基于協(xié)同管理平臺(tái)的勘測(cè)項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)

呂三和，張悅麗

(青島市勘察測(cè)繪研究院，山東青島 266000)

基于協(xié)同管理平臺(tái)的勘測(cè)項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)

呂三和?，張悅麗

(青島市勘察測(cè)繪研究院，山東青島 266000)

工程建設(shè)行業(yè)核心競(jìng)爭(zhēng)力主要體現(xiàn)在兩個(gè)方面:技術(shù)創(chuàng)新能力和項(xiàng)目管理能力，作為承擔(dān)基礎(chǔ)測(cè)繪、大型勘察治理工程項(xiàng)目的城市勘測(cè)單位，如何有效規(guī)劃和整合企業(yè)的人力、財(cái)力、物力、信息等資源，高質(zhì)量、低成本、快速及時(shí)地完成勘測(cè)項(xiàng)目，成為當(dāng)前城市勘測(cè)單位信息化的重點(diǎn)，本文結(jié)合城市勘測(cè)工作的特點(diǎn)，提出了基于協(xié)同管理平臺(tái)的項(xiàng)目管理功能解決方案。

協(xié)同管理平臺(tái)；勘測(cè)；項(xiàng)目管理

1 引 言

任何企業(yè)是一個(gè)有機(jī)的整體，都是以人為中心來(lái)運(yùn)作，企業(yè)內(nèi)的人、財(cái)、物等信息點(diǎn)都是相互關(guān)聯(lián)的，并以自身相適應(yīng)的工作流來(lái)運(yùn)轉(zhuǎn)。

城市勘測(cè)單位主要從事城市勘測(cè)生產(chǎn)科研、開發(fā)應(yīng)用等基礎(chǔ)性工作，擔(dān)負(fù)著為城市建設(shè)和經(jīng)濟(jì)社會(huì)發(fā)展以及社會(huì)各界提供基礎(chǔ)地理信息和勘測(cè)技術(shù)服務(wù)的職能。城市勘測(cè)工作是為城市規(guī)劃、建設(shè)和管理服務(wù)的一項(xiàng)基礎(chǔ)性工作，也是城市建設(shè)和發(fā)展，取得良好經(jīng)濟(jì)效益、社會(huì)效益和環(huán)境效益的重要前提。[1]勘測(cè)服務(wù)對(duì)象既包括政府、政府類投資機(jī)構(gòu)、房地產(chǎn)企業(yè)，也包括工業(yè)企業(yè)、個(gè)人等社會(huì)各個(gè)方面，勘測(cè)業(yè)務(wù)從小型零星工程到復(fù)雜大型項(xiàng)目，既有短平快的放線、定界等項(xiàng)目，也有周期長(zhǎng)、投入人員設(shè)備多的基礎(chǔ)測(cè)繪、大型勘察治理等項(xiàng)目。

傳統(tǒng)勘測(cè)項(xiàng)目管理存在的主要問(wèn)題:

(1)關(guān)注生產(chǎn)質(zhì)量、服務(wù)效率等，忽視項(xiàng)目全生命周期管理；

(2)關(guān)注項(xiàng)目合同總值，注重產(chǎn)值指標(biāo)，忽視項(xiàng)目應(yīng)收應(yīng)付經(jīng)濟(jì)信息管理；

(3)關(guān)注單個(gè)項(xiàng)目的建設(shè)單位需求，忽視客戶管理與持續(xù)服務(wù)評(píng)價(jià)；

(4)關(guān)注勘測(cè)項(xiàng)目按照專業(yè)分類管理，忽視市場(chǎng)占有率與競(jìng)爭(zhēng)力分析。

為解決以上問(wèn)題，有必要通過(guò)信息化改造，提高勘測(cè)項(xiàng)目管理水平，實(shí)現(xiàn)以項(xiàng)目管理為主線，協(xié)調(diào)與項(xiàng)目相關(guān)的資源，圍繞項(xiàng)目管理的成本、質(zhì)量、效益目標(biāo)高效運(yùn)作、持續(xù)改進(jìn)，以不斷提高客戶滿意度。

2 協(xié)同管理平臺(tái)介紹

協(xié)同管理平臺(tái)基于先進(jìn)的協(xié)同管理理念和設(shè)計(jì)思想，涵蓋信息門戶、知識(shí)管理、工作流管理、人力資源管理、客戶關(guān)系管理、項(xiàng)目管理、財(cái)務(wù)管理、資產(chǎn)管理、數(shù)據(jù)中心等功能，有效解決信息孤島、應(yīng)用孤島和資源孤島問(wèn)題，打破企業(yè)管理的各種屏障，讓企業(yè)的人、財(cái)、物、信息、流程等資源集中在統(tǒng)一的平臺(tái)上進(jìn)行管理，并實(shí)現(xiàn)它們之間的緊密鏈接和高效協(xié)作，從而為企業(yè)建立一個(gè)全面協(xié)同的數(shù)字化管理和運(yùn)營(yíng)環(huán)境。

2.1 協(xié)同管理平臺(tái)的理論模型

協(xié)同管理平臺(tái)(e－cology)主要采用了兩大管理理論模型:協(xié)同矩陣模型和齒輪聯(lián)動(dòng)模型。協(xié)同矩陣模型(見(jiàn)表1)建立了從任意一個(gè)信息節(jié)點(diǎn)能夠提取所有相關(guān)信息的組織信息網(wǎng)狀管理模型，真正實(shí)現(xiàn)企業(yè)內(nèi)部的協(xié)同管理和協(xié)同工作。

圖1 齒輪聯(lián)動(dòng)模型圖

而齒輪聯(lián)動(dòng)模型(如圖1所示)提供了“組織信息網(wǎng)狀管理”的解決方案，實(shí)現(xiàn)的思路是:系統(tǒng)提供一個(gè)核心引擎(類似“齒輪”校核中心)來(lái)支撐系統(tǒng)的各個(gè)應(yīng)用模塊，當(dāng)啟動(dòng)某一個(gè)模塊的時(shí)候，其他的關(guān)聯(lián)模塊便可以隨之啟動(dòng)，并一起協(xié)同工作，產(chǎn)生強(qiáng)大的齒輪聯(lián)動(dòng)效用，大大加強(qiáng)單一模塊的功能，達(dá)成協(xié)同的功效。

協(xié)同矩陣模型 表1

2.2 協(xié)同管理平臺(tái)的技術(shù)支撐

協(xié)同管理平臺(tái)的技術(shù)支撐體系包括:工作流引擎技術(shù)和能打通與其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)的信息集成整合技術(shù)。工作流引擎貫通組織的各類人和事，如同人的血液，將各部門、各崗位的人員靈活銜接起來(lái)，并快速傳達(dá)指令讓其快速執(zhí)行，同時(shí)通過(guò)以實(shí)現(xiàn)目標(biāo)為導(dǎo)向的工作流程，充分分配和調(diào)用該事件所需要的各種資源。信息集成整合技術(shù)是通過(guò)開發(fā)整合程序接口，將企業(yè)人、事、財(cái)、物資源進(jìn)行信息集成整合，如頁(yè)面集成整合、流程集成整合、文件集成整合等一系列程序接口。

3 項(xiàng)目管理功能設(shè)計(jì)

3.1 協(xié)同管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)思想

項(xiàng)目管理功能是利用協(xié)同運(yùn)作技術(shù)，將勘測(cè)項(xiàng)目中關(guān)鍵的時(shí)間、資金、人員和物料等資源統(tǒng)籌安排、統(tǒng)一管理，對(duì)項(xiàng)目的整個(gè)生命周期實(shí)時(shí)跟蹤、全程監(jiān)控，有效組織項(xiàng)目任務(wù)與資源，把握項(xiàng)目進(jìn)程，規(guī)避項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，實(shí)現(xiàn)項(xiàng)目目標(biāo)。

項(xiàng)目管理按照PDCA閉環(huán)管理思想，包括從需求獲取、溝通接洽、策劃計(jì)劃(P)、組織實(shí)施(D)、監(jiān)控檢查(C)、總結(jié)評(píng)估(A)等全生命周期，對(duì)項(xiàng)目進(jìn)行逐層的分解，最終獲得可控制和可操作的子任務(wù)，充分發(fā)揮協(xié)同矩陣模型信息網(wǎng)狀圖的優(yōu)勢(shì)，將項(xiàng)目管理和其他6個(gè)模塊強(qiáng)關(guān)聯(lián)起來(lái)，與其他模塊共同組成項(xiàng)目的完整信息，圍繞項(xiàng)目的啟動(dòng)、計(jì)劃、執(zhí)行、控制和結(jié)束整個(gè)生命周期的每個(gè)操作節(jié)點(diǎn)，都可以快速將這個(gè)項(xiàng)目所有相關(guān)信息，包括項(xiàng)目人員、財(cái)務(wù)情況、儀器設(shè)備使用、技術(shù)管理資料提取出來(lái)，無(wú)論這些信息通過(guò)哪個(gè)模塊的應(yīng)用被錄入或被修改，只要與選定的項(xiàng)目相關(guān)，它就會(huì)自動(dòng)成為項(xiàng)目信息庫(kù)的一個(gè)組成部分，使得與此項(xiàng)目相關(guān)的所有信息都結(jié)構(gòu)化、有組織性的呈現(xiàn)出來(lái)。企業(yè)可以根據(jù)實(shí)際情況實(shí)現(xiàn)合理的項(xiàng)目運(yùn)作，對(duì)項(xiàng)目的人、財(cái)、物進(jìn)行恰當(dāng)?shù)姆峙浜凸芾怼?/p>

圖2 項(xiàng)目管理解決方案

通過(guò)建立項(xiàng)目臺(tái)賬信息，能夠做到項(xiàng)目設(shè)計(jì)過(guò)程透明、資源共享，及時(shí)反映項(xiàng)目進(jìn)度、人員、任務(wù)量情況，從而提高項(xiàng)目負(fù)責(zé)人對(duì)項(xiàng)目的控制能力，提高設(shè)計(jì)所室負(fù)責(zé)人的對(duì)人員、產(chǎn)值分配更合理有效。[2]

通過(guò)e－Project實(shí)現(xiàn)對(duì)項(xiàng)目各種角度的查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，幫助管理者分析項(xiàng)目進(jìn)展的狀況、人力和物料使用的狀況以及相關(guān)的預(yù)算和費(fèi)用支出，可以幫助用戶及時(shí)發(fā)現(xiàn)影響項(xiàng)目進(jìn)展的因素從而對(duì)項(xiàng)目做出調(diào)整，達(dá)到項(xiàng)目管理的最優(yōu)化。

3.2 協(xié)同管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)原則

(1)實(shí)用性:符合生產(chǎn)需要，如:不同業(yè)務(wù)類型項(xiàng)目管理模式也不同，操作要簡(jiǎn)單方便。

(2)有效性:切實(shí)提高企業(yè)生產(chǎn)水平和效率，提高客戶服務(wù)水平、為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供技術(shù)支持；

(3)符合性:要符合企業(yè)ISO 9000質(zhì)量體系要求，符合國(guó)家、地方和公司管理規(guī)章制度。

(4)可擴(kuò)展性:充分兼顧將來(lái)功能升級(jí)、需求變更等，并與公司其他業(yè)務(wù)系統(tǒng)對(duì)話。

4 項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)

(1)項(xiàng)目管理主線:項(xiàng)目登記要號(hào)→任務(wù)分配→作業(yè)實(shí)施→成果檢查→結(jié)算、收付款與成果提交→資料歸檔→客戶評(píng)價(jià)。

圖3 項(xiàng)目管理功能結(jié)構(gòu)圖

根據(jù)勘測(cè)工程的規(guī)模和專業(yè)特點(diǎn)不同，定制不同的任務(wù)模板，有測(cè)繪一、二級(jí)工程模板、三級(jí)工程任務(wù)模板、工程勘察任務(wù)模板、內(nèi)部生產(chǎn)任務(wù)模板、零星工程模板等，任務(wù)模板不同掛接的子流程也不同。

圖4 項(xiàng)目登記

在項(xiàng)目登記時(shí)，從客戶管理模塊提取客戶信息，進(jìn)行關(guān)聯(lián)，登記完成后生成工程編號(hào)和相應(yīng)的項(xiàng)目管理任務(wù)模板，可以對(duì)每項(xiàng)任務(wù)的工期、進(jìn)度、費(fèi)用、負(fù)責(zé)人進(jìn)行分配和控制，如圖5所示。

每項(xiàng)任務(wù)中掛接了相應(yīng)的工作流程，如在“結(jié)算與收付款、成果提交”任務(wù)中掛接了“勘察項(xiàng)目結(jié)算流程”和“勘察項(xiàng)目收款流程”，如圖6所示。

圖5 工程勘察項(xiàng)目管理任務(wù)模板

圖6 勘察項(xiàng)目結(jié)算流程節(jié)點(diǎn)

(2)招投標(biāo)備案管理輔助模塊:責(zé)任部門可以通過(guò)工作流程進(jìn)行招投標(biāo)項(xiàng)目備案登記，并編寫投標(biāo)文件提交相關(guān)部門審批，項(xiàng)目中標(biāo)后發(fā)起項(xiàng)目登記要號(hào)，該模塊實(shí)現(xiàn)了對(duì)招投標(biāo)項(xiàng)目信息的統(tǒng)一管理、查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，通過(guò)工程編號(hào)關(guān)聯(lián)，可以調(diào)用中標(biāo)后項(xiàng)目實(shí)施管理過(guò)程所有信息。

(3)內(nèi)部生產(chǎn)任務(wù)管理輔助模塊:內(nèi)部生產(chǎn)任務(wù)登記要號(hào)需要先申請(qǐng)，通過(guò)該模塊可以查看所有內(nèi)部任務(wù)申請(qǐng)流程的進(jìn)展?fàn)顟B(tài)，將通過(guò)領(lǐng)導(dǎo)審批的內(nèi)部任務(wù)鏈接到項(xiàng)目登記要號(hào)功能，實(shí)現(xiàn)了內(nèi)部生產(chǎn)任務(wù)管理所有信息的關(guān)聯(lián)和共享。

(4)合同管理輔助模塊:合同包括外部工程合同、采購(gòu)合同、長(zhǎng)期合作協(xié)議和保密協(xié)議。任務(wù)掛接的工作流程結(jié)束后，合同附件將自動(dòng)放置管理部門知識(shí)庫(kù)合同管理目錄下，通過(guò)合同管理模塊，可以查詢合同相關(guān)項(xiàng)目的所有信息，包括合同正文。

(5)客戶管理輔助模塊:創(chuàng)建、編輯、管理不同類型的客戶，如甲方、供方、合作伙伴、競(jìng)爭(zhēng)對(duì)手等，以及每個(gè)客戶的聯(lián)系人，每個(gè)部門有專門的客戶經(jīng)理，各作業(yè)部門自行管理自己創(chuàng)建的客戶和聯(lián)系人，客戶是唯一的，聯(lián)系人不唯一。該模塊與項(xiàng)目登記、項(xiàng)目客戶評(píng)價(jià)相關(guān)聯(lián)，可以查詢、統(tǒng)計(jì)每個(gè)客戶相關(guān)項(xiàng)目的客戶評(píng)價(jià)，進(jìn)行客戶忠誠(chéng)度的分析，對(duì)客戶進(jìn)行不同重要級(jí)別劃分，實(shí)現(xiàn)了客戶的分類、分級(jí)和分行業(yè)管理。

(6)勞務(wù)采購(gòu)管理輔助模塊:采購(gòu)分為合同采購(gòu)和零星采購(gòu)，合同采購(gòu)在主線任務(wù)中通過(guò)采購(gòu)申請(qǐng)流程、采購(gòu)合同評(píng)審流程、采購(gòu)結(jié)算、付款流程等方式實(shí)現(xiàn)，零星采購(gòu)是多個(gè)小項(xiàng)目集中付款的采購(gòu)，每個(gè)小項(xiàng)目的采購(gòu)結(jié)算在主線中進(jìn)行，付款在勞務(wù)采購(gòu)管理輔助模塊實(shí)現(xiàn)。

(7)工作量管理輔助模塊:實(shí)現(xiàn)了每月對(duì)完成歸檔并已收款的項(xiàng)目工作量的上報(bào)、預(yù)報(bào)和審批以及各作業(yè)單位之間產(chǎn)值的劃撥，并可以查詢、統(tǒng)計(jì)，自動(dòng)生成需要的報(bào)表。

(8)測(cè)繪項(xiàng)目登記與匯交管理輔助模塊:按照國(guó)家規(guī)定向主管部門上報(bào)測(cè)繪項(xiàng)目，實(shí)現(xiàn)了上報(bào)前單位內(nèi)部的項(xiàng)目登記、匯交的申請(qǐng)和審批，并自動(dòng)生成符合上報(bào)規(guī)定的報(bào)表。

(9)查詢、統(tǒng)計(jì)與分析功能:按項(xiàng)目類型、委托單位、作業(yè)單位等所有工程項(xiàng)目登記信息進(jìn)行靈活多樣的條件查詢、統(tǒng)計(jì)和分析，并生成報(bào)表；按工程項(xiàng)目列表統(tǒng)計(jì)項(xiàng)目合同值、結(jié)算值、已收款、應(yīng)收款、賬齡，并生成報(bào)表；按工程項(xiàng)目列表統(tǒng)計(jì)采購(gòu)合同值、分包額、已付款、應(yīng)付款、賬齡，并生成報(bào)表；按勘測(cè)業(yè)務(wù)分類，統(tǒng)計(jì)各種業(yè)務(wù)類型的項(xiàng)目數(shù)量、合同值；按區(qū)域市場(chǎng)劃分，統(tǒng)計(jì)計(jì)算區(qū)域標(biāo)準(zhǔn)結(jié)算優(yōu)惠率、平均勞動(dòng)生產(chǎn)率。該模塊成功實(shí)現(xiàn)了對(duì)市場(chǎng)占有率分析、競(jìng)爭(zhēng)力分析，為生產(chǎn)經(jīng)營(yíng)決策提供了技術(shù)支持。

5 結(jié) 語(yǔ)

城市勘測(cè)單位是城市建設(shè)的先行者，在城市建設(shè)中發(fā)揮著重要作用，成功有效的管理勘測(cè)項(xiàng)目不但有助于更好服務(wù)城市建設(shè)，也有利于推動(dòng)勘測(cè)事業(yè)信息化進(jìn)程。本文結(jié)合城市勘測(cè)項(xiàng)目的特點(diǎn)，闡述了傳統(tǒng)勘測(cè)項(xiàng)目管理存在的主要問(wèn)題，介紹了協(xié)同管理平臺(tái)的設(shè)計(jì)思想，提出了項(xiàng)目管理功能實(shí)現(xiàn)的方案，實(shí)現(xiàn)了基于協(xié)同平臺(tái)，實(shí)現(xiàn)企業(yè)信息管理與項(xiàng)目管理的集成，完善了包含合同管理、應(yīng)收應(yīng)付管理、客戶管理、進(jìn)度管理等功能的項(xiàng)目管理系統(tǒng)，促進(jìn)了勘測(cè)企業(yè)管理水平的提高，為全國(guó)同行的勘測(cè)管理信息化提供了有意義的示范和參考實(shí)例。

[1] 肖建華.加強(qiáng)行業(yè)管理促進(jìn)城市勘測(cè)的改革與發(fā)展[J].城市勘測(cè)，2007(4):73～75

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Realization On management Function of Geotechnical Investigation and Surveying Project Based on Cooperation Management Platform

Lv Shanhe，Zhang Yueli
(Qingdao Geotechnical Investigation and Surveying Research Institute，Qingdao 266000，China)

Engineering industry’s core competitiveness of is mainly reflected in two aspects:technology innovation and project management capabilities.As urban exploration and survey unit undertaking city basic surveying and mapping，geotechnical Investigation project，How to effectively plan and integrate the company's human，financial，material and formation resource，etc.High quality，low cost，rapid and timely completion of survey projects has become the number one priority in enterprise informatization construction of urban exploration and survey unit.Combined with the characteristics of the exploration and survey work，this paper puts forward the project management function solution based on cooperation management platform.

cooperation management platform；geotechnical investigation and surveying；project management

2011—07—05

呂三和(1973—)，男，在讀博士，高級(jí)工程師，主要從事測(cè)繪技術(shù)及地理信息系統(tǒng)開發(fā)研究工作。

1672－8262(2011)05－16－04

P208

B