高校圖書館檔案優化管理新思路

　　【摘要】圖書館檔案管理是高校圖書館現代化建設的重要組成部分。通過分析高校圖書館檔案的作用以及管理工作中存在的問題，提出了優化檔案管理的新思路，要從增強檔案管理意識、提高檔案管理人員的素質等方面入手，不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好發展。
　　【關鍵詞】高校圖書館 檔案管理 檔案利用率 新思路
　　
　　高校圖書館檔案是高校圖書館工作的一個重要組成部分，是保存高校圖書館各項工作和活動原始記錄的載體，它從高校圖書館成立之日起就開始積累，隨著圖書館的發展而發展，客觀真實地記錄著高校圖書館各個歷史時期的發展軌跡，對圖書館管理工作有較大的參考和利用價值。
　　高校圖書館檔案的特點
　　一般而言，高校圖書館檔案可分為文件、文書、設備等三個部分。這三個部分的檔案分別各有其特點。
　　文件檔案的特點。文件檔案是指由學校上級主管部門下發的關于圖書館日常工作以及管理方面的方針、政策以及法規性文件，包括中央、省級、學校上級主管部門的各種文件以及其他相關單位的上級文件。這些文件具有相對單一性、重要性、保密性的特點。同時，由于一些文件，如中央下發的文件的重要性，決定了文件檔案應該永久保存，具有保存時間長的特點。
　　文書檔案的特點。文書檔案來源于高校圖書館本身，是人們在圖書館開展的日常工作和舉辦的各種日常活動中形成，并為一定目的保存下來的各種不同載體的文件材料。如會議記錄、會議決定、人事材料、財產登記本、重要電話記錄、收發電文、珍貴照片、錄音帶以及具有保留價值的各種文稿等。高校圖書館文書檔案具有以下一些特點：1、內容豐富。文書檔案內容包羅萬象，既有圖書館的人事、財務以及文件等日常工作檔案，還包括圖書館的文獻采購、文獻典藏、情報交流、課題跟蹤、讀者信息以及借閱登記內容等業務工作檔案。2、保存時間長。如圖書館的各項業務檔案就屬于永久性保存檔案。3、時間性強。一些文書檔案具有一定的時效性，如高校圖書館向上級單位報送的請示、匯報以及報告等文件，必須在規定的時間內上報，或者在較快的時間內完成報批，須以不耽誤工作為原則。
　　設備檔案的特點。所謂設備檔案，是指各類設備、儀器等圖書館固定資產在購買、安裝、使用、管理、維護和保養、修理和淘汰、報廢等一系列過程中形成的應該歸檔的技術資料、記錄材料以及相關文件等。設備檔案是一種專業性較強的檔案，完善的設備檔案可以提供所購各項設備的詳細資料，能為高校圖書館每年的設備購置各項活動，如咨詢、計劃、論證、決策、使用、維修和統計以及效益分析、成本核算提供科學依據，提高固定資產購買的針對性，節約資金。設備檔案管理具有如下特點：一是設備種類多。既有計算機、通信設備，又有縮微設備、視聽設備；既有打印復印設備，又有掃描識別設備及裝訂設備；既有監測設備，又有控制設備等。這么多種類的設備，其檔案形成也必然帶來復雜性。二是科技含量高，管理難度大。由于高校圖書館工作的復雜性，各類設備較多，有電子設備、機械設備，也有機電結合設備、光、磁、機、電結合設備等。這些設備涉及電子、計算機、機械、通信、光學、控制等多個學科的技術，因此，其檔案的形成過程科技含量較高，對于非專業人士的檔案管理員來說，在管理的過程中也會遇到一定的困難。
　　高校圖書館檔案信息的作用
　　對讀者開展宣傳和教育的重要教材。高校圖書館的檔案資料來源于圖書館在教學、科研、管理以及服務等各項工作，廣大讀者可以通過這些檔案信息了解整個圖書館的情況，是全面向讀者推薦圖書館的第一手資料，也是向讀者開展宣傳教育活動的重要教材。首先，圖書館的各種讀者數據、館藏數據、管理數據能多方位向讀者展示圖書館的具體館情和發展概況，使讀者對圖書館有一個全面的了解；其次，人員、部門簡介以及各項規章制度等則引導讀者科學利用圖書館的各項資源，提高讀者利用圖書館資源的效率；最后，現代化的服務方式和各項管理目標、方法、效果，以及豐富的館藏資料、多種利用手段如音像、3D技術、電子書以及常規閱覽和外借等，都能有效地激發讀者利用圖書館資源的欲望和熱情。
　　領導決策的參考依據。完整的檔案資料可以為領導決策提供很多信息。首先，高校圖書館領導在工作中需要了解館內的工作情況和一些有關圖書館發展的數據時，可參考館內保存的檔案材料；其次，學校領導想要了解學生的讀書喜好，掌握學生的學習動態，也可以通過參考圖書館保存的學生借閱方面的檔案來獲取一定的信息；再次，每一屆新上任的圖書館領導都可通過查閱檔案資料而較快熟悉本館的基本情況，從而順利地開展工作。同時，針對舊有管理制度的問題提出建議，不斷完善圖書館各項規章制度。總之，由于高校圖書館檔案在日常工作中不斷得到豐富和充實，保存了圖書館的重要文件，記錄了圖書館重大發展事件，這為學校和圖書館領導進行相關決策、制定計劃和總結工作提供了可靠的依據。
　　做好圖書館服務、提高工作效率的依據。隨著時代的發展，高校圖書館的工作內容也發生著變化，其中，為廣大讀者提供優質的服務是當前圖書館工作的一項重要內容，也是未來高校圖書館的重點發展方向。其中，圖書館的檔案管理對做好服務工作有非常重要的作用。檔案管理工作的主要任務就是將圖書館的每一份重要文件、每一項重要工作和活動真實、完整地記錄在案并妥善管理。在對高校圖書館服務工作的探索過程中，檔案管理人員完整地收集并記錄服務工作發展過程的重要文件資料，如服務工作思路、組織情況、經驗和教訓等。這些資料可以為圖書館改進服務質量提供可靠的信息價值。
　　是高校文化建設的需要。檔案是一個學校文化建設的歷史記憶，是傳承學校歷史文明的重要載體。圖書館作為高校非常重要的一個部分，作為學校的文化發展和展示窗口，是信息和知識的集散地。因此，高校圖書館檔案建設具有重要的文化價值，對高校文化建設發展有著很重要的意義，同時也是是國家和民族文化建設的重要組成部分。
　　圖書館人力資源建設的依據。人才建設是高校圖書館發展和建設的第一要素，提高人才素質是推進圖書館發展的重要動力。高校圖書館檔案信息資料包含館內詳細的人事檔案，能全面反映圖書館的人才構成狀況、圖書館工作人員的知識和業務水平、工作能力以及圖書館的人事管理狀況等，是圖書館開展人力資源建設，如制定人才培養計劃、開展工作人員業務培訓、對工作人員進行專業職稱考評等工作的重要依據。此外，對新到圖書館的工作人員來說，閱讀館內檔案信息是其盡快熟悉本館工作環境的重要途徑之一。這些信息可以幫助他們了解館內人員構成情況，及早進入較好的工作狀態。
　　高校圖書館檔案管理工作的現狀
　　目前我國高校圖書館檔案工作仍然普遍存在一些問題。
　　檔案管理意識淡薄。由于思想認識上的偏差，許多高校領導對高校圖書館的檔案工作不夠重視，圖書館工作人員包括部分館領導在內也還沒有充分認識到圖書館檔案的重要性，認為檔案管理工作可有可無，因而缺乏搜集整理檔案的主動性，不注重對檔案的管理工作。當然這種觀點是非常錯誤的。檔案是一個部門完整地存在的重要依據，圖書館檔案是圖書館日常工作和活動中形成的珍貴信息資料，也是圖書館工作成果的綜合反映，應該完整收集和科學管理。
　　檔案管理制度不健全。長期以來，由于高校圖書館檔案管理意識薄弱，很多圖書館還沒有將檔案管理工作作為一項基礎工作，沒有制定完整的收集和管理制度，導致很多高校圖書館出現了檔案殘缺不全，管理混亂的局面，如一些重要檔案存在斷檔或者缺檔的現象，檔案的存放混亂不堪，缺乏系統性和完整性；管理人員對所收集到的檔案沒有及時進行分類、編目等整理，更沒有進行二、三次檔案文獻的加工，使檔案資源不成體系，給讀者的查找和利用帶來的一定的困難，降低了檔案利用率；對檔案的借出和還回沒有實行嚴格的登記制度，造成檔案的流失。
　　
　　檔案管理人員業務水平不高。目前，很多高校圖書館檔案人員大多是兼職，沒有專業的檔案管理知識，也缺乏計算機等方面的知識。更多的時候，他們只是做好登記、整理、保管等一般性的管理工作，而對有一定技術水平要求的檔案信息化管理則不能適應，因此，當前的檔案管理人員的業務水平已越來越不能滿足檔案現代化管理的需求。
　　館藏檔案結構不合理。從檔案種類結構來看，目前許多高校圖書館的館藏文書檔案所占比重較大，而以業務檔案為主的特色檔案相對較少，亟待豐富；從檔案載體來看，紙質檔案所占比重較大，其他載體如電子檔案的種類和數量相對較少。從目前的檔案管理發展趨勢來看，這樣的館藏檔案內容和結構完全無法適應圖書館的業務發展和信息化社會的需要。
　　缺乏對檔案價值的科學鑒定。圖書館檔案的價值有大小之分，在管理過程中應該給予科學鑒定，區分對待。但是，目前很多高校圖書館沒有做到這一點。無論檔案的真偽、重要性程度和價值大小，均長期存放在一起，而沒有通過必要的鑒定程序來確定圖書館現有各類檔案資源的準確性、價值大小和保管期限，最終導致圖書館檔案文獻的不斷膨脹且日益混亂，給管理和利用帶來很大的困難。
　　檔案信息開發利用觀念薄弱。只有得到充分利用，才能體現出高校圖書館的檔案管理工作的價值。然而當前很多高校圖書館普遍存在著只重管理而輕利用的現象，使圖書館檔案資源的存在失去價值。重管理、輕開發的問題制約著檔案為高校圖書館發展和建設服務的各項功能的發揮，造成圖書館檔案資源的閑置和浪費，也浪費了檔案管理經費。
　　檔案管理的信息化步伐緩慢。目前，不少高校圖書館的檔案資源還是以單一的紙型文獻和傳統的管理模式為主，電子文獻發展緩慢，在信息化時代，已遠遠無法滿足人們多渠道獲得檔案文獻資源的需求。而在一些已實現館藏文獻資源服務自動化的圖書館，其檔案文獻管理和利用手段卻沒有與圖書文獻信息資源的現代化開發同步，導致館內業務發展不平衡，給讀者帶來不便，也不利于提高圖書館形象。
　　優化高校圖書館檔案管理的新思路
　　針對高校圖書館檔案管理中存在的這些問題，筆者認為應該從以下幾個方面著手解決：
　　增強檔案管理意識。一定程度上說，圖書館檔案同館藏文獻資源一樣也是一種寶貴的信息資源，對圖書館工作有很大的參考作用，因此，上至高校領導、圖書館領導，下至圖書館檔案管理工作人員都應該重新認識檔案管理工作，從思想上高度重視這項工作。在獲得領導認同的基礎上，逐步將圖書館檔案管理工作規范化。筆者認為，確定固定的檔案管理員負責全館檔案管理十分重要，這是做好圖書館檔案管理工作的基礎環節。
　　健全檔案管理制度。高校圖書館檔案管理業務包括檔案收集、檔案整理、檔案鑒定、檔案保管、檔案檢索、檔案編研、檔案統計、檔案利用等八個具體環節。如此眾多的環節，如不制定具體的規章制度給予規范，將會使檔案管理工作陷入混亂。因此，為了能使檔案管理工作有序開展，就必須建立一套完整的行之有效的管理制度，這是圖書館做好檔案管理工作的必要手段，也是前提條件。
　　提高檔案管理人員的素質。首先，選擇優秀的檔案管理人員。最好選用事業心強、并有較高學歷的人才，具有檔案專業學歷的人才更好。檔案人員一經落實，應保持相對穩定，不要隨意變動，有利于保持檔案管理工作的穩定性和持續性。其次，為使管理水平跟上不斷發展變化的檔案管理工作新形勢，應該不定期對檔案管理人員進行必要的檔案管理專業培訓，讓他們學習新知識、新技術。第三，傳統的管理方式已不能適應現代檔案管理的要求，因此，檔案管理人員要更新觀念，積極掌握計算機和網絡應用技術，以適應檔案電子化和檔案管理工作現代化的發展趨勢。第四，高校檔案管理工作是一項嚴肅的工作，一些檔案有非常重要的意義，因此不可忽視對管理人員的思想政治方面的教育，提高其政治覺悟，全面提高綜合素質。
　　優化檔案結構。一方面，高校圖書館應當重視歷史性檔案資料的收集與整理，這部分檔案是以文字形式直接記錄高校圖書館重要活動、重大事件的文字材料，對圖書館的發展具有十分重要的歷史和紀念意義。這部分材料由于較為分散、零碎，較難收集和整理，容易被忽視，需要在日常工作中持續關注。另一方面，圖書館檔案工作還應重視非文字資料，如實物、音像、電子檔案的收集與整理。這類檔案資料較之文字資料更生動、更具體、更真實，是比較有價值的佐證資料。根據當前媒介多樣化的特點，應該將電子文字、音像、照片、光盤、獎杯、獎狀等形式的歸檔作為檔案工作的重點。這部分檔案是高校圖書館檔案完整性、系統性的重要保證。
　　科學鑒定檔案。對需要歸檔的檔案進行逐一鑒定，區別不同檔案的性質和價值，然后根據檔案的重要程度和價值大小進行檔案歸檔，這樣才能使檔案存放科學合理，節省存放空間，節約管理費用，同時也便于檔案的查找、開發和利用。
　　充分開發利用檔案信息。檔案的開發和利用是高校圖書館檔案管理工作的最終目的和歸屬，只有讓檔案信息資源得到充分利用，圖書館檔案才有存在的價值，檔案管理工作才有意義。在開發利用方面，檔案人員應做到以下幾點：一是檔案管理人員應積極配合高校及館內領導決策，根據工作需要及時準確提供相應的檔案資料，為圖書館發展做好服務，實現檔案價值；二是做好宣傳推廣工作，提高檔案信息利用率。傳統的重藏輕用思想很大程度上制約著圖書館檔案作用的有效發揮。因此，應該更新管理觀念，加強對圖書館檔案作用的宣傳，使讀者們正確認識到圖書館檔案的價值和意義，提高檔案的利用機會。
　　大力推進管理手段的現代化。現代化的管理設備和管理手段是現代化圖書館檔案管理工作所需，也是時代發展的要求。實現圖書館檔案管理手段的現代化，就是由傳統的人工操作過渡到以電子計算機為中心的現代化管理方法，就是充分利用電子計算機、文獻數據庫、多媒體技術等現代化設備和手段對檔案進行收集整理、統計分析、存儲、檢索等，最終全面實現檔案的數字化管理。筆者認為，要實現檔案管理手段的現代化，應該建立起開放檔案用戶目錄數據庫、圖書館檔案指南資料庫、原文影像資源庫以及史料匯編、專題文件匯編資料庫等四大數據庫，這是管理手段現代化的基礎。
　　此外，加強對數字化圖書館檔案的管理，建立這些數據庫文件的路徑索引信息，將路徑索引信息和檔案目錄信息共同保存在數據庫中。同時在圖書館主頁設置一個圖書館檔案專欄，公開開放數字化后的圖書館檔案信息，使人們都能通過圖書館的網頁利用圖書館檔案。總之，檔案是高校圖書館管理工作的基石，圖書館的許多工作都離不開檔案管理工作的支持。不斷優化高校圖書館檔案管理水平，提高檔案利用率，可以促進高校圖書館各項服務工作更好地發展。（作者單位：安陽師范學院）