淺論高校圖書館業務外包

摘 要： 業務外包這一現代工業企業經營管理方法在最近十年已被圖書館界吸收和采用，將非核心功能工作通過合約外包給社會機構來完成，從而達到降低成本、節約人力資源，提高工作效率，提升竟爭優勢的目的。本文概述了隨著信息時代的到來，圖書館服務功能的變化，業務外包在圖書館的應用將日益擴展，有著更大的發展空間。

關鍵詞： 高校圖書館 業務外包 優點 策略

業務外包是來源于企業的一種經營管理模式，它是指企業為了把有限資源和精力集中在能使企業保持競爭優勢并能為客戶提供獨到的產品或服務的核心業務上， 將企業內部無法勝任、經濟效益低或不占優勢的業務剝離，讓外部專業廠商承包的經營模式。［１］進入21世紀以來，業務外包這一經營管理方法日益受到我國圖書館界的重視，越來越多的圖書館開始業務外包的實踐探索，高校圖書館也不例外。

1.業務外包的產生及范圍

1．1業務外包的產生及發展。

業務外包（Outsourcing），也稱資源外包、資源外置，20世紀90年代，業務外包的方法被西方圖書館界吸收并采用，并被引入我國圖書館界。在20世紀80年代初，日本京都市立圖書館率先實行委托管理（Contracting-out），目前業務外包在歐美等發達國家的圖書館已普遍存在，且外包的業務十分廣泛。圖書館業務外包是指圖書館將圖書加工、分類、編目等業務交給圖書供應商或專門的服務機構來完成。

業務外包這一現代工業企業經營管理方法在最近十年已被西方圖書館界吸收和采用，受到普遍的歡迎。圖書館將非核心功能通過合同外包給社會機構來完成，以便集中自身的力量搞好改變基礎結構，提高核心功能的工作效率。業務外包這一經營管理方法日益受到圖書館界的重視，是正在形成的一個趨勢。［2］

1．2業務外包的范圍。

目前高校圖書館在人力、物力及技術力量有限的情況下，外包工作的重點應該以事務性服務和反應性服務為主。具體說來，下列業務比較適合于外包。

1．2.1圖書采購

高校圖書館采訪業務的外包主要是“綱目訂書”和“現場采購”。

“綱目訂書”即圖書館根據本院的辦學方向、專業特色、館藏特點等制定文獻采集范圍，并擬定成綱目委托書商根據綱目配書。同時，要求書商（即外包商）把相關書目數據通過E-mail發送到采編部門，供查重和建立館藏數據庫用。

“現場采購”即圖書館根據圖書市場變化及本學院專業變化和讀者的閱讀需求，要求書商協助進行現場采購圖書，并通過采集器進行查重。

1．2．2圖書分編

圖書分編包括文獻分類、標引、主題分析、文獻著錄、館藏分配等。業務外包的方式主要是書商隨書配送的分編數據。國外最有名的編目數據源是OCLC，國內較知名的有國家圖書館、CALIS和JALIS等編目數據源。如書商自編數據，也必須嚴格遵照文獻著錄標準化原則進行。

1．2．3圖書加工

這是目前高校圖書館實施最廣的一種外包業務。圖書館將加蓋館藏章、貼條形碼、加裝磁條、貼書標及書標保護膜等技術含量較低的工作全部交由書商完成。圖書館只需對新書進行查重、驗收即可。

1．2．4數據庫建設外包

將館藏資源制成電子出版物，使它們在更大范圍內傳播，吸引更多讀者，是提高信息利用率的一種手段。數據庫建設一方面質量要求較高，除了數據的正確性外，還要保證元數據的標準化和接口的規范。另一方面數據庫建設需要投入大量的人力、物力、財力。許多數據庫本身的技術力量和其他資源都不足以滿足這些要求，通過業務外包就能解決這兩方面的問題。

1．2．5信息服務外包

圖書館之所以無法滿足本館讀者的所有信息需求，是因為圖書館在人、財、物力即信息資源方面存在著欠缺。因此，必須將有關信息服務外包出去，由其他圖書館或公司代為進行。最常見的信息服務方式有合作咨詢、查新、定題和跟蹤服務等。委托圖書館外的組織撰寫專題研究報告、動態分析、綜述評論等也是常用的外包服務內容。圖書館還可以委托館外組織代為進行讀者需求調查，以節省人力、財力，并提高調查結果的科學性、準確性、可行性。

1．2．6自動化業務外包

自動化業務外包是指在共同簽署的外包協議或合同的基礎上，采用系統移植或委托專業廠商設計和開發，服務提供商直接向圖書館提供整套的應用方案，包括咨詢、軟件系統、實施、運行中的維護、軟件的升級、高質量的技術支持等。由于大多數圖書館缺乏計算機專業技術人員，加上隨著信息技術的發展，硬件和軟件在不斷升級，如果相關的圖書館管理系統及應用軟件由圖書館自行開發，則圖書館要投入大量的開發費用和人員培訓費用，通過服務外包，不僅可以節約時間和費用支出，而且可以直接享受服務提供商提供強徑的在線支持、網上維護和更新升級的優質服務。

1．2．7基礎業務與行政事務外包

報刊裝訂是圖書館的一項基礎的常規性業務，但是大多數圖書館并沒有專門的裝訂設備和從事裝訂工作的人員。而通過成立圖書館裝訂中心，把若干家圖書館的裝訂業務統攬下來，不僅形成規模效應，而且有利于提高裝訂質量。圖書館工作往往需要大量的人力，可以通過對臨時工和學生讀者的知識技能培訓，使他們勝任這項工作。

2.高校圖書館業務外包的原因

2.1國家宏觀教育環境因素。

我國政府為了實施“科教興國”戰略，不斷加大科教經費的投入力度，高校圖書館經費也相應得到增加。過去重點高校圖書館的年經費一般為幾百萬元，而現在高校圖書館購置經費排在前十位的有半數以上經費超過千萬元。［3］經費的不斷增加為圖書館帶來了更大的發展機遇，同時也使圖書館的各項工作日益繁重，為圖書館員帶來了很大的工作壓力。為了緩解工作壓力，許多高校圖書館嘗試將一些業務外包給其他社會組織承擔。可見，國家宏觀教育環境因素的變化是高校圖書館業務外包的主要原因之一。

2．2圖書市場競爭因素。

隨著我國市場經濟的發展，圖書市場空前活躍與繁榮，圖書發行已打破了新華書店一家壟斷的局面，出現了國有新華書店、出版社、民營書店、民營書商、作者競相發行的狀況，使得圖書發行市場競爭非常激烈。高校圖書館是圖書團體采購大戶，當然成為眾多圖書發行商爭奪的目標。許多圖書發行商為了強化與高校圖書館的關系，紛紛采取直供方式與圖書館合作，并為圖書館提供大量的優質售后服務，如為圖書館提供采訪數據、編目數據、裝防盜磁條、蓋館藏章、貼條形碼和書標等服務。圖書發行商采取這種經營策略正好有利于減輕當前高校圖書館的工作壓力，促進了圖書館業務外包的開展。

2．3技術發展因素。

由于高新技術在圖書館領域的廣泛應用，圖書館利用現代技術手段與外部服務機構的聯系合作成為可能，為圖書館業務外包提供了技術支持。以圖書編目業務為例，由于網絡技術的應用，目前圖書館編目業務已進入聯機編目階段，聯機編目中心相繼建立。如中國高等教育文獻保證系統（CALIS）開發的全國性聯機合作編目中心，設立了文理、工程、農學和醫學四個學科中心，建立了中外文書刊聯合目錄數據庫。截至2002年4月，已完成中、英、德、日等多個語種的書目紀錄130多萬條，館藏紀錄300多萬條，現在平均每天上載5000多條新數據和館藏數據。［4］該編目中心的服務對象除進入“211工程”的高校圖書館外，還面向全國其他高校圖書館，其他系統圖書館和有關機構。［5］該編目中心以強大的技術優勢可以為高校圖書館提供編目服務或承擔編目業務，使得高校圖書館的編目業務逐步走向外包之路。可見，高新技術的發展與應用為圖書館業務外包提供了良好的技術支持。

3.圖書館業務外包的優點

3．1降低圖書館運作成本，提高質量。

專業機構（團體）往往具有規模經濟，有著專業程度高和高度效率化，經營成本較低的特點，通過他們來提供服務，可以取得較大的價格優惠，并能節省龐大的人事費用。以采編業務為例，將采編業務委托給地區采編中心完成，一方面，可以通過聯合采購取得價格優惠，另一方面，采編中心是一個以采、編、配送一條龍服務為特色的服務機構，在完成購書的同時，實現了隨書配送書目數據，有些采編中心甚至幫助圖書館將所購圖書貼條形碼、書標、蓋館藏章等圖書加工工作，而且這些工作是完全免費的。

3．2節約人力資源，克服缺乏專業技術人員的不足的困難。

圖書館實施業務外包，可以借助外部的人力資源，來彌補自身智力資源的不足。受客觀因素的影響，圖書館很難引進和留住高技術人員，因而也使圖書館難以進行技術的研制和開發。在業務外包的情況下，圖書館可以充分利用外部資源保證自已的先進性。如選購成熟先進的圖書館管理軟件，既可以降低開發軟件的風險，又可以提高圖書館的服務水平。

3．3可以專注于自已的核心業務，提高竟爭優勢，塑造品牌服務。

圖書館將非核心業務外包給專業機構完成，將使圖書館的管理層可以集中精力實現對業務流程、人員配置進行整合，加強讀者服務工作，提高圖書館的競爭優勢，保持圖書館的持續、穩定發展。把更多的專業人員充實到關鍵崗位，確保核心業務發展，打造自己的服務品牌，形成特色服務，擴大圖書館的社會影響，這是圖書館立館之本。

4.實施業務外包的策略

業務外包主要是透過與外包商合作及關系之調整，以改善圖書館服務質量，提高工作效率。而圖書館仍要承擔規劃、目標制定、監督標準制定及執行、評估及修正等工作，換言之，業務外包的服務質量，圖書館應負責任，因此在制定外包策略時應注意以下問題。

4．1決定業務外包考慮因素。

實施業務外包之前，圖書館應根據本館的任務、人力資源等因素進行具體分析，評估成本效益，聽取各方意見，明確自已的核心業務，從而確定哪些業務與核心業務關聯性不大，或是本館難以提供足夠的資源支持，或是自已完成成本高、效率低，這些因素都是圖書館考慮進行業務外包的原因。

4．2選擇合適的外包商，簽定合作協議。

外包商選擇的好壞直接關系到圖書館外包業務成功與否。圖書館應全面考慮外包商的財務、人力資源、信譽、管理控制及效率、服務質量，以及是否熟悉業務、價格水平等條件，在審慎外包商各方面因素后，認真簽訂外包合約，作為雙方共同遵守及管理的依據。合約的內容應包含：工作目標及預期效益、合作范疇、運作方式、責任劃分、所有權歸屬、合約修改與終止、付款方式、賠償問題等。

4．3加強對外包商的控制和管理。

圖書館把業務外包出去后并非萬事大吉，相反，應密切注意并配合外包商進行各項活動。在執行合同過程中，圖書館還必須對外包商進行有效的監督，重視業務外包的過程管理，尤其是技術業務工作，同時還應建立一套可以將服務對象的問題直接反饋給館方的機制，如提供意見箱、電子公告欄、留言板等。

4.4建立良好的溝通機制，無論是與本館職工還是外包商。

圖書館與外包商的關系是互相依靠、互惠互利的雙贏關系，雙方在充分的溝通與相互理解基礎上，加強合作與協調，使業務流程順利進行。在圖書館內部，外包勢必會影響到一些工作人員的利益，如編目外包，從前圖書館內部往往以編目人員為核心人物，知識層次最高的當是編目人員，由于編目外包，他們可能要轉變角色，由臺后服務走向臺前服務，因此，要做好員工的溝通工作，得到員工的理解和支持。

5.結語

總之，業務外包這種經營管理方式體現了圖書館從傳統的經營管理模式向現代化、專業化管理模式轉變的趨勢。從目前來看，這種方式還不很完善，存在著許多不足，還不是國內圖書館經營管理方式的主流。如何使業務外包的經營方式揚長避短，這是我們應該認真研究的問題。

參考文獻：

［1］安慧芹，王立榮.圖書館業務外包策略芻議［J］.圖書館，2003，（5）：74-75，78.

［2］陳光華.關于高校圖書館的業務外包［J］.安徽工業大學學報:社科版，2005，（5）：130-131.

［3］劉立強，劉波.淺談高校圖書館編目業務外包［J］.現代情報，2007，（6）：184-185.

［4］［5］李海萍.高校圖書館圖書招標采購方式淺議［J］.圖書館論壇，2003，（8）：156-157.