高校圖書館固定資產的管理與系統設計

張洪鋼 王振偉

（沈陽師范大學圖書館，遼寧 沈陽 110034）

高校圖書館的固定資產主要包括館舍、家具、設備、圖書資料等。固定資產是圖書館開展業務工作、讀者服務工作以及行政管理工作不可缺少的物質基礎。近年來，隨著各高校對圖書館經費投入的大幅增加，圖書館的辦館規模和辦館條件得到進一步改善。因此，圖書館的固定資產在數量、質量和結構上都有了質的飛躍，其淘汰和更新速度也隨之加快。這使得原有固定資產管理中存在的問題（認識不夠、制度缺失等）和管理模式上的缺陷（以卡片、單據等為主的單一手工管理）日益突出。所以，新形勢下，改革高校圖書館的固定資產管理體制，加強固定資產管理，提高資產使用效率是高校圖書館亟待探討和解決的重要課題。

1 高校圖書館固定資產管理的現狀

1.1 管理意識淡薄，認識不夠

高校圖書館固定資產投資絕大部分來自學校無償劃撥，圖書館一般不進行成本核算和折舊，普遍存在重錢輕物、重購建輕管理的情況。圖書館只關心學校每年投入多少，很少問津資產使用及管理的問題，缺什么向學校申請，損壞了由學校負責，基本上沒有固定資產管理、保值增值的意識和責任。

1.2 規章制度不健全，管理混亂

相當一部分高校圖書館缺少，甚至沒有科學指導固定資產管理工作的規章制度，導致資產管理的混亂局面：固定資產購置與管理兩層皮，賬卡不符；固定資產賬面反映不實，賬物不符；固定資產保管不善，處置不當，清查、報損、報廢不及時，利用率低。

1.3 管理手段落后，技術性不強

高校圖書館固定資產管理大多仍是使用卡片、單據等紙質工具的手工管理模式，其載體易損壞、丟失，查找、統計、變更困難，且效率很低，還容易產生誤差，與現代圖書館的快速發展極不相符，特別是網絡技術、辦公自動化技術的普及應用，給圖書館固定資產管理工作帶來了新的機遇。

2 加強固定資產管理的對策

2.1 提高對固定資產管理工作重要性的認識

提高認識是搞好管理的關鍵，認識不到位，管理措施也就難以落實。一方面，從館領導到資產的使用者、管理者都要認識到，強化管理不僅能消除混亂，保證效益，更能創造效益，因此必須增強管理的責任感和主動性。另一方面，要實行單位領導全面負責制、分管領導主要負責制、使用者和管理者直接負責制，將責任落實到具體部門和有關個人，明確相關責任人的責任范圍，強化管理意識，使固定資產保值、增值，發揮最大的使用效益。

2.2 健全、完善規章制度

制度建設是圖書館固定資產管理的依據和手段，是規范管理的先決條件。要進一步健全、完善高校圖書館固定資產管理的規章制度，使圖書館在資產購置、驗收入賬、使用、處置、清查、報廢等方面做到有章可循，有據可查。

2.3 管理工作常規化

在認識明確、思想重視、規章制度完善的前提下，抓固定資產管理工作的落實和規章制度的監督執行就成了關鍵的一個環節。固定資產管理人員要愛崗敬業，遵循原則，按章辦事，堅持做好日常的管理工作。做好日常賬務處理，做到及時登賬、調賬、銷賬。經常深入基層，了解固定資產使用情況，更新固定資產檔案，掌握閑置、報廢、待報廢、可調配資產的情況，摸清需檢測、維修、改造、購入資產的情況，以便及時對積壓閑置的固定資產進行調整處理，充分挖掘固定資產的使用潛力，做到物盡其用，提高資產的利用率。堅持定期對固定資產進行清查盤點，做到賬目、實物、卡片一一對應，并查明固定資產的保管情況，有無因管理不善致使財產毀壞、浪費、丟失的問題，以便采取相應措施加強管理。

2.4 改變傳統的固定資產管理模式

現代固定資產的管理可以通過辦公自動化來實現，即設計一款高校圖書館固定資產管理系統。固定資產管理系統的使用可將固定資產的管理變得簡單。通過該系統可以添加、修改、刪除數據，操作十分方便，也可以在數據庫中查找、統計所需的記錄數據，并能夠把各種記錄按所需要的方式排列，還可以把數據存儲為EXCEL表格導出，從而提高與上級管理部門固定資產查詢軟件信息比對的精確性，達到高效、便捷管理所有固定資產的目的。

3 高校圖書館固定資產管理系統設計

目前，市場上關于固定資產管理的系統軟件種類繁多，許多高等院校的固定資產管理部門（資產管理處或后勤處等）也都在使用固定資產管理系統，但是，這些系統軟件多數是面向上級固定資產管理部門的用戶，而非基層固定資產具體保管、使用部門（如圖書館）的用戶。于是，為高校圖書館量身設計開發固定資產管理系統就成為一項嶄新的重要課題。

3.1 系統設計目標

利用校園網作為系統運行的網絡平臺，建立高校圖書館固定資產管理開放信息系統，對于固定資產的增加、分配、調撥、查詢、統計、清查等信息進行動態分級管理，運用信息化的手段代替繁瑣的人工操作，節省人力，節約時間，提高管理工作效率和服務效能。

3.2 系統開發環境

本系統采用傳統的C/S結構模式。使用的操作系統為WindowsXP，工具采用先進的具有繼承、多態以及反射等特性和集成化優點的可視化開發語言Visual Studio2008的C#語言，簡化了代碼，縮減了開發時間。數據庫開發則采用目前流行且安全性高的SQL Server2005。

3.3 系統功能設計

該系統的功能模塊如圖1所示。

圖1

3.3.1 系統管理

該模塊用于完成對用戶的權限管理和數據備份功能。系統建立完善的權限管理，實施權限的嚴格控制，可確保數據的安全訪問。備份數據可在需要時快速恢復到系統中，保證系統的安全運行。

3.3.2 資產信息

3.3.2.1 資產信息添加

授權用戶將固定資產的各項基本信息，包括資產名稱、類型、數量、單價、照片以及入館日期等，如實錄入到管理系統的數據庫中。信息錄入完畢后，需建立與校固定資產管理部門的登記入賬信息，即資產卡片信息之間的關聯對應。在校固定資產卡片信息的處理方面有3種選擇：①有資產卡片，將卡片的相關信息（資產名稱）、編號、品牌、經銷商等）填錄到系統中。②稍后添加卡片信息，這時會在系統數據庫里生成一個“Later”的標志，以便后續錄入。③無資產卡片，即不屬于學校固定資產范疇，但館內作固定資產管理的情況，不用錄入卡片信息。信息添加完畢，用戶可在當前界面對該資產進行分配，未分配或未完全分配的資產信息可以在“資產管理”的“資產分配”模塊進行二次分配。

3.3.2.2 資產信息管理

該模塊主要用于對數據庫內資產信息進行修改、刪除等操作。初始化該界面時，調入所有資產記錄，篩選后，可瀏覽某一條記錄的詳細信息，或對其進行管理（修改或刪除）。

3.3.2.3 資產信息查詢

系統提供了詳盡的查詢功能，用戶可以通過自選條件進行查詢，查詢結果顯示“原有數量”、“現有數量”、“未分配數量”、“報廢數量”，以及“現有信息”、“分配信息”、“調配信息”、“報廢信息”、“卡片信息”、“照片信息”等內容。

3.3.2.4 資產信息統計

該模塊可實現資產信息的分類統計，同時具有多條件統計的功能，統計結果顯示可在分項顯示與統計顯示間切換。

3.3.3 資產管理

3.3.3.1 資產分配

該模塊是對未分配或未完全分配的資產進行二次分配。二次分配時，仍可進行完全分配或不完全分配，完全分配后系統將刪除在未完全分配庫中的記錄，不完全分配則對資產數量做減操作，不刪除記錄。

3.3.3.2 資產調配

該模塊可對已分配資產實施調配，如果資產調配到的庫室中存在該類相同的資產信息，即進行數量上的疊加，而不再生成新的記錄，但為了保留查詢日志，在調配信息庫中會增加一條調配記錄。

3.3.3.3 資產報廢

某一資產確認報廢后，在其數量和關聯的卡片信息上進行減操作，一旦做了報廢處理，數據將不可恢復。

3.3.4 卡片信息

卡片信息即為學校資產管理部門所掌握的資產信息，有時資產的稱謂會與實際資產信息中的不符，如實際資產信息中的“閱覽椅”和“弓字椅”，在卡片信息中可能被統稱為“椅子”，不易加以區分。所以，資產信息和卡片信息需要單獨管理，彼此關聯。卡片信息中的“添加”、“管理”、“查詢”模塊功能與“資產信息”中的基本相同。

3.3.5 系統設置

該模塊用于設置圖書館的部門信息、資產類型、資產編號規則與數據庫備份路徑。

3.3.6 信息導出

包括各類資產信息的導出功能，如“歷史資產信息”、“現有資產信息”、“資產分配信息”、“資產調配信息”、“資產報廢信息”以及“資產卡片信息”等，導出文件均為EXCEL格式，方便用戶進行編輯和與上級資產管理部門進行信息核對。

4 結語

高校圖書館固定資產管理是一項系統工程，具有綜合性、專業性、技術性的特點。因此，只有提高認識，增強管理責任感，健全規章制度，建立有效的管理體制，創新管理模式，運用固定資產管理系統，實現資產信息的自動化、網絡化管理，才能使固定資產管理更加科學、規范、合理，發揮固定資產的最大使用效益。

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[2] 卜亞男.談高校圖書館固定資產的管理.河南圖書館學刊，2007（4）.

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