基于Web的學校人事檔案自動化管理方案

　　摘 要： 隨著國家政策不斷向教育傾斜，教育資源不斷豐富，學校的人事檔案從手動辦公、紙質存檔向信息化、網絡化、自動化轉型。本文分析了學校人事檔案管理的特點，基于軟件開發和Web技術提出一個學校人事檔案自動化管理的方案，在計算機平臺上設計實現可以方便存儲、檢索、統計的完整人事管理系統，以提高學校檔案管理的效率，降低檔案管理上的人力和時間成本，幫助學校更加有效的進行人事檔案管理。
　　關鍵詞： 基于Web 學校人事檔案 自動化管理 系統設計
　　
　　1.引言
　　在信息化越來越成熟的今天，辦公自動化成為一種潮流，并且使得手動辦公的缺點無限放大，然而，由于檔案管理領域的特殊性，許多部門單位的檔案仍然停留在手動辦公、紙質存檔的階段，這種傳統的管理方式不僅效率低下，管理成本高，而且存在著容易丟失，存放不安全，檢索慢等缺點。學校的人事檔案屬于學校內部的重要資料，相比較學校的其他部分，如圖書教材管理、教務管理、財務管理、行政績效管理等還處于信息化的初級階段，檔案中反映的年齡、工齡、職稱等要素直接影響到學校各教師或教輔人員的切身利益，一旦丟失或發生錯誤將會造成很嚴重的后果。因此加大力度加快進程實現學校人事檔案的自動化高效安全管理，勢在必行。
　　2.問題解析
　　2.1傳統方式的弊端
　　現階段很多學校的人事檔案是按部門放入相應的資料箱（柜），然后在紙質上統計，這種方式屬于純人工操作，極易發生投放失誤、丟失、信息不對等、查找不易等問題。而檔案是反映學校教工各方面信息的重要甚至是唯一依據，涉及教工的工資、保險、稅務、職稱、醫療等方方面面，所以一旦發生問題，后果十分嚴重。另外，隨著學校教職員工人數的不斷增多，信息量大幅度增加，檔案管理成本不斷攀升，如果遇到需要批量處理的問題，就需要讓相關人員自行上報資料，然后人事部門核實，而每年都存在教職員工多次上報相同或相似信息的情況，人事部門的核實統計工作量也很大。
　　2.2實現目標
　　使用計算機平臺和Web技術，設計搭建一個網絡平臺，在學校范圍內共享訪問，由人事部門初始化錄入各教職員工的個人信息，并批量分配教職員工個人專屬賬號和密碼，信息錄入完畢之后由教職員工本人憑賬號和密碼登入系統進行信息核實，核實無誤后確認。設計統計模塊，可實現按照多條件查詢統計，以便學校進行信息批量處理。設計后臺管理模塊，可實現教職個人信息更新等操作。
　　2.3主要功能
　　2.3.1人事部門相關通知發布和查看。
　　2.3.2個人信息核實和報錯。
　　2.3.3教職員工的檔案信息查看和統計。
　　2.3.4各單位和個人的信息更新。
　　2.3.5教職員工的考勤、考核、獎勵和懲處管理。
　　2.4相關技術
　　本系統采用由Orical公司旗下的Java語言作為系統開發的軟件程序設計語言，使用JSP技術作為Web的顯示層，使用開源免費的MySql數據庫作為數據庫后臺，并在Apache公司的Tomcat6.0服務器上進行發布管理，其中還涉及Java Bean技術、JDBC數據庫訪問技術、JavaScript腳本技術、Struts2.2框架技術等。上述一套技術均開源免費，最大限度地節省了學校使用本系統所需支出的成本，技術細節成熟完善，在電子商務、電子政務等領域廣泛應用，安全性也可以得到很好的保障。
　　3.系統設計
　　3.1系統功能設計
　　經分析和走訪，本系統分為以下五個模塊：人事信息發布模塊、信息查看和報錯模塊、后臺管理模塊、查詢統計模塊和人事考核模塊。其中，人事信息發布模塊主要是針對學校人事部門的各種通告、新聞的發布和查看，可以參照各信息發布實例中設置置頂、重要、懸浮滾動、普通等級別；信息查看和報錯模塊主要實現個人信息、部門信息的查看，如果發現信息有誤可以提交糾錯申請，由人事部門核實后進行更新；后臺管理模塊主要是實現信息的更新、刪除冗余等操作，另外也加入維護系統的功能。查詢統計模塊可以實現檔案信息的單個查詢和多條件綜合檢索，并可以實現分類匯總統計。人事考核模塊主要實現學校內部各項人事考核指標的個人完成程度，是學校行政信息化公開的重要體現。
　　功能模塊圖如下：
　　3.2數據庫設計
　　良好的數據庫設計對于一個高性能的應用程序非常重要，就像一個空氣動力裝置對于一輛賽車的重要性一樣。如果一輛汽車沒有平滑的曲線，將會因阻力太大而無法疾馳。關系沒有經過優化，數據庫無法盡可能高效地運行。應該把數據庫的關系和性能看作是規范化的一部分。
　　本系統采用MySql5.5作為數據庫后臺，共設計20個數據庫表，表內主外鍵設計以及觸發器的設置都嚴格遵循關系型數據庫的第三范式。
　　3.3關鍵技術設計
　　3.3.1采用唯一碼來作為教職員工的個人編號代碼，放置信息冗余重復和同名員工的信息重疊，并且，由于該唯一碼由系統自動生成，和個人的身份信息并無任何關系，從側面保護了員工的個人信息。
　　3.3.2如遇到個人信息有誤，需要填寫糾錯申請，然后等待人事部門審核更新。有效防止個人密碼丟失后被惡意篡改個人信息的發生。
　　3.3.3對于需要批量檢索的數據，可以按照多個條件聯合檢索，并支持模糊查詢技術。
　　3.3.4信息分頁，當遇到檢索的內容條目很多時，可以自動分頁實現多頁顯示。
　　4.總結
　　本系統通過軟件技術和網絡平臺實現了學校人事檔案的自動化管理，在系統中加入人事考核和人事新聞發布模塊，使得人事部門的辦公可以在本平臺上實現一體化。本系統具有高效、快速、方便、易用、集成度高、安全性好等特點，可以大幅提高學校的信息化、自動化進程，提高辦公效率，增強檔案信息的安全性，降低由于重復填報個人信息所帶來的額外的工作量。相信本系統的應用可以給學校的檔案管理工作帶來更多的效益和價值。
　　
　　參考文獻：
　　［1］Kathy Sierra.Bert Bates，Head First Java.中國電力出版社，2007.
　　［2］李相國等.Java實例精通.機械工業出版社，2009.
　　［3］李興華.Java開發實戰經典.北京：清華大學出版社，2009.
　　注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內容請以PDF格式閱讀原文