論企業管理費用的控制問題

　　【摘要】 隨著企業規模的不斷擴大，企業行政管理部門的管理職能日益重要，其費用也相應增加。管理費用的控制已經成為企業成本管理的一項主要內容。但大多數企業缺少對管理費用的有效控制或管理費用控制工作只流于形式，這種局面已影響到了整個企業成本管理工作及企業效益的增長。隨著企業的發展壯大，這種矛盾將會顯得更加突出。因此，如何在既定的管理要求下，最大限度地降低管理費用，提高管理費用控制效果，已成為當今企業控制的重點。
　　【關鍵詞】 企業； 管理費用； 控制
　　
　　管理費用通常是損益表上的第二大成本項目，減少這塊費用的短期方法常會偏離有意義的管理成本改進。必須以戰略方法慎重控制管理費用，實現長期改善的目標。
　　
　　一、管理費用的定義
　　管理費用是指企業為組織和管理企業生產經營所發生的支出，包括企業的董事會和行政管理部門在企業的經營管理中發生的，或者應當由企業統一負擔的公司經費（包括行政管理部門職工工資、修理費、物料消耗、低值易耗品攤銷、辦公費和差旅費等）、工會經費、待業保險費、勞動保險費、董事會費、聘請中介機構費、咨詢費（含顧問費）、訴訟費、業務招待費、房產稅、車船使用稅、土地使用稅、印花稅、技術轉讓費、礦產資源補償費、無形資產攤銷、職工教育經費、研究與開發費、排污費、存貨盤虧或盤盈（不包括應計入營業外支出的存貨損失）、計提的壞賬準備和存貨跌價準備等。
　　管理費用所歸集的費用項目是比較龐雜的。有些費用內容，如公司經費、業務招待費等，在企業的規模和經營環境都較為穩定的情況下一般保持穩定，但也不排除公司出于利潤操控的目的而造成某些費用項目的異動，會計分析應當識別這些變化。有些費用項目是受到資產質量的影響。如壞賬準備、存貨跌價準備等直接計入管理費用，應收賬款、存貨等資產的質量對管理費用有著直接影響。
　　
　　二、控制管理費用的原因
　　（一）提高企業行政管理效率
　　管理費用與銷售收入的比重體現了企業的行政管理效率，管理費用占營業收入的比重（即管理費用率）越低，代表公司的費用控制能力越優秀，行政管理的效率越高。
　　（二）杜絕“藏污納垢”的項目
　　表面上看，這只是企業用以記錄期間費用的一個科目，但實際上，管理費用是交易“藏污納垢”的項目，企業管理者違規使用公司資金，非法行為的專業，多列入管理費用項下。控制管理費用成為每個企業的重點項目。
　　首先，一些企業管理者將企業資金用于個人及家庭消費，將個人和家庭的日常開支及固定資產購置支出全部列入了企業的管理費用中，增加了企業的期間費用，既實現了假公濟私，又給企業減少了部分稅收。
　　其次，一些企業為實現某一經營目的而進行的行賄支出，一般也記錄在該科目下，并以業務招待費等名目來反映。
　　最后，一些企業為了虛增或調節利潤，可能選擇應收賬款壞賬準備以及存貨跌價準備來進行調節，從而通過管理費用來干預盈利，達到粉飾利潤或平滑利潤的目的。
　　
　　三、管理費用的控制措施
　　管理費用的控制遵循費用控制原則：事前控制，即事先建立各項支出的合理標準，預防成本超支。例如開發一個新產品，應該投入多少，研究發展的費用是多少，需要事先設定一個標準。很多企業總是事后控制，雖然說亡羊補牢，為時未晚，但是在控制上最好能夠做好事前的控制，未雨綢繆。事后控制是對已經發生的成本差異采取修正的行為，調整或修正未來的成本支出。當實際的支出超過原來所編的預算或標準時，不管是量差還是價差，都應該了解原因，然后針對這些差異，采取相應的對策。控制原則，在進行費用控制時，應采取適度原則，避免過度控制。在現實生活中，很多企業往往矯枉過正，采取過度的控制，把錢管得太死。結合實際情況制定相應的措施：
　　（一）制定辦公費用控制方案
　　辦公費用是公司管理費用的組成部分，在管理費用的分配使用當中起著至關重要的作用，辦公費用的控制使公司獲得很大程度上的節約。
　　降低公司成本，提高經濟效益，減少管理費用開支，使得錢、財、物效用最大化。
　　方案如下：①明確預算體系及職責分工。②公司于每年12月15日前向公司主管經理及各部門主管發放下一年度的預算表，年度預算人每年12月23日前完成下一年度預算。③日常辦理辦公費用均需要書面和電子兩種形式交公司領導和財務經理審核簽字。④每月月底進行審核，超出規定標準比例，做出相應的解釋；節約部門進行適當的獎勵。
　　（二）嚴格業務招待費、差旅費審批手續
　　業務招待費方面要求財務部門制定審批表，在審批過程中要求經辦人將主管領導簽字后的發票憑證與審批表一起交給財務部門進行核算。
　　差旅費方面要求出差人員在出差之前填寫出差申請單，出差結束后填寫出差報告，出具相關的出差票據，經由相關領導簽字方能報銷。
　　（三）提高相關財務人員的業務素質
　　管理費用發揮如何，關鍵在于財務人員。必須進一步提高財務人員的素質，財務管理人員不僅要懂得會計核算，更重要的是要善于理財，即如何發揮財務管理的職能。財會人員除了應具備較扎實的專業知識外，還要求熟悉國家法律、法規制度，對社會環境（包括政治因素、經濟因素、企業因素等）有一定的觀察力和預測能力，以及具有較強的管理能力。
　　要充分發揮計算機在會計核算和財務管理方面的作用，通過采用商品化會計軟件，使會計憑證的制作更加規范。入賬及時，數據準確，系統能夠自動生成會計報表，從而以高質量的會計信息參與企業的經營決策。會計電算化的應用為盡快實現由記賬型向管理型的轉變，為實現財務管理質的飛躍奠定了基礎。
　　（四）年終進行全面的管理費用分析報告
　　制訂相應的管理費用分析表，表中涉及本期發生額、上年同期、增減幅度、全年計劃、完成計劃百分比項目。通過表中數據進行分析，將發生額較大的費用視為重點控制對象，在新的年度中進行嚴格的控制、合理壓縮，以達到預期設定的管理目標。
　　（五）對管理費用采用全面的跨職能視角
　　領先公司既不會將自身的成本削減限制在一至幾項職能內，也不會從特定職能的視角管理一般費用和行政費用——這么做只會將努力局限于采摘“低垂的果實”，減損了大幅削減成本的機會。相反，頂級公司對管理成本采用跨職能的視角。例如，一家大型醫藥公司識別了一系列削減管理成本的機會，涵蓋財務、人力資源、IT等多項職能。公司并未止步于此，而是將其努力擴大到了識別上述及其他各項職能中的冗余活動，包括銷售和營銷職能。公司發現了藏匿于預測、培訓和管理數據、供應商及設施等各領域的種種冗余工作，從而進一步確定了500萬到1 200萬美元的潛在成本削減機會。不斷要求供應商提供更好的價格，希望通過“離岸”方式外包一切可能的業務活動以實現最低的材料或勞動成本，這類公司正同時運用多種杠桿。有些公司更是領先一步——將上述方法與跨職能方法相結合，以改進流程，處理不同級別的復雜性問題——這樣的公司能實現更多的成本削減。就其本質而言，運用多杠桿、跨職能的方法，公司能獲得快速盈利，不僅達到即時削減成本的目標，還能長久增加成本削減，并予以保持。
　　各種類型的企業往往在管理費用控制方面著重點不同，一時興起幾乎總以失敗告終，無論目標是減去幾磅贅肉，還是減少公司的管理費用。持續提升管理費用的效率是深思熟慮后綜合計劃的結果。盡管要實現短期管理費用削減不難做到，但公司值得為長期成效付出努力。
　　
　　四、通過案例分析控制管理費用的意義
　　有效的控制管理費用，實現公司利潤最大化，主要表現在大多上市公司中，一項管理費用率指標決定上市公司股票的漲幅。
　　例如，廣州友誼公司在2008年的年報中重點突出本年度利潤增長，分析原因：2007年的管理費用率是4.82%，2008年的管理費用較2007年下降了9.11%，管理費用率也降至3.83%，降低了近一個百分點。在經濟下行背景下，該公司銷售收入仍取得了14.35%的增長，難能可貴的是，也更加彰顯公司管理能力的管理費用率下降1％。在經濟下滑背景下，銷售收入下滑到10％左右甚至更低的增長水平情況下，該公司還能嚴格控制管理費用，逐年壓縮管理費用率，最終帶來的就是2008年凈利潤實現34.62%的增長，遠高于銷售收入增長。這就是企業加強管理，向管理要利潤的鮮明例證，同時主要突出了管理費用在此過程的重要作用。
　　
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