當前高校檔案管理存在的問題與對策淺析

李濤 梅瓊

摘 要：當今社會和經(jīng)濟處于快速發(fā)展時期，高等教育由擴招走向內涵發(fā)展，高校檔案管理存在諸多問題，面臨前所未有的挑戰(zhàn)，加強管理、提高工作人員素質、深化改革適應信息時代要求等，是目前提高高校檔案管理效率的重要任務。

關鍵詞：高校；檔案管理；問題；對策

高校檔案是高校發(fā)展、教育、管理與服務等活動的真實記錄，它全面反映了學校最基本的職能活動，是評價學校綜合辦學水平的“窗口”，是從事教育教學活動、學校管理、教科研工作和教育督導評估必不可少的資料。因此，檔案管理是學校管理工作的一個重要組成部分。一個學校的管理水平、發(fā)展軌跡、文化積淀、辦學特色,常常可以從檔案中反映出來。

一、當前高校檔案管理存在的問題

（一）檔案人員素質不高。目前，我們雖然有了一支穩(wěn)定而發(fā)展的檔案干部隊伍，但這個隊伍的文化程度和專業(yè)素質還不適應新時期開展檔案工作的需要，特別是進入21世紀，熟悉檔案內容，能進行檔案信息深層次研究和開發(fā)的專業(yè)人才十分匱乏。

（二）檔案管理不夠規(guī)范。目前，在一些大的企事業(yè)單位或者是專業(yè)的檔案館普遍存在管理不規(guī)范的問題，主要表現(xiàn)在：第一，檔號不規(guī)范。第二，案卷標題不規(guī)范。第三是大部分案卷缺少卷內目錄。第四是組卷混亂現(xiàn)象比較嚴重。

（三）檔案檢索效率不高。檔案檢索方式有手工檢索和計算機檢索。在目前，傳統(tǒng)的手工檢索占有很大比重。各檔案部門在手工檢索的途徑上做了大量的工作，編制了多種形式的檢索工具。在編制檢索工具中出現(xiàn)了求“多”不求“精”的現(xiàn)象，誤認為編制的檢索工具越多檔案工作服務質量越高。

（四）信息開發(fā)質量較低。一些檔案部門為達標升級應付檢查隨便選幾個題人人都來編研使編研產品層次低質量差實用性不大利用價值更小。有的選題雖好緊跟形勢但因編研時間過長失去了時效性影響了作用的發(fā)揮。

（五）硬件投入嚴重不足。近年來，隨著科學技術的進步，計算機及網(wǎng)絡技術在管理中廣泛運用，管理手段不斷進步。而運用計算機及網(wǎng)絡技術管理檔案的高校較少，有的高校檔案管理人員仍然是即將退休或返聘的人員，對新技術新方法不了解不會用，基本還采用手工收集、檢索，信息量小，不利于檔案的收集、利用和開發(fā)。高校檔案室建設不標準、不規(guī)范，檔案柜陳舊老化，檔案保管條件簡陋。

二、提高檔案管理效率的對策

（一）推動觀念創(chuàng)新，強化管理意識。觀念創(chuàng)新是管理創(chuàng)新的前提。管理創(chuàng)新的過程將始終貫穿著觀念創(chuàng)新的思想，觀念創(chuàng)新就是使管理創(chuàng)新得以成功的保證。管理創(chuàng)新必須確立現(xiàn)代化管理意識，特別是檔案管理知識化、網(wǎng)絡化、社會化，把知識和創(chuàng)新作為檔案工作的管理目標，逐步改變以往“重藏輕用”的落后觀念。這就要強化兩種意識。一是要有積極的信息轉化意識。檔案是一個龐大的信息庫，但一般情況下各種信息是比較零散地儲存在眾多的單體檔案中的，只有根據(jù)需要，把相關信息系統(tǒng)地、規(guī)范地整理出來，才能更好的發(fā)揮檔案的信息作用，體現(xiàn)檔案的信息價值。因此，把檔案內容通過加工整理變成更直接、更適應需要的信息，是檔案部門義不容辭的職責。二是要進一步強化檔案使用的效率意識。我們應當意識到，收集和整理檔案的最終目的是利用檔案。怎樣更加有效地利用檔案，使檔案在利用和管理過程中的效率更高，是我們必須高度重視的一個問題。所以，必須改變過去檔案工作無所作為的思想，強化檔案管理的效率意識，從而充分發(fā)揮檔案的價值。

（二）規(guī)范管理機制,強化工作責任。建立科學的檔案管理體系，健全檔案管理的規(guī)章制度，是檔案管理的關鍵。隨著科學技術的發(fā)展，檔案管理手段的更新和管理水平的提高，必須建立與之相應的科學的檔案管理體系，明確職能，將各個門類、不同載體的檔案統(tǒng)一管理，使檔案管理與企業(yè)工作同步考核、同步發(fā)展。加強制度建設，建立良性運行機制是開展企業(yè)檔案工作者繼續(xù)教育的關鍵和保證。要建立和健全繼續(xù)教育的管理制度，如登記、統(tǒng)計、考核、評估、獎勵制度；要建立繼續(xù)教育的約束和激勵機制。約束和激勵機制可以促使檔案管理工作者產生緊迫感和危機感，主動地參加定期的繼續(xù)教育，更新知識，提高業(yè)務能力和水平。

（三）強化服務功能，創(chuàng)新服務機制

要牢固樹立“三服務”意識。即，其一是為領導決策服務。學校的檔案材料中匯集著不同時期國家方針政策的精髓，記錄著廣大教職工工作和活動的方方面面，反映著學校事業(yè)發(fā)展的歷史過程。科學合理開發(fā)教學檔案資源，不僅可以為學校的改革和發(fā)展提供理論支持，也可以把握發(fā)展趨勢，為深化教育教學改革、強化內部管理、提高辦學效益等提供參考資料，為領導正確決策、科研工作、處理重大問題提供依據(jù)。

其二是為教學科研服務。特別是在信息革命的背景下，借助多媒體技術和現(xiàn)代信息技術，對教學科研檔案信息進行深層開發(fā)，把信息資源從檔案原件的外殼中解放出來，轉換成新的載體形式，將會進一步擴大教學科研檔案信息的共享面，使廣大利用者在同一時間、不同地點共享相同的教學檔案信息，實現(xiàn)教學檔案信息資源的充分共享，從而極大地提高教學檔案信息的服務功能。

其三是為各類咨詢查證服務。通過查詢有關文件、記錄、圖紙、票據(jù)、照片、錄音、錄像等資料，為師生和社會有關方面提供服務。

（四）關注人事管理，提高人員素質

首先要把住人才入口關，注意引進招聘一些有文化專業(yè)知識，有專業(yè)技術、技能的人才充實檔案隊伍。同時，加強現(xiàn)有人員的繼續(xù)教育是目前和今后一段時間內一項刻不容緩的工作任務。當前社會和經(jīng)濟生活處于快速發(fā)展時期，新的行業(yè)和領域不斷形成，這些對檔案業(yè)務的管理、服務等各項工作提出了新的要求和挑戰(zhàn)。檔案人員應努力學習，拓寬視野，了解所涉及工作領域的現(xiàn)狀及發(fā)展動態(tài)，提高自身素質，運用檔案學科新理論、新技術來指導和改進檔案工作，實現(xiàn)單一型向多樣復合型轉變。扎實有效地推行專業(yè)繼續(xù)教育。

（五）建立激勵機制，發(fā)揮能動作用

檔案界長期單調而枯燥的工作方式，傳統(tǒng)而落后的工作方法，談不上檔案工作如何主動、超前服務于市場，服務于社會和企業(yè)，而服務的落伍，必將使檔案工作失去生存的活力和市場。因此，應努力使檔案部門從“伸手派”變成先行官、創(chuàng)造者，形成檔案工作由事后收集材料變?yōu)槭虑敖槿搿⑹轮袇⑴c的新的檔案工作理念。

要引進競爭激勵機制，改變在檔案部門實際存在的“鐵飯碗”現(xiàn)象，積極推行全員聘任合同制，對現(xiàn)有人員實行公平競爭、擇優(yōu)上崗，真正做到優(yōu)勝劣汰，能者上庸者下，從而使檔案工作者清楚地認識到自己的工作成績與其生存和發(fā)展息息相關，從而激發(fā)每個人的工作活力，最大限度地發(fā)揮個人潛力，使檔案工作出現(xiàn)充滿競爭活力、開拓創(chuàng)新的新局面。