淺析高速公路檔案管理

田 波

（山西省朔州路橋建設(shè)有限責(zé)任公司，山西 朔州 036002）

1 前言

隨著國(guó)民經(jīng)濟(jì)的不斷提高和深入發(fā)展，我國(guó)的高速公路建設(shè)也進(jìn)入了一個(gè)高速發(fā)展階段。全國(guó)已擁有398萬km高速公路，山西省的總里程已突破3 000 km。

大規(guī)模的高速公路建設(shè)產(chǎn)生了大量的工程檔案。高速公路工程檔案是高速公路質(zhì)量管理的一個(gè)重要方面，是高速公路工程施工管理、竣工驗(yàn)收、檢驗(yàn)工程質(zhì)量的重要憑證，做好工程檔案資料的收集、整理、歸檔工作，為高速公路項(xiàng)目的建設(shè)（新建、改擴(kuò)建）、使用、養(yǎng)護(hù)工作提供準(zhǔn)確、真實(shí)的依據(jù)。

高速公路工程檔案是建設(shè)過程的真實(shí)反映。它包括各種施工組織設(shè)計(jì)、施工原始及隱蔽工程記錄、工程質(zhì)量檢查、驗(yàn)收記錄和報(bào)告、測(cè)量量測(cè)記錄和報(bào)告、試驗(yàn)檢測(cè)記錄和報(bào)告，工程設(shè)計(jì)、變更申請(qǐng)和批復(fù)，開（交、竣）工申請(qǐng)和批準(zhǔn)，竣工圖表等。真實(shí)的檔案資料是一個(gè)工程項(xiàng)目的歷史，是一種重要的共享資源，從提出項(xiàng)目建議、可行性研究、規(guī)劃設(shè)計(jì)、地點(diǎn)選擇、材料準(zhǔn)備、工程施工等的全過程。通過檔案積累有利于工程建設(shè)的管理、監(jiān)督。

2 檔案管理現(xiàn)狀與問題

2.1 從上至下缺乏檔案管理意識(shí)

對(duì)高速公路工程而言，構(gòu)造物本身是領(lǐng)導(dǎo)關(guān)心、社會(huì)關(guān)注的一個(gè)“硬件”；工程資料卻是易被忽視、可有可無的“軟件”。因此在建設(shè)過程中，把抓進(jìn)度、抓質(zhì)量、抓關(guān)鍵目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)作為首要任務(wù)，往往是到面臨驗(yàn)收，才想到工程資料，于是開始抽調(diào)人員，加班加點(diǎn)進(jìn)行突擊，以致造成工程資料“缺胳膊少腿”的現(xiàn)象。工程管理人員認(rèn)為檔案資料就那么回事，走個(gè)過場(chǎng)形式，甚至編造假資料。

2.2 沒有及時(shí)規(guī)范檔案管理制度

建設(shè)單位必須在工程初始起步時(shí)，嚴(yán)格按照規(guī)定建立檔案管理體系，并要求施工單位照其履行實(shí)施，將工程竣工資料的編制規(guī)定和實(shí)施細(xì)則及早下發(fā)施工單位。在實(shí)際施工過程中，各施工單位雖然建立了一些資料管理方面的制度，但一般不夠健全，無法保證資料整編有效開展，竣工資料的編制規(guī)定往往是從上一個(gè)項(xiàng)目帶過來的，與新承建項(xiàng)目不一定匹配，極容易給編制造成困難，不做不能，做無標(biāo)準(zhǔn)。許多檔案員有過這樣的經(jīng)歷：一道施工工序的資料整理了4~5遍還沒定型，更有甚至都快交工了編制規(guī)定才下來；比如一個(gè)標(biāo)段5 km的路基工程量，按每千米形成案卷10盒，5 km50盒，500頁/1盒，共25 000頁，再加上返工（4~5遍）浪費(fèi)的，那就是125 000頁。這相當(dāng)于25箱A4紙，每張表格必須手寫填滿，可想而知這個(gè)工程量是很大的。檔案管理資金大量投入，竣工資料卻是一塌糊涂。

2.3 工程檔案人員不具備過硬素質(zhì)

施工單位、監(jiān)理單位相關(guān)人員具有公路工程的專業(yè)知識(shí)，缺乏檔案管理專業(yè)的知識(shí)，兩種知識(shí)不能有機(jī)結(jié)合，從而直接影響著高速公路檔案管理工作的效率和質(zhì)量。

3 做好檔案管理工作的措施

如何改變高速公路建設(shè)發(fā)展與高速公路檔案管理的現(xiàn)象，使兩者緊密結(jié)合、同步進(jìn)行。

（1）明確項(xiàng)目檔案管理的分管領(lǐng)導(dǎo)及各部門職責(zé)分工，將檔案管理內(nèi)容列入相關(guān)領(lǐng)導(dǎo)、部門、人員的職責(zé)范圍，履行工程建設(shè)各階段檔案管理的職責(zé)義務(wù)。加強(qiáng)施工過程的監(jiān)督和指導(dǎo)，完善檔案管理工作。盡早發(fā)現(xiàn)問題，及時(shí)解決問題，堅(jiān)決杜絕只施工不形成資料或形成資料不及時(shí)整理的現(xiàn)象，將資料的遺漏補(bǔ)缺現(xiàn)象制止在初期。在施工質(zhì)量檢查的同時(shí)，把檔案資料的收集、整理、歸檔工作作為主要的考核內(nèi)容，在每個(gè)階段考核中開展專項(xiàng)檢查評(píng)比，獎(jiǎng)先罰后，以此來增強(qiáng)參建單位、人員的檔案質(zhì)量意識(shí)。建立經(jīng)濟(jì)獎(jiǎng)罰責(zé)任制，將經(jīng)濟(jì)利益與負(fù)有歸檔責(zé)任的單位和個(gè)人掛鉤，促使他們認(rèn)真履行歸檔職責(zé)，針對(duì)歸檔拖拉現(xiàn)象，制定扣罰超期款的辦法，使工程檔案能夠及時(shí)歸檔。

（2）從制度上、源頭上抓好工程資料的形成和管理工作。在工程建設(shè)伊始，就應(yīng)以《檔案法》為依據(jù)，按交通運(yùn)輸部《公路工程竣工驗(yàn)收辦法》《公路工程竣工文件材料立卷歸檔管理辦法》《高速公路建設(shè)項(xiàng)目案卷質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)》并結(jié)合建設(shè)項(xiàng)目管理的特點(diǎn)，編制《高速公路檔案資料管理規(guī)定》《高速公路建設(shè)項(xiàng)目檔案分類編號(hào)規(guī)則》，在工程施工階段，組織專業(yè)人員編制建設(shè)項(xiàng)目具體實(shí)施情況的《高速公路竣工文件編制辦法》，明確檔案資料的收集、整理內(nèi)容和質(zhì)量要求，檔案材料的組卷方法與要求，制定案卷的編制、編目、裝訂、保管等方面的詳盡規(guī)定。對(duì)檔案資料在形成過程中的填寫質(zhì)量要求和完整齊缺進(jìn)行有效控制。通過制定和落實(shí)管理辦法，統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)要求，及時(shí)指導(dǎo)施工、監(jiān)理單位，不僅使檔案宏觀管理有章可循、規(guī)范進(jìn)行，而且使歸檔工作人員能夠有條不紊、輕松完成。

（3）提高參與人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)是做好檔案管理工作的前提。當(dāng)前多數(shù)工程檔案人員以兼職為主，專業(yè)水平有限。在工程建設(shè)的初始階段，就應(yīng)有計(jì)劃、分期分批地對(duì)高速公路的參建人員進(jìn)行檔案業(yè)務(wù)、質(zhì)量標(biāo)準(zhǔn)知識(shí)的培訓(xùn)，通過針對(duì)性的學(xué)習(xí)，使得高速公路檔案管理人員熟悉各項(xiàng)業(yè)務(wù)知識(shí)并將其靈活運(yùn)用于高速公路檔案管理工作中，從而實(shí)現(xiàn)一流的工程質(zhì)量、一流的工程檔案目標(biāo)。

[1]付巧彬，淺談高速公路工程檔案管理，華東公路，2005.5.

[2]褚昆，淺談高速公路檔案管理，寧常項(xiàng)目部.