海南省高校圖書館事實數據庫系統研究與實現*

陳君濤展金梅王 海林 嵐

（1,4.海南經貿職業技術學院圖書館，海南 海口 571127；2.瓊臺師范高等專科學校，海南 海口 571127；3.海南職業技術學院圖書館，海南 海口 570216）

1 系統開發背景

高校圖書館的統計工作歷來是教育統計體系的重要組成部分，是教育行政領導和教育管理工作者組織決策的重要依據，是圖書情報工作者教學和科研的重要參考。在全國高校圖工委的統一部署和指導下，自1989年起至今，高校圖書館統計報表不斷完善、不斷充實，于1999年正式建立了《全國高校圖書館事實數據庫》，并已實行高校圖書館統計數據的網上填報。

圖書館統計工作具有及時性、準確性、全面性和系統性，是一項比較復雜的工程，需要認真研究和實踐，并在實踐中不斷加以改進和完善[1]。應根據工作的實際需要，變化和增加新的統計內容，完善統計指標體系，保證統計工作的系統性，以提高統計質量，使高校圖書館的工作從經驗管理走向定量化和科學化管理，充分發揮事實數據庫在高校圖書館工作中的作用，促進圖書館事業的發展。

2 系統開發的必要性

2.1《全國高校圖書館事實數據庫》功能及統計指標存在缺陷

在網絡信息技術高速發展的今天，圖書館的辦館理念、服務手段、服務對象、服務環境和載體發生了巨大變化，以《普通高校圖書館數據統計報表》為藍本，制定的《全國高校圖書館事實數據庫》中的統計指標，已遠遠不能全面體現當前各高校圖書館的真實情況。

2.2 特色指標要求構建《海南高校圖書館事實數據庫》

海南省高校圖工委于2005年在參照《普通高等學校圖書館評估指標（征求意見稿）》的基礎上，結合海南省各高校圖書館的實際情況，制訂了《海南省高等學校圖書館評估指標》，內容上充分體現了海南高校圖書館的地方特色，而這些特色指標在《全國高校圖書館事實數據庫》中無法反映出來。為此，有必要結合海南高校圖書館的評估指標，在《全國高校圖書館事實數據庫》的基礎上制定出具有海南高校特色的統計指標體系，建立一個能反映海南高校圖書館建設水平和服務水平的事實數據庫，以促進海南高校圖書館事業的發展，為教育主管部門更好地掌握海南高校圖書館發展的基本情況，科學地進行宏觀管理和指導提供方便，為圖書情報工作者教學和科研提供重要事實參考。

3 數據庫系統設計和實現

3.1 數據庫統計指標體系設計

在《全國高校圖書館事實數據庫》的基礎上，設計和開發一個能反映海南高校圖書館建設水平和服務水平的數據庫系統。以更為清晰的數據反映海南各高校人員結構、年度經費、書刊貯藏、圖書服務、情報服務、計算機設備、引進的電子資源數據庫或應用系統以及館舍、設備和資料室等情況。統計分析并掌握這些數據，有利于為提高海南高校圖書館事業的發展水平，預測高校圖書館事業的發展趨勢提供依據；有利于海南高校兄弟館之間合理組織和管理，并且通過對這些數據的統計分析，為進一步完善高校圖書館的管理制度和發展提供依據[2]。

3.2 數據庫系統功能結構

3.2.1 系統結構

海南高校圖書館事實數據庫擬分為5大子系統，分別是錄入/修改子系統、建庫子系統、統計子系統、查詢子系統、報表子系統，結構如圖1。

圖1 系統結構

其中數據錄入子系統中的圖書館事實數據分為6個一級類目，包括圖書館基本情況、館藏資源狀況、圖書館服務狀況、圖書館三化建設狀況、圖書館學術研究狀況，每個一級類目下再細分二級、三級類目等。

3.2.2 系統功能改進

①在系統開發過程中，考慮各館每年在錄入數據時，有些數據與往年的基本相同，為此，系統增設了復制新增功能。其操作方法是：查詢某一年的數據庫，點擊“復制新增”按鈕就可以完成新增當年的圖書館各項數據，同時也可以通過修改子系統對其中部分數據進行修改，以達到準確完善。

②為了實現與全國高校圖書館事實數據庫的數據相對接，本系統在開發過程中充分考慮了兩個系統之間的聯系，特新增年度數據導入功能，導入數據的格式分別為XML文檔和XLS文件兩種類型。這便于針對各館的不同需要，更好地簡化數據錄入過程中重復的工作，節省人力和時間，提高工作效率。

③全國高校圖書館事實數據庫在報表統計的過程中存在一個較為嚴重的缺陷：報表中的所有字段都是固定不變的。因此，造成各館在統計時，報表中部分字段不符合本館的需求，無法體現出本館在年度變化中所需要字段數據的變化情況，不能多方位地體現圖書館事業的發展水平。為了更好地滿足圖書館在統計中的需求，體現數據庫系統的實用性、易用性，我們在海南省高校圖書館事實數據庫中增加了獨具特色的報表統計功能。其設計思想即是將報表中所有字段放在數據庫表中，數據庫表結構的設計見表1。

表1 報表字段

各館在統計報表之前，可以按照系統默認的選中字段進行統計，也可以根據自身的需要選取字段進行統計。選取的字段將自動組成規范的表格。在庫表中，選取字段的Flag將變為True，未選取字段仍然為False。同時報表子系統也提供字段在報表顯示的先后位置，以選取標志為True作條件，按排序號從小到大進行排序。若要修改字段排序時，各館的管理員登錄系統，修改排序號便可。各館在使用時只需要修改一個報表字段表，就可以統計不同的報表，而且修改的時間短，使用周期長，大大提高了報表子系統的功能，豐富了報表的內容，同時提供報表打印功能。

4 系統特點

4.1 實現與《全國高校圖書館事實數據庫》對接

系統數據庫在設計的時候除了吸取《全國高校圖書館事實數據庫》字段設計的特點之外，還獨創了數據對接功能。即系統可以將圖書館每年的事實數據導出為XML文件，然后將該文件中的數據導入《全國高校圖書館事實數據庫》中，同時，也可以將《全國高校圖書館事實數據庫》的數據導出為XML文件，然后通過本系統提供的接口將XML中的數據導入本系統中。這樣，兩個系統的數據相互導出和導入，減少了圖書館工作人員大量的數據錄入時間，減輕了工作量，提高了工作效率，保持了數據的一致性。除導出為XML格式之外，系統還提供了XSL的文件格式。

數據對接的實現既完成了《全國高校圖書館事實數據庫》事實數據的錄入工作，也增強了系統處理數據的靈活性和擴展性，同時也減少了因人為原因導致數據錄入錯誤的可能性。

4.2 統計報表更加靈活

圖書館統計工作是圖書館業務工作的重要組成部分，是人們認識和了解圖書館各項工作指標的依據，是一項復雜的系統工程。

在實際報表統計工作中，固定式表頭的報表有時不能較好地滿足各館的統計需求，或者不能更多反映各館統計數據的需要，因此，本系統在開發過程中，增加了自定義報表表頭的功能，即用戶可以根據需要預先設定統計報表的表頭字段，統計字段也可以靈活設定其在報表顯示的順序。待報表字段和字段顯示順序設定好之后，系統將會按設定好的報表字段顯示統計結果，并提供打印功能，而且用戶可以根據需要隨時更改報表的表頭字段及其顯示順序。

從報表字段添加頁面中，選中如下字段：館舍總面積（A1）、正式職工（A31）、當年圖書館運行費（B1）、購紙質資源（B21）、購電子資源（B22）、館際互借借出量（H3）、服務器（L3）、存儲總容量（L4），并提交系統保存作為報表備用字段，如圖1。

統計報表備用字段選定之后，可以在報表字段設置頁面中設定字段顯示的順序和是否選用備用字段作為報表中的顯示字段，如圖2。

報表字段設置頁面也可以對備用字段進行刪除。如果備用字段刪除后，今后再需要這些字段，就要在報表字段添加頁面中進行相關操作才能得到。

5 思考與展望

圖書館統計工作是圖書館業務工作的重要組成部分，是用戶認識和了解圖書館各項工作指標的依據，是一項復雜的系統工程，我們需要認真研究并在實踐中不斷地總結經驗，不斷地改進和完善《海南省高校圖書館事實數據庫》，讓此系統更好地為圖書館服務。同時，也需要全省各高校圖書館同仁齊心協力，逐步建立標準化、規范化的統計工作體系，使高校圖書館在工作中充分發揮事實數據庫的作用，以促進圖書館事業的發展。

[1] 艾 .對完善《全國高校圖書館事實數據庫》的建議.大學圖書館學報，2004（2）.

[2] 李新革.對《全國高校圖書館事實數據庫》統計工作的幾點想法.現代情報，2005（8）.