對當(dāng)前高校干部人事檔案管理工作的思考

高校干部人事檔案管理是高校干部管理及人力資源管理工作的重要組成部分，是組織人事部門按照黨的干部、人事政策在培養(yǎng)、選拔和任用干部等工作中形成的記載干部個人經(jīng)歷、政治思想、品德作風(fēng)、業(yè)務(wù)能力、工作表現(xiàn)、工作業(yè)績等內(nèi)容，并按有關(guān)規(guī)定進(jìn)行整理后組成的文字材料，是歷史地、全面地了解識別干部和正確選用干部的基礎(chǔ)。新的時期，隨著高校干部培養(yǎng)選拔任用制度及人事分配制度的進(jìn)一步建立和完善，干部人事檔案管理工作也應(yīng)與時俱進(jìn)，加快發(fā)展，更好地為黨的組織、人事工作服務(wù)。

一 高校干部人事檔案管理工作的重要意義

1．干部人事檔案工作是高校重要的一項政治責(zé)任

高校干部隊伍、教師隊伍集中，在國家的建設(shè)、改革和發(fā)展中發(fā)揮了重要作用。干部人事檔案全面記載了干部隊伍的歷史面貌，深刻反映出我國革命、建設(shè)和改革各個歷史時期組織人事工作發(fā)展的脈絡(luò)，是了解和研究組織人事工作以至黨和國家歷史，科學(xué)總結(jié)歷史發(fā)展規(guī)律和黨的執(zhí)政規(guī)律的可靠依據(jù)，也是進(jìn)行愛國主義和優(yōu)良傳統(tǒng)教育的好素材，要把干部人事檔案工作當(dāng)做高校重要的政治責(zé)任來抓緊、抓好。

2．干部人事檔案工作是高校選拔任用干部的重要基礎(chǔ)

黨的基本路線及教育方針、政策能否貫徹執(zhí)行，干部起著關(guān)鍵性作用。黨的十七大提出了加強(qiáng)黨的執(zhí)政能力建設(shè)，貫徹落實科學(xué)發(fā)展觀，構(gòu)建社會主義和諧社會等重大戰(zhàn)略任務(wù)，實現(xiàn)國民經(jīng)濟(jì)和社會發(fā)展的宏偉目標(biāo)，關(guān)鍵是要切實加強(qiáng)領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍建設(shè)。干部人事檔案工作是黨和國家干部工作的重要組成部分，是為貫徹執(zhí)行黨的干部路線、方針和政策，選賢任能，知人善任，進(jìn)行社會主義現(xiàn)代化建設(shè)服務(wù)的。高校要確實加強(qiáng)干部人事檔案工作，為領(lǐng)導(dǎo)班子和干部隊伍建設(shè)奠定良好的基礎(chǔ)。

3．干部人事檔案工作是深化高校干部人事分配制度改革的客觀要求

干部人事檔案記載著一個人的成長軌跡，它與個人的職務(wù)任免、工資待遇、組織關(guān)系、社會勞動保障等緊密相連，反映著一個人的德、能、勤、績、廉等情況，是個人入學(xué)、就業(yè)、公開招聘、政審、轉(zhuǎn)正定級、職稱申報、職務(wù)晉升、辦理養(yǎng)老保險和退休手續(xù)等工作中的主要依據(jù)，如果沒有檔案，個人的權(quán)益就無法得到保障。在高校干部人事分配制度改革中，干部人事檔案為干部人事工作進(jìn)行科學(xué)決策和科學(xué)管理提供了重要的參考和依據(jù)。它在組織人事部門堅持以人為本，正確配置人力資源，做好人事、分配、社會保障和福利待遇等工作中發(fā)揮著積極的、不可替代的作用。

二 當(dāng)前高校干部人事檔案工作中存在的問題

多年來，高校黨委、行政部門高度重視干部人事檔案工作，把人事檔案工作列入重要議事日程，按照《檔案法》和《干部檔案工作條例》等文件規(guī)定及上級部門要求，在集中管理干部人事檔案的部門開展了人事檔案目標(biāo)管理工作，取得了較好的成效，規(guī)范了干部人事檔案管理工作。但結(jié)合干部、人事工作新形勢及高校干部人事檔案工作實際，還存在一些問題需要加強(qiáng)建設(shè)力度，進(jìn)一步健全和完善。

1．對干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識還有待加強(qiáng)

個別單位、部門甚至干部人事檔案管理人員對干部人事檔案工作重要性的認(rèn)識還有欠缺，存在“說起來重要，做起來次要，忙起來不要”的現(xiàn)象。由于相關(guān)人員不夠重視，對干部人事檔案管理政策法規(guī)了解不深，導(dǎo)致在庫房安排、材料收集整理、使用管理等方面出現(xiàn)了一些不符合規(guī)定的現(xiàn)象，從而影響了干部人事檔案工作的規(guī)范性。

2．檔案材料缺失

在干部人事檔案的清理核查及使用中發(fā)現(xiàn)，一些本該有的干部履歷表、職務(wù)任免表、年度考核表、學(xué)歷、專業(yè)技術(shù)職務(wù)和工人技術(shù)等級、入團(tuán)、入黨材料、表彰處分材料、工資變動審批表、招聘錄用審批表、勞動合同等材料不全，散失較多，尤其是從其他基層單位調(diào)入高校的人員。主要原因有兩方面：（1）對人事檔案認(rèn)識不到位。一些單位及其干部職工對人事檔案的認(rèn)識不夠，在填寫表格時能省則省，填寫不完整，給材料的歸檔造成了較大的麻煩。對一些“重要”的學(xué)歷、培訓(xùn)、職稱和職務(wù)審批等材料落入個人手中就不愿還回來，認(rèn)為自己保管安全，用起來也方便。（2）在人事檔案管理工作中沒有將材料及時進(jìn)行收集歸檔。集中管理干部人事檔案的部分單位沒有設(shè)專職人員對人事檔案進(jìn)行日常管理，往往身兼數(shù)職，工作繁忙，不能做到及時歸檔，導(dǎo)致個人檔案材料內(nèi)容不全。有的人員工作調(diào)離時未將應(yīng)歸檔的材料及時放入個人檔案中，也未及時對個人檔案進(jìn)行轉(zhuǎn)遞。

3．檔案材料手續(xù)不全

在干部人事檔案材料中，有的手續(xù)不全就放入了個人檔案，如應(yīng)該貼照片的地方?jīng)]有貼照片，應(yīng)該簽字的地方?jīng)]有簽字，應(yīng)該蓋章的地方?jīng)]有蓋章。各種材料，如干部履歷表、干部任免表、年度考核表、工資變動審批表、入黨志愿書、畢業(yè)生登記表等都存在這些問題。

4．檔案材料內(nèi)容失真

內(nèi)容的真實性是干部人事檔案的生命，而很多干部職工在填寫個人信息及材料時，內(nèi)容前后不一，在年齡、工齡、黨齡、學(xué)歷等信息的填寫上隨意性較大，有個別人員“年齡越填越小，參加工作時間越填越早，文化程度也越填越高”，入黨、入團(tuán)時間也是填寫不詳，甚至有誤。檔案中的考核鑒定材料多數(shù)只有優(yōu)點，沒有不足。這些問題原因在于干部職工在填寫材料時沒有實事求是，單位及人事檔案管理部門也沒有進(jìn)行嚴(yán)格的審核把關(guān)，沒有及時發(fā)現(xiàn)問題，解決問題，致使人事檔案不能如實反映干部的真實情況。

5．檔案管理信息化不高，個別單位存在管理不規(guī)范現(xiàn)象

開展干部人事檔案目標(biāo)管理以來，高校積極按照目標(biāo)責(zé)任制，加強(qiáng)了干部人事檔案的建設(shè)工作。但個別單位重視不夠，專職人員不到位，沒有按照《檔案法》和《人事檔案工作條例》要求建立健全人事檔案管理各項制度，沒有及時對人事檔案材料進(jìn)行收集、鑒別，規(guī)范化整理歸檔。干部人事檔案信息管理系統(tǒng)還不健全，大部分靠手工操作，費(fèi)時、費(fèi)力且效率低，信息化、科學(xué)化、規(guī)范化管理水平較低，給干部人事檔案的管理及利用帶來了諸多不便，影響了人事檔案管理質(zhì)量。

三 加強(qiáng)干部人事檔案管理的制度化、規(guī)范化、信息化建設(shè)，積極為高校干部人事工作服務(wù)

針對高校干部人事檔案管理工作中存在的問題，為進(jìn)一步做好干部人事檔案管理工作，加強(qiáng)干部隊伍、師資隊伍建設(shè)，筆者認(rèn)為應(yīng)從以下方面加強(qiáng)干部人事檔案管理工作。

1．領(lǐng)導(dǎo)要高度重視，確實為干部人事檔案管理工作提供機(jī)構(gòu)、人員、庫房、設(shè)施等保障

干部人事檔案管理工作是一項長期性的基礎(chǔ)工作，它的成效或不良后果也許要很多年后才能反映出來，做好這項工作，與領(lǐng)導(dǎo)的重視、支持和關(guān)心是分不開的。要按照干部人事檔案管理的政策規(guī)定，設(shè)立工作機(jī)構(gòu)，配備專職管理人員和符合規(guī)定的庫房、設(shè)施，保障干部人事檔案管理工作的正常進(jìn)行和有序開展。

2．加強(qiáng)干部人事檔案管理隊伍建設(shè)，提高檔案管理工作人員的素質(zhì)

干部人事檔案管理工作人員需要有高度的責(zé)任感和事業(yè)心，有堅守崗位、甘于奉獻(xiàn)的精神，才能做好這項工作。要挑選那些政治素質(zhì)好，懂得黨的干部政策和人事政策，有一定科學(xué)文化知識和業(yè)務(wù)能力，遵守組織紀(jì)律的黨員干部擔(dān)任檔案管理工作。要注意保持檔案工作隊伍的穩(wěn)定性，才便于檔案管理人員熟悉業(yè)務(wù)，積累經(jīng)驗。同時，要對檔案工作人員提出更高的要求，創(chuàng)造學(xué)習(xí)條件，加強(qiáng)培訓(xùn)，不斷提高他們的政治、業(yè)務(wù)素質(zhì)，培養(yǎng)一支思想過硬、作風(fēng)扎實、樂于奉獻(xiàn)、業(yè)務(wù)精通的檔案管理人員隊伍。

3．加強(qiáng)干部人事檔案目標(biāo)管理，按責(zé)任制要求規(guī)范和完善管理工作

實施干部人事檔案目標(biāo)管理責(zé)任制，促進(jìn)了高校干部人事檔案目標(biāo)管理工作，按照上級部門目標(biāo)責(zé)任制要求，高校干部人事檔案管理部門還需進(jìn)一步加強(qiáng)建設(shè)，規(guī)范管理。

4．建章立制，加強(qiáng)干部人事檔案管理制度化建設(shè)

在工作中，要結(jié)合實際不斷完善、修訂、健全檔案查（借）閱制度、收集制度、鑒別歸檔制度、轉(zhuǎn)遞制度、檢查核對制度、保管保密制度、管理人員職責(zé)和送交檔案材料歸檔工作制度等規(guī)章制度，做到制度完備，賬簿成冊，并認(rèn)真按照規(guī)定的程序和制度辦事，提高人事檔案管理工作的準(zhǔn)確性和工作效率。還要堅持定期了解干部人事檔案工作情況，研究解決遇到的問題，加強(qiáng)督促、檢查與指導(dǎo)。

5．適應(yīng)新形勢要求，加強(qiáng)干部人事檔案管理的信息化建設(shè)

隨著經(jīng)濟(jì)社會的發(fā)展，信息化時代的到來，對人事檔案工作提出了新的要求，那就是盡可能地運(yùn)用科技新成果和管理新手段，提高干部人事檔案工作的管理水平和利用效率，實現(xiàn)人事檔案信息化的管理。要與時俱進(jìn)，不斷學(xué)習(xí)和掌握現(xiàn)代檔案管理工作的新理論、新技術(shù)，開拓創(chuàng)新，對人事檔案實行動態(tài)化管理和維護(hù)，開發(fā)研制更加人性化、更加科學(xué)規(guī)范的人事檔案管理軟件，建立數(shù)字檔案和多媒體檔案，對人事檔案信息數(shù)據(jù)實行聯(lián)網(wǎng)共享，通過信息化手段建立人才信息收集、反饋和動態(tài)管理系統(tǒng)。

干部人事檔案管理是一項復(fù)雜而艱巨的工程，需要我們不斷進(jìn)行研究和探索，完善制度，加強(qiáng)建設(shè)，把此項工作持續(xù)向前推進(jìn)。

〔責(zé)任編輯：王以富〕