用友ERP-U8軟件操作員權限設置探討

郭小芬 謝 歆

隨著經濟全球化趨勢的發展和企業間競爭的加劇，企業對管理要求不斷變化、提高，越來越多的信息都表明權限管理必須向更細、更深的方向發展，其目的是為了更好地發揮會計的監督職能，對不相容的職務進行分離與牽制，對重要事項進行監督與制約，更加突出了精細管理的特征。用友ERP-U8軟件精細管理功能的執行是通過設置操作員權限來達到的。操作員權限設置是按照會計內部控制制度的要求，對所設立的用戶也就是操作員進行權限分配，指定其對賬套數據的處理權限以及操作范圍，以便更好地保證數據的安全、完整。它除了提供用戶對各模塊操作的權限之外，還相應提供了科目和采購訂單的金額權限管理以及對于數據的字段級和記錄級的控制，不同的組合方式可以為企業的內部會計控制提供更為靈活、有效的方法。

一、功能級權限管理

功能級權限管理是指對某個操作員是否具備某功能模塊相關業務處理的權限進行設置，這里所說的功能模塊既可以是一個大的功能模塊，如“總賬”系統模塊，也可以是該大功能模塊下的子功能模塊，如“總賬”系統下的“憑證”—“憑證處理”子模塊。設置功能級權限首先要將操作員分成賬套主管或是普通的業務操作員，如果該操作員是賬套主管則必須以系統管理員的身份注冊“系統管理”后，先通過“權限—用戶”命令增加此操作員，然后在建立公司賬套的時候把他設置為賬套主管；或是建立賬套后通過“權限—權限”命令將其設置為某一賬套的賬套主管。將某一操作員設置成賬套主管后，該操作員就自動擁有對這一公司賬套的所有操作權限。如果是設置某普通業務操作員的功能權限，則可以以系統管理員或賬套主管的身份注冊系統管理，通過“權限—權限”命令設置其工作權限，所不同的是系統管理員可以分配該操作員系統內所有賬套的操作權限，而賬套主管則只能分配其擔任賬套主管的公司賬套的操作權限。

在對功能級權限進行分配時，應特別注意不相容職務的相互牽制與分離。如要求記賬人員與經濟業務事項、會計事項的審計人員應職權明確，相互分離并且相互制約。

二、數據級權限管理

數據級權限和金額級權限的設置必須在“系統管理”中建立了用戶并分配了其功能權限之后才能進行，其設置是在“企業門戶”中通過“基礎信息—數據權限”來進行的。數據級權限管理可以通過兩個方面進行控制:一個是字段級權限控制，它是對單據中包含的字段進行權限分配；另一個是記錄級權限控制，它是對具體業務對象進行權限分配。數據級權限管理實際上是功能級權限設置的細化，如給操作員“方偉”在功能權限設置中分配了“填制憑證”的權利，如果沒有作進一步的限制，則方偉可以使用所有會計科目填制憑證，并且可以填制任何類型的憑證。但為了實現對會計業務的精細管理，以便更好地進行內部會計控制，我們可以通過“數據權限設置”設置“方偉”在填制憑證的時候只能使用部分科目，如只能使用“現金”、“銀行存款”填制憑證或者只能填制部分類型的憑證，如只能填制“付款憑證”。數據權限設置賬套主管可以進行，其他操作員在功能級權限中分配了此權限后也可以進行，但系統管理員不可以進行，因為系統管理員不能作業務處理，它根本注冊不了“企業門戶”。

在對數據級權限進行管理時，用友ERP-U8軟件默認的記錄級業務對象有科目、部門、工資權限、用戶和倉庫，如要對憑證類型進行控制，則必須把憑證類型添加到記錄級業務對象中去，其操作方法是以賬套主管的身份注冊“企業門戶”（其他普通操作員不能執行此操作），執行“基礎信息—數據權限—數據權限控制設置”命令，在打開的窗口中對記錄級業務對象進行權限控制設置。字段級權限控制設置也是采用相同的操作辦法。

三、金額級權限管理

該權限主要用于完善內部金額控制，實現對具體金額數量劃分級別，對不同崗位和職位的操作員進行金額級別控制，限制他們制單時可以使用的金額數量，不涉及內部系統控制的不在管理范圍內。金額級權限管理可以從科目與采購訂單兩方面進行，科目金額級別控制是對操作員填制會計憑證時所涉及的會計科目從金額大小上進行的控制；采購訂單級別控制則是在操作員填制采購訂單時進行的金額大小控制。與數據權限設置一樣，如操作員“方偉”在功能權限設置中分配了“填制憑證”的權利，如果沒有作進一步的限制，則方偉在填制憑證時可以輸入任何的金額，只要不超出預算或符合會計制度規定就行，但我們通過金額權限設置對其可以輸入的會計科目進行金額控制，如在輸入“銀行存款”時其金額不能超過3000。

在對操作員進行金額級權限設置時，必須先設定對應的金額級別，級別總共分六級，然后再根據該操作員職權的具體情況，選擇相應的金額級別。其操作方法如下:以賬套主管或有金額權限分配權限的操作員的身份注冊“企業門戶”，運行“基礎信息—數據權限—金額權限分配”命令，打開“金額權限設置”窗口，根據需要選擇“科目級別”或者“采購訂單級別”，點擊“級別”按鈕，即可進行會計科目或者采購訂單的金額級別設置。從級別一到級別六，金額必須逐級遞增，不允許有中間級別金額為空的情況存在，但允許最后有不設置金額的級別存在，企業可以根據管理的實際需要對每一級別設置相應的金額額度。金額級別設置完成后，點擊“保存”按鈕，然后回到“金額權限設置”窗口，在該窗口中根據操作員金額權限的不同情況，分別設置不同的金額級別。

四、對操作員權限設置的補充說明

無論是數據級權限管理還是金額級權限管理，在對操作員進行數據權限和金額權限的控制之后，各模塊相應權限控制參數也必須啟用，否則數據權限和金額權限控制不會起作用。如在“數據權限設置”中設置了“方偉”填制憑證的時候只能使用“現金”和“銀行存款”這兩個會計科目填制付款憑證，要想發揮這種控制作用，就必須在“總賬”系統的憑證參數設置中勾選“制單權限控制到科目”和“制單權限控制到憑證類別”，如圖1所示，這樣“方偉”就不能使用其他會計科目制單，也不能填制收款憑證和轉賬憑證了。類似的總賬系統參數還有“操作員進行金額權限控制”以及“制單、輔助賬查詢控制到輔助核算”、“明細賬查詢權限控制到科目”等等。只對數據權限和金額權限進行控制，不對參數進行控制，則數據權限和金額權限設置無效。

另一方面，在各模塊相應權限控制參數中對參數進行了設置，但沒有對操作員設置具體的數據權限和金額權限，則該操作員沒有任何與參數控制相關的操作權限，如在總賬系統中勾選了“制單權限控制到科目”，即使某操作員有填制憑證的權限，但因為沒有對他通過“數據權限設置”設置其制單可以使用的具體會計科目，則該操作員也不能進行任何憑證的填制，因為其在填制憑證時無論選擇哪一個會計科目都會彈出“沒有使用此科目進行制單的權限”。

圖1 憑證參數設置

總之，企業應根據自身的實際情況以及管理、控制的需要對操作員分配相應的權限。大中型企業經濟業務繁多，控制嚴格，操作員較多，崗位分工很細致，在這種情況下，企業應對功能級權限、數據級權限和金額級權限這三個層次的權限結合使用，以充分利用ERP-U8軟件精細管理的強大功能；小型企業經濟業務較少，操作員不多，崗位分工不細，因此只需要設置功能級權限就可以滿足經濟管理的需要，沒有必要再進行詳細的數據級權限和金額級權限的設置。

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