試論如何加強秘書人員的職業素質

河南 袁慧

試論如何加強秘書人員的職業素質

河南 袁慧

秘書人員是否具有較高的職業素質，直接關系到工作的質量與效率。本文從道德素質、業務素質和心理素質三個方面對加強秘書人員的職業素質進行了探索。

秘書；道德素質；業務素質；心理素質

古時君王視秘書為股肱之臣,當今領導人用秘書如左膀右臂,秘書是領導人的智囊和助手。秘書是當代領導者、主事者身邊綜合辦理日常事務，即辦文辦會、溝通信息、協調事務、完成交辦任務、提供跟蹤服務的參謀助手。負有參政設謀，協調綜合，督促檢查，拾遺補缺等重大責任。秘書人員是否具有較高的職業素質，直接關系到工作質量與效率的高低，關系到各項事業的興衰成敗。要想提高秘書人員的職業素質，就必須加強對秘書人員的道德素質、業務素質和心理素質的培養，下面就如何加強秘書人員的職業素質談一下自己的看法。

一、加強秘書人員的職業道德素質

1.實事求是、盡心盡責的工作

實事求是、盡心盡責的工作是做秘書最根本的一條。鄧穎超同志曾為《秘書工作》雜志寫過一篇文章，說秘書的高尚可貴之處，恰恰在于他的獻身精神、埋頭苦干精神、熱愛事業的精神、不計報酬待遇的精神。秘書不為名，不為利，任勞任怨，甘當無名英雄。經常擬稿，但自己不署名，也不拿稿費；經常熬夜，但白天還得正常工作；其他人員受了委屈可以抱怨，而秘書必須絕對服從為天職等等。秘書人員責任重大，要求秘書人員在工作中要誠實，不能弄虛作假，不能越權或濫用職權。

2.輔助領導，當好參謀

輔助領導是秘書人員職業性質所決定的，作為領導工作參謀和助手，應當嚴格按照領導的指示和意圖辦事。有人提過這樣的問題：當秘書，按領導意圖辦事與當參謀有時會產生矛盾，若是領導人的意見是錯的，他又不采納我的意見，怎么辦？這里要注意以下三點：首先不要指望領導人采納秘書人員的一切建議；其次不要以為自己的意見就是對的；最后要明確認識，領導人是決策者，秘書無權強要領導者采納自己的意見。個人的積極性、創造性只能在服從領導的前提下發揮。鄧小平說過：“我們的組織原則中有一條，就是下級服從上級，對于上級的決定、指示，下級必須執行”。

3.正直，人格高尚

秘書在領導人身邊工作，隨時隨地需要向領導人匯報情況，提供對事物的看法。這種工作條件要求秘書必須公正、客觀、超脫。以國家、人民和本單位整體利益為重，自覺奉獻，不為名利所動，以自己的實際行動抵制和反對不正之風。這是一條美德，也是一條紀律。

4.謹慎，平易近人

謙虛謹慎，應是秘書人員應具有的美德，秘書人員不能因為在領導身邊工作而自命不凡、自以為是，要平等地同各職能部門商量工作，虛心聽取他們的意見，在工作中要善于協調矛盾，搞好合作。秘書的工作性質決定秘書人員應服從領導和上司，關心體貼下屬。

5.恪守信用，嚴守機密

秘書人員要恪守信用、遵守時間、遵守諾言、言必信，行必果，秘書人員自己安排的會議或事情，要先到場，并做好一切準備工作。秘書人員要嚴格遵守諾言，一經允諾的事情就要盡力辦到，遇到曲折變化要說明原因，使人信服，嚴守機密。秘書人員一個顯著的特點是掌握的機密較多，因此，要求秘書人員必須具備嚴守機密的職業道德，自覺加強保密觀念。

二、加強秘書人員的業務素質

1.終生學習——積累功底

學習無處不在，學習能力是個人基本的生存能力，是通向未來的通行證。在學習內容上，要側重學政策理論、學業務、學經濟、學法律、學寫作、學現代市場與科技知識，以拓寬知識面；同時，還要在實踐中邊工作、邊學習、邊總結、邊提高，使撰寫的文稿充實生動；學習領導講話時的構思、處理問題時的技巧，使文稿起伏與領導語言、工作方式達到高度和諧；要向同事學習，三人行，必有我師，取人之長，補已之短，努力做一個多專、多能的合格秘書。

2.不斷鍛煉——增強能力

能力的增強主要是從日常的工作實踐中鍛煉出來的。要盡可能地安排秘書人員深入調查研究，吃透“下情”，廣泛獲取第一手資料，這樣，既能填充他們的“資料庫”，增強寫作能力；又能為領導的科學決策提供準確、可靠的依據。當今時代，秘書人員一方面受開放環境的影響，應該具有較強的主動性和能動性，另一方面又多半受過較高層次的教育，更加應有思考的獨立性。因此，秘書人員應該鍛煉和培養自己的獨立思考和獨當一面的能力，以便在領導決策前為之提供有效的依據，正確領會其意圖。

3.加強規范——遵紀守法

嚴格遵循政策法規和公文規范；以實事求是的精神，忠實地體現組織意志；準確把握客觀規律、政策法規、組織意志和領導意圖，是秘書撰擬公文最基本的要求，是公文有效發揮管理工具作用的基礎。嚴格按黨和國家的公文條例規范擬文，則是撰擬公文必須遵循的準繩。

三、加強秘書人員的心理素質

1.平衡心理——心態淡定

好的心態是成功的一半，心態決定成敗。情感是人的喜怒哀樂等心理狀態。秘書的情感是秘書對客觀事物是否符合其需要而產生的內心體驗。優秀的秘書應自覺培養自己良好的情感品質，清醒把握自己的情緒狀態，保持穩定的心境，能鎮靜、從容、敏捷、果斷地處理問題。要加強情操的修養，具有高尚的道德感、健康的美感和高度的理智感。

2.完善性格——心胸寬廣

性格是表現在人的態度和行為方面的比較穩定的心理特征的總和。秘書作為“內管家”，要處處關心工作，關心集體和群眾，對集體不能漠不關心，對待群眾，要盡力合群，融洽相處，不要孤獨怪僻，脫離群眾。性格內向的，要多看到工作中的有利條件，增強自強、自信、自愛，千方百計的完成任務。不同性格的上級，待人處世的方式往往不一樣；有些人眼中的可愛，會成為另外一些人心中的忌諱，性格的差異也同樣造成了不同的相處狀態。秘書工作的特殊性，對秘書人員的性格要求是豁達開朗、意志堅強、敏捷應變、幽默風趣和友愛合作。

3.堅定信心——意志堅強

高度的自信,堅韌的意志是秘書人員心靈的保障和護衛。一種披荊斬棘、破釜沉舟、不惜任何代價、任何犧牲都要達到其目標的決心、恒心、信心，是秘書用以克服、解除一切困難的金鑰匙。具有堅韌的意志，不但是成就大事業的人們的心理特征，也是平凡崗位上默默無聞，不是“紅花”而甘為“綠葉”者的一種典型心理特征。做一件事，完成某項工作，能否有不達目的不罷休的勁頭和毅力，是評判秘書是否具備堅韌的意志力的一個標準。

秘書人員職業素質的三個方面之間是相輔相成，缺一不可的。當今時代對秘書人員提出了更高的要求，各行各業從事秘書工作的人員只有不斷的增強自身的職業道德素質、業務素質和心理素質，才能克服思想及行為上的偏差，才能在自己的崗位上得心應手的工作，并取得更大的成績。

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（作者單位：周口市疾病預防控制中心）

（編輯 劉麗娜）