探討新形勢下檔案館管理工作的發展

孫海葉

現代企業要求以最快最及時的方式提供信息，檔案作為企業最原始最完整的信息源，必須適應新形勢的發展，滿足企業的需求。當人類進入21世紀的時候，世界經濟出現了許多新的發展趨勢，信息產業發展突飛猛進，信息化的趨勢方興未艾，其具體表現為：信息技術日新月異，成為新技術的帶頭者；信息產業高速發展，成為經濟發展的強大推動力；信息網絡迅猛崛起，成為社會經濟活動的重要依托。在國民經濟和社會發展中所起的作用越來越大。面臨新形勢下的新要求，檔案管理者轉變觀念、明確工作重點、調整思路、打破常規、開拓創新、與時俱進，才能促進檔案事業的發展。確立資源優勢理念及公共文化理念等檔案管理新理念，樹立長遠超前意識，研究新形勢下檔案工作新規律、新特點和社會對檔案工作的新需求、新要求，努力實現檔案工作在理論和體制上的創新。

檔案管理的創新觀念

隨著數字技術的涌現和電子文件的產生，檔案工作也發生著翻天覆地的變化，為檔案管理工作帶來新的機遇和挑戰。如何在新時期做好數字檔案管理，將是一個艱巨的任務。

一、拓寬歸檔范圍。有些檔案內容在國家實體分類法中沒有列入，但有些內容是重要的歷史財富，對此我們應樹立創新意識、拓寬服務思路，把服務功能拓展到指導各部門建立新領域的檔案工作和積累檔案信息上來，把開發和豐富檔案資源聯系起來。主動上門采集、及時歸檔。

二、優化管理結構。即將所管理的檔案根據檔案內容進行加工調整資源化管理，將不同時間及空間范圍內可產生經濟與社會價值效益的檔案進行二次開發，現時有意義的及時、加快開發，以提高檔案利用效率。

三、發揮共享優勢。要有極強的現代化管理觀念，發揮資源共享優勢，極力把檔案信息化納入本單位的辦公自動化總體布局中，實現社會信息化背景下的檔案資源共享，這是檔案事業向現代化、信息化、電子化發展所要達到的最重要的目標。

檔案管理信息數字化創新

一、數字化創新觀念。檔案信息化建設包括檔案數字化建設和檔案網絡化建設。要應用先進的科技理論與手段，解決新型檔案載體材料的收集、整理、保管、鑒定、利用等問題。要依據國家檔案局關于檔案數字化的有關規定，借鑒國內有關圖文影像開發與利用的先進技術，采用高速掃描、圖像壓縮與處理、數字儲存以及多級身份驗證技術，研究開發出一套符合業務檔案管理要求，集掃描錄入、電子化存儲、索引、管理和查詢為一體的高校檔案管理系統，從而實現現代檔案管理的數字化管理。同時，電子檔案的產生，使檔案部門打破了傳統單一的紙質檔案管理的局面，出現了紙質檔案和電子檔案共存的事實。由于電子文件自身的特點和信息技術發展過程中仍存有技術難題，因而給當前電子文件管理工作帶來了較大的難度和一定的風險。“數字檔案館”就是“以數字資源為主要采集對象，實施檔案的數字化存儲、管理與維護，及提供數字檔案信息的網絡傳輸、利用服務，并架構于一個完整的標準化體系基礎之上的檔案館。為此，我國當前的標準規定對具有永久保存價值的文本或圖形形式的電子文件，必須制成紙質文件或縮微品等同時歸檔。因此，新時期的檔案管理工作既要做好管理電子文件的工作，還要管理紙質文件等檔案實體。

二、數字化創新安全問題。當前，檔案工作的信息化已成為檔案工作的主要任務，也就是把檔案轉化為計算機數據庫中的數據，方便用戶檢索利用，其核心問題表現為檔案數據庫的建設問題。檔案基礎數據庫建設是一個長期的、復雜的系統化工程，許多檔案館由于認識或技術等方面的問題，在檔案數據庫建設方面存在一系列的問題：檔案館在進行數據庫建設時，存在著重視軟硬件網絡環境的投入，認為信息化建設就是買計算機、建網絡、買軟件，而忽視了后期工作，就是將檔案信息輸入到檔案數據庫系統中，形成一個可供人們查詢的資源庫。再就是盲目追求輸入的條目數量，不看質量，有許多單位大都是臨時找人幫助錄入，導致數據庫的質量下降。因為在數據庫建設中，數據的輸入是一個量大而煩瑣的工作，必須要有充分的準備，需要長期積累，要持之以恒，這樣才能豐富數據庫的內容。隨著網絡化的發展，網絡安全問題已日益突出。計算機網絡系統的安全問題也正在受到前所未有的挑戰。據計算機安全專家的調查，約有21％的局域網在新建立過程中就受到過病毒感染，運行2年后從未發現過病毒的網絡只占7％，而接人互聯網所遇到的非法訪問則難以計數，現有的“防火墻”等技術對“黑客”高手往往防不勝防。如果一些網絡只設計了電子文件的邏輯歸檔功能，而沒有考慮對其進行物理歸檔，一旦網絡毀壞，電子文件的丟失將難以避免。

檔案信息數字化創新對檔案管理的影響

檔案信息數字化系統主要包括檔案數字化制作、0A接口、檔案管理、檔案信息WEB查詢及系統管理幾部分。檔案數字化制作子系統負責數據掃描、編輯、消藍去污、拼接、OCR識別、格式轉換等功能。各種不同的檔案實體采用不同數字化處理的方法。紙質檔案，一般利用掃描儀將其轉換成數字形式。注意掃描分辨率不能太低，一般要求100-150點的分辨率；另外需對掃描圖像進行去污、糾偏等工序，以保證下一步信息識別的質量。圖像掃描一般采用黑白二值，如果文件原件由于霉斑、字跡不清導致字跡有誤，有需求時，只要輸人所需查詢檔案的關鍵詞，全文檢索系統能快速地檢索到相關信息，并將檢索結果生成動態頁面，用戶查看原文，則直接調用鏈接的掃描圖像文件。從而實現從目錄到全文、從文字到圖像的全文檢索，大大提升了檢索系統的效率。企業檔案信息可憑借信息高速公路作為傳輸途徑，任何人都可以通過信息高速公路中的任何一點、任一終端查閱自己所需要的檔案信息。基于這一點，企業檔案信息數字化的轉換無疑會對企業檔案工作的現在、未來產生深遠的影響。

一、企業檔案信息化對企業檔案利用方式的影響。數字檔案檢索系統方便、快捷，不僅極大地滿足了利用者的要求。而且利用者不受時間、空間的限制，在任一時間任一地點只需一臺聯網電腦，即可以進入檔案管理系統．查閱自己需要的信息。網上利用的開展，將會使檔案工作進入一個嶄新的工作環境，進入良性的循環之中。以往檔案人員為開發檔案信息資源，為檔案利用而進行許多文獻匯編、數字匯編、專題匯編等，實現信息化后編研工作可以減少，甚至平時的查閱工作也會取消，檔案人員有更多的時間用于檔案數據的整理工作。

二、對企業檔案業務工作的影響。數字化信息能及時地歸檔，盡快地提供利用。平時在網上文書處理部門將收文或發文都輸入到計算機中，各級部門可根據自己的權限范圍在網上傳閱自己的文件，并注上處理意見．年終歸檔時，只需向檔案館室移交一份分類清單，把數據通過網絡，按數據格式傳輸到檔案管理系統數據庫中即可，從而使檔案館室減少了檔案數據錄入工作。企業網中各類數據庫的建立，使各類數據“數出一門”，使各類數據能非常及時、準確的歸檔。按以往的管理方法，必須“歸檔”后才能查知，而通過網上計算機管理的數字化檔案卻能隨時準確反映。

三、對企業檔案館室職能的影響。隨著計算機技術廣泛深入地應用于各個領域，今后檔案的鑒定、整理、編目工作的關注焦點不再是文件實體，而是文件背后的活動和意圖，要更好地了解形成文件的過程，通過宏觀鑒定文件形成者職能、計劃和活動，鑒定文件價值，重視信息系統與文件形成者的相關文獻之間的有機聯系，檔案部門通過直接參與文件的形成，從保管機構變成審計機構。由于信息的越時空流動，數字化檔案事實上成為“無墻界檔案”，檔案館室檔案實體的保管基地變成了提供利用的信息控制中心。

檔案管理機制和科技創新

建立科學的管理體制和靈活的管理機制是檔案管理工作創新的基礎。由于檔案工作具有服務的社會性、管理的復雜性等特點，創新檔案工作，就必須有健全完善的工作機制作保證。建立能上能下的責任風險體制、目標管理體制、競爭機制、激勵機制，促使檔案工作人員從事物型向專業型轉變，強化檔案行政管理部門法規指導、監督、檢查的宏觀管理職能，加強后續監督，努力防止和克服工作的隨意性和盲目性，促進檔案工作的制度化、程序化、規范化。要形成對檔案工作進行科學分析和創新研究的工作機制，以指導和規范檔案工作。要完善崗位責任規范，嚴明崗位職責和紀律，實行競爭上崗、末位淘汰、工資與崗位職責掛鉤的競爭機制，真正形成一套職責明確、程序嚴謹、工作有力、運轉靈活的管理機制，為檔案工作的發展提供堅實的保證，使檔案工作更加適應市場經濟體制的需要，為社會創造更大的經濟效益和社會效益。檔案管理工作者掌握現代科技，應用現代高新技術，能夠有效的提高處理檔案的工作效率。檔案工作從收集、整理、鑒定、保管到利用，每一程序的科學性、技術性都很強。伴隨著科學技術的發展，光盤技術、縮微復制技術、智能化技術和多媒體技術的發展和應用與計算機技術相結合，使文字、圖形、圖像、聲音等多種形式的檔案信息在計算機中統一存貯管理使用，具有更方便、準確、高效的優勢。建設檔案管理自動化網絡是未來檔案發展的必然趨勢，既減輕了檔案管理人員的工作量，又提高了工作效率，而且使檔案用戶隨時隨地都有可能查詢所需要的檔案信息。

現代檔案管理工作者，就要在檔案領域進行有創新的探索，與時代要求相呼應，在經濟和社會發展建設中，貢獻出自己的一份力量。面對新形勢下的新問題、新挑戰，我們要通過不懈努力和積極創新，真正使“死檔案”變成“活資料”，使“檔案館”變成“思想庫”，使檔案工作由“后方”變成“前方”。

（作者單位：湖南省核工業地質局302大隊）