辦公室工作繁雜，工作人員普遍存在無過便是功的思想，通常停留在完成學校各部門、學院領導交辦的各類事務的層面上，埋頭苦干多，建言獻策少，很少從教學、科研、社會服務等學院發展大局方面為領導出謀劃策。

1.3 服務意識有待增強

二級學院辦公室工作以服務為主，服務工作應包括對領導的服務、對教職員工的服務、對學生的服務，以及對上級部門和社會的服務。但是，辦公室工作往往偏重于對學院內部的服務，而對對外服務重視不夠；偏重于對領導和教師的服務，而對學生的服務不夠；偏重于對教師教學的服務，而對教師科研的服務不夠；偏重于對師生工作學習的服務，而對師生心理需求關懷不夠。

1.4 業務素質有待提高

二級學院辦公室工作以事務性居多，任務繁雜，工作人員經常是忙于應付，很少抽出時間去系統學習現代高等教育管理知識、辦公軟件知識等，業務能力提高緩慢，大多依靠經驗積累作為支撐。

1.5 管理制度有待完善

二級學院辦公室管理制度不完善，沒有形成一套制度體系。一種情況是，學院已有一些管理規章制度，但或缺少會議制度，或缺少激勵機制；另一種情況是，即便規章制度比較完備，但因修訂不及時，或長時間未修訂或不切合實際，不能適合學院發展的需要。這些情況都容易造成管理的混亂和無序、工作任務不明確，無法調動辦公室工作人員的工作積極性。

1.6 團結協作不夠

二級學院辦公室工作很多是綜合性的，需要辦公室成員共同協作才能完成。“各人自掃門前雪，莫管他人瓦上霜”的思想在辦公室工作人員中也很常見，認為只要做好本職工作就行了，與其他同事很少主動溝通交流，團結協作意識不強，團隊凝集力下降，容易造成辦公室整體工作上不去。

1.7 待遇偏低

二級學院辦公室工作人員整天忙于具體事務，學習、研究不夠。基本沒有研究方向，很少撰寫論文、參與或承擔課題，即便有成果，也是寥寥無幾，且層次較低，職稱普遍不高，待遇上不去，工作積極性受到影響。

2 提高辦公室工作效能的對策

為了盡快適應高校管理體制改革后學院發展的需要，進一步提高教育管理水平，提高二級學院辦公室工作效能，發揮其樞紐作用，更好地為學院教學、科研、社會服務等工作的順利開展提供強有力的后勤保障，辦公室工作應做好以下幾方面。

2.1 轉變觀念，提高認識

二級學院辦公室是二級學院的中樞，其工作效能優劣將會直接影響到學院的正常有效運轉和學院的整體發展。因此，要對辦公室工作給予高度重視，充分認識到辦公室工作對校院的教學管理和科研等方面產生積極而重要的作用，要把辦公室工作與教學、科研工作放在同等重要的地位，增強辦公室工作人員的自信心，調動其工作積極性。

2.2 合理配備工作人員

目前，學校往往只依據教師和學生人數、學位點數量等來確定辦公室人員編制。為了更好地適應社會和學校、學院的發展，除依據師生人數及學位點數量外，還要結合學院所承擔的社會服務工作量(包括對外聯絡、院企合作、教育培訓等)，綜合權衡，合理配備辦公室工作人員。

2.3 增強服務功能

衡量一個辦公室作用能否正常發揮，一個顯著標志就是看其服務工作質量如何[1]。服務是辦公室的重要職能之一, 服務搞好了，領導才能從繁忙的工作中解脫出來，能更好地考慮學科建設、學術發展和學院的整體工作；才能讓教師們更加安心地投入教學科研工作；才能讓學生在校期間安心學習、舒心生活，學校、學院事業全面發展。因此，一是要搜集準確、可靠、全面的信息和數據，為領導的研究決策提供依據，當好領導的參謀和助手；二是要積極深入師生員工，了解他們的需求，主動為他們提供在教學、科研、行政等方面的服務；三是要認真總結和摸索工作規律，做好計劃安排，為完成上級部門和學院領導安排的各項工作打好基礎，同時，抽出時間加強學習，努力提高服務意識和工作能力。

2.4 強化參謀和助手作用

二級學院辦公室參與教學、科研、行政、學生、后勤等各方面的事務管理工作，不僅信息量大而且涉及面廣，各種信息都先匯集到辦公室，在某種程度上比一個學院領導接觸學校、學院的各方面情況還要多，所以辦公室應該善于收集各種信息，應該盡量圍繞學院中心工作和領導關心的問題開展信息收集，然后對相關信息進行分析判斷，及時準確地給學院領導提供各種信息[2]。為領導決策提供依據，還要對領導的決策進行反饋，反饋決策是否得當，執行是否有效，進一步強化學院發展的決策力和執行力，真正成為領導的參謀和助手。

2.5 提高綜合素質

二級學院辦公室處于上傳下達、聯系左右、銜接內外的中心樞紐地位，這對辦公室工作人員提出了很高的素質要求。首先，要提高思想政治素質，要樹立正確的世界觀、人生觀和榮辱觀，要熱愛本職工作，兢兢業業，任勞任怨，富有敬業精神。其次，要提高業務能力。要學習高等教育管理相關知識；要能熟練操作計算機辦公軟件和使用網絡；要加強文秘知識的學習，不斷提高寫作能力；要加強外語學習和公務禮儀學習，提高公關和協調能力。第三，要提高心理素質。辦公室工作繁雜，接觸面廣，要與不同層次和不同個性的人打交道，因此，在開展工作過程中，要做到熱情大方、自信自強，同時還要謙虛謹慎、戒驕戒躁。第四，要加強培訓。學校每年對辦公室工作人員按不同的工作崗位開設培訓班，聘請相關專家、學者作專題報告，有針對性地加強指導，開闊視野，提升工作能力。

2.6 完善管理制度

制度建設是科學管理的需要，也是管理科學化的標志[3]。要建立一套完善的二級學院管理制度體系，將辦公室各項工作納入管理規范之中，包括辦公室日常管理制度、崗位責任制和考核制度，如《學院黨政聯席會議例會制度》、《學院黨委會議制度》、《學院教學、科研管理制度》、《學院教職工年度考核及獎懲辦法》、《學院辦公室崗位責任制度》、《學院班主任管理條例》等文件。要規范工作程序和責任，并嚴格按規章制度辦事，做到事事有章可循、獎懲有據可依。只有這樣，才能充分調動辦公室工作人員的積極性。

2.7 培養團結協作精神

團結協作對任何一個團體來說都是非常重要的，辦公室亦然。辦公室工作雖然分工明確，但有些工作還需要辦公室其他成員的相互協作與配合才能完成。所謂團結就是力量，協作體現精神，辦公室成員團結協作就能產生智慧，就能促進各方面工作的發展。比如，在辦公室實行首問負責制就是一個很好的辦法。一個問題、一件事情，不管是不是被首問的人的職責所在，被問者都應該認真負責地去完成或移交給相關的人員去完成，對于不是自己職責范圍的工作,不能一推了之,這是協作精神的體現[4]。

[1]朱月華.高校二級學院辦公室管理若干問題的思考[J].高教論壇,2006,(2):127～129.

[2]錢國英.探索規律,建設高水平二級院務辦公室[J].浙江萬里學院學報,2006,(6):127～129.

[3]朱潤華.提高二級學院辦公室工作水平的思考[J].高教與經濟,2009,(3):42～44.

[4]徐文花.提高高校學院辦公室工作效能的探討[J].科技情報開發與經濟,2007,(7):265～266.