淺論提高高校辦公室工作效率

　　摘 要： 辦公室是高校的樞紐部門，做好辦公室工作，關(guān)系到高校各項(xiàng)工作的正常運(yùn)轉(zhuǎn)。文章從辦公室人員基本素質(zhì)、辦公室機(jī)構(gòu)設(shè)置、各部門的協(xié)調(diào)配合等方面分析了提高辦公室工作效率的方法。
　　關(guān)鍵詞： 高校辦公室 工作效率 提高途徑
　　
　　隨著高校改革的快速發(fā)展，高校內(nèi)部的管理模式和管理理念都發(fā)生了較大變化。在新的歷史條件下，高校辦公室的職能出現(xiàn)了由較為單一的服務(wù)向具體化、多樣化、復(fù)雜化方向轉(zhuǎn)變的特點(diǎn)。在這種情況下，如何履行好辦公室職能，提高辦公室工作效率，成為一個(gè)值得研究的重要問(wèn)題。
　　一、高校辦公室的作用
　　高校辦公室是學(xué)校黨委和行政的綜合性職能部門，是保障學(xué)校黨政各項(xiàng)重要決策部署貫徹落實(shí)，促進(jìn)學(xué)校教學(xué)、科研、管理等重要工作協(xié)調(diào)運(yùn)作的總參謀部，在高校中扮演著十分重要的角色。它不僅是學(xué)校綜合辦事的機(jī)構(gòu)，而且是對(duì)外聯(lián)系的窗口，其主要職能是圍繞學(xué)校中心工作，積極發(fā)揮參謀助力、信息樞紐、綜合協(xié)調(diào)、承上啟下、橫貫左右、協(xié)調(diào)內(nèi)外、督促落實(shí)等作用，服務(wù)學(xué)校、服務(wù)領(lǐng)導(dǎo)、服務(wù)部門、服務(wù)基層，做好組織協(xié)調(diào)、公文處理、會(huì)務(wù)管理、信息溝通、檔案管理、綜合服務(wù)等工作，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)正常有序地發(fā)展。
　　二、高校辦公室為何要提高工作效率
　　1.這是由社會(huì)形勢(shì)對(duì)高校的要求所決定的
　　社會(huì)的飛速發(fā)展和高等教育改革的不斷深入，對(duì)高校提出了新的更高的要求。高校不僅擔(dān)負(fù)著教學(xué)、科研等任務(wù)，而且必須不斷提高服務(wù)職能，為國(guó)家和社會(huì)培養(yǎng)更多的高科技、高素質(zhì)人才，以推動(dòng)和促進(jìn)社會(huì)全面發(fā)展。這既決定了高校的生存和發(fā)展，又關(guān)系到如何發(fā)展的問(wèn)題。高校若想尋得一條“在貢獻(xiàn)中求支持，在服務(wù)中求發(fā)展”的新路子，在激烈的競(jìng)爭(zhēng)中獲得優(yōu)勢(shì)，就必須最大限度地發(fā)揮各職能部門的功能，而辦公室作為高校的樞紐部門，必須及時(shí)合理地發(fā)揮作用，不斷提高工作效率，這樣才能最大限度地調(diào)動(dòng)各部門的積極性，使高校的職能得到最充分的發(fā)揮，從而促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)工作正常有序地開展，不斷提高綜合實(shí)力和人才培養(yǎng)質(zhì)量，在未來(lái)激烈的競(jìng)爭(zhēng)中爭(zhēng)得一席之地。
　　2.這是由辦公室的工作性質(zhì)所決定的
　　辦公室作為高校的樞紐部門，責(zé)任重大，任務(wù)艱巨，辦公室的工作具有服務(wù)性、綜合性、服從性、廣泛性、瑣碎性、不定時(shí)性等特點(diǎn)，工作千頭萬(wàn)緒，比較復(fù)雜，而要從這無(wú)頭緒中理出頭緒，讓一切工作變得井井有條且卓有成效，就必須不斷提高工作效率。同時(shí)，提高工作效率也是高校辦公室轉(zhuǎn)變管理方式、提高管理水平的必由之路。管理方式轉(zhuǎn)變了，管理水平提高了，辦公室的各項(xiàng)工作才能做得更好，辦公室的職能才能得到充分發(fā)揮，學(xué)校的各項(xiàng)工作才能朝著健康、有序的方向發(fā)展。
　　三、如何提高高校辦公室工作效率
　　提高辦公室的工作效率是一項(xiàng)涉及政治、經(jīng)濟(jì)、文化、管理、人員素質(zhì)等方面的系統(tǒng)工程，主要可以從以下三方面著手。
　　1.提高辦公室人員的基本素質(zhì)
　　辦公室人員的基本素質(zhì)是關(guān)系到辦公室工作效率的重要問(wèn)題。首先，辦公室工作人員要加強(qiáng)政治理論學(xué)習(xí)，提高思想素質(zhì)。一個(gè)人政治理論素質(zhì)越高，預(yù)測(cè)、把握和解決問(wèn)題的能力就越強(qiáng)。在理論提高的過(guò)程中，既要注重知識(shí)的全面性，又要注重針對(duì)性；既要講究學(xué)習(xí)的系統(tǒng)性，又要講究時(shí)效性；既要注重知識(shí)的橫向積累，又要注重縱向加深。“水積不厚，則無(wú)力負(fù)大舟”，有扎實(shí)的理論知識(shí)作后盾，才能更好地促進(jìn)其他各項(xiàng)能力和素質(zhì)的不斷提高。
　　其次，必須提高業(yè)務(wù)能力。業(yè)務(wù)能力可歸納為廣博、謹(jǐn)慎、細(xì)致。一是業(yè)務(wù)知識(shí)要廣博。辦事得力、寫作賣力、說(shuō)話得體，善于從學(xué)校大局出發(fā)，站在學(xué)校的角度，綜觀全局，發(fā)揮好參謀輔助作用。二是工作作風(fēng)要謹(jǐn)慎。辦公室的工作性質(zhì)決定了辦公室工作人員必須默默無(wú)聞、任勞任怨、謙虛謹(jǐn)慎。要想在這個(gè)位置上做得出色，干得圓滿，就必須受得住委屈，耐得住寂寞，守得住規(guī)矩。在權(quán)和利面前要謹(jǐn)慎，為人處事、待人接物更要謹(jǐn)慎，筑牢思想防線，防微杜漸。三是辦事要細(xì)致。處理文件要力求精細(xì)，樹立“精品意識(shí)”，嚴(yán)謹(jǐn)細(xì)致、精益求精。會(huì)務(wù)工作要嚴(yán)格細(xì)致，從會(huì)議的組織、開展、結(jié)束等都要注意把握細(xì)節(jié)。檔案管理要細(xì)致，爭(zhēng)取做到零失誤。處理日常事務(wù)要細(xì)致，努力做到考慮周密、責(zé)任細(xì)化，確保不出差錯(cuò)。
　　最后，必須具備良好的個(gè)人修養(yǎng)。一是要有熱心的服務(wù)態(tài)度和無(wú)私的奉獻(xiàn)精神，認(rèn)真對(duì)待自己的工作，努力扮演好協(xié)調(diào)員、服務(wù)員、參謀員、監(jiān)督員的角色，不怕吃苦，不畏艱難，全身心投入，高標(biāo)準(zhǔn)、高質(zhì)量、高效率地完成工作；二是要有良好的心理素質(zhì)和高尚的人格魅力，有意識(shí)地加強(qiáng)心理素質(zhì)訓(xùn)練，調(diào)整心態(tài)、完善人格，不斷自我激勵(lì)，保持樂(lè)觀的心態(tài)和工作激情；三是要有強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和大膽的創(chuàng)新精神，不斷提高自身實(shí)力，保持強(qiáng)烈的競(jìng)爭(zhēng)意識(shí)和積極進(jìn)取的心態(tài)，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)根據(jù)時(shí)事變化，轉(zhuǎn)變觀念，與時(shí)俱進(jìn)，正確處理高校在改革和發(fā)展中遇到的新情況、新問(wèn)題，找準(zhǔn)解決問(wèn)題的新思路、新方法、新政策，使辦公室工作不斷適應(yīng)形勢(shì)發(fā)展的要求，促進(jìn)學(xué)校各項(xiàng)事業(yè)又好又快地發(fā)展。
　　2.加強(qiáng)對(duì)辦公室的管理
　　一是職位設(shè)置要合理。辦公室的職位設(shè)置要能保證最恰當(dāng)?shù)貒@完成本部門的職能而構(gòu)架，確保管理過(guò)程中的每個(gè)環(huán)節(jié)流暢，法律關(guān)系明確、協(xié)調(diào)。要根據(jù)辦公室的工作目標(biāo)和工作職責(zé)對(duì)職位進(jìn)行合理設(shè)置，堅(jiān)持以事定崗、以崗定人的原則，打破由一個(gè)科室提供全套服務(wù)的模式，按照專業(yè)化分工的模式，按需設(shè)崗、細(xì)分崗位、細(xì)化職責(zé)，避免職位空缺、職責(zé)疏漏，任務(wù)重人員少，任務(wù)輕人員多的現(xiàn)象。
　　二是職能分工要具體。明確、適宜的職能分工有利于高校辦公室工作的順利開展和相應(yīng)目標(biāo)的實(shí)現(xiàn)。要在明確辦公室及辦公室各個(gè)科室的職責(zé)權(quán)限的基礎(chǔ)上，劃分每個(gè)崗位的權(quán)責(zé)，讓大家知道需要做什么，該怎么做，要達(dá)到什么結(jié)果。同時(shí)，也要將各項(xiàng)工作任務(wù)細(xì)化、量化到科室、到個(gè)人，實(shí)現(xiàn)“職責(zé)分明、責(zé)任到人”，做到人人肩上有擔(dān)子，個(gè)個(gè)手中有任務(wù)，做到事事有人管，時(shí)時(shí)有人管，使辦公室的每一個(gè)人都各司其職，各盡其能，高質(zhì)量、高效率地完成各項(xiàng)任務(wù)。
　　三是制度建設(shè)要完善。高校辦公室工作面廣、工作事務(wù)雜、工作任務(wù)繁重，沒(méi)有規(guī)范、完善的制度，就會(huì)處于無(wú)序混亂的狀態(tài)。因此，加強(qiáng)制度建設(shè)，規(guī)范工作程序，是確保辦公室工作協(xié)調(diào)有序開展、提高工作效率的有效手段。這就要進(jìn)一步建立健全工作制度，使各項(xiàng)工作實(shí)現(xiàn)程序化、規(guī)范化、科學(xué)化，用制度管人管事，如文件審批制度、檔案管理制度、值班制度、公務(wù)車輛管理制度等；其次要規(guī)范工作流程，明確規(guī)定辦事的先后次序、具體步驟及要求，將各種規(guī)章制度具體化、步驟化，有效避免忙亂、重復(fù)現(xiàn)象的產(chǎn)生，提高工作效率，如發(fā)文審批流程、文件傳閱流程、會(huì)務(wù)接待工作流程、來(lái)信來(lái)訪閱辦流程等；最后要根據(jù)實(shí)際情況，力求做到細(xì)致周到、統(tǒng)籌兼顧，爭(zhēng)取做到少失誤或零失誤。
　　3.加強(qiáng)辦公室與各部門之間的協(xié)調(diào)配合
　　一是要樹立正確的工作定位。高校辦公室工作要堅(jiān)持做到到位而不越位、理解而不曲解、參謀而不摻和，把握好工作尺度，掌握分寸，注意工作的“臨界點(diǎn)”。在輔佐領(lǐng)導(dǎo)決策時(shí)，要身在兵位，胸懷帥謀，以把握全局的戰(zhàn)略思維、多謀善斷的參謀能力和參政獻(xiàn)計(jì)的過(guò)硬本領(lǐng)，結(jié)合學(xué)校實(shí)際，緊扣全局性問(wèn)題提供決策參謀服務(wù)，避免曲解領(lǐng)導(dǎo)的意圖；在服務(wù)基層時(shí)，要吃透上級(jí)精神，摸清基層實(shí)情，煉出真知灼見，深入基層部門，使他們了解學(xué)校的辦學(xué)思想、工作重點(diǎn)、發(fā)展戰(zhàn)略等，引導(dǎo)和啟發(fā)各基層部門更好地為學(xué)校發(fā)展服務(wù)，這樣才能形成全校上下團(tuán)結(jié)一心、全心全意為學(xué)校發(fā)展服務(wù)的良好局面。
　　二要樹立服務(wù)意識(shí)。辦公室是綜合性辦事部門，是保證學(xué)校正常運(yùn)轉(zhuǎn)的橋梁和紐帶，是學(xué)校的窗口，擔(dān)負(fù)著管理日常事務(wù)的工作，雖然工作瑣碎、重復(fù)單調(diào)，卻是代表學(xué)校形象的一面鏡子。在對(duì)內(nèi)交往中，辦公室工作直接影響到其它各部門的工作，如果辦公室工作做好了，就可以贏得學(xué)校各部門對(duì)辦公室工作的認(rèn)同和支持，有利于學(xué)校上下團(tuán)結(jié)一心，圍繞學(xué)校大局，共同促進(jìn)學(xué)校又好又快地發(fā)展；在對(duì)外交往中，辦公室工作做好了，可以喚起社會(huì)公眾對(duì)教育的認(rèn)識(shí)、理解和支持，從而不斷擴(kuò)大學(xué)校的影響，提高學(xué)校的知名度。因此，只有牢固樹立全方位的服務(wù)觀念，才能積極努力、耐心細(xì)致地為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)、為機(jī)關(guān)服務(wù)、為基層服務(wù)，以良好的窗口形象提高辦事效率，促進(jìn)辦公室的各項(xiàng)工作有序開展。
　　
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