高校院(系)教學管理信息化的構建

劉莉萍,劉 昱,程 凡

(1.孝感學院化學與材料科學學院,湖北孝感432000;2.孝感學院教務處,湖北孝感432000)

為了推動教育的改革和發展,培養適應信息社會要求的創新人才,促進教育現代化,各高校紛紛把教育信息化建設納入到自己的中長期建設規劃中。教育信息化是指教育觀念、教育設施、教育內容、教育方法和教育原理等在內的整個教育領域的信息化。從教育信息化的內容來分,教育信息化可分為教育設施信息化、教育資源信息化和教育管理信息化三個層次,在這三個層次中,教育設施信息化是基礎,教育資源信息化是核心,教育管理信息化是保障。[1]20

“十一五”期間各高校信息化建設的重點是教育設施信息化和教育資源信息化建設,并取得了很大成績,但在教育管理信息化建設方面相對薄弱,有待進一步完善,特別是院(系)教學管理信息化建設還處在起步階段。因此筆者認為,“十二五”期間高校特別是下屬院(系)應把教學管理信息化納入管理工作的重點之中。

一、高校院(系)教學管理信息化的重要性

教學管理信息化是高校信息化建設的重要內容之一,是實現高校全面信息化的保障。隨著高校辦學規模不斷擴大,教學管理重心在下移,院(系)教學管理是整個學校教學管理的基礎。院(系)教學管理信息量越來越大,從內容上可分為學籍、成績、試卷、論文、授課計劃、課程安排、教材、專業建設、實驗室建設、教學研究等。這些信息是無序的、分散的,并且種類繁多,更新速度極快,靠傳統的手工操作管理已經不能適應時代的需要,迫切需要院(系)實現教學管理信息化。[2]同時,世界范圍內信息化技術發展迅猛,各高校為了適應時代發展的需要,也開始重視信息化建設,紛紛建立校園網,引進或開發教務管理系統等,從而為院(系)實現教學管理信息化提供了前提條件。教學管理信息化可以實現管理的規范化、高效化、科學化,將教學管理人員從繁瑣的日常性事務工作中解脫出來,使其參與到教學研究等高層管理中去,從而為師生提供更高效、更高質量的服務。

二、高校院(系)教學管理信息化的現狀

從組織、領導方面看,學校層面大部分成立了信息化管理建設領導小組,但各二級院(系)大部分沒有成立領導小組,更沒有明確分工,只是由學校行文規定,院(系)由行政一把手負責,信息管理員具體管理。院(系)行政一把手沒有信息化管理專業知識,思想上也不夠重視,而信息管理員都是由秘書或辦公室主任兼任,他們既沒有專門時間,也缺少專業技術去進行信息化教學管理,因此,院(系)教學管理信息化處于被動、緩慢的發展狀態。

從內容和范圍方面看,高校院(系)教學管理信息化包括行政管理、學籍管理、教學環節管理、教學服務管理、研究開發管理、檔案資料管理和應用系統管理等等。各內容之間是相互聯系、互相促進的有機整體。目前高校院(系)教學管理工作逐漸采用計算機無紙化管理和系統化網絡管理,提高了教學管理現代化水平。[3]信息化主要集中在學籍管理、教學環節管理方面,而對行政管理、教學服務管理、研究開發管理、檔案資料管理和應用系統管理等不夠重視。即使是教學環節管理,又以課堂教學管理為主,如排課、選課、調課、考試安排、教學評價、多媒體授課等,而在實踐教學、專業實習、畢業論文信息化管理等方面比較缺乏。高校院(系)比較注重應用系統的引進和開發以及網頁的建立,但在系統和網頁的應用方面做得不夠。如在網頁上大多只有靜態的公告欄、少量的資料庫,而網上教學、網上實驗、網上答疑、網上師生交流等比較缺乏。

從管理制度方面看,從學校到院(系)大多沒有制定操作性強的管理規章制度,同時也沒有方便實施的統一、規范的標準。雖然各高校大都采用了教務管理系統、論文管理系統、實驗管理系統等,但各個系統之間存在標準不統一、數據不能共享等缺陷。

三、如何構建高校院(系)教學管理的信息化

1.融入學校信息化綜合平臺,共享信息化建設資源。院(系)教學管理信息化建設是學校信息化建設的重要內容之一。學校信息化建設是指各個部門的信息化建設,包括人事部門、組織部門、科技部門、財務部門等行政機關和二級教學單位。院(系)教學管理信息化建設與學校信息化建設的關系是局部和整體的關系。學校成立信息化建設領導小組,領導小組下設信息化建設專家組和信息化辦公室,各院(系)也要成立相應的信息化建設小組,并選派專門的信息聯絡員,上報學校信息化辦公室,組成從學校到各院(系)信息化建設的隊伍網絡,院(系)信息化教學管理人員成為學校信息化建設隊伍中的一部分。學校信息化建設中心向院(系)提供信息化教學管理所需的基本設備、應用平臺,包括多媒體課堂教學環境、網上輔助學習平臺等,特別是建立信息綜合庫,為院(系)提供所需要各種信息資源,如新生錄取情況、學生繳費情況、學生基本信息等,為院(系)實現“網上辦公、網上管理、網上教學、網上服務”提供全面的支持。[4]學校信息化建設中心制定各院(系)教學資源儲備統一標準,使資源管理呈現標準化和規范化。院(系)管理人員要對各自的教學資源包括課件、試題、成績、檔案、文件等教學類資源按標準進行收集、處理、存儲和上傳,學校信息管理中心進行集中統一管理,根據使用者不同需求,給予相應的訪問權限,實現資源共享,避免信息孤島的出現。

2.建立院(系)間教學管理信息交流平臺,互通教學信息資源。在學校信息管理中心的統一領導下,各教學院(系)分工合作,互通信息。高校教學管理任務重心下移,各院(系)成為教學管理的主體,是各種教學任務的具體執行者和管理者,每個院(系)有自己的教學和管理特點。如音樂學院(系)實行小班上課,理工科院 (系)有專業實驗和實踐安排等等,這就決定了各院(系)在教學管理信息化方面存在差別。盡管如此,各院(系)之間還是存在教學和管理上的諸多聯系。如院(系)開設的課程包括公共課、專業基礎課、專業主干課等,其中公共課和部分專業基礎課需要其他院(系)安排教師上課,因此,院(系)的教學管理信息化建設不是孤立的,需要各院(系)相互聯系,共同完成。各個院(系)在教學管理信息化方面首先要堅持標準化建設,以利于各院(系)之間互通信息,避免出現信息孤島、重復勞動現象。[5]此外,各院(系)可以根據自己的教學和管理特點,部分數據信息可以進行個性化管理,做到共性與個性相結合。

3.加強院(系)內各部門統一管理,整合教學信息化資源。首先,加強組織領導。院(系)要成立信息化建設領導小組,組長由院長(系主任)負責,成員由教研室主任、輔導員、信息網絡管理員等組成。院長(系主任)負責制定本院(系)信息化建設的建設規劃和管理制度,在實際工作中協調各種關系。教研室主任、輔導員負責各自工作中產生的數據信息的收集和上傳。信息網絡管理員負責本院(系)各種信息的匯總、整理、保存、反饋,同時做好相關的網絡建設和對外信息交流。

其次,院(系)教學管理信息化建設是一個整體,要靠院(系)各個部門的協作與配合。因為院(系)工作包括教學工作、學生工作、招生就業工作、檔案管理工作等等,雖然這些工作分屬不同部門或不同的人管理,但它們又是相互聯系、相互促進的。如輔導員需要掌握學生成績信息,便于做好相應的學生工作,而學生工作部門的貧困生信息、獎學金、助學金、學生貸款等信息也要及時提供給教學管理人員,否則很多教學工作無法順利開展。

高校院(系)教學管理的信息化建設是一個系統工程,既需要學校提供一個較好的操作平臺,也需要各院(系)自身的積極努力,在做好硬件建設的同時,更要注重信息資源的建設和利用,加強對內對外的聯系和溝通,充分利用信息資源,以提高教學質量,提高管理和服務水平。

[1] 李帥軍.教育信息化管理的理論與實踐[M].北京:科學出版社,2007.

[2] 仝美蘭.高校檔案信息化建設中的問題與對策[J].山西大同大學學報,2008(5).

[3] 劉昱,劉莉萍.教學評估背景下教學檔案管理與改革淺議[J].孝感學院學報,2010(5).

[4] 李海英,李曉東.高校院系教學管理信息化建設初探[J].黑龍江高教研究,2006,141(1).

[5] 陳文欣.高校教學管理信息化建設的思考[J].文教資料,2007(31).