企業(yè)電子采購優(yōu)勢(shì)及其策略選擇

王曉靈，張寶明 WANG Xiao-ling,ZHANG Bao-ming

（上海理工大學(xué) 管理學(xué)院，上海 200090）

·產(chǎn)經(jīng)研究·

企業(yè)電子采購優(yōu)勢(shì)及其策略選擇

王曉靈，張寶明 WANG Xiao-ling,ZHANG Bao-ming

（上海理工大學(xué) 管理學(xué)院，上海 200090）

1 電子采購的含義

電子采購產(chǎn)生于20世紀(jì)90年代后期，最先興起于美國(guó)，它最初的形式是一對(duì)一的電子數(shù)據(jù)交換系統(tǒng)。但由于解決方案耗費(fèi)龐大，缺乏統(tǒng)一的標(biāo)準(zhǔn)，同時(shí)由于其封閉性又僅能為一家買家服務(wù)，因此在多數(shù)企業(yè)中還沒有得到廣泛的應(yīng)用。隨著經(jīng)濟(jì)全球化和互聯(lián)網(wǎng)技術(shù)的發(fā)展，全方位綜合電子采購平臺(tái)出現(xiàn)，電子采購才真正興起。

電子采購是用計(jì)算機(jī)系統(tǒng)代替?zhèn)鹘y(tǒng)的文書工作，通過網(wǎng)絡(luò)支持系統(tǒng)完成采購工作的一種業(yè)務(wù)處理方式，也稱為網(wǎng)上采購[1]。它的基本特點(diǎn)是通過建立電子商務(wù)交易平臺(tái)，發(fā)布采購信息，或主動(dòng)在網(wǎng)上尋找供應(yīng)商、尋找產(chǎn)品，通過網(wǎng)上洽談、比價(jià)、網(wǎng)上競(jìng)價(jià)實(shí)現(xiàn)網(wǎng)上訂貨、網(wǎng)上支付貨款，最后通過物流系統(tǒng)進(jìn)行貨物配送，完成整個(gè)交易過程。

2 電子采購的優(yōu)勢(shì)

對(duì)于多數(shù)企業(yè)而言，物資或勞務(wù)的采購?fù)ü?yīng)商尋找、認(rèn)證、供貨跟蹤、下訂單、訂單變更等多個(gè)過程，購買過程較長(zhǎng)，工作量十分大。而傳統(tǒng)的采購方式是以電話、傳真、直接見面的方式進(jìn)行信息交流，因此，尋找優(yōu)秀的供應(yīng)商往往要耗費(fèi)極高的成本。其次，信息交流不暢，企業(yè)無法對(duì)產(chǎn)品生產(chǎn)情況進(jìn)行跟蹤，導(dǎo)致市場(chǎng)響應(yīng)能力不足。

電子采購從根本上解決了這些問題，它不僅擴(kuò)大了供應(yīng)商的選擇范圍，企業(yè)可以從中選擇報(bào)價(jià)和服務(wù)最優(yōu)的供應(yīng)商，突破傳統(tǒng)采購供應(yīng)商數(shù)量的局限性，實(shí)現(xiàn)本地化采購向全球化采購的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，電子采購實(shí)現(xiàn)了采購過程的自動(dòng)化，使企業(yè)通過網(wǎng)絡(luò)尋找合適的供應(yīng)商和物品，隨時(shí)了解市場(chǎng)行情和庫存情況，編制銷售計(jì)劃，在線采購所需的物品，并對(duì)采購訂單和采購物品進(jìn)行在途、臺(tái)賬和庫存管理，實(shí)現(xiàn)采購的自動(dòng)統(tǒng)計(jì)分析，提高了企業(yè)響應(yīng)市場(chǎng)需求的能力。電子采購?fù)ㄟ^網(wǎng)絡(luò)和計(jì)算機(jī)技術(shù)的應(yīng)用，彌補(bǔ)了傳統(tǒng)采購中的不足，帶來了傳統(tǒng)采購方式所不具有的種種優(yōu)勢(shì)。

2.1 降低采購成本

網(wǎng)上采購擴(kuò)大了供應(yīng)商的選擇范圍，突破了傳統(tǒng)采購供應(yīng)商數(shù)量的局限性，實(shí)現(xiàn)本地化采購向全球化采購的轉(zhuǎn)變。同時(shí)，網(wǎng)上采購可節(jié)省差旅費(fèi)開支，通過網(wǎng)站信息的共享，實(shí)現(xiàn)無紙化辦公[2]。

2.2 提高采購效率

電子采購?fù)ㄟ^應(yīng)用計(jì)算機(jī)技術(shù)重構(gòu)企業(yè)的商業(yè)流程，簡(jiǎn)化了傳統(tǒng)采購的信息收集、認(rèn)證、商務(wù)談判、資金結(jié)算等工作，使采購流程自動(dòng)化、一體化，采購人員能在很短時(shí)間內(nèi)得到比以前更廣泛、更全面、更準(zhǔn)確的相關(guān)資料。

2.3 增加交易的透明度

電子采購?fù)ㄟ^將采購信息在網(wǎng)站公開，采購流程公開，避免交易雙方有關(guān)人員的私下接觸，由計(jì)算機(jī)根據(jù)設(shè)定標(biāo)準(zhǔn)自動(dòng)完成供應(yīng)商的選擇工作，有利于實(shí)現(xiàn)實(shí)時(shí)監(jiān)控，避免 “暗箱操作”，提高了采購商品和采購價(jià)格的透明度。

2.4 優(yōu)化采購管理

電子采購的職能通過網(wǎng)絡(luò)實(shí)現(xiàn)，便于企業(yè)把不同部門、不同地點(diǎn)、不同人員的采購行為集中統(tǒng)一在網(wǎng)上實(shí)現(xiàn)，使采購活動(dòng)統(tǒng)一決策，協(xié)調(diào)運(yùn)作。此外，電子采購是一種 “即時(shí)性”采購，從提出采購到物資到位可以作到各環(huán)節(jié)緊密銜接，有效縮短采購周期，而且對(duì)于供應(yīng)商的供貨資料能夠即時(shí)統(tǒng)計(jì)，因此可以降低企業(yè)的安全庫存，提高資本的利用率。

3 電子采購模式的優(yōu)劣勢(shì)分析

電子采購基于Internet技術(shù)來實(shí)現(xiàn)采購的各種功能，形成電子采購系統(tǒng)典型模塊：自動(dòng)搜索產(chǎn)品和服務(wù)、自動(dòng)生成和提交購買請(qǐng)求、在線達(dá)成協(xié)議、生成和傳輸購買訂單、供應(yīng)運(yùn)送通知、開具發(fā)票和支付流程等[3]。目前電子采購模式主要包括：供應(yīng)商賣方系統(tǒng)，采購商買方系統(tǒng)、第三方交易平臺(tái)。

供應(yīng)商賣方系統(tǒng)是一個(gè)或多個(gè)供應(yīng)商建立的電子商務(wù)系統(tǒng)，它通常與供應(yīng)商的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)相連，與企業(yè)內(nèi)部的CRM系統(tǒng)對(duì)接，目錄的開發(fā)和維護(hù)由賣方負(fù)責(zé)。供應(yīng)商用一個(gè)開放的網(wǎng)站在因特網(wǎng)上推銷其商品和服務(wù)，允許大量的采購方企業(yè)瀏覽和采購自己的在線產(chǎn)品。

在這種模式中，賣方價(jià)值鏈的營(yíng)銷元素和買方價(jià)值鏈的采購元素直接通過網(wǎng)絡(luò)連接，由于省去了其中的渠道價(jià)值鏈，為賣方減少了推廣和銷售費(fèi)用，從而讓利于采購商。此模式對(duì)于采購方的優(yōu)點(diǎn)在于，供應(yīng)商自建系統(tǒng)，供不特定的買方瀏覽、選購產(chǎn)品，系統(tǒng)開發(fā)維護(hù)由賣方負(fù)責(zé)，買方不用做任何投資。但其缺點(diǎn)在于，供應(yīng)商賣方系統(tǒng)往往不能與買方財(cái)務(wù)系統(tǒng)、客戶關(guān)系管理系統(tǒng)等內(nèi)部系統(tǒng)很好地兼容，采購商難以跟蹤和控制采購成本，同時(shí)也不利于與供應(yīng)商形成持續(xù)、穩(wěn)定的合作伙伴關(guān)系。

采購商買方系統(tǒng)是由一個(gè)或多個(gè)企業(yè)聯(lián)合建立的電子商務(wù)系統(tǒng)，目的是把市場(chǎng)的權(quán)力和價(jià)值轉(zhuǎn)向買方。它通常與企業(yè)的內(nèi)聯(lián)網(wǎng)相連，與企業(yè)內(nèi)部ERP對(duì)接，采購商維護(hù)多個(gè)供應(yīng)商的商品服務(wù)目錄及數(shù)據(jù)庫，并負(fù)責(zé)所有交易公司的采購和財(cái)務(wù)系統(tǒng)。

在此模式下，采購商在互聯(lián)網(wǎng)上發(fā)布所需采購產(chǎn)品的信息，供應(yīng)商在采購商系統(tǒng)中登錄自己的資質(zhì)、產(chǎn)品、服務(wù)等可獲得性目錄信息，供采購商評(píng)估。此模式與供應(yīng)商賣方系統(tǒng)正好相反，由采購方建立系統(tǒng)和維護(hù)系統(tǒng)，對(duì)于采購方而言，他可以更緊密地控制整個(gè)采購流程，限定目錄中所需產(chǎn)品的種類和規(guī)格，設(shè)定不同的采購權(quán)限。通過對(duì)系統(tǒng)中的多個(gè)供應(yīng)商的系統(tǒng)評(píng)估，易找到最合適的供應(yīng)商。其弊端在于，采購商需要投入大量的人力、物力以建設(shè)、管理、維護(hù)系統(tǒng)。

第三方交易門戶是通過一個(gè)單一的整合點(diǎn)，使多個(gè)賣方和買方能夠聚合，并進(jìn)行各種商業(yè)交易[4]。其中門戶又分為垂直門戶和水平門戶：垂直門戶是經(jīng)營(yíng)某個(gè)行業(yè)產(chǎn)品的網(wǎng)上市場(chǎng)，如鋼材、化工、能源等，主要吸引本行業(yè)中的買主。水平門戶集中多行業(yè)的產(chǎn)品，供不同行業(yè)的買主采購。

對(duì)買賣雙方而言，第三方交易門戶優(yōu)點(diǎn)在于企業(yè)不需要大量投入，只需購買第三方的服務(wù)，利用第三方提供的技術(shù)即可實(shí)現(xiàn)一站式在線采購。同時(shí)由于交易平臺(tái)將不同的供應(yīng)商、采購商集中到同一個(gè)市場(chǎng)中，大大方便了買方對(duì)產(chǎn)品查找和對(duì)供應(yīng)商的挑選，而賣方則更方便地推廣其產(chǎn)品，降低了營(yíng)銷成本[5]。其缺點(diǎn)在于部分第三方交易門戶為收取更多的服務(wù)費(fèi)用，對(duì)注冊(cè)企業(yè)審核不嚴(yán)，導(dǎo)致信息質(zhì)量良莠不齊，這會(huì)給采購商挑選優(yōu)秀的供應(yīng)商帶來一定的困難。同時(shí)它也存在難以與買賣雙方企業(yè)內(nèi)部管理系統(tǒng)完整結(jié)合，不易對(duì)采購開支進(jìn)行跟蹤和控制。

4 企業(yè)電子采購策略選擇

基于以上對(duì)3種電子采購模式的優(yōu)劣勢(shì)分析，企業(yè)應(yīng)結(jié)合自身特點(diǎn)和市場(chǎng)環(huán)境，采用恰當(dāng)?shù)牟少從Ｊ健?/p>

大型或特大型企業(yè)，其自身具有資金充足、信息化管理水平高、供應(yīng)商固定等特點(diǎn)，且往往處于所在供應(yīng)鏈的核心地位，所以有必要建立一套符合自己特點(diǎn)的電子采購系統(tǒng)，加強(qiáng)企業(yè)與供應(yīng)商之間的信息溝通，實(shí)現(xiàn)電子采購系統(tǒng)與企業(yè)內(nèi)部其他信息系統(tǒng)之間的兼容和信息共享。因此，大型企業(yè)易采用加強(qiáng)賣方或買方系統(tǒng)建設(shè)的方式。鑒于自建電子采購系統(tǒng)的投資較大，建議采用分步實(shí)施來緩解風(fēng)險(xiǎn)壓力。其次，由于這類企業(yè)通常分為多個(gè)產(chǎn)品部門，對(duì)生產(chǎn)性資源，可以以各個(gè)產(chǎn)品部門為核心實(shí)施，充分發(fā)揮大型企業(yè)在供應(yīng)鏈中的優(yōu)勢(shì)地位。對(duì)于非生產(chǎn)性資源，由于各個(gè)產(chǎn)品部門的差異性較小，實(shí)現(xiàn)企業(yè)集中采購，可以享受更大的數(shù)量折扣。

中小型企業(yè)往往存在資金薄弱、信息化水平不高，技術(shù)力量不夠等劣勢(shì)，并且中小企業(yè)的采購多呈現(xiàn)小批量、多品種的特點(diǎn)，通常與供應(yīng)商之間不能形成穩(wěn)定的關(guān)系。因此，中小企業(yè)自建采購系統(tǒng)的內(nèi)生力不足，它更易使用第三方交易平臺(tái)的模式，由其提供完備的采購交易功能、豐富的企業(yè)信息和產(chǎn)品信息，進(jìn)而提高采購方對(duì)產(chǎn)品的尋找和選擇效率，以降低采購成本。鑒于第三方交易平臺(tái)中存在企業(yè)、商品信息良莠不齊的缺點(diǎn)，中小企業(yè)應(yīng)該選擇有一定品牌知名度、行業(yè)性較強(qiáng)的交易平臺(tái)。

[1] 熊偉，徐明.采購與倉儲(chǔ)管理[M].北京：高等教育出版社，2006:189-191.

[2] 林魯生.電子化采購優(yōu)勢(shì)分析及實(shí)施電子采購策略[J].物流與采購研究，2009(2):134-135.

[3] 李瑤，李明硯.中國(guó)企業(yè)電子采購發(fā)展與案例研究[C]//現(xiàn)代工業(yè)工程與管理研討會(huì) （MIEM'06）論文集.北京：科學(xué)出版社，2006:33-36.

[4] 注冊(cè)電子貿(mào)易師認(rèn)證培訓(xùn)教材編委會(huì).電子貿(mào)易[M].北京：清華大學(xué)出版社，2009:66-67.

[5] 曹巧艷.中小企業(yè)電子采購應(yīng)用模式研究[J].合作經(jīng)濟(jì)與科技，2007(5):95-96.

The Advantages of Enterprise Electronic Procurement and Strategic Choice

(University of Shanghai for Science and Technology,Business School,Shanghai 200090,China)

分析了電子采購的優(yōu)勢(shì)，對(duì)三種主要的電子采購模式進(jìn)行優(yōu)劣勢(shì)對(duì)比分析，并結(jié)合我國(guó)大型企業(yè)和中小型企業(yè)的特點(diǎn)，提出我國(guó)企業(yè)實(shí)施電子采購的選擇策略，對(duì)企業(yè)實(shí)施電子化采購有一定的借鑒意義。

電子采購；采購策略；電子商務(wù)

This paper analysis the advantages of the electronic procurement and compare the advantages and disadvantages of three main types of electronic procurement mode.Finally,this paper put forward the electronic procurement strategy of large enterprises and small and medium-sized,according to their characteristics.Thus,it has certain directive significance for enterprises to carry out electronic procurement.

electronic procurement;procurement strategy;E-commerce

F273

A

2011-01-19

王曉靈（1986-），女，湖北洪湖人，上海理工大學(xué)管理學(xué)院碩士研究生，研究方向：電子商務(wù)。

1002-3100(2011)04-0134-02