如何做好檔案開發利用的基礎工作

王耀萍

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

如何做好檔案開發利用的基礎工作

王耀萍

（五常市檔案局 黑龍江 五常 150200）

檔案作為一種重要的信息資源，全面真實地載錄著社會實踐各個領域的經驗和成果，為生產、建設、科研等活動提供憑證、依據和信息。有效地開發利用檔案信息資源，將為推動科技進步與經濟建設發展起著重要作用。搞好檔案的開發利用工作應做好四方面的基礎工作。

一、樹立“五種意識”，增強檔案工作人員的素質

檔案人員素質的高低對檔案開發利用工作的優劣有著至關重要的影響。因此，提高檔案人員的素質，是搞好檔案開發利用工作的關鍵。

1.超前意識。檔案信息開發工作必須具有超前意識，領會領導意圖和工作需求。及時調整視角，找準檔案工作與服務對象的結合點，有針對性地進行收集、征集和整理，為利用者提供有效服務。

2.計劃意識。檔案工作者要充分掌握本地區、本單位的長、短期工作計劃和工作重點，圍繞中心工作確定檔案工作的開發項目。

3.參與意識。市場經濟打破了檔案部門因循守舊的工作模式，將檔案工作從與經濟工作涇渭分明的思維中解脫出來，為檔案部門參與經濟建設提供了有利的契機。檔案工作者要積極主動投入到經濟建設的主戰場，增進與其他工作部門的了解和聯系，以保證檔案信息開發項目服務到位。

4.跟蹤意識。檔案部門要為領導和各個工作部門服務，因此，要對領導和各個工作部門的工作進行跟蹤，及時了解領導工作意圖、各部門的工作安排及進展。選出適合工作需要的開發項目，以便及時提供檔案信息服務。

5.效益意識。檔案工作者要克服“坐、等、靠”思想，樹立起檔案開發利用創社會效益與創經濟效益并舉的新觀念，把檔案信息開發工作真正提高到以創效益為中心的軌道上來。

二、做好基礎業務工作，為檔案信息資源的開發利用提供必要的前提保障

開發檔案信息資源是一個系統的工程，檔案的接收、征集是存貯信息；檔案的鑒定是篩選信息；檔案的保管是維護信息檔案的利用是傳遞信息。因此，要進行開發利用檔案信息資源，必須加強基礎業務工作。

開發利用信息資源，首先要存貯檔案信息，增加檔案信息的存貯量，要不斷豐富室藏檔案資料的數量和內容。

要使室藏檔案的內容不斷豐富，一是要搞好正常的檔案收集工作，努力做到嘴勤、腳勤、手勤，認真負責，積極主動。及時將各項工作活動中形成的有關文件材料、圖表等收集齊全完整，如文書檔案、科技檔案、報紙、雜志等應盡力收集完整。二是搞好外部檔案的征集工作，也就是將散失在個人手里和社會上與本單位有關，在相當一段時間內有一定潛在利用價值和參考價值的文件材料、經濟資料等，去粗取精，去偽存真，有針對性地征集。

收集來的材料往往是零散的、無序的，不利于開發利用。檔案工作就要從浩瀚的信息中選出有保存價值的信息，依據一定的原則和方法，進行科學的分類，系統的組合排列，以保持文件的歷史聯系和形成規律，使其有序化，成為條理井然的有序信息，經過鑒定，用科學的方法加以妥善保管，為檔案信息的開發利用提供可靠的保證。

檔案信息資源要通過利用才能實現其自身的價值。信息資源在利用同時，我們必須注意保持檔案資源的完整與安全，避免流失。因此，要建立健全檔案管理制度，如檔案員崗位責任制、檔案借閱制度、利用保管制度、銷毀制度等來加強檔案管理，以利于長遠利用。同時制訂科學的檢索體系，可以加快檔案的查找速度和準確度，為利用者提供快速、準確的服務。我們要下工夫編制完備適用、成龍配套的檢索工具，為檔案的開發利用提供必要條件。

三、加強編研工作，系統地提供檔案信息是搞好檔案信息開發利用的有效手段

檔案編研工作是對檔案信息進行系統化、精練化的加工過程，它把龐雜的、零散的檔案信息進行有機的組合和必要的考訂、加工，使其準確、系統、專業，它是檔案管理，尤其是提供利用，從形成到內容、從檔案實體到檔案信息的深化，是系統地發掘檔案的信息資源，主動有效地服務各項工作的重要手段。因此，檔案人員應重視檔案編研工作，搞好檔案編研工作，主動向領導及有關部門提供編研材料，促進檔案的開發利用。

四、建立檔案系統部門計算機網絡，實現信息共享，加大信息資源的開發利用

近年來，隨著電子計算機的普遍應用，各種檔案管理軟件也相繼問世，極大地簡化了檔案管理程度，加快了檔案檢索查詢速度，為檔案信息資源的開發利用提供了有利契機。但是，單位信息資源畢竟有限，因此，建立檔案信息網絡，實現信息共享，必將大大促進檔案的開發與利用，促進我國各項建設事業的發展。