人事檔案管理工作現狀的分析與對策

羅志超

(黑龍江省教育學院，哈爾濱150080)

人事檔案管理工作現狀的分析與對策

羅志超

(黑龍江省教育學院，哈爾濱150080)

針對人事檔案管理現狀，著重探討如何做好人事檔案管理工作，充分發揮其在人事管理、優化人力資源配置方面舉足輕重的作用。探討檔案管理中的法律建設、檔案管理隊伍的建設、服務理念的轉換和檔案管理理念信息化等問題。通過加強上述工作，可以更好地發揮人事檔案在管理和決策中的作用。

人力資源;人事檔案;檔案管理

隨著各單位事業改革、不斷創新和發展，其人力資源部門的工作職能水平也面臨更高標準的挑戰。能夠真實有效地提供各類人才信息和用人依據，莫過于人事檔案。因此，管理和利用好人事檔案意義重大。人事檔案為單位合理選拔人才、使用人才、培養人才提供了真實可靠的依據，為促進人才合理配置、合理使用和有的放矢的培養，加強人才隊伍建設，維護單位和諧穩定，服務單位發展大局起著重要作用。如何充分發揮人事檔案的資源優勢，使其更好地為單位的發展建設服務，更好地為專業技術人員服務，成為一個單位人事檔案管理人員值得深思的問題。

一、人事檔案管理的現狀及不足

(一)人事檔案管理意識相對淡薄

對人事檔案信息開發和利用的重要性認識不足。僅僅停留在對檔案管理存放，一般應付的思想觀念上。認為使用人才重在現實表現，干部人事檔案沒有多大作用，在實際工作中不夠重視，只要“守好攤”不丟失，能應付外調，查檔就行，歸檔意識和利用意識比較淡薄，這直接影響了檔案管理工作。不能及時地把各種進修培訓、工作業績、工作實踐等德、能、勤、績方面的動態信息進行補充、歸檔，造成人事檔案不齊全。部分人事檔案陳舊，只有干部履歷、本人及其家屬政治情況、入黨、入團志愿書、個人組織鑒定、工資變動情況等，忽視了人事檔案是人才開發的有效依據，不能全面地反映工作人員真實歷史和現狀，造成人檔分離的普遍現象。

(二)人事檔案管理方式手段相對落后

人事檔案管理是一項專業性、政治性、機密性很強的工作。隨著計算機軟件技術不斷成熟，檔案管理已逐步向電子化、數字化的方向發展，大大提高了檔案的科學化管理水平和工作效率。部分單位人事檔案管理在計算機應用方面相對滯后，沒有進行信息錄入，未建立人事檔案數據庫進行檢索、分析、利用。存放人事檔案的庫房結構、設置不合理，損毀、丟失和涂改人事檔案的現象呈上升趨勢。有些檔案材料紙不合規格，填寫過于簡單或不規范，干部檔案混亂，材料來源不明，缺少附注，個別檔案因歸檔不及時造成殘缺不全，直接影響了人事檔案的規范性、系統性。按目前規定，人事檔案的歸檔范圍過于狹窄，許多直接有關當事人生活與工作情況的信息沒有納入人事檔案收集的范圍，難以發揮人事檔案在“知人善任”決策中的作用，從某種程度上講，失去了人事檔案應有的利用價值。現有的查閱規定:“未經組織同意，任何人不得查閱或借用本人及其直系親屬的檔案。”為檔案當事人設置了利用障礙。利用人事檔案需要協調一個或多個不同的部門才能完成，在提供檔案利用方面受到一定的制約，無形中造成了人事檔案利用率不高，檔案存在價值得不到應有的體現。

(三)人事檔案管理者主動服務意識不強

人事檔案管理普遍存在“重管理、輕利用”的現象，沿襲著傳統的工作模式，對材料收集缺乏主動性和及時性，被動地提供檔案資料，忽略了人事檔案的動態規律，忽略了應著重體現工作人員的專業技術水平，沒有樹立起開發利用檔案信息，為領導提供系統材料和決策依據的意識，也就不能全面地反映工作人員的真實歷史和現狀。人事檔案形成材料的部門不同，難以統一規范地管理。

(四)人事檔案管理方式相對落后

人事檔案是一項專業性、政治性、原則性、機密性很強的工作，需要專人管理和單獨存放。人事檔案材料份數多，資料復雜，整理過程工作量很大。目前各單位人事檔案主要為紙質的文本材料，以一人一卷的形式進行存放，整理、檢索等工作主要是以人工手工操作來完成，致使人事檔案材料歸檔整理工作繁重而緩慢，檢索速度和利用速度受到一定的影響。這種傳統的檔案管理方式阻礙了社會快速發展時期對大量人才信息的需求，阻礙了社會的發展和進步。因此，人事檔案現代化、信息化、網絡化管理方式勢在必行。

二、提高人事檔案規范化管理水平的措施

隨著社會的不斷進步，各單位人員的構成出現了多元化的趨勢，如何在人事檔案管理出現新情況、新問題的情況下，不斷提高規范化管理水平，成為單位人事檔案管理工作的新課題和新任務。

(一)增強對人事檔案管理重要性的認識

人才也是生產力，人才信息庫為社會的發展起了重要的作用。人事檔案是一個單位人才資源的信息庫，為單位合理使用人才、合理配置人才提供了重要依據，是單位的無價之寶。以人力資源信息為基礎，通過深層次的開發和利用，將封閉式管理變為開放式管理，能及時地、準確地為單位決策層、執行層提供大量的人才信息，更好地服務于行政管理、教學和科研工作，搞好單位人才資源開發與人事檔案管理關系到單位的前途和持續發展。

(二)多舉措實現人事檔案規范化管理

嚴格鑒別，收集材料到位，按照《干部人事檔案材料收集歸檔制度》的收集歸檔范圍，采取經常性收集、定期收集和集中收集相結合的辦法，及時收集新形成的人事檔案材料。認真清查個人檔案，對檔案缺少材料進行登記，做好干部人事檔案材料的補充、轉遞工作，力爭做到每卷檔案材料齊全完整。對干部人事檔案材料和零散材料逐份審查，準確鑒別。整理材料，標準到位。

(三)不斷豐富人事檔案的信息內容，提高人事檔案的利用價值

人事檔案真實地記載和反映了一個人的德、能、勤、績，人事檔案是人力資源的合理分配、合理利用的重要信息依據。豐富的人事檔案的信息內容是提高人事檔案的利用價值的基礎和前提。對專業技術人員的管理，特別是職稱評聘、干部選拔等方面有著重要的意義。

(四)實現人事檔案信息化管理，發揮人事檔案的信息功能

建立人力資源信息化系統是實施人事檔案信息化管理的基礎，是實現單位行政管理一體化的根本條件，人力資源信息具有原始性和完整性，是保證信息準確可靠的依據，是人事檔案提供利用、提供服務的有效生命。實現人事檔案信息化管理，建立計算機網絡分系統，能使人事檔案中的不同信息，充分利用，達到一方收集，多方共享的效果，提高了行政管理部門的工作效能。

(五)提高檔案工作人員的業務素質

通過參加培訓班，參觀學習和實際操作等多渠道、多層次、多形式來開拓檔案工作人員視野，拓寬知識面，提升檔案工作者思想、業務和綜合能力水平，使他們成為熟悉單位管理、醫療、教學、科研等工作復合型人才，以適應人事檔案現代化建設的需要。制定切實可行的檔案工作量化管理細則，并以此作為個人年度考核、升職、評優評先的條件之一。單位人事檔案收集了大批的人力資源信息，是單位的寶貴財富，在實現人事檔案規范化管理的基礎上，充分利用人事檔案這一人才信息資源，建好單位現代化的人才庫，將為提升單位的整體水平，促進單位的發展建設，作出不可估量的貢獻。

三、幾點思考

標準化的檔案材料管理模式主要是努力構建一種科學的干部檔案標準體系，使該體系組成的各類標準達到結構合理、要素優化、整體性強功能明確、系統效應最佳的要求，是現代化人事檔案建設的基礎。

1.組織管理標準化。標準化的組織管理主要包括以下四個方面衡量:(1)管理職責明確。明確檔案工作的領導，統一思想;明確檔案工作崗位的職責，嚴格要求;明確制度文件和實施辦法，重視檔案工作人員的學習。(2)人員配置優化。建立扁平式的人員管理網絡，即:配備專職的檔案管理人員和兼職的檔案管理聯絡員相結合，統一領導，分工協作;擇優挑選檔案管理工作人員，對學歷、政治面貌、工作業績等設置標準化要求。(3)管理制度完善。健全查借閱制度、收集補充制度鑒別歸檔制度、傳遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責和送交檔案材料歸檔工作制度，并在檔案室適當位置懸掛;完善檔案管理的具體措施和手段，制定相關的規章制度和實施細則。(4)檢查考核健全。定期對本系統及管轄單位的檔案業務開展檢查、督促、交流活動;開展業務培訓和工作指導，了解本系統檔案工作情況。

2.工作流程標準化。標準化的工作流程主要是在檔案材料的整理、借閱、轉遞、保管這四個環節設置標準化的要求，提高案卷質量。(1)規范檔案整理。明確檔案材料的歸檔范圍和收集渠道，嚴格分類標準、技術加工和編目裝訂的要求，實現檔案整理標準的流水化作業。(2)規范借閱流程。明確干部檔案的借閱制度、可查閱的內容范圍，對檔案借閱情況實行嚴格的登記制度，確保檔案的安全。(3)規范轉遞手續。明確干部檔案的轉遞的途徑、載體以及必須履行的交接程序，規范手續。(4)規范檔案保管。根據干部檔案保管要求配備人員專門負責保管，明確檔案存放示意圖，堅持側記庫房的溫濕度，定期檢查，對破損、霉變、褪變檔案進行技術保護處理。

四、結語

總之，單位事業的發展離不開人事檔案管理工作的有力支持。作為提供人才信息來源和重要載體的人事檔案管理工作必須與時俱進，以挖掘利用人才為目標，以創新、發展為手段，不斷推動人力資源的最優化配置，早日實現人力資源優勢，促進單位事業的繁榮發展。

G27

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1001－7836(2011)03－0198－02

10．3969/j．issn．1001 －7836．2011．03．077

2010－08－20

羅志超(1979－)，男，黑龍江哈爾濱人，人事處科員，從事干部人事檔案管理研究。

(責任編輯:陳 樹)