元數(shù)據(jù)：電子檔案的“生命線”

李德民

（哈爾濱市呼蘭區(qū)婦幼保健院 黑龍江 哈爾濱 150500）

元數(shù)據(jù)：電子檔案的“生命線”

李德民

（哈爾濱市呼蘭區(qū)婦幼保健院 黑龍江 哈爾濱 150500）

隨著信息技術(shù)的不斷發(fā)展，大量的公文性電子文件在其歸檔后產(chǎn)生了一種新的檔案形式——電子檔案。電子文件是計算機(jī)中產(chǎn)生的文字、圖形、聲音、影像等多種信息的集合體，其信息形態(tài)是以數(shù)字化為主體，借助計算機(jī)讀取。電子檔案就是具有保存價值的電子文件。

電子檔案由于其區(qū)別于紙質(zhì)檔案的特性，使原有的管理模式無法對其進(jìn)行管理。現(xiàn)階段，電子檔案管理中還存著諸多技術(shù)問題。一是電子檔案的法律效力難以得到保證。傳統(tǒng)的紙質(zhì)檔案強(qiáng)調(diào)原件才具有法律的憑證作用，而電子檔案的法律效力的確定無法與紙質(zhì)檔案文件相比。這主要是電子檔案技術(shù)等方面的原因。二是電子檔案有較強(qiáng)的依賴性。離開了計算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子檔案就無法生成和識別。一般的計算機(jī)和軟件更新很快，而光盤等電子檔案載體具有一定的耐久性，可以保存幾十年甚至更長的時間。這樣待若干年后，很可能出現(xiàn)雖然有保存完好的數(shù)據(jù)，卻找不到可讀取的設(shè)備了。

技術(shù)問題是完善電子檔案管理的關(guān)鍵。可以采取以原始形式的格式進(jìn)行還原顯示、規(guī)范電子檔案管理系統(tǒng)等技術(shù)措施來保證電子檔案的原始性。

元數(shù)據(jù)是各種技術(shù)措施的基礎(chǔ)。所以，只有構(gòu)建了一個完善的元數(shù)據(jù)體系，才能使上述的措施有效地實施。目前，元數(shù)據(jù)的應(yīng)用已成為電子檔案管理的關(guān)鍵，其重要程度被喻為電子檔案的“生命線”。

所謂元數(shù)據(jù)，是對具體的資源對象進(jìn)行定位和管理，并有助于資源對象的發(fā)現(xiàn)和獲取的數(shù)據(jù)。元數(shù)據(jù)的標(biāo)準(zhǔn)取決于具體的資源描述對象，不同類型的資源對象需要用不同的元數(shù)據(jù)標(biāo)準(zhǔn)來描述。元數(shù)據(jù)最本質(zhì)、最抽象的定義為：關(guān)于數(shù)據(jù)的數(shù)據(jù)。它在不同領(lǐng)域有其具體的定義和應(yīng)用。可以給電子檔案中的元數(shù)據(jù)這樣定義：它是電子文件歸檔后進(jìn)行合理管理的一種手段，把電子檔案的數(shù)據(jù)加以綜合分析、記錄，使之更好地進(jìn)行管理并提供利用。因此，它既可用于保障相關(guān)電子檔案的真實性、完整性、一致性、關(guān)聯(lián)性和長期有效性，又可以幫助對網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下的電子檔案進(jìn)行有效的集成管理和提供集成服務(wù)，更是構(gòu)建數(shù)字檔案館信息組織體系必不可少的工具。

電子檔案較紙質(zhì)檔案最大的不同就是保存在機(jī)讀載體上，并要借助于計算機(jī)來讀取。而元數(shù)據(jù)恰恰在探索解決由機(jī)讀載體而帶來的新課題上發(fā)揮出自身獨有的優(yōu)勢，其作用體現(xiàn)在以下幾個方面：

1.確保電子檔案的真實性和憑證價值

電子檔案因為具有信息與載體易分離、信息可操作等特點,使其原始性與憑證性受到質(zhì)疑。而如果有了保證電子檔案完整性的元數(shù)據(jù),將電子檔案的內(nèi)容特征和檔案形成、處理和利用的過程如實地記錄下來，就能夠證明其真實性和完整性。同時，將電子檔案形成時的環(huán)境和背景信息記錄在元數(shù)據(jù)中，有助于證明電子檔案的憑證價值，便于檔案利用者了解檔案形成時的歷史背景和真實內(nèi)涵。

2.在一定程度上保證電子檔案的長期可讀性

由于電子檔案有較強(qiáng)的依賴性，離開了計算機(jī)及相應(yīng)的軟件，電子檔案就無法生成和識別。為了保證電子檔案的長期可讀性,除了把檔案內(nèi)容及時轉(zhuǎn)錄到新的存貯載體上之外,還應(yīng)該在元數(shù)據(jù)模型中詳盡描述電子檔案的格式信息、制作信息、轉(zhuǎn)換方式、技術(shù)環(huán)境等，以便于電子檔案的轉(zhuǎn)換與遷移。

3.能夠補(bǔ)充電子檔案的著錄

依據(jù)傳統(tǒng)方法編制的檔案目錄、檔案指南以及其它檢索工具已不能系統(tǒng)解決電子檔案的著錄問題。相比較，元數(shù)據(jù)在著錄系統(tǒng)上進(jìn)行了加強(qiáng)和提高,是動態(tài)的、多維的、過程性的。首先,元數(shù)據(jù)主要是在檔案形成、利用、保管時通過計算機(jī)技術(shù)從檔案中自動提取的。因此,元數(shù)據(jù)系統(tǒng)可作用于檔案的整個形成過程與利用過程,它能動態(tài)地獲取檔案在這一過程中變化發(fā)展的情況。其次,檔案之間的聯(lián)系是多種多樣的,不僅可根據(jù)檔案的整理級別構(gòu)成等級結(jié)構(gòu),也可以根據(jù)相同的責(zé)任者和主題將檔案聯(lián)系起來。也就是說,對于單一的檔案來講,它可以從不同時間、不同層面、不同等級結(jié)構(gòu)對檔案進(jìn)行著錄；對于多份檔案來講,它可以根據(jù)檔案之間的不同關(guān)系建立起多方面的聯(lián)系。

當(dāng)然，元數(shù)據(jù)系統(tǒng)不能完全取代著錄系統(tǒng)。它是安裝在電子檔案管理系統(tǒng)中的保存歷史記憶的管理工具;而著錄系統(tǒng)對檔案的內(nèi)容揭示得更詳盡。因此，元數(shù)據(jù)系統(tǒng)可與著錄系統(tǒng)進(jìn)行有機(jī)的鏈接，以達(dá)到互補(bǔ)。

由于電子檔案的本質(zhì)屬性，決定了它在收集、保管的過程中必須保證真實、完整。因此，在電子檔案管理中運(yùn)用元數(shù)據(jù)時，可以適當(dāng)?shù)亟梃b圖書界在有關(guān)元數(shù)據(jù)方面的應(yīng)用經(jīng)驗，在其基礎(chǔ)上建立屬于電子檔案的元數(shù)據(jù)運(yùn)用體系，以保證電子檔案的真實性、完整性。一是身份驗證。這是保障電子文件及電子檔案信息真實性的重要手段，是用戶進(jìn)入系統(tǒng)后的第一道防線。二是加密技術(shù)。采用加密技術(shù)可以確保電子檔案內(nèi)容的非公開性，對于傳輸中的電子檔案具有很好的保護(hù)效果。三是數(shù)字簽名。這是一種保障電子檔案的非否定性的重要手段。

另外，在構(gòu)建好一個電子檔案元數(shù)據(jù)體系后，應(yīng)該適時地建立行之有效的管理系統(tǒng)，定期地對元數(shù)據(jù)體系進(jìn)行維護(hù)。同時，在新的管理系統(tǒng)中，各檔案部門有必要對相關(guān)檔案工作人員進(jìn)行專業(yè)化的培訓(xùn)。只有這樣，元數(shù)據(jù)體系才能體現(xiàn)出優(yōu)勢并發(fā)揮出最佳的作用。

1.何嘉蓀.保存電子文件背景信息的重要手段——再論全宗、案卷形態(tài)的異化.檔案學(xué)通訊，2001.5

2.馮惠玲.電子文件利用的障礙與對策.檔案學(xué)通訊，1998.5

3.徐維等.元數(shù)據(jù)概念的產(chǎn)生、發(fā)展與成熟.中國檔案，2003.84.[美]戴維·比爾曼著，王健等譯.電子證據(jù)——當(dāng)代機(jī)構(gòu)文件管理戰(zhàn)略.中國人民大學(xué)出版社，2000

5.劉瓊瑤.國際檔案界關(guān)于電子文件元數(shù)據(jù)之研究.四川檔案，2003.2