基于計算機管理的物資供應流程設計研究

趙金毅， 張 輝 （航天三院，北京 100074）

·國防軍工物流論壇專欄·

基于計算機管理的物資供應流程設計研究

趙金毅， 張 輝 （航天三院，北京 100074）

1 重新設計物資供應管理流程的必要性

航天企業的物資供應流程是在半個世紀的物資管理經驗基礎上，結合航天企業的實際情況和統一采購思想，經過近10年的不斷完善而形成的。但是航天企業現行的物資管理流程在工作中也暴露出管理粗放、流程復雜、接口不順、異常情況下流程不完善等問題，再加上物流信息管理手段跟不上，相關部門間協調性差，導致一些無效工序，甚至產生相互間扯皮現象，造成物流經營成本偏高，響應速度與社會物流相比較慢。

在目前國際經濟和金融環境大變革大調整的背景下，國內外對物流的重視程度越來越高，我國去年把 “物流業”作為十大振興行業。國內外企業為擺脫經營困境，對物流和供應鏈體系寄予了很大的期望，甚至提出了向物流 （或供應鏈）要效益的提法，各行各業的物流改革浪潮洶涌而來。按照國資委提出 “中央企業核心業務應用信息系統要達到或接近同行業的世界先進水平”的要求，航天企業急需建立一個高效的、集約化和精細化的物資管理流程，以便實現集團統一的物資供應鏈管理信息系統，實現集團層面的物資信息共享和交換。

企業要應用物資供應信息技術，不論采用哪一種辦法進行物資管理，都要涉及到流程問題，實質上物流管理的重點必須堅持以流程管理為主線。企業管理界公認 “一流的企業，流程最重要”，提高流程的運作水平，才能在競爭中搶得先機。

2 適應計算機處理的物資供應管理流程設計目標和指導原則

信息化、數字化、可視化、自動化、協同化、網絡化是當今提高物流管理水平和運作效率的發展趨勢，這些管理手段都需要通過計算機系統處理來實現。所以物資供應或供應鏈管理流程的設計和開發要適應計算機系統處理的要求。設計適應計算機處理的物資供應管理流程，要實現物資管理的選用、計劃、采購、倉儲、檢驗、出庫、配送、退換、結算、質量問題處理等各個流通環節簡潔明了，環環相扣，無縫連接，實現閉環管理，杜絕死環節，便于數字化管理，方便信息統計和檢索，管理協同，全過程可視 （讓合適的人看到）、可監控。在流程設計過程中應遵從以下原則：

一是用科學理論來設計，不受現有不合理的條條框框和管理現狀的干擾，不考慮表面形式，主要從本質需要，設計樸素、實用的物流供應流程，并提出簡潔明了的執行 （操作）要求。

二是從集團的整體和全局高度構造物流邏輯模型。在集團整體戰略框架下，系統化地、全面地分析過程的協調與配合，不斷減少中間環節，梳理出適合航天企業物流戰略性的流程和控制要求，搭建一個跨層級、跨組織、跨部門 （單位內部各部門）的物資管理流程協同模型。

三是積極利用先進的物流管理思想 （如，供應鏈管理、精細化管理）和物流技術，結合實際管理經驗，統籌規劃，提高物流的整體運作效率。

四是流程設計要適合計算機系統處理和運算的邏輯，便于實現數字化、自動化管理，實現數據的快速、準確傳遞，提高物資選用、計劃、倉儲、裝卸、運輸、采購、訂貨、配送、訂單處理的自動化水平，盡量采用電子數據導入的方式，減少了人工錄入的環節，使物流作業快捷、方便。

五是流程設計不受部門或崗位職責變化的影響，只考慮過程的需要和受控。不論是哪個單位、哪個部門或哪個崗位，哪個員工從事這項工作，流程和控制要求都一樣。

六是流程設計可遵循ISO9001《質量管理體系要求》中 “設計和開發”要求，按一項新的產品來設計。

3 物資供應管理流程設計

3.1 物資供應管理流程的設計思想

本文結合航天企業物資管理的經驗和供應鏈的管理思想，提出的物資供應管理流程設計思想，可以概括為：兩個目錄作源頭，統一代碼貫始終，一套單據傳到底，條碼技術增效率，物流標準保運行。

3.1.1 規范和執行物資選用目錄和合格供方名錄，從源頭提高物資供應管理水平

物資需求計劃來源于生產計劃，生產基于設計圖或工藝主輔材料表等文件。設計和工藝人員要從 《物資選用目錄》和 《合格供方名錄》中選用物資和供方，超出名錄之外的選用應經過嚴格審批。 《物資選用目錄》和 《合格供方名錄》已經成為航天技術人員進行物資選用，物資部門進行采購的兩個最基本的指導書。這兩個名錄是實現統一選用成熟物資，壓縮物資種類和供方，實現物資管理標準化的源頭，也是規范和提升物資管理水平的源頭。做好了物資選用，后續的物資管理就能做到事半功倍的效果。

3.1.2 統一的物資管理信息代碼要貫穿物資管理的全過程

保證物資管理從始至終的所有環節的可追溯和信息交換的互通，是物資管理追求的目標，也是航天科研生產的要求。實行統一的物資代碼、供方代碼和采購計劃編號 （或訂單號），并把這三個代碼從物資管理的最初賦碼到全過程流轉統一起來，是實現可追溯性管理和信息交換互通的有效辦法，代碼也是實現物資管理信息化、數字化、協同化、自動化、網絡化的基礎。代碼是實現信息化的基礎，也是條碼技術的基礎，新興的物聯網也是基于代碼和條碼技術的。當然除了這三個代碼，物資管理信息系統還需要很多其它代碼，但這三個代碼是實現物資管理可追溯性、信息交換的最基本的代碼。

3.1.3 一套延續性的單據在物資供應過程中流轉到底

基于業務交接、信息流轉和邏輯運算需要，以物資代碼的主要物資特性為主要內容的一系列延續性的單據要從始至始流轉，實現物流活動的進程和物資狀態可監控、全透明 （讓合適的人看到/獲得合適的信息）。一系列延續性的單據從始至終流轉，也是實現物流交接過程清楚、無縫聯接、閉環管理的重要手段。

3.1.4 用條碼技術提高物資管理水平和工作效率

利用條形碼和其它識別碼技術，提高實物移動和監控的自動化水平，減少人工操作和數據錄入的環節 （或次數），提供快捷、方便、準確的物流服務。條碼技術在民用商品管理中已經普及，但軍工產品使用條碼技術的還很少。航天企業應抓住國家振興物流業和扶持物聯網的政策，大力推動條碼和其它自動識別技術 （如射頻技術）在航天軍工物資供應中的應用。

3.1.5 制定規范的物資管理標準保證流程的有效運行

物資供應管理信息系統的成敗取決于管理流程的規范化，操作要求的固定化，數據來源的數字化，表單格式的標準化，人員職責透明化。因此，建立起一整套物流標準化是物流管理信息化的基礎保障，沒有物流標準化，物流要實現計算機管理的效果要大打折扣，甚至存在中途夭折的風險會很大。如果企業管理水平已經達到較高層次，應該結合質量管理體系的建設，完善企業的管理標準和技術標準體系。

3.2 物資供應管理流程圖和單據初步設計

適應計算機管理的物資供應管理流程圖模型示意圖如圖1。設計人員從兩個名錄 （選用目錄和供方名錄）中確定設計需求 （表現為物資代碼、供方代碼），通過工藝定額、制定需求、采購、倉儲和配送等流程運作，采用信息化手段 （通過一套單據和條形碼傳遞信息），把顧客需求的物資迅速提供給顧客。物資管理過程中的物資統計、財務管理和質量問題處理都可以通過代碼或條碼提高工作效率和準確性。

物資供應管理流程可采用分級展開形式如圖2。流程展開到操作環節時，就要明確這個環節具體由誰來干？干什么？怎么干？干的標準是什么？這樣整流程就便于具體人員執行和計算機處理了。

單據格式和流轉示意圖見圖3。給每一個表單編號，表單與表單的內容大部分都取自物資代碼和供方代碼中的相關屬性，這樣表與表之間就有了信息交互的內容和載體，若在表單和實物上實現條碼管理，工作效率和準確性就會大大提高。

流程圖與單據流轉相對應，保證流程和記錄相一致，實現全過程的可追溯性。

4 改進和推行物資供應管理流程的措施

企業不但要時時刻刻具有危機意識，而且還要具有自我創新能力。原有流程若已經不太適應形勢的需要時，可以對原有流程進行優化；原有流程不能通過修改而得到優化時，就應該考核采用新的流程來適應新要求。需求是生產力，流程是生產關系，畢竟生產關系要適應生產力的發展。物流管理流程的復雜性，人的思維的慣性，決定了企業流程變革必將是一個艱巨的過程。推行改進后的物資供應管理流程，只要經過充分論證，周密組織，有條不紊地實施，是可行的。

一是建立完善的原始模型。在一定時間內根據企業和顧客的需求不斷地對原始模型修改、試運行，直到能夠解決企業的使用為止，推出可以實施的流程模型方案。

二是深入宣傳、統一認識。確定實施物資供應流程模型，就要把流程作為管理的綱領 （方針政策），各項管理都要適合實施流程的要求，全體干部職工都要圍繞實施流程開展管理工作 （當前不具備條件的，后續要逐步創造條件，如選用目錄、數字化庫房和自動化識別技術），下大決心，一定能夠實現。

三是系統的實施。必須嚴格依據物資供應流程模型開發物流信息系統，在交付系統正式試用之前對系統進行嚴謹的測試，包括：各個獨立模塊的測試和集成測試、單機和網絡用戶的測試。

四是系統的維護與評價。物流信息系統運行一段時間后，根據變化和要求作相關的改動、完善，并對系統做出客觀、公正的評價。

圖3 物資代碼的主要屬性內容和單據流轉示意圖 （局部示例）

五是積極拓展應用范圍。根據企業的條件和統籌規劃，可以分步利用先進的物流管理技術 （數安化庫房、條碼技術），提高物流的運作效率。

六是培育符合科學發展觀的企業文化。培訓干部職工，要人人適應物資供應流程模型。實施前要聽取各方意見，減少推行阻力，做到平穩對接。流程一旦確定，修改要慎重，減少修改次數。制定實施流程的保障制度，領導帶頭實施流程管理，從精神和物質上展示、宣傳、鼓勵和表揚物資供應流程實施的成果，杜絕領導帶頭破壞流程。

七是推行物流標準化。逐步推行物資管理制度、流程和表單一體化的管理方法，作到物資供應流程與企業物資管理相關的質量管理體系文件、管理制度和物流管理信息系統融為一體，密不可分，實現物流管理標準化、數字化和自動化。

5 改進和推行物資供應管理流程的意義

改進和推行物資供應管理流程，結合統一的物資代碼、供方代碼和條碼，統一物資流轉表單，統一物資管理要求，實現物流管理標準化、數字化和自動化，減少不增值的環節，削減管理成本，提高物流的效率。也可把變革和推行物資供應管理流程作為 “十二”規劃的重要內容，推行管理制度、流程和表單一體化的管理方法，以此來適應物資管理信息系統，提高物資管理水平，保持又好又快的科學發展，創建一個具有航天軍工特色的全新的物資管理模式。

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Research on the Design of Material Supply Process of Computer Management

ZHAO Jin-yi,ZHANG Hui (The Third Academy of CASIC,Beijing 100074,China)

設計了適應計算機管理的物資供應流程模型，提出了從 《物資選用目錄》和 《合格供方名錄》中選用物資，實行統一的物資代碼、供方代碼和采購計劃編號，并把這些代碼從物資管理的源頭流轉到最后，各環節的業務交接都以物資代碼等為主要特性的一系列延續性的單據為載體，實現物流活動全過程的可視化。利用條碼和其它識別碼技術，提高實物流的自動化水平和效率。用物流標準化保證計算機流程管理的正常運行。逐步實現物資管理制度、流程和表單一體化的管理方法。

物資；供應；流程

This article is designed to the model which adapt to computer management of material supply process and to advance a theory that is selecting materials from the “List of materials used” and “Qualified supplier list”、 using a unified code of material、supplies unified code and procurement planning coding.These codes from the source of materials management flow in the end.Transfer of all sectors of business based mainly on material code making the activity entire process visualized.Utilizing bar codes and other identification code technology to improve the real level of automation and efficiency of logistics.With the logistics process management standard to ensure the normal operation of the computer.It will gradually realize an integrated management approach that makes materials management systems,processes and form together.

material;supply;process

F253

A

2011-01-18

趙金毅（1957-），男，北京人，航天三院303所，研究員，研究方向：物流管理。

1002-3100(2011)03-0030-04