獨立學(xué)院行政秘書工作芻議

【摘 要】獨立學(xué)院是我國高等教育改革過程中出現(xiàn)的一種新型辦學(xué)模式，其特殊的管理體制和運行機制在一定程度上決定了行政秘書工作也帶有一定的獨立學(xué)院特點。本文試圖通過對獨立學(xué)院行政秘書的角色定位、素質(zhì)要求及能力要求進行初步的探討，希望對獨立學(xué)院秘書應(yīng)該怎樣履行自己的工作職責(zé)能有所啟發(fā)，并為獨立學(xué)院的發(fā)展貢獻一份自己的力量。

【關(guān)鍵詞】獨立學(xué)院 秘書 工作

【中圖分類號】G647 【文獻標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674－4810（2011）10－0042－02

一 獨立學(xué)院的概念及管理特殊性

獨立學(xué)院，是指實施本科以上學(xué)歷教育的普通高等學(xué)校與國家機構(gòu)以外的社會組織或者個人合作，利用非國家財政性經(jīng)費舉辦的實施本科學(xué)歷教育的高等學(xué)校。獨立學(xué)院是我國高等教育改革過程中出現(xiàn)的一種新型辦學(xué)模式，是民辦高等教育的重要組成部分，屬于公益性事業(yè)，其管理體制和運行機制，反映了其與母體學(xué)校及投資者之間相互聯(lián)系、相互作用的性質(zhì)、職能及其運行狀態(tài)，由此決定了它不僅與母體高校有著不同的辦學(xué)模式，也有著不同的運行管理機制。獨立學(xué)院一般以董事會為最高決策機構(gòu)，實行董事會領(lǐng)導(dǎo)下的院長負(fù)責(zé)制。由于獨立學(xué)院與母體學(xué)校、投資方等存在多重交叉關(guān)系，需要合理協(xié)調(diào)各方的利益關(guān)系，在客觀上決定了獨立學(xué)院在日常的管理中不能完成按照公辦高校的管理模式或企業(yè)的運作模式。作為獨立學(xué)院的行政秘書，在履行崗位職責(zé)時更要遵循獨立學(xué)院這種獨特的管理機制及管理程序，從而帶有一定的獨立學(xué)院特點。

二 獨立學(xué)院行政秘書的角色定位

獨立學(xué)院行政秘書作為高等學(xué)校行政秘書的一部分，其在獨立學(xué)院的行政管理、教學(xué)管理等工作中起著非常重要的作用。合理的角色定位是做好行政秘書工作的關(guān)鍵。行政秘書是獨立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)的參謀和助手，又是獨立學(xué)院領(lǐng)導(dǎo)與師生員工的橋梁和紐帶，其服務(wù)于整個獨立學(xué)院的日常管理，對獨立學(xué)院的管理具有重大作用。行政秘書要真正發(fā)揮好助手和參謀作用，就必須與時俱進，素質(zhì)與形象并列；必須熟悉國家對獨立學(xué)院的相關(guān)政策法規(guī)，熟悉母體學(xué)校及投資方的相關(guān)管理制度，以及整個學(xué)院的行政管理、教學(xué)管理及學(xué)生管理的規(guī)則和程序，具備一定的管理能力。

為領(lǐng)導(dǎo)服務(wù)是任何一個秘書的基本職能，獨立學(xué)院的行政秘書也不例外。秘書的工作性質(zhì)始終帶有輔助性、參與性與支持性的性質(zhì)，秘書必須做到領(lǐng)會領(lǐng)導(dǎo)的意圖，積極主動地執(zhí)行領(lǐng)導(dǎo)的任何安排，保證做到不越位、不錯位、不出位。同時獨立學(xué)院雖然屬于民辦性質(zhì)，但是在工作上行政秘書要淡化自己與學(xué)院的雇傭關(guān)系，增進主人翁意識和責(zé)任感，這樣才能在日常工作中真正融入自己的角色，為學(xué)院的發(fā)展考慮，輔助領(lǐng)導(dǎo)做好學(xué)院的管理工作，為獨立學(xué)院的科學(xué)管理及發(fā)展貢獻自己的一份力量。

三 獨立學(xué)院行政秘書的素質(zhì)要求

1．思想政治素質(zhì)

高等教育行政管理工作是為一定的政治服務(wù)的，具有一定的方向性，必須堅持黨的領(lǐng)導(dǎo)，較好地貫徹黨的路線、方針、政策，遵循高校的規(guī)章制度。獨立學(xué)院作為具有民辦性質(zhì)的高等教育院校，涉及多方面的利益關(guān)系，相對公立的母體學(xué)校其社會成分更復(fù)雜，加強政治思想的教育與管理是其性質(zhì)的客觀要求。作為獨立學(xué)院的行政秘書更要加強對馬列

主義、毛澤東思想、鄧小平理論和“三個代表”重要思想的學(xué)習(xí)，同時認(rèn)真學(xué)習(xí)黨和國家的政策方針，遵循國家高等教育發(fā)展規(guī)律。只有具備較高的政策理論水平，才能正確理解黨和國家的各項政策方針，并把它們貫徹落實到各項具體的工作實踐中，為領(lǐng)導(dǎo)的決策提供政策上的依據(jù)，才能真正成為合格的行政秘書。另外，行政秘書工作雜、多、累，這就要求行政秘書要有一定的無私奉獻精神，有甘于為他人作嫁衣的心態(tài)。要做好本職工作，更需要具有強烈的事業(yè)心和高度的工作責(zé)任感，作風(fēng)正派，為人正直，忠于職守，擁有良好的精神風(fēng)貌和思想境界。

2．文化知識素質(zhì)

行政管理是一門科學(xué)，也是一門藝術(shù)。獨立學(xué)院行政秘書應(yīng)與時俱進，不斷學(xué)習(xí)各種文化知識，努力提高自身的綜合素質(zhì)。（1）獨立學(xué)院行政秘書工作與高等教育教學(xué)緊密相關(guān)，因此，獨立學(xué)院行政秘書同時還要學(xué)習(xí)教育學(xué)、心理學(xué)的知識，掌握較高的教育教學(xué)理論，很好地理解本獨立學(xué)院的辦學(xué)定位和人才培養(yǎng)模式，從而保證自身工作質(zhì)量，提高工作效率；（2）行政秘書工作是輔助管理性質(zhì)的工作，只有掌握現(xiàn)代管理學(xué)知識，不斷更新管理理念，才能自覺運用管理工作的規(guī)律，協(xié)助領(lǐng)導(dǎo)者實施管理，提高管理效率；（3）行政秘書工作在許多方面帶有公關(guān)性質(zhì)，如代表領(lǐng)導(dǎo)接待客人、參與談判、對外發(fā)布信息等都涉及公共性質(zhì)。掌握公關(guān)知識，有助于行政秘書運用公關(guān)這一手段塑造良好的組織形象。

3．心理素質(zhì)

心理素質(zhì)的好壞直接影響著行政秘書的輔助行為、人際關(guān)系和自我修養(yǎng)，對行政秘書工作的效能也發(fā)揮著重要作用。面對錯綜復(fù)雜的人際關(guān)系、繁雜瑣碎的工作事務(wù)，獨立學(xué)院的行政秘書必須具備良好的心理素質(zhì)。善于調(diào)節(jié)和控制自己的情緒和行為，是獨立學(xué)院行政秘書具有良好心理素質(zhì)的表現(xiàn)。行政秘書要掌控情緒，做情緒的真正主人，并不是一件容易的事。（1）行政秘書要有樂觀、積極的人生態(tài)度，這樣才能在日常工作和生活中坦然面對種種失意和挫折，并一直保持良好的精神狀態(tài)。（2）行政秘書還要不斷提高自我情感修養(yǎng)，學(xué)習(xí)各種適合自己的自我調(diào)節(jié)的方法，結(jié)合自己日常生活經(jīng)驗來調(diào)節(jié)，達到不良情緒轉(zhuǎn)移或消除的目的。

四 獨立學(xué)院行政秘書的能力要求

1．溝通協(xié)調(diào)能力要求

獨立學(xué)院是公立高校與投資方共同合作設(shè)立的，它具有一定的公立高校的管理模式，同時又帶有企業(yè)的色彩。其管理模式和運行機制相對復(fù)雜，要想充分協(xié)調(diào)好各方面的利益需要，這就要求行政秘書在學(xué)院與母體學(xué)校、投資方之間，領(lǐng)導(dǎo)和師生員工之間充分發(fā)揮協(xié)調(diào)作用，理順工作通道，解決分歧，凝聚人心，形成合力的紐帶作用。而且，獨立學(xué)院是新型高等院校，大部分都只有幾年的發(fā)展歷史，校內(nèi)部門工作往往造成職責(zé)不明確，相關(guān)職能部門工作中互相扯皮推諉的現(xiàn)象，這就要求獨立學(xué)院行政秘書要有良好的溝通協(xié)調(diào)能力。

行政秘書在協(xié)調(diào)溝通各方關(guān)系時，要采取有效的溝通方式和協(xié)調(diào)藝術(shù)，針對不同的溝通對象，把握好溝通的方式、方法，領(lǐng)會協(xié)調(diào)的藝術(shù)、技巧，從而提高溝通的實效。（1）要建立良好的人際關(guān)系，利用崗位的優(yōu)勢在不違背工作的原則下充分團結(jié)同事，對人熱情友好。（2）要顧全大局。工作中遇到一些沖突要及時化解，解除阻力，積極推進相關(guān)工作進度。（3）要把堅持原則的堅定性和策略方法的靈活性統(tǒng)一起來，遇事多溝通、多采用換位思考，努力提高協(xié)調(diào)溝通和把握全局的能力，積極促進學(xué)校各項工作的順利開展。

2．信息能力要求

信息能力是人們獲取信息、處理信息、利用信息的能力。信息能力的高低取決于人的綜合素質(zhì)的高低，反之，行政秘書信息能力的提高也能夠促進行政秘書綜合素質(zhì)的提高，能促使行政秘書快捷、準(zhǔn)確、有效地開發(fā)和利用信息資源。在當(dāng)今信息社會，獨立學(xué)院行政秘書工作，已不僅僅停留在打字、接電話、整理文件等基本工作上，還應(yīng)當(dāng)好領(lǐng)導(dǎo)的“外腦”，輔助領(lǐng)導(dǎo)作出正確的決策。同時，信息技術(shù)和網(wǎng)路技術(shù)的迅猛發(fā)展，也決定了行政秘書只有不斷學(xué)習(xí)信息科學(xué)知識，不斷提高計算機操作水平和網(wǎng)絡(luò)技術(shù)能力，才能在適當(dāng)?shù)臅r間把適當(dāng)?shù)男畔⑻峁┙o相應(yīng)的領(lǐng)導(dǎo)的可能性。具有良好信息能力的獨立學(xué)院行政秘書，可以充分利用上級相關(guān)文件、日常工作和其他部門的接觸，同時通過利用現(xiàn)代信息設(shè)備，發(fā)掘、分析、過濾有價值的信息，對獲取的粗糙、雜亂的信息進行深加工，整理成有條理、有價值的信息，提供給上級領(lǐng)導(dǎo)和組織作參考，使信息真正成為領(lǐng)導(dǎo)管理和決策的重要參考依據(jù)。

3．自主學(xué)習(xí)能力要求

獨立學(xué)院行政秘書作為存在于學(xué)校管理活動中的一個特殊角色，發(fā)揮著重要的樞紐作用。隨著我國教育改革的不斷深化與拓展，特別是獨立學(xué)院作為新型的高等教育模式，其管理體制和運行機制仍需要不停地探索和創(chuàng)新。因此，獨立學(xué)院行政秘書更需要堅持自主學(xué)習(xí)，不斷“充電”。

在日常工作中，獨立學(xué)院秘書要主動學(xué)習(xí)各種新的政策和理論，從全局出發(fā)，改革舊的、不合時宜的工作模式和管理方法，努力學(xué)習(xí)新的管理理論和方法；積極吸取其他高等院校，特別是取得一定成就的獨立學(xué)院的相關(guān)管理經(jīng)驗，積極探索獨立學(xué)院教育教學(xué)的理論與實踐，在實事求是的基礎(chǔ)上不斷追求創(chuàng)新；不但要主動提高自己的業(yè)務(wù)水平，更要逐步培養(yǎng)和提高自己的綜合全面的能力。只有這樣，才能成為一名合格的、優(yōu)秀的獨立學(xué)院行政秘書，也才能擁有更大、更廣闊的發(fā)展空間。

五 結(jié)束語

獨立學(xué)院在管理體制和運行機制上的實踐，離不開行政秘書的參與管理。作為獨立學(xué)院的行政秘書，只有遵循獨立學(xué)院與生俱來的、不同于公立高等院校的特點，才能真正把握自己的工作特性，理解實際工作的需要，恰當(dāng)?shù)刈龊媒巧ㄎ唬晟谱陨淼乃刭|(zhì)修養(yǎng)，有針對性地培養(yǎng)各方面的能力，從而很好地履行行政秘書的職責(zé)，在自己的工作崗位上為獨立學(xué)院的發(fā)展貢獻一份力量。

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〔責(zé)任編輯：高照〕