試論中職學校檔案信息化建設的制約因素和應對措施

　　摘要：檔案信息化是以計算機網絡、信息技術為手段，以檔案資源為對象，以檔案工作為依托，以檔案管理學最新理論為指導，按照信息社會和我國檔案行政管理部門的要求，開展檔案的收集、整理、保管、開發和利用的現代化管理過程。如何最大限度地開發利用檔案信息資源，滿足多樣化的需求，發揮最佳利用效益，就顯得最為重要。筆者從學校檔案信息化應用現狀、應對措施等方面就如何進一步加強學校檔案信息化建設進行分析研究。
　　關鍵詞：檔案信息化；信息技術；檔案管理；館藏信息
　　
　　一、中職學校檔案信息化的應用現狀
　　中職學校是國家在地方設立的培養中等專業人才的教育基地，根據社會和經濟發展需要不斷輸送人才的地方，學校的各項管理理應與時俱進，跟上現代化建設的需要。近些年來，多級領導和專業部門十分重視中職學校的檔案管理工作，制定各項檔案管理規范，并加強檔案的收集、整理、保管、利用等基礎建設和業務建設，促進中職學校檔案管理的快速發展。從總的情況來看是好的，但是從檔案管理信息化建設的角度看，目前還存在著一些較為突出的問題，主要表現在以下幾方面：
　　1. 對檔案工作重要性認識不到位
　　檔案是國家機構、社會組織和個人在社會活動中形成的保存被查的文字、圖像、聲音及其他各種形式的原始記錄，是傳承文明的載體。檔案工作是管理檔案和提供檔案信息，為社會實踐服務的一項業務系統，它深深根植于人類社會的生產生活當中，在經濟發展、科技進步、精神文明建設中發揮著越來越重要的作用。但是，以上重要性在中職學校，特別是學校的領導和教職工中認識不足，不少領導存在著重教輕檔的現象。在檔案管理上存在“為保管而保管，重保管輕利用”和“等，靠，要”的思想以及“閉架借閱”“你查我調”等傳統做法。另外，不少長期從事檔案管理的檔案人員對手工管理模式很順手，對新事物認識不足，對檔案信息化建設認識不到位；有的同志文化水平低，對現代化技術不熟悉，對計算機技術、現代化管理和信息化應用知識了解少，沒能力掌握，安于現狀，這些是制約學校檔案信息建設的內在因素。
　　2. 對檔案工作經費投入不足
　　單位領導對檔案工作不夠重視，認為檔案工作很簡單，只是保管材料負責給利用檔案者提供材料即可。在經費投入方面，相對其他工作而言，投入的資金非常少，導致檔案部門不具備檔案保管和管理的最基本條件，更談不上購置現代化檔案管理設備設施。好多單位至今還沒計算機等必要的信息處理設備。
　　3. 館藏檔案載體形式單一，內容有待于豐富
　　積累檔案信息，增加檔案信息存儲量，建立種類齊全、結構合理、質量優化的檔案體系，是開發利用檔案信息的重要條件。目前學校歸檔的檔案載體多以紙質檔案為主，一些新型的檔案信息載體，如磁帶、光盤、電子文件、微縮膠片等很少涉及，各學校的檔案收集范圍仍存在不同程度的局限性，突出表現為許多有價值的應歸檔的文件不愿意移交，從而造成檔案的大量流失。另外反映本校特色和優勢的科技檔案、人物檔案較少，這種狀況直接影響檔案的開發利用。
　　4. 檔案的理論和管理方式有待于改變
　　過去的檔案工作理論與工作模式都是基于紙質載體，認為電子文件不如紙質檔案能永久保存，而且缺乏憑證作用，計算機網絡不夠安全，不能保密等；認為這些問題不解決，計算機網絡與電子文件就很難與檔案工作結伴而行。實際上計算機網絡與電子文件存在是社會發展的需要，是人類歷史進步的必然，這絕不會取決于檔案工作者意愿。作為網絡的使用者、電子文件的形成者和保管者都有責任關注信息技術的最新發展，也有責任采取諸如防火墻、密碼技術、電子印章等先進信息技術解決上述問題。
　　5. 檔案工作計算機輔助管理模式的效用有待于提高
　　目前，不少學校的計算機輔助管理僅局限于檔案工作內部的編目和檢索環節發生局部作用，而且是輔助作用，不是針對具體的檔案信息。這種形式編目須依靠手工進行前期準備工作，常常須先手工做好著錄或填寫好手工目錄后，再往計算機中錄入，編目的實際目的是為了排版和打印出“臻于完美”的案卷目錄，以便展示或手工查閱。檔案基礎工作做不好，就無法做好檔案信息化建設。目前，檔案部門輸入的多為案卷級標題，案卷題名只是表明承載檔案信息載體所在物理位置的標志，無法反映出其所包含的全部信息內容，利用者還須工作人員調閱檔案實體，才能得到信息，從而使計算機檢索與手工檢索無本質區別。目前多數學校此項工作多處于起步階段。
　　二、學校檔案信息化建設的應對措施
　　鑒于以上檔案信息化建設存在的問題，我們必須正視這些問題，并采取積極改進的態度，將不利變有利，有針對性采取有效措施。
　　1. 檔案工作者必須更新觀念
　　檔案信息化建設是轉變觀念為前提的創新性檔案工作，如果檔案工作人員只習慣于傳統式手工管理模式，而不肯更新管理觀念，即使單位建立了網絡，購買了新的軟件系統，也不能將系統應用起來，致使資源浪費。因此檔案管理人員必須更新觀念，改進管理模式，學習新的科技知識，提高業務素養和技術技能，盡快把計算機技術廣泛應用于檔案管理、數據庫建立、檔案檢索與應用之中，現代化高效率的信息服務的運作方式與形態可以改變人們對檔案工作的認識。
　　2. 優化館藏，加強檔案基礎建設
　　檔案的收集、整理、鑒定、編目等基礎工作是做好檔案信息開發和利用的基礎。學校檔案部門對檔案的接受范圍，檔案的門類、標準作出具體的規定，使檔案的收集、歸檔走向規范化，防止檔案流失。不斷充實和完善檔案的收集渠道與館藏結構，新型檔案載體和紙質檔案一起，實現各種檔案載體的優勢互補。只有這樣，才能逐步建立門類齊全、數量充實、結構合理、內容豐富，具有特色的檔案信息庫，為信息的開發利用提供物質基礎。
　　3. 采取培訓、提高和引進等多種手段解決檔案信息技術人才問題
　　在檔案信息化建設過程中，基礎設施是條件，人力資源是關鍵，人才是檔案信息化的建設者，更是檔案信息的重要組成部分。當前，大多數檔案專業人員，還不具備檔案信息化管理素質。因此，領導應重視檔案信息化人才隊伍的建設，應配備檔案信息化技術研發方面的專業人才，負責檔案信息化管理系統的設計建設，給檔案信息化建設提供有力智力支持。其次，立足于現有人員的培養提高，培養從業人員的現代化信息素質、現代化信息意識、信息管理能力。再次，應建立具有約束力的規定，要求檔案人員必須掌握檔案信息化管理技術。另外，還需上級檔案部門的栽培，上級檔案部門應定期舉辦檔案信息知識培訓班，并建立強化學習制度，規定各單位落實人員參加學習，為各單位檔案信息化建設提供技術支持，保障檔案現代信息化對人才的需求。
　　4. 推進檔案信息資源的數字化、網絡化，為網上檔案的開放利用創造條件
　　（1）將館藏目錄數字化，在做好新進電子文件的目錄接受工作的前提下，做好館藏檔案的回溯建庫工作，建成館藏目錄案卷級、文件級多層次的查詢系統。（2）提供有針對性的需求服務，對利用率高的紙質檔案，如學校歷年來下方的紅頭文件、有關畢業證、學位證的信息可通過掃描、錄入等形式轉化成數字化信息，建立各類全文數據庫，通過網絡化服務，極大地提高服務效率，滿足各職能部門的利用要求及社會需求。（3）做好電子文件的歸檔工作，對其中的檔案信息加以整理，形成相應數據庫。（4）建立高效的網上檔案管理系統，提供在線網上查詢，可增加對用戶使用檔案的權限設置功能，在保證檔案安全的前提下，學校領導和相關職能部門足不出戶，也能方便快捷地利用本部門或相關部門的館藏信息，從而為領導決策提供完整、準確、方便的政策和數據參考，使檔案館真正成為學校教育改革和發展提供信息服務的中心。
　　5. 切實保障對檔案現代信息化建設的投入
　　檔案現代信息化建設需要必要的資金，網絡化管理信息系統涉及服務器管理、數據管理、網絡資源管理等多項技術內容，及購買軟件，也要購買其他必須的服務設備。中職學校要盡力滿足檔案信息化建設所需經費，給檔案現代化建設提供充足的資金保障。
　　6. 發掘檔案的文化功能，提高學校檔案信息利用效率
　　利用豐富的具有高校特色的檔案資料，通過提供原件或復印件向社會傳播學校文化豐富有特色的館藏，用現代化的手段加以開發，應配置計算機檢索，給利用者提供網上檢索機會。在編研上下工夫，在熟悉館藏，研究需求的前提下，選取有價值和現實意義的選題，對檔案信息進行深層次加工。如學校基本情況匯編、干部任免、機構變動等反映學校特色的專題檔案匯編，形成數據庫，并使其網上展示，拓展檔案文化教育的時空界限，為利用者提供快捷服務，同時為學校發展規劃和領導決策提供參考依據。
　　總之，檔案信息化建設和發展對經濟建設具有極其重要的作用，檔案必須與社會接軌、與國際接軌、與未來接軌，同時也需要檔案工作者、檔案工作管理者及各級檔案管理部門共同努力，只有大家齊心協力，檔案現代信息化建設才會向更深、更廣、更有效的方向發展。
　　（臨沂衛生學校）