華中科技大學圖書館編目業務外包的實踐與思考

馬宏惠，蔡冬青

(華中科技大學圖書館，湖北 武漢 430074)

編目業務外包作為一種新型的圖書館管理模式，不僅可以提高高校圖書館的服務效率，彌補人力資源的不足，而且還能促進圖書館的工作重心轉移，使其將有限的人力、物力投入到讀者信息服務領域中去，重點提高圖書館的核心競爭能力。

1 編目業務外包的主要原因

1.1 待編文獻不斷增多

隨著高等院校規模的快速擴張，高校圖書館購書經費連年增長，以華中科技大學圖書館(以下簡稱華中館)為例，2004年新增中文圖書2.5萬種、10萬冊，2009年則新增中文圖書4.5萬種、13.5萬冊，這其中還不包括贈送圖書。而知識與信息的更新速度加快，以讀者為中心的服務理念要求加快新書上架速度，縮短圖書加工周期，這給圖書館編目部門造成了巨大的壓力。

1.2 高校文獻資源共建共享的需要

由于歷史原因，華中館與華中科技大學(以下簡稱華科大)各院系資料室之間缺乏溝通，造成了資源的重復購置和一些交叉學科、邊緣學科文獻短缺的矛盾局面。為了有效地整合資源，從2004年開始，華科大計劃由圖書館主持建立全校統一的文獻資源檢索系統，圖書館編目部承擔院系資料室的書目數據回溯建庫以及新增圖書的編目與加工工作，院系資料室則建設成為圖書館的學科分館，以達到全校文獻資源共享的目的。但是，由于編目部門本身業務工作量較大，要在規定的時間內完成學科分館的建設有一定的困難。

1.3 聯合目錄的發展為編目產業化提供了條件

隨著聯合編目的發展，編目工作中套錄數據所占比重日益增加，需要較高的專業知識與經驗的原始編目數據逐漸減少。據統計，華中館套錄數據的比例由2002年的85%升至2009年的90%—95%，其他同類高校圖書館套錄數據情況也與之相似。目前，國內幾家大型圖書供應商已經加入了“中國高等教育文獻保障系統(CALIS)”，還有一些書商與數據公司合作，提供中文圖書MARC格式的采訪和編目數據。數據公司的成熟與書商服務的多元化加快了編目業務外包的進程。［1］

2 華中館編目業務外包實踐

2.1 華中館編目業務外包的類型

根據工作內容的不同，編目業務外包的類型分為全部業務外包和部分業務外包。華中館采用的是部分業務外包、數據公司到館加工的工作模式，即雙方通過簽訂合同，由圖書承包商委派數據公司專業技術人員進駐圖書館，按照中文文獻分編加工標準，進行圖書編目、數據錄入等工作，圖書加工所需的設備與材料都由圖書館提供。這種外包模式能夠讓新購的圖書更快上架同讀者見面，并且有利于工作人員在工作現場對數據公司技術人員進行業務監督與指導，嚴格把握好編目數據質量這一大關。

2.2 華中館編目業務外包中數據公司所做的工作

數據公司負責華中館文獻載體的加工，即貼條碼、貼磁條、蓋章和貼書標，在文獻內容加工方面只涉及書目數據部分。華中館中文圖書編目業務工作流程是：清點交接清單—查重—原始編目—提交CALIS中心—對書目記錄進行完整著錄—產生館藏—校對—打印書標—貼書標—新書分配—打印賬單—分配至三校區具體的部、室。

具體做法是：在編目部分，先在本館INNOPAC系統查重，重書則在題名頁上寫上已有的索書號、或是插上重字卡，并在書目記錄里添加905字段(館藏);本館沒有的圖書則利用CALIS聯合編目軟件Z39.50在CALIS聯機合作編目中心查重，查到則下載相關數據，未查到的做原編數據，經中文編目總審校對后提交CALIS并下載，然后批量倒入本館系統，添加本館自定義字段及其內容，如090字段(包括勾種次號)、905字段等，在題名頁寫上索書號。在貼書標這一過程，要求圖書的書標須貼在書脊下部的位置上，為防止磨損，圖書外部的書標全部要加貼一層薄膜。隨書光盤要取出來放入光盤盒中，并在光盤盒左上角貼上與圖書相同的索書號書標。

3 編目業務外包中實施編目質量控制的對策

3.1 加強培訓，明確編目質量要求

編目工作是一項專業性強、業務素質要求高的工作，它要求編目人員應具有廣博的專業知識和較高的計算機操作水平，并受過編目方面的業務培訓，熟悉分類法和MARC格式，可以熟練操作我館圖書館自動化管理系統，同時全面理解本館的編目細則。為此，我們專門編寫了培訓教材，對數據公司的編目人員進行短期的業務培訓，包括書目數據的著錄、主題、分類標引規則、本館自定義字段及中圖法總論復分在本館的使用規定等，明確我館的具體編目要求。

3.2 加強對外包業務質量以及其驗收程序的控制和管理

3.2.1 嚴格執行編目細則

加大監管與控制力度，把質量管理貫穿于編目業務外包實施的全過程。在圖書的驗收、查重、分類、著錄、蓋館藏章、貼書標等各個環節中，都安排相關專業技術人員負責審校把關，特別是在書目數據質量控制方面，書目數據的著錄，主題、分類的標引都必須與CALIS的規則保持一致。除遵循CALIS的著錄細則外，提高圖書館書目數據的分類和主題標引水平也是實現質量控制的關鍵。對提交CALIS的原編數據，實行總審審核制;對需進行套錄的數據則由本館編目員進行查重及校對，避免因業務外包而導致編目工作質量下降。

3.2.2 加強編目數據的審核

首先，審核人員必須進行查重，盡可能用書名、作者、ISBN等多種方式查重，以便發現書名錯漏等問題。其次，審核人員必須做好MARC數據的審校工作，重點審核ISBN的010字段、題名的200字段、主題的606字段、分類的690字段、館藏的905等關鍵且易出現問題的字段。

表1 MARC字段審核內容一覽表

3.2.3 書目數據里本館自定義字段必須符合本館的規定

在總的圖書分類規則的指引下，華中館由于歷史性、學科性等原因，在編目中存在著一些特殊的做法，如其著錄規則的自定義字段，主要有以下三個字段：

090字段：本字段著錄的是本館的索書號，不可重復。

啟用|a、|b、|c三個子字段，一般只用前兩個，著錄形式為：

|a中圖法分類號|b書次號|c冠號，本館書次號采用的是種次號，為了方便讀者查找，對諸如某著者的同種書，譯者不同、一書的姊妹篇、與某書配套的習題集等，都有很復雜的使用規定：須在種次號后加“A”“B”“…”加以區分(英文26個字母，按A，B，C….的順序給，其中M，S，X，Z這四個字母不予采用);多卷書、連續出版物、集中分類的叢書在同一種次號的后面加上“：X”。X為與此書相一致的卷次標志。

905字段：本字段記錄著本館的財產號(也就是圖書上的條碼號)，可重復。

啟用|b子字段，財產號著錄于|b子字段后面，對于有復本的圖書，只需做起止號，中間用“—”連接，例如：“|b001100001110-13”表示這種圖書一共有4本，第1本書的財產號為“01100001156”，第4本書的財產號為“001100001159”。

990字段：本字段的功能是將從數據源下載的數據傳到本館系統后，系統將依據990字段提供的書目數據記錄號覆蓋其所指向的書目記錄(此記錄必須與下載的記錄為同一種記錄，但著錄或標引可能不完整，是本館的訂購記錄)，本字段不可重復。

啟用|a子字段，|a子字段的后面著錄著被覆蓋的訂購書目記錄號，例如：990##|a.B19088887(B19088887是要被覆蓋的訂購書目記錄號)。

4 編目業務外包后的思考

4.1 編目人員要實現工作重心的轉移

在編目業務外包的環境下，編目人員要成為編目研究人員，除了要熟悉各種編目規則，有較強的主題標引、分類標引技術以及解決著錄格式中疑難問題能力外，還必須要投入足夠的精力從事編目工作、制定和修改本館的標引和著錄細則、新文獻資源編目研究的試驗。比如元數據的研究、網絡資源的編目、知識組織的研究等，積極參與圖書館的課題研究，以適應研究型大學對圖書館館員的要求。

4.2 開拓新的編目形式，擴展編目工作內容

4.2.1 開展電子資源編目

電子資源具有存貯量大、檢索方便快捷、可隨機存取以及更新速度快等諸多優點，必將成為未來圖書館館藏資源的重要組成部分。圖書館需要編目的電子資源主要有：電子圖書、期刊全文數據、光盤、網絡資源等。電子圖書多為印刷型圖書的電子版，幾乎包括印刷型圖書版權頁在內的全部內容，一般由出版商或數字圖書公司來制作。期刊全文數據庫是以期刊的論文為單位，將一定范圍的印刷型期刊、報紙中的文章集中起來，通過特定的檢索方式如：刊名、作者、關鍵詞等，進行檢索獲得全文。光盤包括隨書、隨刊光盤、光盤全文數據庫、光盤檢索數據庫。網絡資源是根據用戶需求收集到的網絡重要資源。由于電子資源的特殊性，它的編目秩序要遠比紙質資源復雜得多。因此對電子資源的編目格式、編目方法等展開研究顯得尤為重要。

4.2.2 加大特色數據庫的建設

特色是圖書館館藏建設的生命，沒有特色就沒有競爭優勢和發展潛力。華中館結合本校的學科特點，已建有相關特色的數據庫。這些特色數據庫的代表是“機械制造及自動化特色數據庫”，它是中國高等教育文獻保障系統(CALIS)的資助項目。該數據庫收集有機械學、機械制造、材料學、材料加工工程、流體傳動及控制、機電控制及自動化、工程圖學和工業工程等學科方向的相關文獻信息。其內容大多是關于1980年以來國內外出版的圖書、期刊、會議錄、科技報告、專利產品等文獻中有關機械制造及自動化方面的文獻資料，為學校的教學和科研提供了重要的文獻保障。隨著學校的發展，新學科的增設，特色數據庫的建設進度還有待提高。

總之，華中館實行編目業務外包后，不但大大縮短了新購中文圖書文獻的傳遞周期，滿足了讀者對文獻信息的需求，更重要的是，通過編目業務的外包，有力地促進了圖書館用人機制的改革，使圖書館在專注于自身核心業務開展，創建和保持長期競爭優勢的同時;又達到了降低成本，提高編目質量的目的。

［1］吳開華.新形勢 新思考 新實踐——北京高校編目研究會.2007年學術論文集［M］.北京：國家圖書館出版社，2007：55—72.