高校檔案標桿管理中的問題與對策研究

王蘭英，王 珊

(河北大學 a.期刊社;b.檔案館，河北 保定 071002)

高校檔案標桿管理中的問題與對策研究

王蘭英a，王 珊b

(河北大學 a.期刊社;b.檔案館，河北 保定 071002)

針對當前我國高校檔案在標桿管理中存在的問題，采取以下5方面措施:選定切合實際的標桿;模仿與創新并抓;高校應設置專項資金，加大對檔案部門的投入;及時跟進，監督執行進度;普遍性與特殊性相結合。

高校檔案;標桿管理;策略

1 標桿管理的含義

20世紀70年代末至80年代初，施樂公司在美國學習日本的管理經驗運動中首先開辟標桿管理的先河。標桿管理的核心是不斷尋找和研究同行一流單位的最佳實踐，并以此單位為基準與本單位進行比較、分析、判斷，從而使本單位得到不斷改進，趕超一流公司，創造優秀業績的良性循環過程。通過不斷學習，實施標桿管理的單位重新思考和改進管理模式和方法，創造自己的最佳管理模式，這實際上是模仿創新的過程［1］。標桿管理與企業再造、戰略聯盟并稱為20世紀90年代三大管理方法。標桿管理本質是一種面向實踐、面向過程的以方法為主的管理方式，它與流程重組、企業再造一樣，基本思想是系統優化，不斷完善和持續改進。

標桿管理主要分為戰略性、操作性和國際性3種。戰略性標桿管理，是在與同業最好公司進行比較的基礎上，從總體上關注企業如何競爭發展，明確和改進公司戰略，提高公司戰略運作水平。戰略標桿管理是跨越行業界限尋求績優公司成功的戰略和優勝競爭模式。操作性標桿管理，是一種注重公司整體或某個環節的具體運作，找出達到同行最好的運作方法。從內容上可分為流程標桿管理和業務標桿管理。操作性標桿管理通常主要著眼于把其中一個做到最好。國際性標桿管理，一般涉及到跨國的產業或者行業才會做，否則難以實施標桿管理。我國于20世紀90年代引入標桿管理的理論，起步較晚，經過十多年的實踐，既有成功的經驗也有失敗的教訓。如青島啤酒對標美國AB公司、中海油對標挪威國家石油公司，都取得了較好成效;而曾經紅極一時的中式快餐連鎖“紅高粱”和“榮華雞”卻在對標“麥當勞”、“肯德基”的競爭中敗下陣來，淡出了人們的視線。成功與失敗兩種截然相反的結果催人深思。而對于應用標桿管理的高校檔案管理更是存在若干問題，亟待深入研究。

2 高校檔案管理部門實施標桿管理的必要性

2.1 標桿管理有利于檔案管理部門明確具體目標

在當前最流行的3種管理工具中，標桿管理是一種相對簡單也行之有效的工具。在實際的管理中，檔案管理部門非常閉塞，標桿有利于學習先進經驗，促進檔案工作的發展。管理落后的檔案管理部門，可以通過標桿管理確立自己的目標，明確自己努力的方向，從而更加有利于制定發展策略。

2.2 標桿管理要求檔案部門不斷創新

標桿管理的流程中要求制定目標，為了實現目標去努力，然后校驗目標的實現程度，為了達到目標就要不斷改進管理辦法，提高管理效率，使用創新的思路，應用創新的理念，采用創新的辦法，不斷學習創新。

2.3 標桿管理有利于檔案管理的長期規劃的制定

標桿管理中標桿單位的選定，是在追蹤把握外部大環境的基礎之上，通過對各類檔案管理部門實施方案進行比較，吸取標桿管理成功與失敗的經驗教訓，從而制定長期規劃，為長遠發展做好準備。

3 高校檔案實施標桿管理中存在的問題

高校檔案管理實施標桿管理時間不長，經驗還很欠缺，在實施過程中存在諸多的問題［2］。

3.1 目標制定不合理

許多高校檔案管理部門在選擇標桿單位時，為了達到較高的目標，盲目選擇標桿，選定的標桿不切合實際，缺少可行性，不能有的放矢，加上剛開始實施標桿管理，對其流程執行不徹底，難以達到預期的效果［3］。

3.2 實施流程中缺乏創新

高校檔案管理部門在實行標桿管理時，因為缺乏對其理論的學習和理解，只是從表面上進行模仿，缺乏標桿管理方法所要求的創新性，制約了檔案管理部門的發展性思維，沒有很好地發揮部門的創新思路。

3.3 標桿一成不變

從長期看，高校檔案管理部門在選擇好標桿后，應不斷維護標桿管理數據庫并實施長期持續的效益改進機制，以期獲得較理想的長期效果。而部分部門在實施標桿管理的過程中，經過短期的努力后取得了一定的成效，便不再變更標桿從而導致停滯不前。

3.4 資金、人力投入存在一定的缺口和難度

我國部分高校的檔案工作日常經費較低，不便于各項工作的開展，各校檔案管理經費納入學校的財政預算并單獨立項的很少，尤其是無法為檔案標桿管理工作的開展提供資金保障。高校檔案管理工作人員也很少，與檔案管理先進的單位相比，人員數量僅為其10﹪左右，為標桿管理工作的開展和各項檔案編研和信息開發工作的開展帶來了較大困難。

4 對策與建議

4.1 選定切合實際的標桿和明確學習主題與需求

合適的標準就在于企業之間的愿景、戰略、價值定位是否有很強的相關性。中海油沒有選擇埃克森、殼牌等世界頂尖石油公司作為標桿，而選擇了當時在世界石油公司中排名第14位的挪威國家石油公司作為自己的標桿，就深諳“合適的就是最好的”之道。從實現目標的可能性和過程難度上來看，選擇的標桿應是適當的，不能過高，也不能過低。因為標桿過高了不容易實現，影響員工實現目標的積極性，標桿過低了又缺少激勵性，無法調動員工的積極性。在選定標桿時，要充分考慮可執行度，基本情況要具有一定的相似性，尤其是人力資金經費方面要有足夠的保障。實施標桿管理的檔案館必須明確地了解自己決定向標桿單位學習什么，這是標桿管理流程的第一階段，是界定標桿學習的主題。一旦知道標桿學習的主題和需求以后，就可以確認并爭取需要的資源(例如時間、資金、人員等)，成功地完成標桿學習的調查工作。

4.2 模仿與創新并舉

杰克·韋爾奇曾經說過“模仿是合法的，因為它倡導一種精神。”但應認識到模仿只能獲得短期生存條件，而創新才是具有長期競爭優勢最根本的途徑。標桿管理不是最佳實踐的簡單模仿，而是重新設計持續創新的體系，以便組織獲得長期持續性發展。目前檔案管理的形勢比較嚴峻，高校檔案管理部門在實施標桿管理的過程中肯定會暴露出許多問題，在模仿標桿單位的舉措的同時，必須切實堅持創新與模仿并舉，堅持辦出自己的特色。模仿只是一種手段，而創新才是獲得長期競爭優勢最基礎、最根本的途徑。

4.3 高校要設置專項資金，加大對檔案部門的投入

隨著高校建設的大規模發展，各校教育經費相對比較充裕，要設置專項資金，加大對檔案部門的投入，使檔案管理的各項工作日趨標準化，將卷內檔案整理分類歸檔，為檔案管理的標桿管理工作提供合適的發展空間和經費。有了資金的保證和支持，才能有力地推動高校檔案工作的順利開展。

4.4 及時跟進，監督執行進度

組織實施是一項非常重要的工作，再好的管理方案，倘若不能有效地實施，也只能是空中樓閣，因此，必須建立強有力的實施體系才能保證其實現。高校檔案管理部門在制定標桿時，要根據自己的實際情況每隔一定時間定期檢查標桿的執行情況，便于深入執行標桿管理。相關部門要及時監督高校檔案管理部門的標桿管理執行力度。

4.5 普遍性與特殊性相結合

在執行標桿管理的過程中，要堅持標桿管理的普遍性和特殊性相結合，緊密結合本單位的實際情況，因地制宜地開展工作。

5 結語

綜上所述，針對當前高校檔案在實施標桿管理中存在的問題，應采取相應的對策，切合實際地選擇標桿，采用模仿與創新并舉，有資金的保證、監督的及時和普遍性與特殊性相結合，標桿管理才能在高校檔案管理中起到重要的作用，促進我國高校檔案管理水平的提升。

［1］婁翠英.基于標桿管理的高校檔案管理［J］.蘭臺世界，2009(3):46.

［2］夏建華，李秋莎.標桿管理的常見誤區及實施建議［J］.財務與會計，2010(5):65.

［3］王珊，李紅冼，鄭香珍，等.河北省高校檔案管理瓶頸及突破［J］.蘭臺世界，2005(1):30-31.

［4］王明明.績效改進的有效途徑:標桿管理［J］.情報資料，2004(S1):74-75.

［5］尹華松.高校檔案工作的探索與思考［J］.西南科技大學學報:哲學社會科學版，2011(4):100-102.

［6］孔杰，程寨華.標桿管理理論述評［J］.東北財經大學學報，2004(2):2-6.

Problems and Countermeasures of Benchmarking Management in College and University Archives

WANG Lanyinga，WANG Shanb
(a.Editorial Department of Journal;b.Archives，Hebei University，Baoding 071002，China)

This paper considers the application of benchmarking management in college and university archives.The basic ideas of benchmarking management are first introduced and the significances of benchmarking management applied in archives management are studied.Finally，the suggestions for applying the benchmarking management in the practice of archives management are presented，including selection of practical benchmarking，imitation balanced with innovation，input increase to archives through funding，implementation and monitoring of rules，and flexibility in real practice.

archives management;benchmarking management;countermeasures

G271

A

1008-5440(2011)03-0087-03

2011-07-06

河北省哲學社會科學規劃研究項目“高等學校教學評估信息的規范化管理研究”(HB08BTQ002)

王蘭英(1978-)，女(漢族)，河北冀州人，編輯，博士，研究方向:標桿管理。

王珊(1971-)，女(漢族)，重慶人，研究館員，碩士，研究方向:檔案管理。