會計電算化環境下的內部控制制度探討

　　計算機技術發展日新月異，計算機技術也深刻影響著各個行業。同樣，計算機在會計領域也獲得了廣闊的運用空間，各個單位的管理部門紛紛使用計算機處理各種報表、數據等會計信息，會計電算化獲得了巨大的發展與運用。在會計電算化廣泛使用的今天，對于會計電算化環境下的內部控制制度的探討，確保各個單位財產的安全，提高計算機提供信息的效率具有重要的意義。隨著會計電算化在會計領域的廣泛應用，其對傳統會計環境下形成的內部機制制度提出了巨大挑戰，必須對內部控制制度進行改革與重建。本文在分析了會計電算化內部控制的概念與特征的基礎上，探討了會計電算化對傳統內部控制制度的影響，以及加強內部控制制度建設的重要意義，最后提出了加強會計電算化環境下內部控制制度的對策建議。
　　
　　一、會計電算化內部控制的概念與特征
　　
　　(一)會計電算化內部控制的概念
　　會計電算化內部控制是隨著計算機在會計領域的運用而興起的一個名詞，是單位內部控制的一種特殊形式，它是會計內部控制的深層次的發展。所謂的會計電算化是指單位采取各種有效的措施，發現并糾正系統可能產生的各種錯誤、故障以及各種舞弊現象，確保系統的正常運行，從而成為提供及時、可靠信息的前提與保障(張學峰，2009)。一般來說，按照實施控制的范圍，可以將會計電算化內部控制分為總體控制和運用控制。會計電算化的總體控制是指對計算機會計信息系統的組織、開發、引用等方面的控制。應用控制系統是針對具體的應用系統的程序而設置的各種控制措施，包括輸入控制、處理控制和輸出控制三個方面。
　　(二)會計電算化內部控制的特征
　　會計電算化是建立在成本與管理會計、企業財務會計原理以及計算機等理論基礎上，從而對傳統手工會計的處理流程、處理方法以及傳統會計數據處理、收集、存儲、傳輸以及報告方式進行重大改造而建立起來的新型的會計信息系統。會計電算化系統可以分為會計管理信息系統、會計數據處理系統以及會計決策支持系統。雖然單位內部控制的目的始終沒有發生變化，然而會計電算化內部控制制度卻在控制形式、控制內容以及控制環境方面與手工會計內部控制系統存在較大的差異，會計電算化的興起在一定程度上對原有內部控制制度造成了沖擊，傳統內部控制制度顯然已跟不上時代的步伐。
　　
　　二、會計電算化對內部控制的影響
　　
　　在實行會計電算化以后，手工會計下的許多傳統控制方式逐漸消失，被全新的控制方式所取代。會計電算化對內部控制的影響是深遠的，主要表現在以下幾個方面。
　　(一)改變內部控制的形式
　　會計電算化在內部控制的形式上與手工會計有著巨大的差異。我們可以通過會計電算化的工作流程來分析會計電算化對內部控制形式的影響。
　　
　　
　　首先，如上圖所示，實行會計電算化以后，可以對會計賬務進行集中化處理，除了前期原始憑證的取得、財務審核以及會計憑證的輸入由會計人員人工進行以外，其他的流程，比如經濟業務的記錄和加工、會計報表的生成以及查詢等環節都可以由計算機會計系統自動完成。會計電算化的這種變化使得傳統手工會計條件下的一些控制措施沒有繼續存在的必要。比如會計科目匯總表的編制、憑證匯總表試算平衡的檢查、賬賬核對、賬證核對、總明細賬平行登記等在會計電算化的環境中失去了存在的真正意義。其次，通過會計電算化的程序，手工會計中的大部分平衡檢查將自動移入會計電算化系統內部，通過程序自動地檢查出來，如各業務板塊間數據的核對、會計平衡的等式檢查、記賬憑證的借貸平衡檢查等。傳統手工會計環境下的各種內部控制制度在會計電算化的環境下難以發揮作用，亟須改變。
　　(二)改變內部控制的重點
　　在人工會計的環境下，內部控制的重點在于會計從業人員，而在會計電算化的環境下，內部控制的重點發生了變化。在會計電算化的環境下，會計工作的完成有賴于會計人員以及會計軟件，因此，在會計電算化的環境下，內部控制的重點在于：一是對會計人員的管理，即人工處理控制；二是對數據輸入計算機系統的控制，即原始數據輸入計算機控制；三是相關會計信息的輸出控制；四是計算機系統互相連接的控制；五是會計人員與計算機系統交互處理的控制。
　　(三)改變內部控制的內容
　　電算會計化不同于人工會計，它是一種人機交互系統，再加之采用了計算機系統作為載體，比起人工會計來說更具有隱蔽性。因此，會計電算化內部控制的內容復雜得多?？傮w來說，會計電算化內部控制的內容包括以下幾個方面：會計電算化系統的輸入控制、輸出控制與處理控制；會計工作相關人員的工作重新分工與新的內部牽制機制；系統的組織和操作管理系統控制；會計電算化系統tu0grK4tK1ikETWruSRj3w==安全控制與系統開發控制(張發紅，2008)。
　　(四)改變內部稽核機制
　　由于會計電算化與手工會計處理程序上有著比較大的差異，因此二者的內部稽核機制也有較大的不同。在手工的會計信息系統中，每一筆經濟業務的會計處理都要經過一套嚴格的多重手續，必須遵循嚴格的制約與監督制度，比如授權批準與業務經辦的分離、會計記錄與收付款項的分離等，都須經過嚴格的會計審核機制，并且相關會計人員的關系是直接明了的。因此，在手工會計環境下，容易形成互相監督、互相牽制、互相核對的內部控制制度，而且在這一過程中，包含著大量的會計信息的傳輸、驗證與提取等工作。在實行會計電算化之后，會計電算化系統實現了會計工作自動化、控制的程序化，各種會計流程都可以通過計算機自動完成，因此手工會計環境下形成的原有分工、崗位職責以及各自的權限都發生了變化，許多會計業務在處理程序上大大簡化了，會計人員無法直接參與內部控制，手工會計環境下的內部牽扯機制大大削弱。
　　(五)改變會計信息存儲介質與方式
　　會計電算化環境下與手工會計環境下的會計工作在會計信息存儲介質與方式方面也存在著較大的差異。在傳統的手工會計中，會計信息的存儲與經濟業務發生的記載均以紙質材料為介質，會計數據按照其處理階段的不同分為原始憑證、記賬憑證、會計賬簿以及會計報表等，這些會計數據無論出于哪個階段都以紙質的形式存在。這些以紙質形式存在的會計數據不容易被篡改，有較好的直觀性，利于內部控制。而在會計電算化環境下，會計數據以磁盤或者光盤的形式存在，容易被篡改或者刪除，并且直觀性差。由于會計電算化環境下存儲介質的容易被篡改與毀壞性，防止數據的丟失，確保安全可靠便是重要的問題之一。
　　
　　三、加強會計電算化內部控制的意義
　　
　　(一)有利于保證會計信息的準確性
　　在會計電算化的環境下，會計工作的起點是會計人員原始數據的輸入，即會計人員將所發生的經濟業務的原始憑證錄入計算機中，并在相關的軟件中進行自動處理，最后形成總賬、明細賬以及各種會計報表。由此我們可以看出，由于計算機系統無法自動識別會計信息的真偽，一旦會計人員輸入錯誤的會計數據，便會產生錯誤的會計信息。因此，會計信息的真實性完全依賴于會計人員原始數據輸入的真實性，因此，只有通過強化會計電算化內部控制制度才能保證會計信息質量的完整性、真實性。
　　(二)有利于規避會計信息丟失風險
　　隨著計算機時代的到來，會計電算化逐步得到推廣與普及，因此利用網絡進行會計信息的保存與傳遞已經成為重要手段。利用網絡進行會計信息的保存與傳遞存在著重大的風險(劉立瓊，2007)。隨著網絡時代的興起，網絡病毒與網絡黑客也時刻困擾著人們的日常生活和工作，會計信息在保存與傳遞的過程中隨時都面臨著被篡改與丟失的風險，從而導致會計信息的失真。因此，必須通過各種手段加強會計電算化的內部控制，通過文件加密、授權、防火墻等內部控制，從而保證會計信息存儲與傳遞的安全。
　　
　　(三)有利于減少人為因素而引致的會計信息失真
　　在人工會計的環境下，每筆經濟業務的會計處理的每個環節都有相應的會計人員進行審核和簽章，因此具有較強的內部約束機制。然而在會計電算化的環境下，各種經濟業務的會計處理都由電算化的軟件自動完成，這種會計職能高度集中的會計電算化導致會計人員權力的過分集中，這種權力的集中容易導致因為微小的錯誤而產生嚴重的后果。并且一旦有人秘密改動數據或者計算機程序，難以得到及時發現和排查，從而輸出錯誤的會計信息。因此，必須加強會計電算化內部控制制度建設，約束會計人員的權力與職責，從而減少會計信息失真的可能性。
　　
　　四、加強會計電算化內部控制的對策建議
　　
　　(一)建立嚴格的計算機程序控制制度
　　在會計電算化的環境下，為了保證會計信息輸入的正確性與完整性，從源頭上減少會計事故和錯誤，應該建立嚴格的計算機程序控制制度。具體來說，建立嚴格的計算機程序控制制度包括以下幾個方面的內容：首先，要嚴格限制使用單位計算機的資格，要明確規定非本單位會計人員不得使用本單位的會計電算化有關的計算機設備。其次，輸入的原始憑證須經過嚴格的會計審核，即經濟業務的會計憑證必須經過領導審核，還必須有經辦人與相關證明人的簽字，經過這些程序之后會計憑證才能輸入計算機系統。再次，建立科學的定期盤點、定期對賬的制度，定期進行資產盤查，并進行賬證核對、賬實核對；定期對已經輸入計算機系統的各種會計數據進行核對，對各種疑問一一排除；做好會計信息的備份工作，在將會計信息輸入計算機系統以后，要注重會計信息的備份，爭取每日、每周、每月都要備份；完善會計檔案管理工作，在完善的會計檔案的基礎上加強內部控制制度建設，才能確保會計信息的真實性與完整性。
　　(二)嚴格保證計算機系統安全
　　計算機系統安全關系著會計信息的存儲與傳遞能否順利進行，與會計信息的真實性與完整性息息相關。因此加強會計電算化的內部控制必須以保證計算機系統安全為基礎(陳彥平，2008)。具體來說，包括以下幾個方面：首先，盡量將各種應用程序與數據庫系統相分離，防止網絡黑客對會計信息的竊取與篡改。其次，建立數據庫加密制度，將經濟業務的會計處理的各個流程進行合理劃分，由各個經辦人員設置相應密碼，以保證會計信息傳遞與儲存的安全性；硬性規定移動電子儲存設備使用制度，要求移動電子儲存設備在連接計算機之前必須進行殺毒，并不準將會計信息拷貝外帶。再次，購買強大的病毒防火墻以及病毒查殺軟件，防止黑客入侵以及各種病毒入侵，定期對計算機設備進行病毒檢測，保證計算機系統的安全運行。
　　(三)合理分工，加強組織控制
　　在會計電算化的環境下，會計職能相對更加集中，也加大了內部控制的難度。在這種情況下，必須更加注意對組織和管理進行合理的分工，使各個環節相互制約，互相監督，以利于組織內部控制。首先，可以將用戶部門與電算化部門進行分離。其中，用戶部門指的是從事實際業務的部門，它們是原始數據的創造部門。而電算化部門是指數據處理部門，它們將用戶部門所產生的數據通過會計電算化軟件進行處理，將二者分隔開來，可以有效地保持各種職能的分離與制衡。其次，要加強組織控制，即將單位系統中不相容的職責進行適當的分離，使單位系統的人員進行合理的分工，并配套以相應的管理規章制度，建立互相制約、互相監督的機制，從而使系統保持制衡的狀態，保障系統所提供的會計信息真實、可靠，杜絕各種舞弊的可能性。
　　(四)加強會計檔案管理
　　計算機會計系統有關的資料應及時存檔，企業應建立起完善的檔案制度，加強檔案管理。一個合理完善的檔案管理制度一般有合格的檔案管理人員、完善的資料借用和歸還手續、完善的標簽和索引方法、安全可靠的檔案保管設備等。
　　(五)加強單位內部審計
　　在現代市場經濟浪潮中，各種經濟違法案件層出不窮，除了利益上的誘惑外，缺乏強有力的監督機制是許多人敢于鋌而走險的重大誘因。監督機制根據監督者的不同可以分為外部監督與內部監督，內部監督是單位內部自行進行的監督。由于單位內部的監督者熟悉單位內部的各種經濟業務，更能發現個別人員的經濟違法行為，因此內部監督較于外部監督而言具有更為重要的意義。特別是在會計電算化的環境下，增加了監督的難度，因此單位有必要進一步加大內部審計力度。單位內部審計的內容主要包括以下幾個方面：對電算化賬務處理是否正確進行審計，審查憑證填寫是否正確，審核人員分工、崗位設置和崗位責任制的落實情況，憑證附件是否完整，機內數據與書面資料是否一致，對報表軟件的取數公式是否正確，會計信息保存是否安全、可靠進行監督等。
　　(三明市財政票據管理所)