信息網絡時代檔案的創新服務

張萃蓮

（富?？h殯儀館 黑龍江 齊齊哈爾 161200）

隨著改革開放，社會主義市場經濟的深入發展，以及信息時代和知識經濟時代的到來，檔案工作面臨新的機遇和挑戰，不斷創新檔案服務機制，積極主動地為經濟建設主戰場服務，為全面建設小康社會服務。因此，檔案工作創新的落腳點應在服務創新中求發展；以創新求發展是由檔案工作的自身性質與發展所決定的，以創新求發展，要通過計算機網絡為用戶提供服務，并加強各項事務管理，促使檔案管理現代化。

一、創新服務手段

1.檔案館的建立：隨著檔案館內部局域網的建立，檔案部門將充分利用企事業單位的網站制作自己的網頁，積極組織上網數據和信息，使檔案管理服務系統聯上企事業單位網站，實現檔案信息的網上檢索，為用戶提供更好的服務。

2.數據管理中心的建立。檔案館與企事業單位信息管理部門可加強密切配合，建立數據管理中心。該中心設在企事業單位檔案館，是企事業單位信息資源庫的重要組成部分。電子文件（檔案）數據管理中心集中管理網站內各單位的歸檔電子文件，并在網站上提供有限制性或非保密電子文件查詢、利用服務，實現電子文件信息資源共享。其優點是覆蓋面廣，內容豐富，利用率高。

3.電子文件的自動上傳收集。這一工作，已成為檔案管理部門不容忽視的問題。與傳統紙質檔案收集有很大差異的是，許多電子文件的形成通過下載和上傳就完成了，因此，檔案部門可以改變傳統工作模式，在網頁上建立電子文件自動上傳的工作窗口，在第一時間將其收集到，并在檔案館的服務器上歸檔。

4.在線服務的開展。社會的全面信息化改變了人們工作、學習和生活的環境，使人們更注重信息的時效性，希望通過信息系統、信息網絡及時準確地獲得多種信息。因此，被動的、手工式的檔案提供利用方式必然逐步被主動的、現代化的檔案服務方式所代替。

5.開展現行文件閱覽服務

隨著改革開放的不斷深入，到檔案館(室)查閱黨政機關及有關部門制定的文件的人員逐年增多。尤其是我國加入W TO后，公民出于維護自身合法權益、投資興業等需要，希望能夠更加便捷地了解到有關政策信息。為適應新形勢發展要求．檔案部門需進一步轉變工作職能，提高工作效率，密切黨和政府與人民群眾的聯系，維護廣大人民群眾的根本利益。

二、拓展服務領域

1.信息服務的社會化、多主體由主要為企事業單位內的對象服務轉化為社會全方位服務，已成為檔案管理者的共識。這是因為檔案部門既要面對黨政機關、企事業單位等一切社會活動中利用或可能利用檔案信息的組織和個人，又要針對性地為特殊利用提供特定服務。信息化社會中，人們對各類信息的需求日益迫切。隨著科學技術的發展，人們從事的科學研究和生產建設、行政管理活動變得越加復雜，越離不開信息服務。對檔案信息的單一需求必然將被對檔案、文件、圖書、情報檢索資料的綜合需求所代替。

2.興辦服務實體，發展檔案產業。處于信息化社會的今天，從信息資源開發的角度看，檔案人員不再單純是檔案的保管員，還應是檔案信息財富的擁有者和提供者；檔案館(室)也不再是單純的收藏機構，還是檔案信息的聚集中心、交流中心和信息技術的用戶。知識經濟時代檔案館(室)的改革創新方向就是走信息化道路，在為社會提供檔案信息服務的基礎上，創建檔案信息服務產業，建立以檔案信息搜集、貯存、檢索、服務為主要內容的工作實體。

對于檔案信息的開放和開發，檔案工作者應當樹立服務意識和產業意識，面向經濟建設主戰場主動出擊。如在匯編專題信息方面：開發科技信息，幫助企業引進開發先進技術產品；開發經濟信息，為企業結構調整服務；開發市場信息，為企業提供營銷機會；開發法律信息，為企業維護合法權益服務；開發房地產信息，為城市改造和建設服務等。

3.加強橫向聯合，實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩渤繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館(室)館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現資源互補，提高館(室)藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館(室)館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要。

4.注重網絡開發利用要有長遠規劃。檔案信息千百年來一直是以紙質載體為主，利用查閱工作主要通過手工檢索進行，不僅消耗大量人力而且效率極低。自從20世紀80年代中后期，計算機技術進入檔案行業，檔案信息資源的開發利用才逐漸發生了改變。初期的檔案利用只能通過單機檢索完成，由于沒有長遠規劃和對計算機技術發展的深刻認識，當時大量檔案數據錄入沒有一個總體規劃，隨著數據錄人數量的增加，單機檢索已經成為檔案信息資源開發的巨大障礙。局域網的開發和適合局域網應用的檔案專業軟件的誕生解決了數據量過大，單機無法存儲的難題。但同時也隨著軟硬件的快速發展，初期錄入的大量檔案數據已經無法繼續使用，當時消耗大量人力、物力所做的基礎工作只好從頭再來。長遠規劃就是要求開發人員在動手制作之前，一定要做足調研、分析工作。不僅對面臨的工作做到心中有數，而且要充分考慮以后網絡的發展情況和社會對檔案信息資源利用需求的發展情況，開發工作要留有足夠的拓展空間，把眼光放的長遠些。

5.橫向聯合的加強實現信息資源共享。隨著信息時代的發展，人類的知識和信息總量在急劇增長，面對浩瀚繁雜的文獻情報，任何一個文獻部門都不可能將所有知識和信息全部加以收集、整理、加工、保存和利用。因此，必須打破檔案、圖書、情報等部門各自為政的局面，建立一個完整的社會信息系統，實行一體化管理，充分發揮整體優勢。而建立聯合目錄，實行資源共享，正是建立社會信息系統的前提條件和核心內容之一。

建立聯合目錄是用統一的著錄格式和編排，聯合報道兩個或兩個以上檔案館、圖書館館藏的檔案目錄。實現資源共享能使檔案、圖書、情報等文獻部門相互分享各自的資源，使利用者很方便地獲得更多、更廣泛的知識、信息、情報。通過建立聯合目錄，形成網絡，實現資源共享，使各文獻部門充分挖掘資源潛力，實現文獻資源互補，提高館藏資源利用率，避免不必要的重復和浪費，因而也可有效地緩解存儲空間擁擠、人員及資金緊張等矛盾，并有利于各級各類檔案館、圖書館館藏朝著有側重、有特色、專業化、系統化的方向發展，更好地滿足社會多方面的需要，以適應各層次人們的需要。

[1]董中印.淺談電子文檔的原始性和真實性及法律證據作用[J].安徽衛生職業技術學院學報，2005年02期.

[2]尹恒.文件轉化為檔案的三個條件在電子時代的適用性[J].檔案管理，2005年05期.