組織內部簽字與審批的程序設置

何天夫 蘇敏

設置簽字和審批程序，是組織加強內部控制一個常用的工具性手段，通過這一工具的運用，可以加強不同崗位之間的內部牽制和監督，落實經濟責任，降低運營風險。然而人們經常發現，盡管實施了一系列的簽字和審批控制程序，卻未能達到相關的目的。因此，需要對這一工具進行深入的探究和分析，提高運用的效能。

簽字、審批程序的主要功效

從形式上看，簽字和審批，只是一個形成并保留記錄的過程。但是人們相信，它具有如下強化內部控制的功效：

一、強化責任約束。簽字和審批程序的設定，是一種實行強制責任記錄的程序。這種強制性的記錄程序，要求簽字和審批人，證明自己履行了某項職權，并愿意為履行職權所引起的后果負責。如質檢員在質量檢驗單上簽字，表明其實施了檢驗活動，并做出了結論。再如領導人在一項計劃書上簽字，做出同意執行的決策。由于這些有案可查的責任記錄的存在，實施操作的人一般都會采取審慎的態度履行職責，避免因履行不當而遭到責任追究。

二、強化內部監督和牽制。比如某個組織的物資采購業務，買什么，買多少，從哪里購買，什么時候購買，如何購買等一系列問題，都交由一名采購員決定并完成，發生內部舞弊的可能性很大，至少難以做到最優結果。如果通過在相關環節設置簽字和審批程序，由不同的人參與各項采購決策的審核和審查，就能夠對采購行為形成了必要的牽制和監督，降低內部舞弊的風險，促使采購活動的結果對組織更有利。

三、加強前后環節的信息溝通。簽字和審批形成的記錄，具有特定信息含義，通過這些記錄，后面環節可了解前面環節哪些人已經履行了何種職責，這些信息在組織內進行傳遞，形成了一種信息流，前面環節的證明、意見、建議、決策為后續行動提供了充分參考和指導。且前面環節的信息，是以法定責任記錄形式存在，具有較高的可信度，后面環節可以信賴前面環節操作而不必再重復，這樣加強了前后環節的溝通和聯系，也有助于提高業務運營的效率。

簽字、審批程序發揮功效的組織前提

簽字、審批程序在流程中要發揮相應功效，必須有相應的組織基礎前提作為前提：

一、人員素質前提。實施簽字、審批的人員應該能夠得到充分的信息，具備履行與簽字、審批職責的品質和能力。如果實施簽字的人員根本沒有能力履行相應的職權，如質檢員不具備檢驗的素質和能力，其簽字所提供的質量信息是不可靠的，反而誤導后面環節的判斷。如果簽字、審批的履行者，責任心和道德品質本身有問題，不可信賴，在流程中不忠實履行簽字和審批所對應的職責，甚至出賣組織利益，換取個人利益，反而會加大組織運行的風險。

二、組織的責任約束前提。簽字和審批的結果形成的是責任記錄，如果組織的責任約束和獎懲機制處于不能發揮作用的狀態，這些責任記錄就失去了價值。

三、 組織的制度規范前提。

其一，組織對履行簽字、審批手續所代表的職權含義應當清晰明確。如質檢員在質檢環節簽字，意味著質檢員必須按照流程行使質量檢驗的職權，簽字意味著其對所檢驗產品質量的認可。某領導在某計劃書上審批簽字，意味著其按規定行使決策的職權，并愿對決策所造成的后果承擔責任。但實踐活動中，的確存在對簽字和審批背后的職權責任定義不明確的情況。有許多組織設置了許多莫名其妙的簽字和審批程序，設置了與業務流程缺乏關聯的簽字、審批環節，或許僅僅為了要突出某些部門或領導者的權威，或許認為增加參與人員可以避免經辦人員職權濫用，但過多的、不必要的、權責含義不明確的簽字、審批程序，導致無休止的扯皮現象，反而降低組織的運行效能。當不同的人從不同立場，對其權責含義做出不同的解釋，簽字和審批形成責任約束力和內部牽制的功效就會大大折扣，簽字和審批記錄所傳遞的信息也將含混不清，信息溝通的功效也會大大降低。

其二，簽字和審批程序應形成一種制度化法定程序，這種程序能夠對抗不當的權威干擾。違背組織程序的行為，應當受到較為嚴歷的處罰。執行簽字、審批程序不僅要完全按照制度規定的環節進行，不能越過和省略，還要按照規定的步驟進行，次序往往也不容顛倒，前一環節的簽字記錄是后一環節的依據，次序顛倒可能出現混亂。如，上一級領導在下級未簽署意見時，先簽署意見，下級再補簽時，難免受到不正常的壓力而迎合上級的意見。對于簽字、審批程序的設置，最好形成法定的規范性文件，明確程序性的規定，還要對于各環節的職責進行清晰定義。

四、組織的風險評估前提。在設計簽字和審批程序時，組織應該對設置這些程序的風險控制目標有清晰的認識，要對業務流程中的主要風險進行評估，找到能夠使簽字和審批程序發揮有效作用的關鍵節點。如果對業務流程中需要著重控制的主要風險和關鍵節點的位置不清楚，程序設計就帶有很高的盲目性，強化控制的目的，往往難于達到。

概括來說，簽字和審批程序功效的發揮，必須配備能夠履行相應職責的人員，必須有嚴格的制度規范，必須具備有效的責任約束機制，程序設計中對主要風險和關鍵節點的評估必須充分。

簽字、審批程序設計的常見問題分析

一、重大業務中的簽字、審批程序設置缺失。比如，有些組織的重要印鑒，由一般行政人員保管，由于沒有對印鑒使用的審批程序性規定，印鑒的使用非常隨意混亂。這種情況就屬于重大業務活動簽字、審批程序缺失的情況。這種情況的發生，顯示出組織對其業務活動中的重大風險缺乏認真的評估，對某些潛在風險認識不足。組織應該對重大業務活動可能潛在的風險進行較為全面的評估，對可能存在的重大風險加以控制，增加一些簽字、審批程序，強化控制是必要的。

二、簽字、審批程序設置過度。某單位辦公室保潔工作需要一把笤帚，而程序規定必須經單位一把手批準才能購買，單位一把手經常出差在外，如按程序規定走，保潔工作就得等待領導回來才能順利進行。這種情況，屬于簽字、審批程序設置過度的情形。總有些人認為，簽字、審批程序設置的越復雜，越繁瑣，業務運行就越安全，事無巨細，都要設置非常復雜的簽字、審批程序。其實，降低運行風險和提高運行效率之間，往往是一個難以相容的矛盾，組織對此必須做出權衡。簽字、審批程序加強業務控制，實施必要的牽制和制約的同時，必然增加了業務流程的環節，可能使業務運行效率受到影響。盲目追求所謂的“零風險”，在業務流程中反復設置簽字、審批程序，就會讓組織正常運轉所不能容忍。控制是有成本的，過于高昂的成本，對組織來說也是得不償失的。

三、簽字、審批程序約束失效。盡管設置了嚴格的簽字和審批程序，并沒有達到預期的控制效果，出現了許多令人困惑的情況，比如只簽批不負責，或者規定一套、運行起來是另一套。簽字、審批程序約束失效的情況，主要原因如下：

第一，組織的責任約束制度未有效發揮作用，規定雖在，但責任追究和獎懲的隨意性很強，責任事故常常不了了之，出了問題，責任人員可以隨便找一些借口推諉就行，執行不執行制度，也無所謂，簽字和審批程序的責任約束自然失效。第二，履行簽字、審批程序的職責含義確有爭議的地方未得到明確，簽字、審批程序履行了，但其相應職責不明，約束失效。第三，履行簽字、審批職責的人員素質不足。這些負有重大責任的人員根本就沒有足夠的責任意識，其能力根本不足于承擔相應的責任，即使履行了表面的程序，其實際包含控制責任并未完全履行，這些程序的約束難以發揮效力。第四，領導者利用權威經常干擾程序的正常運作。有時，可能出現例外的情況，如果嚴格按組織規定的簽字、審批程序辦理，反而會給組織造成損失，組織賦予領導者例外干預的權力，但這種權力的運用，如果達到濫用的程度，組織的制度就會遭到破壞。第五，簽字、審批程序本身不適應組織正常運轉的要求。隨著組織的發展，組織運行中一些程序也需要根據形勢變化而更新，如果這種程序的操作不符合組織運行的要求，為了組織的利益，操作者被迫做一些變通，組織應該考慮盡快評估程序的合理性。

組織應當認真評估和分析業務活動中的風險，并找到關鍵節點，不斷使內部簽字、審批的程序符合實際需要，以加強內部控制，避免重大業務簽字、審批程序設置缺失和簽字、審批程序濫設的現象發生；同時應通過規范性的文件，強化簽字、審批程序的法定權威，明確程序操作環節的各項職責，并選配具有高素質的人員進行實施，以保證簽字、審批程序的認真執行。

（作者單位：義馬煤業集團煤炭銷售中心）