論婚姻檔案有必要掃描電子化

摘要：婚姻檔案是現今區級檔案館利用率最高的檔案種類，對其進行掃描電子化，再配以計算機管理，可以使檔案得到更好的保護，也能更方便有效的對婚姻檔案進行管理和利用，還能展示檔案館先進的管理手段。

關鍵詞：婚姻檔案掃描電子化利用

作者簡介：羅倩倩，女，1987年9月生，四川成都人，漢族，四川大學歷史文化學院考古學及博物館學專業，10級碩士研究生。

[中圖分類號]：G270.7[文獻標識碼]：A

[文章編號]：1002-2139(2011)-21-0224-02

利用電腦管理、檢索檔案，完成檔案電子化與計算機管理的結合，是紙質檔案向電子檔案轉換邁出的重要的一步，婚姻檔案是現今區級檔案館利用率最高的檔案種類，所以首先對其進行掃描電子化，能為其他檔案向電子化轉換提供直接的實踐指導意義。

一、婚姻檔案

婚姻檔案對于研究計劃生育、社會結構、民風民俗，對研究《婚姻法》的貫徹實施，維護公民婚姻自由的合法權益，穩定社會主義婚姻家庭關系等都起到十分重要的作用?；橐龅怯洐n案根據性質，分為結婚登記類、撤銷婚姻類、離婚登記類和補發婚姻登記證類四類。依據《婚姻登記檔案管理辦法》，四種婚姻檔案的歸檔范圍分別為：

1.辦理結婚登記（含復婚、補辦結婚登記）的材料：

（1）《結婚登記審查處理表》；

（2）《申請結婚登記聲明書》或者《申請補辦結婚登記聲明書》；

（3）香港特別行政區居民、澳門特別行政區居民、臺灣地區居民、出國人員、華僑以及外國人提交的《婚姻登記條例》第五條規定的各種證明材料（含翻譯材料）；

（4）當事人身份證件（從《婚姻登記條例》第五條規定， 下同）復印件；

（5）其他有關材料。

2.辦理撤銷婚姻形成的材料：

（1）婚姻登記機關關于撤銷婚姻的決定；

（2）《撤銷婚姻申請書》；

（3）當事人的結婚證原件；

（4）公安機關出具的當事人被拐賣、解救證明， 或者人民法院作出的能夠證明當事人被脅迫結婚的判決書；

（5）當事人身份證件復印件；

（6）其他有關材料。

3.辦理離婚登記形成的材料：

（1）《離婚登記審查處理表》；

（2）《申請離婚登記聲明書》；

（3）當事人結婚證復印件；

（4）當事人離婚協議書；

（5）當事人身份證件復印件；

（6）其他有關材料。

4.辦理補發婚姻登記證形成的材料：

（1）《補發婚姻登記證審查處理表》；

（2）《申請補領婚姻登記證聲明書》；

（3）婚姻登記檔案保管部門出具的婚姻登記檔案記錄證明或者其他有關婚姻狀況的證明；

（4）當事人身份證件復印件；

（5）當事人委托辦理時提交的經公證機關公證的當事人身份證件復印件和委托書受委托人本人的身份證件復印件；

（6）其他有關材料。

綜上，通俗的說，婚姻登記檔案包括初婚、再婚、離婚、復婚的各種資料：結婚申請書、離婚情況證明、法院判決書和調解書、單位自印的證明信、離婚證和離婚證存根、結婚證、體檢表、照片等等。

二、青白江區婚姻檔案的現狀

青白江區的婚姻登記檔案分散存放于區檔案館、區民政局和區法院三處。區民政局暫時保存新近兩三年的婚姻登記檔案；區檔案館藏從1960年建區到2003年從各鄉鎮接收進館的以及2004年起從民政局接收進館的婚姻登記檔案，占全區婚姻檔案的大部分；區法院檔案室藏所有法院訴訟和判決離婚的檔案。

2003年10月1日出臺的新《婚姻登記條例》規定，我國的婚姻登記全部實行集中辦理，即統一到民政局辦理結婚登記。所以自2004年起形成的婚姻登記檔案都先集中于民政局暫時存放，一些已移交到區檔案館，新近形成的還沒來得及移交。分藏三處的婚姻檔案給老百姓查閱帶來了極大不便，尤其是一些判決離婚的人或者剛結婚不久的夫婦也來館查詢，當工作人員為他們解釋清楚后，他們需再次到各自檔案歸屬地進行查詢。

鑒于婚姻檔案利用率較高，青白江區檔案館從事業經費中開支，于2008年年底將所有婚姻檔案送到成都市檔案館進行全文彩色掃描。時間跨度從1960年到2005年5月，涉及約6萬對30萬頁。目前已投入利用的30多萬頁館藏全彩數字檔案是青白江區檔案的主要利用載體。在成都市檔案館進行的掃描的價錢，按掃描的質量區分，出錯率為萬分之一的話每頁是3毛，出錯率為百分之一的話每頁只需1毛，青白江區檔案館選擇了出錯率低的每頁3毛，每一對大約有5頁，這樣算起來，平均每一對的掃描成本大約是1塊5毛，全區婚姻檔案掃描花了將近10萬塊錢。檔案具有它的原始性，一旦遭到破壞就再也不能生成，因此，這個價錢從長遠的保護和利用檔案來看，用在一個區里，還是算合適的。

區法院及區民政局室藏的婚姻檔案都還沒有進行掃描，仍然是傳統的紙質管理，談不上和檔案館的互通有無了，這里就不說了。

三、對婚姻檔案掃描的評價

1.利用效果

婚姻檔案本來就是青白江區檔案館近年來查閱利用最頻繁的檔案，主要用于離婚、農轉非、購房、工齡、經濟糾紛等。據青白江區檔案館2008年的查閱接待登記數據庫統計，婚姻檔案的總利用人次約1600，占所有檔案總利用量的約三分之二，排名第一。婚姻檔案掃描后，工作人員從計算機中查詢到需要的檔案，直接打印出來，最后蓋上一個檔案館的章和一個承認打印件有效的章，打出來的這幾張紙就可以作為證明甚至證據了，有缺憾的是，打印收費較貴，1塊錢1頁，若是以前只查紙質檔案開具證明的話不收費。當然，當人們辦理事務需要這份證明的時候，幾塊錢的價錢也還能接受，所以我認為這并不影響對婚姻檔案的利用率。

2.對掃描的評價

掃描以后，優點很多：便于查詢，便于利用，便于數據統計，利于保護檔案原件，許多許多。

當然，掃描之后也還是會有一些問題：

（1）時常翻動檔案其實也是一種對檔案的檢查，長期不翻動的話，若是檔案長蟲長霉了也不容易發現。

（2）掃描后的電子檔案畢竟不是檔案原件，蓋上檔案館的章后雖然也被承認是有效的證明，但是掃描也會出錯，雖然出錯率不高，但也有萬分之一的概率，若是某位不幸運的利用者恰巧碰到了一份出錯的檔案，那么也為他辦事帶來了一定的不便。另外，間接增加了利用者的利用費用，像前面說的，以前只需查詢紙質檔案，然后開具一個證明，這個證明是免費的，而現在將掃描后的檔案打印出來，然后蓋上證明章，這個打印的費用就由檔案利用者來承擔了。

（3）另外就是后續問題，現在只有檔案館掃描了，民政局和法院的檔案還沒有進行掃描，大家現在“各自為政”，若是民政局和法院今后掃描了，而掃描的格式跟檔案館的格式不一致，這樣不利于它們之間的互通有無，大家仍然“各自為政”，達不到或者說得增加成本才能達到理想的集中保管利用狀態。

四、實現婚姻檔案的掃描電子化與計算機管理的結合

根據婚姻登記檔案主要由登記雙方男女姓名、結婚登記時間、檔號三個主要方面構成，青白江區檔案館現今使用的由成都市開發研制的紫晶文檔一體化管理軟件提供了這三個檢索入口。利用者只要提供男女任意一方姓名即可準確、快速查到所要查詢的檔案。這樣做有許多的好處，首先，婚姻檔案實行計算機管理可以提高婚姻檔案的查全率和效率，手工翻查檔案，稍不留神就可能翻過，回頭再去翻，又得耗費許多時間。其次，有利于婚姻檔案的保護，手工檢索時，平均查找一份婚姻登記檔案要少則幾卷、多則幾十卷地翻查，這樣對檔案既不衛生，又影響檔案壽命。利用計算機后，計算機可以直接顯示該檔案所在全宗和檔號，避免無謂的人工翻閱，使檔案得到保護。另外，計算機管理婚姻檔案，可以展示檔案館先進的管理手段，在群眾心目中留下良好的印象。

對婚姻檔案進行掃描電子化與計算機管理的結合，可以把掃描和計算機管理建立成一個系統，這個系統主要由以下幾方面構成：

一，數據管理。首先建立數據庫，此數據庫主要有婚姻登記男女雙方姓名、登記時間、檔號構成；其次，錄入數據，上傳已掃描的電子婚姻檔案；再次，修改錯誤的數據和上傳的電子婚姻檔案；最后，退出系統回到起始狀態。

二，數據檢索。就是將已輸入到數據庫內的眾多數據，根據需要調出某一條數據，也就是我們所說的計算機檢索。當進入數據檢索系統時，計算機上直接顯示出：請輸入男女雙方姓名，將男女姓名輸入后回車，計算機將自動檢索，在屏幕上直接顯示出要查找的婚姻檔案的全宗號、檔號和婚姻檔案的電子版。其實現在的檔案室管理軟件基本都已經實現這些檢索和管理功能，只需要再添加一個電子版打印的功能就可以了。

三，打印。將查到的婚姻登記檔案通過打印機輸出。

婚姻檔案電子化與計算機管理相結合的系統無疑是完美的。想象一下，一位利用者來到檔案館，出示自己的證件，提供自己的姓名或者結婚日期，工作人員從數據庫中查詢他（她）的婚姻檔案，打開掃描后的文件，查看無誤，打印出來，蓋上證明章，利用者拿著這幾張紙即可用來辦理他（她）要辦理的事情。

要完美的實現這個系統功能的話，掃描就是前提的前提，所以，綜上所述，我們的結論是，婚姻檔案非常有必要掃描。

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