影響教學(xué)秘書工作質(zhì)量的因素分析及對(duì)策研究

□王丹丹

(長江大學(xué)，湖北 荊州 434025)

教學(xué)工作是高校的中心工作，教學(xué)管理是學(xué)校管理的中心內(nèi)容。教學(xué)秘書在教學(xué)院長直接領(lǐng)導(dǎo)下工作，是教務(wù)處、教學(xué)院系、任課教師之間的重要聯(lián)系人，是教務(wù)處等各職能部門落實(shí)教育教學(xué)工作的有力保證，起著橋梁、紐帶、溝通、協(xié)調(diào)的作用，直接關(guān)系著學(xué)校教學(xué)管理水平的高低，是高校教學(xué)管理組織中重要的成員之一。

一、教學(xué)秘書所擔(dān)負(fù)的角色和責(zé)任

(一)政策性：檢查監(jiān)督

教學(xué)秘書工作與政策緊密相連，無論是輔助領(lǐng)導(dǎo)工作或是處理日常事務(wù)，都必須認(rèn)真地執(zhí)行上級(jí)下達(dá)的各項(xiàng)相關(guān)政策和規(guī)定，教學(xué)秘書就是執(zhí)行和操作的責(zé)任者。協(xié)助制定與實(shí)施教學(xué)計(jì)劃。

(二)服務(wù)性：參謀助手

教學(xué)秘書的工作宗旨是為教學(xué)服務(wù)。其工作內(nèi)容就是為院系領(lǐng)導(dǎo)和師生提供優(yōu)質(zhì)服務(wù)。為領(lǐng)導(dǎo)做決策性工作創(chuàng)造條件。教學(xué)秘書要為院系各部門服務(wù)，為教師和學(xué)生服務(wù)，只有做好這三方面服務(wù)，才能保證院系教學(xué)任務(wù)順利完成。

教學(xué)秘書要當(dāng)好院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手。因此，輔助性是教學(xué)秘書工作的基本特征。院領(lǐng)導(dǎo)的工作千頭萬緒，不可能事事都考慮得很周全，這就需要教學(xué)秘書從旁協(xié)助、提醒。所以，教學(xué)秘書應(yīng)兼有參謀和助手的功能。

教學(xué)秘書要非常熟悉與教學(xué)工作相關(guān)的方針、政策和具體要求，還要熟悉院系教學(xué)資源的實(shí)際配置情況，各位教學(xué)人員的秉性及實(shí)際從事教學(xué)活動(dòng)的能力。教學(xué)秘書這種先天優(yōu)勢(shì)和靈敏反應(yīng)為充當(dāng)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀準(zhǔn)備了充足物質(zhì)條件。

(三)綜合性：協(xié)調(diào)溝通

教學(xué)秘書工作涉及到院系教學(xué)工作的方方面面。既要協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)做好教學(xué)管理，還要及時(shí)地處理好教學(xué)工作的具體事務(wù)，協(xié)調(diào)教師學(xué)生多方關(guān)系，全方位地為教學(xué)做好排頭兵的工作。比如：開學(xué)前的課表發(fā)放，學(xué)生平時(shí)成績考核登記表，學(xué)生名冊(cè)、請(qǐng)假、休學(xué)、退學(xué)、轉(zhuǎn)學(xué)等學(xué)籍處理，都要及時(shí)向教務(wù)處匯報(bào)，得到學(xué)校指示及時(shí)地處理，以保證教學(xué)工作的正常運(yùn)作。教學(xué)運(yùn)行管理是行使教學(xué)行政管理職能，將教學(xué)計(jì)劃實(shí)施于教學(xué)活動(dòng)中最重要的管理工作。在這一管理過程中，教學(xué)秘書在主管教學(xué)領(lǐng)導(dǎo)下與教師、學(xué)生之間發(fā)揮的是橋梁和助手作用，同時(shí)發(fā)揮著指令和傳達(dá)雙重作用，是他人無法替代的。

二、高校管理中影響教學(xué)秘書工作質(zhì)量的因素分析

目前，教學(xué)秘書辛勤的付出對(duì)完善教學(xué)管理起到了一定的推動(dòng)作用，但因涉及工作環(huán)節(jié)多，仍普遍存在著一些問題。分析當(dāng)前高校教學(xué)秘書工作中存在的問題，加強(qiáng)教學(xué)秘書隊(duì)伍建設(shè)、提高教學(xué)秘書的綜合素質(zhì)，有利于教學(xué)工作質(zhì)量的全面提高。

(一)待遇偏低，工作不受重視

高校最核心的工作就是教學(xué)，而教學(xué)秘書又是負(fù)責(zé)全面教學(xué)活動(dòng)的最直接的管理者。許多人不能清楚地認(rèn)識(shí)教學(xué)秘書工作，認(rèn)為教學(xué)秘書工作只是簡單地打打電話、收發(fā)文件、下傳通知等事務(wù)性工作，對(duì)教學(xué)秘書工作的支持力度遠(yuǎn)遠(yuǎn)不夠。教學(xué)秘書每天的工作既繁雜又平凡，但是不可或缺，每件事情都會(huì)影響到教學(xué)工作的順利進(jìn)行，工作面涉及到系主任、老師、學(xué)生，但目前很多高校并不是十分重視教學(xué)秘書工作，很少提供機(jī)會(huì)讓教學(xué)秘書介紹自身的工作及工作中所遇到的問題，缺乏對(duì)其工作的理解與了解，認(rèn)為教學(xué)秘書承擔(dān)繁重的事務(wù)是理所當(dāng)然，這樣嚴(yán)重挫傷了教學(xué)秘書工作的積極性。

此外，高校教學(xué)秘書隊(duì)伍待遇低已經(jīng)是不爭的事實(shí)。許多高校規(guī)定，薪酬分配向一線教研人員傾斜，教學(xué)秘書自然不在傾斜對(duì)象之列。據(jù)此，不管教學(xué)秘書工作多重要、貢獻(xiàn)有多大，一切優(yōu)待均與教學(xué)秘書無關(guān)。在工資問題上，同樣職稱、同樣學(xué)歷、同樣工齡的教育工作者，教學(xué)秘書崗的工資一般都比教師崗的工資低，有些教學(xué)秘書的工資甚至比實(shí)驗(yàn)員、輔導(dǎo)員的工資都低。除此之外，在學(xué)歷提升和職稱評(píng)定等方面，對(duì)教學(xué)秘書也極為不利，由于繁雜的工作占用了大量的時(shí)間和精力，教學(xué)秘書的專業(yè)知識(shí)荒廢嚴(yán)重，科研成果較少，而在職稱評(píng)定時(shí)并沒有相應(yīng)的政策傾斜。

(二)缺乏統(tǒng)一管理，職業(yè)發(fā)展受限

教學(xué)秘書的工作涉及到教學(xué)活動(dòng)的各個(gè)環(huán)節(jié)，需要隨時(shí)關(guān)注教學(xué)運(yùn)行情況，隨時(shí)接聽電話和處理老師、學(xué)生們發(fā)現(xiàn)的各種問題。但教學(xué)秘書的培訓(xùn)和交流卻沒有主管部門負(fù)責(zé)組織安排，更沒有固定的制度安排，從而造成教學(xué)秘書歸屬感的缺乏。再加上教學(xué)秘書終日忙忙碌碌，很少有機(jī)會(huì)出去參加講座、培訓(xùn)班、參觀學(xué)習(xí)和各種教學(xué)培訓(xùn)活動(dòng)，不能及時(shí)保證教學(xué)秘書工作技能的更新。導(dǎo)致其視野不開闊、知識(shí)匱乏，從而阻礙了創(chuàng)新能力和整體素質(zhì)的提高。

(三)工作擔(dān)子重，精神壓力大

教學(xué)是高校一切工作的中心，教學(xué)工作始終都是高等院校的主旋律，教學(xué)上任何成績的取得都離不開教學(xué)秘書的無私奉獻(xiàn)。一個(gè)教學(xué)秘書需要服務(wù)于幾十位教師、上百個(gè)學(xué)生，工作涉及到日常教學(xué)活動(dòng)的方方面面，不僅包含了常規(guī)性的日常管理工作，而且還有很多突發(fā)事件需要及時(shí)處理，工作量之大可想而知。每一件處理不好都可能會(huì)發(fā)生教學(xué)事故，造成不良后果，影響教學(xué)工作的順利進(jìn)行。然而，教學(xué)秘書的工作性質(zhì)又相對(duì)特殊，質(zhì)的要求高、量的范圍大、完成任務(wù)的時(shí)效性強(qiáng)，再加上目前各院校由于各自行政管理機(jī)構(gòu)人員配備的情況不同，在教學(xué)秘書的工作職能上缺乏清晰的定位，雖然有一定的管理權(quán)限，但職務(wù)與責(zé)任的承擔(dān)不對(duì)等。但在現(xiàn)代的高等教育管理中，任何管理手段的實(shí)施，都離不開教學(xué)秘書的參與。而各種管理歸口對(duì)教學(xué)秘書的要求都非常苛刻，教學(xué)秘書工作出不得半點(diǎn)紕漏，也容不得半點(diǎn)馬虎。這就使得教學(xué)秘書承擔(dān)了相當(dāng)大的心理負(fù)擔(dān)，工作上有很大的精神壓力。

部分院校甚至籠統(tǒng)地將教學(xué)秘書納入行政人員之中，使教學(xué)秘書的工作范圍不僅局限于教務(wù)管理而且雜糅進(jìn)許多行政事務(wù)。這在一定程度上造成教學(xué)秘書工作量過大，工作壓力過重，從而降低了實(shí)際的教學(xué)管理質(zhì)量。

三、提高教學(xué)秘書工作質(zhì)量的對(duì)策分析

(一)建立合理的考核機(jī)制，提高基本待遇

建立合理的工作考核機(jī)制，提高教學(xué)秘書的基本待遇。在合理的職業(yè)定位的基礎(chǔ)上，建立合理的工作考核機(jī)制，提高教學(xué)秘書的基本待遇，是改善教學(xué)秘書職位困境的重要一環(huán)。通過合理的工作考核機(jī)制，實(shí)際的反映教學(xué)秘書工作的基本特點(diǎn)，反映出教學(xué)秘書工作的實(shí)際業(yè)績，增進(jìn)教學(xué)秘書工作的成效感，并將考核結(jié)果與教學(xué)秘書的實(shí)際待遇聯(lián)系在一起，逐步提高教學(xué)秘書的實(shí)際待遇。

(二)統(tǒng)一管理機(jī)構(gòu)，合理規(guī)劃教學(xué)秘書的職業(yè)發(fā)展

統(tǒng)一教務(wù)人員管理機(jī)構(gòu)，建立公平、合理的工作培訓(xùn)機(jī)制。為了更好地建設(shè)穩(wěn)定的教學(xué)秘書隊(duì)伍，需要建立起統(tǒng)一的管理部門，負(fù)責(zé)教學(xué)秘書的管理、考核、培訓(xùn)，定期開展教學(xué)秘書之間的交流和學(xué)習(xí)活動(dòng)，提高教學(xué)秘書的基本素質(zhì)，增強(qiáng)教學(xué)秘書歸屬感。 要改變教學(xué)秘書隊(duì)伍缺乏穩(wěn)定性、工作倦怠的基本局面，最根本的解決途徑在于建立教學(xué)秘書合理的職業(yè)發(fā)展規(guī)劃。對(duì)于教學(xué)秘書崗位的工作人員來說，確定的工作前景無疑是最重要的一顆定心丸。

(三)明確教學(xué)秘書的工作職能，完善職能設(shè)定

首先要想提升教學(xué)秘書工作的質(zhì)量，必須保證其工作職能的明確和合理性。將瑣碎繁雜的行政事務(wù)籠統(tǒng)地歸入教學(xué)秘書的職能范圍勢(shì)必會(huì)降低其工作質(zhì)量。其次，教學(xué)秘書的工作開展需要領(lǐng)導(dǎo)的大力支持；輔導(dǎo)員的全面協(xié)助；教師和學(xué)生的積極配合，否則教學(xué)管理工作無法正常開展。

四、結(jié)束語

教學(xué)秘書必須明確自己的角色，培養(yǎng)角色意識(shí)，在工作中及時(shí)準(zhǔn)確地轉(zhuǎn)換角色，才能更好地提高高校的教學(xué)管理效率、管理水平和管理質(zhì)量，從而服務(wù)師生，全面推進(jìn)學(xué)校有序、和諧地發(fā)展。

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