醫院藥庫大庫存電子化規范化管理模式初探

曾 斌，馮 浩，劉凱南

(廣州中醫藥大學附屬深圳市中醫院藥學部，廣東 深圳 518033)

我院是深圳市三級甲等中醫院，所用藥品目錄逾1500種。為加強《藥品經營質量管理規范》(GSP)的實施，我院2008年利用搬遷新大樓進行藥庫改造，建立大庫存，藥庫、藥房之間庫存共享、互相調配。藥品采購全部通過網絡下單，藥品進出通過電腦軟件電子化管理，在藥品大庫存的概念下對藥品倉儲供需管理鏈銜接進行管理策略研究與運行，收到良好效果。報道如下。

1 我院藥品供需鏈結構與管理

1.1 供需鏈結構

醫院藥品采購庫存控制是藥品供需鏈銜接運轉總部，要使庫存控制良好，必須要有與這個流程相適應的、合理的供需組織結構。從需求與供應鏈管理流程圖(見圖1)看，采購與倉儲均為執行部門，這兩個執行部門都很難“預測庫存”，因為兩者為了保證臨床用藥，必須彼此關顧。根據我院情況，我們引入模糊聚類分析多準則ABC庫存管理[1－2]，形成了我院藥品管理流程。

1.2 供需鏈管理

圖1 藥品管理流程圖

藥品庫存實物與資金流管理:我院藥品管理流程是個大流程，靠人的記憶(或手工記賬)和經驗已不能使其順利進行，因此開發藥品信息管理(電子數字化)系統，包括藥品品種、數量、效期管理、過期藥品處理，使全院藥品庫存有可視性，并與醫院信息系統聯網。重要的是抓住預測與訂單處理，物料計劃與采購控制、庫存與預測的調整吻合主要由藥品實物與資金流控制。

規范物流環節操作規程:供應鏈流程中每一崗位操作人員的行為都有規范指導(所謂崗位操作)，所有相關環節的業務均應嚴格按照流程進行，違反操作流程者均應受罰，這樣才能保證流程的順利和準確進行，這是良好控制的庫存重要環節。

供需鏈考核制度:我院建立了具有指標性的庫存周轉率、訂貨滿意率、交貨及時率、藥品破損率、缺貨投訴率、訂單交貨一致性、盤點準確率、庫存實物與金額吻合率等，每崗位照章考核，使醫院(藥庫)與藥品經銷商之間實現互利雙贏，保質保量供應臨床用藥。主要指標的計算方法是，庫存周轉率=年(或月季)銷售量/平均年(或月季)庫存帳金值，訂貨滿意率=庫存藥品滿足訂單次數/向客戶訂貨單總次數，交貨及時率=當月準確按訂單期進庫次數/當月向客戶訂貨單總次數，藥品破損率=當月收發藥品破損價值/當月收發藥品總價值，等等。

2 藥品庫存管理

2.1 合理庫存量的制訂

我院藥品目錄已逾1500種規格，周轉率怎樣較合適無統一標準。不同周轉率的藥庫運作情況比較見表1。可見，我院目前藥品月銷售金額為1.99～2.68千萬元，中位數值為2.27千萬元;平均月庫存金額為1.2～2.1千萬元;中位數值為1.72千萬元。在目前經營狀況下，庫存控制在1.5千萬元以上為宜，若增加庫存金額，人力可減少，但成本增加會加大醫院負擔;若再減少庫存金額，庫存工作量則成倍增加，會大大增加人力成本。據調查，醫院藥品臨床供應缺貨與庫存量無直接關系，而與人員工作能力(有時疏忽)直接相關，有時也與廠家生產脫節、托運滯后等等其他原因相關。

表1 不同庫存量下藥庫運作情況

2.2 庫存管理模式的建立

我院藥庫庫存的管理模式主要參照ABC分類法[1－2]，即多準則ABC庫存管理法，也就是庫存的分類標準不再局限于物資的資金占用，而是考慮多因素的復合，這包括庫存物資成本、共性、替代性、備件重要性，每年需求量、稀缺度、訂貨規模、庫存能力，分類需求和缺貨成本追加等庫存要素。由于這種藥品分類具有一定的模糊性，故又叫模糊聚類分析多準則ABC分類。其中，A類為占庫存藥品總數的10%，占用資金70%左右的藥品;B類為占庫存藥品總數20%，占用資金20%左右的藥品;C類為占庫存藥品總數70%，占資金10%左右的藥品。詳見表2。綜合以上影響藥品供需庫存管理因素，對我院藥品進行分類管理，建立了我院藥品庫存模糊聚類多準則ABC庫存管理模式[1]。

3 藥庫、藥房、藥品的數字化管理

所購入庫的藥品均具有標簽密碼，以電子計算機為媒介[3]，引用Excel等技術軟件[4]，通過醫院信息系統與各藥房各科室病區密切聯系，實時查閱藥庫及各藥房某一藥品存量、互調庫存、保證藥品供應。醫院藥庫、藥房、藥品的計算機數字化管理與傳統的藥品庫儲管理模式相比，實現了藥品數量和金額的雙重管理，使整個藥品流通從過去以總金額為主轉變為以藥品品種數量為主，更具操作性，可杜絕醫院內部換藥行為，保證了藥品供應的安全性。藥品實行統一價格管理，無需人工記價，調價亦能及時自動更正，省時省力，避免人為差錯。加強藥品效期管理，自動及時發現近期、到期藥品，及時處理，減少損失，確保醫院質量及患者的用藥安全。引用PASS(合理用藥監測系統)[5－6]，PASS系統通過醫院信息系統可與醫院各科室病房電腦網絡匹配，對醫師開具的處方進行實時監控，提示藥品禁用、慎用信息及注意事項，分析藥品配伍情況，若存在危險因素，則對醫師進行建議或警示;幫助醫師、藥師及時發現不合理用藥問題，防范用藥風險，杜絕亂用藥、用錯藥引發的醫療事故;還可對醫院用藥安全作回顧性分析，為門診、急診病房開展合理用藥咨詢提供有力保障;另外，也可作為醫院各科室病區用藥情況反饋途徑，以利藥庫的藥品采購、供需平衡。ABC等各類藥品均設置藥品庫存警戒線，凡醫院各藥房和藥庫存量達某一警戒線，則自動亮紅色警示燈，藥庫則安排采購，及時入庫補充，將倉位調整在合理水平。

表2 藥品庫存管理模式

4 結語

隨著IT技術的快速發展，電子計算機(電腦軟件)新技術和新的管理理念不斷用于倉儲管理。我院選用模糊聚類分析的ABC庫存管理，結合用VBA拓展Excel和PASS系統，以藥品固有的標簽密碼通過醫院成熟的醫院信息系統建立我院藥品倉儲供需鏈銜接管理模式，運行證實，可以減少進出庫藥品的煩瑣程序，減少倉庫運行成本和人力成本，并可隨時查核庫存的財物帳實況，調節藥庫與各級藥房庫存量，保質保量供應臨床用藥，還可監測醫師臨床用藥情況、杜絕醫療事故、防范藥師職業風險，具有廣闊的應用前景。

[1]江瑋潘.基于模糊聚類分析的多準則ABC庫存管理[J].物流技術，2009，28(1):97.

[2]廖 斌.基于AHP和ABC分析法相結合的庫存產品分類研究[J].技術與市場，2008(1):76.

[3]Haux R.Health information systems－past，present，future[J].International Journal of Medical Informatics，2006，75(3):268.

[4]趙衛旭，陳國棟.用VBA拓展 Excel[J].中國管理信息化，2007，10(12):37.

[5]Tyrrell PJ，Lidgate RA，Davies DM，et al.Integrated System for the purchase，distribution，and use of drugs in hospital[J].Lancet，1970，1(7643):408.

[6]劉向陽，張 策，郝堂娜.探討我院藥房數字化工作模式與藥師職業風險的關系[J].中國藥房，2010，21(33):3161－3163.