個人檔案莫“沉睡”

　　眼下大學應屆畢業生即將走向社會，也正是調檔、轉檔的高峰期，卻也到了求職者“棄檔”現象的多發時節。很多求職者只顧找工作，根本沒有留意檔案的去向，到需要的時候才手忙腳亂地去找，工作了若干年卻依然是學生身份。有必要提醒職場人士：人事檔案在個人職業生涯中發揮著憑證、依據和參考的重要作用，而且它的有效性是通過內容的不斷補充和更新來保證的。個人檔案切不可“沉睡”或“棄檔”，否則日后將給自己帶來不少麻煩。
　　
　　個人檔案多數在“沉睡”
　　
　　所謂“沉睡”的檔案就是遭“遺棄”，或長時間沒有更新個人工作變化、職務任免、職稱晉升、學歷提升等資料的個人檔案。
　　在上世紀，檔案是非常神圣的。這個厚厚的牛皮紙袋，里面裝著各式各樣蓋著公章的表格，記錄著一個人的人生軌跡。每當這個袋子被打開，放進一些新的記錄，都有可能改變～個人的命運。然而，隨著人事制度改革的加快，社會就業方式和就業渠道的日益多元化，檔案的重要性在日漸減弱。尤其是近年來剛剛步入社會的職場新人存在著一種較普遍的現象：對檔案不了解，也不關心。
　　調查發現，當前“棄檔”現象非常普遍，有80％以上的職場人士坦言，把檔案轉到人才市場后，就再沒對工作經歷等內容做及時更新。有的人畢業多年檔案還存放在學校，還有的將檔案放在家里，更有甚者早已不知將檔案丟在何處。目前，僅北方人才市場一家存檔機構，5萬份個人存檔中，90％以上都存在內容更新不及時的現象，其中有2萬多份超過5年無更新，“沉睡”時間最長的已經超過10年，甚至有些80年代開始存放的檔案至今無人問津。一些個人檔案中，除了走出校門時的一張畢業證外，后取得的學歷情況、各種鑒定材料等重要依據都沒有更新記載。
　　“棄檔族”或沒有及時更新檔案的人群通常有以下幾類：一是高校應屆畢業生。按有關規定，未就業的畢業后檔案可在學校存放兩年，兩年后如呆檔案未被遷走，學校一般會將檔案轉回到學生原籍人才服務中心。二是出國留學或移民人員。三是到私營企業就業、自主靈活就業和創業的人員。這些行業對人事檔案要求不高，有些人也就不重視自己的檔案了。
　　
　　拋棄檔案麻煩多
　　
　　隨著社會經濟的發展，檔案的功能會相應淡化，“人檔分離”是一種趨勢。然而檔案并不是沒用了，在相當長的一段時間內，我國現行的檔案制度還不會取消。人事檔案對于普通人來說，不僅是自己的履歷記錄，更同個人生活密切相關，對職業發展和政治前途依然有著重要影響，是關乎個人的大事。
　　
　　●職業經歷空口無憑
　　某國有大型建筑集團決定聘用已畢業兩年、有一定工作經驗的紀先生。但是在調檔時，集團人事部門發現，紀先生所說的專業技術職稱和職業經歷等情況都沒有體現在人事檔案中。原來他大學畢業后，把檔案托管在當地人才市場就沒再更新過。由于數次搬家，很多相關個人材料都已遺失，紀先生最終由于沒有證明材料，應聘失敗。
　　人事檔案專家介紹，人才在求職時，通常會自我介紹一下自己的學歷、專業技能、職業經歷以及所擔任的職務，但空口無憑，一些招聘單位需要調檔查閱才能予以確認。各類人才應該對此給予關注，以便順利完成工作變更。
　　 　 ●工作三年仍是學生
　　最近剛剛辦理存檔手續的小劉后悔不已。3年前，她與醫院簽訂就業合同，并在合同里約定工資待遇等。由于醫院未要求她辦理檔案相關手續，她從學校畢業后，就任由檔案返回原籍。但從去年開始，該醫院實行聘用制度，只有把檔案存在人才交流中心，才能轉正定級和參加社保。這時，小劉才想起檔案這回事。
　　“費了很大力氣從老家找回檔案，可是工作人員告訴我，由于我參加工作時未能辦理手續，我現在的身份還是學生，3年的工齡就這么沒了。”小劉很遺憾地說，單位還有很多人和她一樣，有的甚至檔案丟失找不回來了。
　　
　　●檔案短缺退休金少一截
　　家住杭州的老吳原先在一家企業工作，在上世紀90年代時，像很多人一樣下崗再就業。重新找了一份工作后，他開始參加社會保險。
　　今年4月，老吳辦理退休手續時突然發現，根本想不起來自己的檔案存在哪里了。這樣一來，就沒有了他參加工作起始年月的有力證明。也就是說，他的“工齡”無法計算了。而根據杭州市基本養老保險的相關規定，在1992年施行養老保險之前的工齡，是“視作繳費年限”的，老吳的退休金因此少了一大截。
　　
　　●檔案丟失結婚受阻
　　從江西來杭州工作的小周，當初在貴州工作時，因為一次跳槽，急于離開原單位的他，考慮到和原單位簽訂的勞動合同還未到期，如果要拿回人事檔案就要賠償原單位違約金，于是他什么也沒帶走就離開了。隨后的幾年里，他輾轉來到了杭州，在一家外貿服裝公司里一干就是好幾年。但由于公司規模不大、勞動用工不是很規范，他一直沒有把自己的人事檔案轉來杭州，戶口也還在老家。　“沒有檔案也沒事，我工作不照樣好好的嗎?”小周一直是這么認為的。
　　然而，不久前，小周打算和相戀多年的女友結婚。直到這時，小周才發現出麻煩了。結婚需要戶口，想落戶杭州就需要調人事檔案過來，但經過這么多年，小周發現自己的檔案早已“不翼而飛”。如今，小周為當年的草率追悔不已。
　　
　　放棄“歷史”將影響“未來”
　　
　　為何這么多檔案無人問津?在調查中發現，對檔案認識程度不夠、圖方便自己揣著、不清楚檔案還需要更新等原因，導致了“棄檔族”的產生。
　　
　　●原因一：認為檔案沒啥用
　　“在用人的時候，我更看重的是個人能力”，某大型房產開發公司的負責人張先生認為，檔案記錄只代表過去，不能說明現在，一個人在實踐過程中的表現才是用人標準。
　　“為了解決戶口問題，我把檔案放在人才交流中心”。講起棄檔經過，畢業幾年的小王也表示，　“現在的社會誰還會看你的檔案?考察檔案不如考察現實的人，只要有能力，沒人會管你檔案記錄是優還是劣。對我們這一代人來說，最重要的就是給公司干活，老板給你相應的報酬，檔案好像并不能起到什么作用。”
　　
　　●原因二：圖方便自己保存
　　從沈陽來鄭州工作的小蘇，今年在省內某高校報考了專升本。學校要求她提供大專畢業成績單，小蘇從家里找出檔案袋，取出成績單復印后交給老師。“我的檔案從大學畢業后就一直放在自己手里，什么時候需要，就什么時候拿出來，挺方便”小蘇如是說。但像這樣私自保存檔案，檔案的完整性、真實性就得不到保障，同“丟棄”檔案沒什么兩樣，甚至有可能還會使檔案變成“死檔”。
　　
　　●原因三：不清楚檔案還需要更新
　　“我已經好多年沒再登過人才市場的門了。難道個人還能零散存檔嗎?從沒聽說過”。現在是一家小公司負責人的馬先生說，他大學畢業后選擇了自主創業，10年來一直把檔案存在一家人才服務中心。在此期間，雖然取得了研究生學歷和英語六級證書，但從未想過這些證明材料還能加進檔案里。
　　專家介紹，根據《流動人員人事檔案管理條例》規定，將人事關系及檔案交給各級政府人事行政部門人才流動管理機構保存的人員，才能享受應有的待遇，比如保留原有身份、工齡連續計算、國家規定的檔案工資調升等等。
　　同時，人事檔案的有效性是依靠內容的不斷補充和更新來保證的。很多職場人士僅僅在工作之初將檔案存放在人才中心，便再也不管，如果對檔案“不聞不問”，不及時進行工作經歷等方面的更新，在日后遇到考研、報考公務員、出國、工齡計算、職稱評定、辦理養老保險和工作調轉等事項時，則會“麻煩”頻出或失去大好機會。因此，職場人士一定要善待檔案，不斷增加新的材料“延續歷史”，真正使人事檔案不“斷檔”，動態反映個人的工作表現、工作業績等情況。
　　
　　及時更新不留空白
　　
　　人事檔案是記述和反映個人經歷、思想品德、學識能力、工作業績等的歷史記錄材料，發揮著憑證、依據和參考的作用，個人檔案的作用雖然較以前有所淡化，但并不是沒有用了。目前，檔案的作用大多體現在能享受到相關的人事、勞動、社會保障服務等方面。如計算工齡、工作流動、考研、考公務員、轉正定級、職稱申報、辦理各種社會保險，以及出國、升學等，特別是在國有企業、事業單位，對人事檔案更是相當看重。
　　那么如何杜絕棄檔現象，保證個人檔案做到及時更新，不留空白呢?首先要加強宣傳，提高對檔案的認識。組織、人事部門應通過多種渠道、多種形式積極宣傳《檔案法》、《流動人員人事檔案管理暫行規定》及其相關法律法規，做好咨詢服務工作，增強整個社會的檔案意識，讓人們清楚地認識到人事檔案的作用，人事檔案材料形成質量、人事檔案在其求學、應聘、繳納社會保險、評定職稱等社會活動中的重要性等。
　　同時要加強檔案管理，提高工作效率。人才中心應當與檔案托管人員或其用人單位簽訂人事檔案材料收集移交協議，以契約的形式明確雙方的權、責、利，形成人事檔案材料收集移交的制度化、規范化。信息化管理已是社會發展的大趨勢，人事檔案管理也應順應潮流，推進人事檔案管理的信息化——建立電子檔案，實現網絡化服務。對用人單位或流動人員個人，可以通過網絡查詢檔案管理的情況，并可以根據工作和生活的變動隨時向檔案中心提請提交，進行補充。
　　另外，據調查發現，一些個人檔案的“主人”從未或很少對自己檔案中的工作經歷等內容進行及時更新，其中的主要原因就是存檔人員不知道檔案能“升級”，不了解哪些材料應該進行及時歸檔。一些單位的人力資源部門不清楚人事檔案托管要求，也未向單位員工告知檔案的重要性，沒有及時搜集所需的各種材料。
　　長期“沉睡”的個人檔案如何更新?哪些材料應該及時歸入檔案?按照有關文件精神，一般情況下，工作以后形成的履歷表、職工登記表及各類人員登記表；鑒定、考核、考察材料；學歷和評聘專業技術職務材料，包括學歷、學位、畢業生登記表、培訓學習成績和評聘專業技術職務、考核、審批材料：個人科研學術水平，表彰獎勵等材料，以及招錄、聘用、公開選拔和競爭上崗、轉正定級、任免、調動、退(離)休、軍轉安置、辭職、辭退等工作中形成的材料；黨、團組織建設工作中形成的材料，出國(境)材料以及畢業生報到證、派遣證等材料，都應及時歸入人事檔案中。
　　其內容中，尤以工作表現、業績考核、職業道德、繼續進修、獎懲記錄等方面的情況，最能反映檔案持有人的個人經歷，并對其職業發展規劃產生深遠影響。職場人士應對此給予關注，及時到人才市場完成個人檔案的“升級