疫情檔案管理工作初探

朱 靜

（牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157020）

疫情檔案管理工作初探

朱 靜

（牡丹江市疾病預(yù)防控制中心 黑龍江 牡丹江 157020）

本文根據(jù)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作職責(zé)、疫情檔案的特點(diǎn)，提出了疫情檔案的歸檔范圍以及加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)；規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，完善歸檔程序；注重管理，確保疫情檔案安全；跟蹤收集，維護(hù)疫情檔案原貌；突出利用，強(qiáng)化服務(wù)功能；開展編撰，挖掘檔案信息潛能等六條管理對(duì)策。

疫情；檔案；管理；對(duì)策

《中華人民共和國傳染病防治法》明確規(guī)定：“各級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)承擔(dān)傳染病監(jiān)測(cè)、預(yù)測(cè)、流行病學(xué)調(diào)查、疫情報(bào)告以及其他預(yù)防、控制工作”,“各級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)對(duì)傳染病的發(fā)生、流行以及影響其發(fā)生、流行的因素，進(jìn)行監(jiān)測(cè)”，“疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)應(yīng)當(dāng)設(shè)立或者指定專門的部門、人員負(fù)責(zé)傳染病疫情信息管理工作，及時(shí)對(duì)疫情報(bào)告進(jìn)行核實(shí)、分析”。近年來，突如其來的非典型肺炎、甲型H1N1流感等疫情，嚴(yán)重威脅著全世界的人民身體健康和生命安全。疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)在防控非典型肺炎、甲型H1N1流感等突發(fā)公共衛(wèi)生事件工作中承擔(dān)著傳染病流行病學(xué)監(jiān)測(cè)、調(diào)查處理等技術(shù)工作，形成了大量的文件材料，做好這些材料的收集、整理、保管工作，對(duì)我們今后開展疫情的預(yù)測(cè)預(yù)報(bào)、流行病學(xué)分析，保障公共衛(wèi)生安全具有重要意義。

一、疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)工作職責(zé)

根據(jù)《中華人民共和國傳染病防治法》的要求，疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)主要承擔(dān)著如下職責(zé)：

1.實(shí)施傳染病預(yù)防控制規(guī)劃、計(jì)劃和方案；

2.收集、分析和報(bào)告?zhèn)魅静”O(jiān)測(cè)信息，預(yù)測(cè)傳染病的發(fā)生、流行趨勢(shì)；

3.開展對(duì)傳染病疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件的流行病學(xué)調(diào)查、現(xiàn)場處理及其效果評(píng)價(jià)；

4.開展傳染病實(shí)驗(yàn)室檢測(cè)、診斷、病原學(xué)鑒定；

5.實(shí)施免疫規(guī)劃，負(fù)責(zé)預(yù)防性生物制品的使用管理；

6.開展健康教育、咨詢，普及傳染病防治知識(shí)；

7.指導(dǎo)、培訓(xùn)下級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)及其工作人員開展傳染病監(jiān)測(cè)工作；

8.開展傳染病防治應(yīng)用性研究和衛(wèi)生評(píng)價(jià)，提供技術(shù)咨詢。

國家、省級(jí)疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)對(duì)傳染病發(fā)生、流行以及分布進(jìn)行監(jiān)測(cè)，對(duì)重大傳染病流行趨勢(shì)進(jìn)行預(yù)測(cè)，提出預(yù)防控制對(duì)策，參與并指導(dǎo)對(duì)暴發(fā)的疫情進(jìn)行調(diào)查處理，開展傳染病病原學(xué)鑒定，建立檢測(cè)質(zhì)量控制體系，開展應(yīng)用性研究和衛(wèi)生評(píng)價(jià)。由于疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)承擔(dān)著上述職能，決定了其工作中形成的疫情檔案的獨(dú)特性。

二、疫情檔案的特點(diǎn)

疫情檔案是疾病預(yù)防控制中心為防止疾病傳播流行、增進(jìn)人民身心健康的科學(xué)和技術(shù)活動(dòng)中長期積累的資料，是疾控工作者在處理傳染病疫情工作中形成的最基本的原始記錄，充分體現(xiàn)出傳染病疫情發(fā)生、發(fā)展、結(jié)束全過程中的規(guī)律及特點(diǎn)，并能夠?yàn)槲磥戆l(fā)現(xiàn)或分析疫情流行規(guī)律提供依據(jù)，為此疫情檔案具有文件材料形成量大、檔案利用頻繁、保密程度高等特點(diǎn)。

1.疫情檔案準(zhǔn)確記載了人群各種傳染病發(fā)生的時(shí)間、地點(diǎn)、年齡、性別、職業(yè)等情況，通過查閱可以獲得歷年本地區(qū)傳染病發(fā)生、死亡資料，從而全面分析概括出本地區(qū)傳染病的規(guī)律和特點(diǎn)，是研究防控傳染病發(fā)生的第一手資料，是需要永久保存的，隨著時(shí)間的推移，存儲(chǔ)量越來越大。

2.疫情檔案可以直接全面地反映疾病的狀況，業(yè)務(wù)部門可利用疫情檔案進(jìn)行分析總結(jié)，果斷采取相應(yīng)措施開展傳染病的控制工作，及時(shí)應(yīng)對(duì)突如其來的疫情，有效遏制疫情的擴(kuò)散和蔓延。尤其近年來病毒變異引發(fā)的突發(fā)疫情對(duì)疾病預(yù)防控制工作帶來了新的挑戰(zhàn)，疫情檔案利用率極高。

3.疫情檔案存儲(chǔ)著一部分涉密信息，如疫情分析、生命統(tǒng)計(jì)數(shù)據(jù)、艾滋病感染者信息、職業(yè)病發(fā)病數(shù)、重大傳染病及突發(fā)公共衛(wèi)生事件防治情況等屬于國家保密管理的疫情，未經(jīng)上級(jí)有關(guān)部門批準(zhǔn)，任何單位或個(gè)人不得向社會(huì)、媒體公開，因此涉密程度較高。

利用傳染病的疫情報(bào)告及統(tǒng)計(jì)資料進(jìn)行分析，是疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)一項(xiàng)重要工作，因此，疫情業(yè)務(wù)檔案的及時(shí)歸檔、定期檢查和科學(xué)管理是疾病預(yù)防控制中心檔案收集整理工作的重中之重。

三、疫情檔案的歸檔范圍

疾病預(yù)防控制機(jī)構(gòu)負(fù)責(zé)傳染病預(yù)防控制規(guī)劃、方案的落實(shí)，組織實(shí)施免疫、消毒、控制病媒生物的危害，普及傳染病防治知識(shí)，負(fù)責(zé)本地區(qū)疫情和突發(fā)公共衛(wèi)生事件監(jiān)測(cè)、報(bào)告，開展流行病學(xué)調(diào)查和常見病原微生物檢測(cè)，檔案部門在實(shí)際工作中要根據(jù)業(yè)務(wù)工作中形成的文件材料確定疫情檔案的歸檔范圍。

（一）日常工作中形成的文件材料

1.疾病監(jiān)測(cè)計(jì)劃、總結(jié)、報(bào)告、專題性分析，包括流行病學(xué)調(diào)查原始資料、調(diào)查方案；

2.疾病監(jiān)測(cè)原始記錄、督導(dǎo)檢查記錄；

3.法定傳染病的監(jiān)測(cè)計(jì)劃、方案、總結(jié)；

4.主要傳染病流行趨勢(shì)預(yù)測(cè)、報(bào)告；

5.重大異常反應(yīng)、接種事故的調(diào)查處理、分析、總結(jié)報(bào)告；

6.病原學(xué)及血清學(xué)監(jiān)測(cè)分析、總結(jié)；

7.常規(guī)報(bào)表，包括月報(bào)、季報(bào)、年報(bào)等。

（二）突發(fā)疫情形成的文件材料

1.各級(jí)黨委和政府在處理突發(fā)疫情中下發(fā)的重大決策、預(yù)案、監(jiān)測(cè)方案、會(huì)議材料；

2.各級(jí)黨委和政府在處理突發(fā)疫情中的講話、指示；

3.本單位及下級(jí)單位建立處理突發(fā)疫情應(yīng)急機(jī)構(gòu)文件材料；

4.疫情信息，包括流調(diào)報(bào)告、病例報(bào)告表、個(gè)案統(tǒng)計(jì)表等；

5.針對(duì)突發(fā)疫情產(chǎn)生的電子傳輸文件材料；

6.進(jìn)行健康教育咨詢、人員培訓(xùn)情況；

7.本單位印發(fā)的宣傳材料，新聞媒體刊登的本單位的宣傳稿件；

8.防治突發(fā)疫情工作中涌現(xiàn)出的先進(jìn)人物事跡情況；

9.防治突發(fā)疫情形成的聲像材料。

四、開展疫情檔案管理工作的有效對(duì)策

（一）加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，健全檔案管理網(wǎng)絡(luò)

要做好疾控中心疫情檔案管理工作，就必須加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)，充分認(rèn)識(shí)做好疫情檔案管理的重要性。建立以專職檔案員為主、兼職檔案員為輔的檔案管理網(wǎng)絡(luò)，認(rèn)真抓好疫情檔案的收集、整理歸檔工作，確保疫情檔案的完整、安全和有效利用。

（二）規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，完善歸檔程序

制定適合疾控工作特點(diǎn)的檔案管理標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)章制度，建立實(shí)施管理程序，以確保所有記錄的信息和數(shù)據(jù)具有可追溯性，使檔案工作有章可循，有據(jù)可依。一要編制科學(xué)實(shí)用的業(yè)務(wù)檔案分類目錄，使疫情檔案分類不重不漏；二要正確劃分疫情檔案的歸檔范圍和保管期限，確保應(yīng)歸檔文件的齊全完整；三要嚴(yán)格歸檔制度，檔案室應(yīng)在分類、組卷、保管期限的劃分上嚴(yán)格按照相關(guān)標(biāo)準(zhǔn)，對(duì)歸檔移交的疫情檔案進(jìn)行逐一的檢查驗(yàn)收，并辦理歸檔交接手續(xù)。

（三）注重管理，確保疫情檔案安全

一是強(qiáng)化培訓(xùn)，提高檔案工作人員管理水平和安全意識(shí)，使其不僅具備良好的檔案管理專業(yè)技術(shù)，而且還要掌握一定的傳染病防治知識(shí)，嚴(yán)格按照檔案法、傳染病防治法管理疫情檔案，提高安全防范能力。二是加強(qiáng)管理，增強(qiáng)安全利用意識(shí)，建立檔案利用安全責(zé)任制，完善檔案利用手續(xù)。對(duì)具有保密信息的疫情檔案，非相關(guān)科室人員借用，需經(jīng)主管領(lǐng)導(dǎo)審批，并杜絕拿出檔案室外，確保疫情檔案不丟失、不泄密。三是注重信息技術(shù)，存儲(chǔ)疫情數(shù)據(jù)信息軟件的計(jì)算機(jī)要有專人負(fù)責(zé)，做好備份，并采取加密措施，定期更換密碼，防止計(jì)算機(jī)病毒破壞數(shù)據(jù)庫。

（四）跟蹤收集，維護(hù)疫情檔案原貌

在突發(fā)疫情文件材料形成的第一時(shí)間，檔案工作人員要立即制定疫情檔案應(yīng)急管理預(yù)案，及時(shí)下發(fā)給相關(guān)人員，并積極參與文件材料的收集、整理工作，實(shí)現(xiàn)疫情檔案的跟蹤管理，以防止檔案移交不及時(shí)和有檔不歸等疫情檔案流失等現(xiàn)象，確保突發(fā)疫情檔案的真實(shí)性、完整性、原始性，維護(hù)檔案原貌。

（五）突出利用，強(qiáng)化服務(wù)功能

檔案工作的根本目的是滿足疾病預(yù)防控制工作對(duì)疫情信息資源的利用，在科技飛速發(fā)展的當(dāng)今社會(huì)，應(yīng)該采用先進(jìn)的網(wǎng)絡(luò)、計(jì)算機(jī)等技術(shù)才能最大限度地滿足業(yè)務(wù)部門的需求。為此檔案工作者要學(xué)習(xí)和掌握計(jì)算機(jī)應(yīng)用技術(shù)，不斷提高檔案信息化和自動(dòng)化管理水平，充分利用現(xiàn)代化管理網(wǎng)絡(luò)，完成檔案信息的傳輸服務(wù)，實(shí)現(xiàn)疫情檔案信息資源共享，使檔案信息能夠及時(shí)準(zhǔn)確地被業(yè)務(wù)人員利用，為他們有效處置疫情提供更優(yōu)質(zhì)、更高效的服務(wù)。

（六）開展編撰，挖掘檔案信息潛能

檔案工作者要發(fā)揮檔案管理的信息服務(wù)功能，積極開展編撰工作，對(duì)現(xiàn)存疫情檔案進(jìn)行分析，將史料中記述和反映疫情發(fā)生發(fā)展過程的規(guī)律與特點(diǎn)匯編成冊(cè)，通過對(duì)疫情檔案的統(tǒng)計(jì)、分析、總結(jié)，為領(lǐng)導(dǎo)決策和相關(guān)科室開展疫情防治工作提供素材和參考，使檔案工作從幕后走向前臺(tái)。

綜上所述，做好疫情檔案管理工作，必須加強(qiáng)檔案基礎(chǔ)建設(shè)，統(tǒng)一確定歸檔范圍，跟蹤收集疫情檔案，維護(hù)檔案的完整和安全，開發(fā)信息資源，切實(shí)為業(yè)務(wù)部門提供優(yōu)質(zhì)高效的服務(wù)。

《中華人民共和國傳染病防治法》

朱靜，女，天津師范大學(xué)漢語言文學(xué)本科畢業(yè)。1982年參加工作以來一直從事檔案管理工作，現(xiàn)任牡丹江市疾病預(yù)防控制中心檔案室副研究館員。