高校檔案利用工作研究

王曼莉

（廣東食品藥品職業學院，廣東 廣州 510520）

引言

檔案價值的實現主要體現在利用上，傳統的高校檔案利用服務與用戶對檔案知識單元和信息單元的利用需求有較大的差距，隨著高校自身及社會的發展，高校檔案利用工作需要不斷的改進和創新。

1 做好檔案收集整理工作是檔案利用的重要前提

檔案利用建立在檔案實體管理的基礎上，檔案實體管理的水平和質量直接影響到檔案利用工作，當前高校檔案材料的形成過程、內容、種類和形式都發生了很大的變化，檔案收集工作應注意的問題主要有：

第一，提高全員檔案意識。由于高校部門眾多，檔案材料的管理較為分散，各部門在以單元為中心進行檔案材料收集和整理時，常常出現歸檔材料時效滯后，甚至出現檔案材料遺漏、散失的現象，直接影響到檔案的利用工作。此外，從檔案材料的形成來看，高校教工本身就是重要的資料源，教工個人在教學、科研等活動中形成的材料，如科研紀錄、成果、榮譽證書等都可能成為檔案材料，而不少教工對檔案的統一管理認識不夠，不能及時將應歸檔的材料上交，從而影響了材料的立卷歸檔。因此，加強檔案宣傳教育，不斷提高廣大教工的檔案意識非常有必要性。

第二，拓寬檔案材料的收集范圍。隨著高校各項職能活動的不斷拓寬，檔案材料的收集要及時調整范圍與內容，確保所形成的檔案材料高質量，使之有利于后續的檔案信息資源開發。此外，由于高校部門的職責交叉而常常導致檔案資料形成的多元交叉，同一主題的材料往往來自多個部門，因此要根據實際情況擴大文件材料的收集范圍，確保檔案材料的完整、齊全。需要注意的是，檔案管理部門在對文件材料進行立卷歸檔時，要重視對檔案材料的優化，避免出現館（室）藏檔案數量多而信息容量小的現象。

第三，加強指導和監督。檔案工作部門要根據高校的發展和各項職能活動的動態變化，科學指導歸檔單位開展各類文件材料的收集歸檔與管理工作，及時糾正文件材料收集、整理中的不規范行為，并切實做好檔案的移交和接收工作。此外，檔案管理部門還要加強對檔案工作各環節的監督，對學校重大活動、重大項目及重要部門形成的檔案材料，及時收集、及時鑒定、及時歸檔。

2 高校檔案利用工作需要注意的問題

第一，強化服務、開放、合作的意識。高校檔案的利用工作與高校的中心工作及社會發展密切相關，作為高校檔案管理的部門及檔案工作者，要強化服務意識和開放意識，轉變過去“以藏為主”、“重藏輕用”的觀念，主動研究檔案服務的規律，調查了解服務對象的需求，有針對性地開發檔案信息產品，使檔案信息資源能更好地被利用。此外，要樹立合作觀念，主動出擊，整合校內外檔案信息資源，加強館際合作，擴大可供開發的檔案信息資源規模。

第二，要重視優化館藏檔案。在堅持檔案完整、齊全的前提下，注重對檔案的優化，在檔案價值鑒定時重“質”不重“量”，盡可能以低館藏量保存最大的必要信息量，使檔案的內涵更加充實，并有效減少檔案立卷、編目檢索的工作量，更好地為用戶提供利用服務。

第三，注意加強檔案保護。要堅持以防為主、預防為先的原則，排除各種威脅檔案安全的隱患。如在開放某些珍貴檔案時，要采取必要的防范措施，加強對檔案實體和檔案信息內容的安全保護，避免這一類檔案因利用率高而受到損害。

第四，處理好檔案利用與保密的關系。高校檔案在利用中要正確處理好利用與保密的關系，如，開放科研檔案要注意對個人成果的保護，利用教工、學生的人事檔案要注意個人的隱私問題，等等。此外，對檔案開放范圍與內容要有一定的限制，即使是過了保密期限的檔案，也應該有選擇的進行限制性開放。

3 高校檔案利用工作創新

檔案利用工作是一項服務性工作，講究及時、準確、全面地為用戶提供檔案利用服務，傳統的高校檔案利用服務存在利用方式單一、利用范圍有限、服務方式被動等不足，隨著社會的發展，高校檔案利用工作需要不斷進行改進和創新。

3.1 提高檔案利用服務的水平

目前高校檔案利用服務的主要方式有檔案閱覽服務、檔案外借服務、檔案展覽與陳列服務、制發檔案副本服務、制發檔案證明服務、檔案目錄信息服務、檔案咨詢服務等，對高校檔案管理部門來說，在提供檔案利用服務過程中，要樹立主動服務的理念，更多地從利用者的角度來開展工作，根據不同用戶的需求和不同檔案信息利用的特點，通過建立多專題檢索工具及檔案編研服務等方式來實現利用者對檔案信息資源的獲取和傳遞。

3.2 提升檔案利用的質量

檔案的利用服務可以說是一種目標驅動服務，它不僅提供檔案信息，也涉及到對檔案內容的深度開發，提升檔案利用服務的質量可從檔案信息的提供和檔案內容的開發入手：

一是提升檔案管理自動化、信息化水平，在檔案計算機數字化管理基礎上，實現檔案自動編目和自動檢索、檔案自動全文存儲與檢索、計算機輔助立卷、檔案自動標引、文檔一體化管理等。此外，對不同檔案數據庫的檔案信息進行優化整合，建全各類檔案計算機目錄數據庫和標準數據庫，為用戶提供更齊全的檔案信息資源利用服務。

二是加大檔案編研力度，對檔案知識單元和信息單元進行充分的挖掘，為利用者提供相關的編研材料，盡可能的滿足用戶個性化需求。

三是重視檔案資源的網絡利用服務，為用戶提供良好的利用平臺。重點是加強數字化檔案館和檔案館門戶網站的建設，增設網上檔案館的服務類目，如科研檔案的網上利用服務等。

3.3 有效整合檔案信息資源

檔案信息資源的分散不利于用戶綜合利用的需求，對檔案信息資源進行整合可有效提高整個檔案利用服務的效率和效果。

第一，以網絡技術、計算機技術為手段，利用計算機檔案管理系統形成的檔案目錄信息和利用信息，掌握各單位檔案形成的特點、規律和利用情況，以此為基礎整合分散的檔案信息，最大限度地發揮高校檔案信息資源的整體效能。

第二，整合校內外檔案信息資源，加強館際合作，實現資源共建、共享。由于高校各自的館藏有著不同的內容結構，在為社會提供信息資源服務上呈現出一定的互補性，實行館際合作，如采用聯合建庫模式等，不僅能擴大檔案信息資源的規模，節約檔案管理的成本，還有利于發揮高校檔案的整體優勢，最大化地滿足社會發展對高校檔案信息資源利用的要求。

第三，與圖書、情報等社會信息資源融合，為社會提供多維的、綜合性的信息服務。檔案、圖書、情報同屬文獻信息資源的范疇，但三者工作的側重點各不相同，高校檔案部門與圖書、情報部門建立共同開發等合作機制，不僅能有效提高高校檔案資源的利用率，充分發揮高校檔案為社會服務的功能，還有助于促進高校檔案管理系統運行效率和效果的提高。

4 結束語

隨著我國社會經濟的快速發展，人們對檔案信息資源利用的需求越來越廣泛，檔案利用的數量、內容、范圍也不斷的在增加，因此對高校檔案利用研究不僅是高校檔案工作的需要，也是社會發展的要求，在新形勢下，如何創新高校檔案利用工作，促進高校檔案事業更好地發展，值得我們進一步深入去探討。

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