高職院校成人教育學籍管理與學歷證書電子注冊工作的幾點思考

　　摘 要： 學籍管理和學歷證書電子注冊工作是高職院校成人教育管理工作的重要內容。學籍管理是實施電子注冊的基礎，電子注冊是加強學籍管理的有效手段。實行電子注冊是高職院校成人教育學歷證書管理的重要舉措。本文從學籍注冊、學歷證書注冊等方面提出了加強學籍學歷電子注冊工作管理的措施，為高職院校成人教育提高學籍管理工作的質量提供了參考。
　　關鍵詞： 成人教育 學籍管理 電子注冊
　　
　　普通高職院校成人高等教育的學籍管理工作，是一項具體、細致而又事務性很強的工作，是高校學籍管理工作的重要組成部分之一，加強學籍管理對建立與維護正常的教學秩序和樹立良好學風、確保成人教育的教學質量具有重要意義。
　　學籍反映的是學生與學校之間的一種隸屬關系，學生具有某校的學籍，在學生享有學校規定的各項權利并履行學校規定的各項義務的同時，學校也要對學生從入學到畢業的整個過程進行記載和管理。而學歷證書電子注冊則是運用現代網絡管理技術，學校除頒發統一印制畢業證書外，同時還要將畢業學生信息上報省教育廳注冊、備案，然后報國家教育部審核、注冊備案，教育部將每一個畢業生的注冊信息存儲在學生信息網服務器上，供用人單位、學生本人查詢，以此杜絕證件、文憑造假現象，保證人才市場的健康有序發展，達到管理的規范化。
　　一、學籍管理是高職院校成人高等教育管理工作中的重要組成部分
　　近幾年，高職院校的成人高等教育發展很快，生源增長迅速，但學生多分布在各行各業的工作崗位上，大都遠離校本部上課，在實際操作過程中，很多管理工作都要依靠校外教學點協助完成，管理過程實際為遠距離遙控管理，給學籍管理工作帶來了很大不便。高職成人高等教育學籍管理工作所包括的各項內容、各個環節都與學生的切身利益和學校的管理息息相關，絲毫馬虎不得。
　　學籍管理是成人高等教育管理工作中的一項重要組成部分，成人高等教育的學籍管理工作包括：學生的基本情況統計、入學與注冊、成績考核與成績記載辦法、升級與降級、轉學、轉專業、休學、停學、復學、退學、畢業、畢業證書的管理與發放、電子注冊等一系列內容，而高職院校的成人高等教育在某些方面有其特殊性，如這類學校一般只有?？飘厴I生，沒有本科畢業生，數據處理相對于本科院校要簡單一些。但是，考慮到成教學生的進一步深造和減輕本科院校同仁的工作量，高職院校的?？茖W生的學籍管理起著承上啟下的作用，因此需要對其中的轉學、轉專業、畢業證書的管理與發放等幾個環節格外加以重視。
　　二、嚴格核查，把好學籍注冊數據入口關
　　省級招辦在每年錄取結束后，將各高校在本省錄取的新生數據報教育部。教育部匯總審核后在網上公布各高校經省級招辦錄取的新生名單，各高校按國家招生規定對報到新生進行入學資格復查，要求核對考生考號、姓名、性別、身份證號、錄取院校、專業、層次等錄取信息。各高校對網上已公布的學生信息進行復查，復查合格后取得學籍，并將包含以上信息的新生學籍注冊數據報所在地省級教育行政部門，省級教育行政部門依據當年錄取庫審核校驗學校上報的注冊數據。如數據不一致，則無法通過審核，不予注冊；數據核對無誤上報教育部予以注冊，教育部建立高等學校新生學籍電子注冊數據信息檔案庫，并上網公布已注冊新生學籍信息供學生查詢。網上沒有公布的學生，要么是省級招辦上報錄取數據有誤，要么是自行錄取。如果是前者，學校就要及時與學生生源地省級招辦復核更正；如果是后者，即學校違規招生，不予學籍注冊，必須及時處理。否則，學生完成學業后不能辦理畢業證書，學校要承擔由此引起的后果，并負起相關責任。
　　因為新生學籍電子注冊結果是學生畢業時學歷證書電子注冊的重要審核依據，所以學籍電子注冊制度要求學籍管理人員在整理學生數據時要快速、準確，數據格式要正確，同時掌握計算機網絡操作知識。但是，由于高職院校的成人教育起步較晚，各院校對成人教育的重視程度不夠和管理不到位等原因，目前仍有不少學籍管理人員缺乏精通業務知識與現代信息技術，進行學籍管理工作比較吃力。有的學籍管理人員是兼職的，他們很少甚至沒有經過任何專業培訓，更沒有學過計算機網絡管理知識，并且高職院校成教學院基本沒有使用學籍信息管理系統，學籍管理還使用傳統的手工方式與Excel電子表格，管理手段落后，原始數據多，加工數據少。現有的學籍管理人員工作任務繁重，工作效率低，整理出來的數據不完整、不準確，造成數據不能被有效利用。隨著招生規模的不斷擴大，傳統的手工管理方式已經不能適應學籍管理要求。高職院校成教院學籍管理要適應信息化時代的要求，必須從傳統的手工方式轉移到信息化的層面上來，努力實現學籍管理的數字化和網絡化，實現數據共享。
　　三、仔細核對，把好學歷證書電子注冊出口關
　　電子注冊制度就是利用現代技術對學籍學歷進行管理的一種方式，從建立開始使用到現在，隨著制度上和技術上的逐步完善，它在學籍學歷管理工作中所體現的重要性也越來越明顯。按照教育部關于全面實行高等教育電子注冊的要求，其電子注冊的范圍是：對實施高等學歷教育的高等學校或其他教育機構按國家招生規定錄取的學生、參加高等教育自學考試和高等教育學歷考試的學生所取得的學歷證書予以注冊，經注冊后國家予以承認和保護。
　　成人高等教育的學籍管理工作最終服務于電子注冊工作，而保證上報畢業生電子信息的真實性，則是學籍管理工作的重要內容和任務。高職院校成教學生的電子注冊的內容是每一個學生當年參加成人高考時的數據，包括考生考號、姓名、性別、出生日期、專業、培養層次、培養層次屬性、學習形式、身份證號、電子注冊編號、畢業生相片，等等，每一條信息都需要詳細對照審核，形成的數據如與錄取信息不同，變動要以招生錄取審批表和經省教育廳審批的學籍異動審批表為依據，形成最后上報的畢業生信息，由學校上報省教育廳注冊、備案，然后報國家教育部審核、注冊備案，最后再將這些數據上傳到服務器向社會公布，從而達到管理的規范化。
　　四、規范工作程序，確保學籍、學歷電子注冊工作的嚴肅性
　　完善的學籍管理制度和進行規范管理，是提高電子注冊工作效能的基礎。為了規范高職院校成教學生的學籍管理和畢業證書電子注冊工作，相應地對學籍管理人員的工作提出了較高要求。
　　1.學籍管理工作政策性、規范性強，要求工作人員有高度的責任心。新生、畢業生電子注冊信息向社會公示，具有較高的透明度，要求學籍管理人員在工作中不能有絲毫的差錯和疏漏，必須細致、規范。
　　2.由于教育部的招生信息是通過網絡傳輸的，學生學籍信息是通過計算機軟件處理和管理的，電子注冊信息也是網上傳輸的。因此要求學籍管理人員熟悉數據庫的基本知識，學會使用學籍信息管理系統。
　　3.學籍管理帶有很強的政策性與法規性，要求從事學籍管理人員保持相對穩定，保證工作的連續性，熟悉自己的業務范圍，掌握一定的專業知識和現代技能，有較強的服務意識，法治意識。
　　4.由于新生、畢業生電子注冊每年都有比較固定的時間段，促使學籍管理人員的工作也要圍繞這個時間段進行。例如，每年3月中下旬上報春季畢業生信息，4月底前上報新生核對信息。注冊制度本身的周期性，規范了學籍管理人員的工作內容、工作程序、工作節奏。
　　正因為電子注冊制度有嚴格的時間限制、規范的操作程序和細化的內容要求，容不得絲毫的差錯，所以，高職院校的各級領導應高度重視和給予大力支持，結合本校的實際，采取多種措施，推進成教學籍管理制度化建設，在重新修訂現有的學籍管理制度時，尤其注意補充電子注冊數據支持方面的內容，理順學籍管理運行機制，確保學籍注冊材料注冊內容的準確、全面、規范，對失職而造成不可挽回錯誤者，要追究責任。尤其要加強與上級主管部門的溝通與協作，確保政令暢達，同時也能及時解決學籍管理中存在的問題，即時發現和糾正學生反映的信息錯誤，爭取在省教育廳規定的信息糾錯時間段，盡快糾正錯誤信息，確保學生信息的嚴肅性，確保失誤率為零。
　　綜上所述，成人教育學籍管理和學歷證書電子注冊工作是一項細致而政策性又很強的工作，涉及的因素是多方面的，不僅關系到學校和教學質量，而且影響到學生及其家庭的切身利益。高等教育學歷證書電子注冊工作是加強高等教育尤其是成人教育學籍管理的重要手段，我們必須以高度認真負責的態度做好這項工作。
　　
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