禮貌原則在國際商務英語信函中的應用

吉林司法警官職業學院 陸健

隨著經濟的發展，國際間的商務活動越來越頻繁，商務信函作為國際貿易中重要的溝通手段之一，越來越受到人們的關注，商務信函在公司間合作，業務開展，企業間貿易發展起到至關重要的作用，眾所周知，在我們日常的企業之間的貿易活動中應用禮貌用語十分重要，它能夠營造一種尊重雙方，尋求合作的氛圍，給人輕松愉快的感覺，符合對方的心理需求。本文就商務英語信函中所體現的禮貌原則予以分析，以期對商務英語信函的寫作提供幫助。

1 Leech的禮貌原則簡述

美國語言學家Grice于1967年提出了著名的“合作原則”， 它包括四條準則，即：量的準則，質的準則，相關準則，方式準則。這是會話雙方在交流中必須共同遵守的能使交流順利進行的原則。許多學者對此研究后發現，該原則并不能涵蓋所有的語言現象，于是，英國語言學家Leech于20世紀80年代在此基礎上提出了“禮貌原則”。 禮貌原則意在指出，交際雙方必須講究禮貌，盡量“損己利人”，才有利于取得理想的交際效果。它包括了六條準則，即：

(1)策略準則(Tact Maxim)：減少表達有損于他人的觀點。

(2)慷慨準則(Generosity Maxim)：減少表達利己的觀點。

(3)贊譽準則(Approbation Maxim)：減少表達對他人的貶低。

(4)謙虛準則(Modesty Maxim)：減少對自己的贊譽。

(5)贊同準則(Agreement Maxim)：減少自己與別人在觀點上的不一致。

(6)同情準則(Sympathy Maxim)：減少自己與他人在感情上的對立。”

2 商務英語信函文體特征

商務英語的語境因素十分重要，在一定程度上決定著商務英語信函獨特的文體特征，商務英語信函文體格式較正式，目的性強，選詞精準，講求禮貌用語, 意思清晰, 行文簡約。具體表現如下：

2.1 詞匯使用特征

(1)用詞正式且規范：商務信函是雙方組織的公眾禮儀性的活動交往，具有明確的經濟目的，因此，在商務英語信函中經常實用書面詞匯和正式的詞匯，不會出現日常中的口語詞匯。

(2)表意準確、專業性強特征：在商務英語信函中經常涉及一些單據、協議、合同等商務交易環節，因此，都會在保證不損毀對方利益的情況下進行表述，盡可能地要求使用詞匯準確、專業，常見一些專業的術語，行話，專業縮略語。

(3)語言簡練樸素、淡于修飾：商務信函的功能就是傳遞信息、為彼此提供洽談業務，達成交易的媒介，目的性很清楚，因此在商務英語信函中不必追求詞匯的華麗意境，這樣的表述會帶來諸多的麻煩，不適合當前高速發展的經濟需求，使用語言要盡可能簡練樸素的語言，讓人能夠一目了然，明白信函的主旨意圖，大大提高了辦事工作的時效性和效率。

(4)用詞客氣禮貌：雖然商務信函中不提倡語言豐富華美，但是在信函中禮貌原則一致是備受推崇的，禮貌原則體現著個體企業的一個形象，也體現著個人的自身的素質，因此， “ 用詞禮貌客氣”在商務英文信函中表現得非常突出。

2.2 商務英語信函中語法使用特征

(1)陳述句多，祈使句少：在商務活動中，彼此雙方處于平等的地位，使用陳述句可以表述自己的良好的愿望，語氣委婉平和，打造平和氣氛，不能應用具有命令語氣的祈使句。

(2)肯定句多,否定句少：同樣道理為了維持禮儀和諧的一個溝通環境，因此，盡量避免使用否定語句。例如：

A.We cannot understand why you have had trouble with this matter.

B.We presume there must be some reasons for this matter.

(3)多用套語，復雜句式：商務英語信函屬于正式文體，因此主要以書面語為主，所用句式體現著一系列的相互關聯、因果關系，句式多為復雜句，結構嚴謹、條理清晰、邏輯性強，并且在長期的發展交際中，形成了固定的套用語言，并得到認可。

(4)運用虛擬語氣發表意見：虛擬語氣與陳述句、祈使句相比，語氣顯得更加委婉，特別是在要表達一些不好的消息的情況中，虛擬語氣的應用可以有效的緩解危機，以達到良好的效果。例如：“Would you like to do…?”和“You should do…”兩種表達方式。

3 禮貌原則在商務信函中的應用

禮貌原則解釋了為何在交流中有的語言禮貌得體而有些反之，其忽視了在一定情景中可能決定禮貌程度的語境因素,因此在商務信函中，也需作具體分析：

(1)策略準則：策略準則在商務信函中出現的情況也依然較多，例如利用信函通知對方貨款逾期這一問題上，為了能夠順利完成意愿，促使收件人及時支付尚未按雙方協議規定的償付款項，在寫信函中就需要遵守策略準則，在信函開始首先表示對于彼此間往來的誠摯謝意，然后直接切入貨款逾期這一問題，并預示后果，闡明寫這封函電的意圖是為了盡量避免和減少對方的損失，信函最后還要表達出要與收件人繼續保持良好貿易來往的愿望，無不體現出寫信人寫作過程中策略的運用。“策略”是禮貌的根本,禮貌地使用語言就代表著策略地使用語言。無論是請別人辦何種事情，都要講究語用策略,表揚別人，邀請別人，表示異議等，這樣才能夠達成要表達的意圖。

(2)策略與慷慨準則。用于發出指令和承諾，適用于詢盤、交涉付款方式，以及付款條件商討等。如：Should you desire, we would be pleased to send you catalogs together with export prices and estimated shipping costs for these items.(如若貴方需要，本單位樂意奉上目錄及出口價格與預計運費。)“Should you desire, we would be pleased to…”是典型 “you-attitude”表達方式，著重淡化第一人稱主觀立場，使對方成為最大限度受益者。

(3)贊譽準則與謙虛準則。也即盡力縮小對他人的貶損，盡力夸大對他人的贊揚，在商討合作意向與細節中常見。如：We were pleased to know from your letter of 25th October of your interest in our products and enclose the catalogue and pricelist asked for.Also enclosed you will find details of our conditions of sale and term of payment.(奉讀10月25日來函，欣聞你方對我方產品有意。茲附上你方所需商品目錄與價目表，并附我方售貨條件與付款方式。)

(4)贊同準則。即雙方應盡力縮小分歧，夸大一致。這一準則對于回復投訴批評類書信很有幫助。如： We have gone into the matter and we are prepared to make you a reasonable compensation, but not the amount you claimed, because we cannot see why the loss should be 50% more than the actual value of the goods.此處先表明了責任人愿意承擔責任，接著指出索賠方所說金額不盡合理的做法，消除了談判分歧，使得談判目的能夠順利達到。

(5)同情準則。要求盡力縮小情感對立，夸大對他人的同情，多用于慰問書等。如：At any rate, we deeply regret to learn from you about this unfortunate incident and should it be necessary we shall be pleased to take the matter up on your behalf with the shipping company concerned.此例體現了同情準則，明確表達了對受損方的同情慰問與自身希望提供幫助的愿望。

4 結語

上述各例都反映了商務交往中的禮貌現象，同時也很好地體現了Leech的禮貌原則。Leech的禮貌原則不僅在理論上為語言學做出了巨大貢獻，并且在實踐上為商務信函的撰寫做出有效指導，使人們能夠重視禮貌原則的運用，更有效地促成國際商務往來，達到商業目的。

[1]Leech,G.N.Principles of Politeness.London and New York:Longman,1983.

[2]何自然,冉永平.語用學概論(修訂本)[M].長沙:湖南教育出版社,2002.

[3]金立.合作與會話——合作原則及其應用研究[M].北京:中國社會科學出版社,2005.

[4]姜望琪.語用學——理論及應用[M].北京大學出版社,2000.