網(wǎng)絡(luò)環(huán)境下基于海事檔案的信息化管理

摘要：海事檔案信息電子化、數(shù)字化建設(shè)是現(xiàn)代化海事管理的必然要求，也是檔案管理技術(shù)進(jìn)步的追求目標(biāo)，目前海事檔案信息電子化工作中還存在標(biāo)準(zhǔn)不統(tǒng)一、應(yīng)用軟件少、數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)兼容性差、電子文件原始性和真實性的保護(hù)不足、管理技術(shù)有待提高等突出問題，需要在提高認(rèn)識、明確目標(biāo)、規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)、加大投入、解決技術(shù)與人才問題等方面采取相應(yīng)措施，使海事檔案管理在電子數(shù)據(jù)化、信息網(wǎng)絡(luò)化方面產(chǎn)生飛躍，更好地開發(fā)海事檔案的戰(zhàn)略資源為提升海事管理工作提供全面、便捷的服務(wù)。

關(guān)鍵詞：海事 電子檔案 網(wǎng)絡(luò)環(huán)境 信息化

隨著辦公自動化(OA)和管理信息系統(tǒng)(MIS)在海事管理中的廣泛應(yīng)用，海事檔案也必須實現(xiàn)數(shù)字化和網(wǎng)絡(luò)化，為檔案資源共享提供便捷服務(wù)。電子檔案以機(jī)讀形式存在，與紙質(zhì)載體檔案的利用方式有很大差異，如何將電子技術(shù)與網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)有效地應(yīng)用到海事檔案的歸檔和管理中，是新時期海事檔案管理工作人員的一項重要主要課題。

海事檔案信息電子化的特點

所謂海事檔案信息電子化，利用計算機(jī)及其它設(shè)備對海事工作中所產(chǎn)生的紙質(zhì)檔案、縮微膠片影像、錄音、錄像資料等檔案文獻(xiàn)進(jìn)行收集、發(fā)掘、篩選、整合和數(shù)字化加工處理，使之轉(zhuǎn)化成為計算機(jī)軟件形式的二次文獻(xiàn)信息，通過網(wǎng)絡(luò)傳輸實現(xiàn)資源共享，并對電子文件檔案進(jìn)行安全、高效、快捷的管理，以提高海事檔案信息的利用效率，為行業(yè)管理和社會發(fā)展提供檔案信息服務(wù)。其特點有：

1、提高檔案信息的時效性和有效利用率

首先是在檔案信息收集、整理上或直接應(yīng)用現(xiàn)存的電子文件，或借助于語音識別、文字掃描識別、超文本和超媒體信息處理等技術(shù)，提高工作效率、加快收集、整理速度；其次是借助于網(wǎng)絡(luò)，運轉(zhuǎn)、傳遞及時，電子發(fā)布可多人同時閱覽，不受空間和時間限制并可在不同地點和不同時間進(jìn)行復(fù)制、打印，為利用者提供極大的便利；再次是借助于檢索工具，可以提高查閱檔案的快速性和準(zhǔn)確性。

2、擴(kuò)展了檔案的種類、加大信息容量。

檔案信息電子化可以使檔案類型擴(kuò)展到一切形式，文字、圖片、聲音、影像，一切動態(tài)的、靜態(tài)的檔案都可以及時而逼真地呈現(xiàn)，基本不受檔案本身的規(guī)格、樣式和館藏條件的限制，信息容量非常大。

3、節(jié)約物力和財力資源，降低檔案管理經(jīng)費

首先是在檔案信息的收集、整理、編排、查閱方面，借助于轉(zhuǎn)用軟件和自動生成系統(tǒng)，在實現(xiàn)辦公自動化環(huán)境下，不少檔案可由計算機(jī)形成并輔助歸檔，文書部門文件整理與歸檔可一次完成并進(jìn)行一體化管理，避免了大量重復(fù)勞動，提高了工作效率；其次，在檔案的保管上，運用電子化數(shù)字化技術(shù)可縮小占用儲存面積，解決館舍庫房不夠用的問題，重要成果可多份拷貝，并能長效保存，極大減少了檔案維護(hù)與消防安全方面的費用；第三，對使用者來說，網(wǎng)絡(luò)的快速傳輸，減少人員往來，極大地節(jié)約了時間和交通費用。

4、檔案管理更加靈活、方便

電子檔案管理的自動化和一體化，可以極其方便地實現(xiàn)前端控制，記錄從電子文件形成到成為電子檔案并歸檔的一切活動過程和處理情況，檔案管理部門也可以通過辦公自動化系統(tǒng)對檔案收集、傳遞工作及時進(jìn)行指導(dǎo)和動態(tài)管理，從而實現(xiàn)檔案的超前性、預(yù)見性管理。密碼的設(shè)置也有利于確保了電子公文及時高效、安全保密地運行。對一些紙質(zhì)、實物形式的原始檔案管理，在檔案統(tǒng)計、鑒定、銷毀、借閱、催還及參考資料編寫工作，標(biāo)準(zhǔn)化的檔案軟件，可以隨時隨地進(jìn)行各種數(shù)據(jù)的統(tǒng)計、設(shè)計、打印各種報表，進(jìn)行借閱登記、催還提醒等，使管理工作自動化和規(guī)范化。檔案數(shù)據(jù)庫的建立和鏈接，檔案管理更具靈活性、擴(kuò)展性和控制性，才能充分挖掘出檔案信息資源的潛力，實現(xiàn)最大化的檔案信息數(shù)據(jù)聚集，滿足不同檔案類型的管理需要。

當(dāng)前海事檔案信息化建設(shè)中存在的問題

從整體上說，相對其它行業(yè)管理機(jī)構(gòu)，海事檔案信息化建設(shè)比較滯后，最突出的問題在以下兩個方面：

1、基礎(chǔ)條件薄弱，技術(shù)、資金不足，人才缺乏

由于管理體制的不斷調(diào)整，海事檔案管理工作本身都存在起步較晚，人員不足，絕大多數(shù)單位都是由辦公室人員兼任，多數(shù)檔案工作人員都沒有接受專業(yè)培訓(xùn)，不要說缺少計算機(jī)操作技術(shù)，就是檔案收集、整理、保管和查閱的專業(yè)知識也比較欠缺，而檔案信息化建設(shè)需要的是集檔案、信息處理為一體的復(fù)合型人才，因此，以目前從事海事檔案管理人員的現(xiàn)有素質(zhì)很難全面實現(xiàn)檔案信息電子化。在設(shè)備方面，地方海事部門組建時間短，單位規(guī)模小，投入有限，不要說缺少專用服務(wù)器，就是計算機(jī)、掃描儀、刻錄機(jī)、攝像機(jī)、照相機(jī)這些實現(xiàn)海事檔案信息化建設(shè)的基礎(chǔ)設(shè)備也未能全部配齊，而電子文件的生成環(huán)境是相當(dāng)復(fù)雜的，且電子文件對設(shè)備依賴性極強(qiáng)，一些進(jìn)行海事檔案信息化建設(shè)的試點單位受計算機(jī)病毒感染，造成數(shù)據(jù)損失的現(xiàn)象都時有發(fā)生。此外，海事部門的其它機(jī)構(gòu)也沒有完全實現(xiàn)自動化辦公，這就更不能實現(xiàn)檔案信息與其他信息的無縫交接和有效管理。

2、缺少規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，海事檔案信息電子化的應(yīng)用和推廣受到極大制約

海事是一個行業(yè)性極強(qiáng)的部門，檔案信息電子化首先必須要有相應(yīng)的規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)：包括構(gòu)建程序上的定義、移交、整理、價值鑒定、存儲、著錄、安全性保證、原始性保證、檢索途徑、利用方式；業(yè)務(wù)上的術(shù)語標(biāo)準(zhǔn)、資源描述、數(shù)字檔案的文件格式、元數(shù)據(jù)、對象數(shù)據(jù)格式標(biāo)準(zhǔn)；技術(shù)規(guī)范上的軟硬件基礎(chǔ)設(shè)施建設(shè)技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、軟件系統(tǒng)工作平臺技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)、存儲壓縮格式、數(shù)字水印、加密算法等。這些規(guī)范都不同于錄在紙質(zhì)等載體上的文件，而目前海事部門還沒有制定出相關(guān)規(guī)范標(biāo)準(zhǔn)，相應(yīng)的有關(guān)海事檔案的應(yīng)用軟件也難以開發(fā)，加之，各地海事檔案室使用的計算機(jī)型號、系統(tǒng)軟件各異，開發(fā)的管理軟件不能互用，著錄標(biāo)準(zhǔn)不同，數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)兼容性差，就不能利用電腦實現(xiàn)通用的檔案信息管理，更無法信息資源共享，這些都直接制約了海事檔案信息電子化、數(shù)字化的進(jìn)程。

建議

海事檔案信息化建設(shè)是一項系統(tǒng)而復(fù)雜的工程，不可一蹴而就，更不是本篇短文所能指明的，這里只就一些原則問題提出一孔之見。

1、提高對海事檔案信息化建設(shè)重要性的認(rèn)識

領(lǐng)導(dǎo)重視和支持是加快海事檔案信息化建設(shè)步伐的關(guān)鍵因素。既要以發(fā)展的眼光認(rèn)識海事檔案信息化建設(shè)的重要性、必要性和緊迫性，要明確看到電子化檔案的先進(jìn)之處和優(yōu)越性，認(rèn)清檔案信息電子化是檔案利用工作發(fā)展的必然趨勢又要充分認(rèn)識到這項系統(tǒng)工程的艱巨性和復(fù)雜性，只有認(rèn)識提高了，才可能解決投入、設(shè)備、人才、管理等其它諸多困難和問題。

2、健全制度、統(tǒng)一標(biāo)準(zhǔn)

一個系統(tǒng)要全面推廣一項新工程，首先必須建立健全的管理制度和標(biāo)準(zhǔn)規(guī)范，尤其在海事電子檔案管理的推廣激勵機(jī)制、檢查審核制度、系統(tǒng)的設(shè)計和管理軟件的選擇、開發(fā)制度上要先完善。其次，要對海事電子檔案的收集、整合、控制歸檔、立卷和網(wǎng)上傳輸發(fā)布，制定一個統(tǒng)一規(guī)范化標(biāo)準(zhǔn)，至少先要在歸檔范圍、歸檔流程及方式、電子文件格式形成統(tǒng)一規(guī)定。第三要立足海事檔案管理特點盡快開發(fā)出專用檔案管理軟件，要與海事管理工作緊密結(jié)合，化繁為簡，將不同處理手段形成的數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)、版式通過軟件自動轉(zhuǎn)化到統(tǒng)一的、標(biāo)準(zhǔn)的模式上，實現(xiàn)不同數(shù)據(jù)結(jié)構(gòu)間的自動轉(zhuǎn)換功能。

3、在明確檔案信息電子化建設(shè)目標(biāo)的前提下，循序漸進(jìn)、逐步完善

海事檔案的信息化建設(shè)的目標(biāo)是建立數(shù)字化、開放性、便于管理與查詢利用的互通互用專業(yè)電子檔案館。但這一目標(biāo)不可能在短期內(nèi)一下完成。目前首先要從電子文件的收集、積累入手，解決設(shè)備與技術(shù)問題，如適當(dāng)增加一些必要的輸入、存儲和輸出設(shè)備，應(yīng)用一些基礎(chǔ)的電子檔案管理系統(tǒng)軟件，先完成數(shù)據(jù)錄入、處理和存儲，然后通過數(shù)據(jù)的接口實現(xiàn)歸檔文件的自動流轉(zhuǎn)、歸檔。其次可逐步推廣應(yīng)用電子文件接收、歸檔系統(tǒng)及網(wǎng)絡(luò)報送與應(yīng)用平臺；第三，堅持安全第一，不但要建立防火墻和應(yīng)用全天候自動升級的防病毒軟件，還要作好備份，如以一個季度將生成的電子文件刻錄到光盤等存儲載體上，重要檔案用兩臺電腦同時存儲等。

4、加快人才培養(yǎng)步伐

對海事部門來說，培養(yǎng)和造就一批電子檔案管理人員是當(dāng)務(wù)之急。一是先吸納一些專業(yè)型的人才充實海事檔案管理隊伍，二是開展多種教育培訓(xùn)。如走出去進(jìn)修、短訓(xùn)，請進(jìn)來舉辦講座、示范，經(jīng)常性組織崗位培訓(xùn)、業(yè)務(wù)討論、技術(shù)評比，將現(xiàn)有基礎(chǔ)好、素質(zhì)高的檔案管理工作者培養(yǎng)成知識全面、一專多能的復(fù)合型檔案管理人才和檔案信息化行家。

海事檔案信息化建設(shè)目前尚未全面展開，其中的困難也不少，但這是一個必然趨勢，一旦實現(xiàn)，將是海事檔案管理乃至整個管理工作上的一次信息技術(shù)革命，意義十分重大。

(作者單位：恩施州港航海事局)