論會計(jì)電算化發(fā)展的內(nèi)部控制制度

【摘 要】財(cái)政部頒布的《內(nèi)部會計(jì)規(guī)范——基本規(guī)范試行》中指出：電子信息技術(shù)近代制度要求運(yùn)用信息技術(shù)手段建立內(nèi)部會計(jì)控制系統(tǒng)，減少和消除人為操作因素，確保內(nèi)部會計(jì)近代制度的有效實(shí)施。本文對會計(jì)電算化系統(tǒng)的應(yīng)用對企業(yè)內(nèi)部現(xiàn)代制度的影響，會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性及如何完善企業(yè)內(nèi)部控制制度進(jìn)行了闡述。

【關(guān)鍵詞】內(nèi)部控制 電算化系統(tǒng) 制度

【中圖分類號】F232 【文獻(xiàn)標(biāo)識碼】A 【文章編號】1674－4810（2011）20－0197－01

內(nèi)部控制是會計(jì)或單位為了保證其資產(chǎn)的安全性、會計(jì)資料的準(zhǔn)確性和可靠性，提高經(jīng)營效率以及貫徹執(zhí)行其規(guī)定的管理方針而在組織內(nèi)采用的一系列制度、方法和手段。

一 會計(jì)電算化對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響

會計(jì)電算化使傳統(tǒng)的會計(jì)系統(tǒng)組織機(jī)構(gòu)、會計(jì)核算形式及內(nèi)部控制制度等發(fā)生了很大的變化，其中對企業(yè)內(nèi)部控制制度的影響最為明顯。主要表現(xiàn)在以下幾方面：

第一，控制方式發(fā)生改變。由單一控制變?yōu)槌绦蚩刂坪椭贫瓤刂啤Ｊ止?jì)系統(tǒng)中，內(nèi)部控制的方式主要是人員的內(nèi)部牽制制度，會計(jì)財(cái)務(wù)的集中化處理，使會計(jì)部門傳統(tǒng)的措施，如編制科目匯總表、憑證匯總表、試算平衡表的檢查、總賬與明細(xì)賬的核對等自然而然地消失了，取而代之的是計(jì)算機(jī)內(nèi)部控制措施，如平整借貸平衡的檢驗(yàn)、余額、發(fā)生額平衡檢查。第二，控制對象發(fā)生改變。由對人的控制為主轉(zhuǎn)為對人機(jī)控制為主。第三，加大控制舞弊，犯罪的難度。手工會計(jì)系統(tǒng)中會出現(xiàn)會計(jì)人員粗心大意、疲勞或處理環(huán)節(jié)過多而產(chǎn)生的無意錯(cuò)誤，會計(jì)電算化系統(tǒng)后輸入數(shù)據(jù)正確后，計(jì)算機(jī)程序正確和設(shè)備正常運(yùn)轉(zhuǎn)三者具備才能保證財(cái)務(wù)信息的準(zhǔn)確性。

二 計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)內(nèi)部控制的重要性

內(nèi)部控制在企業(yè)的會計(jì)和審計(jì)活動中起著重要的作用，計(jì)算機(jī)引入數(shù)據(jù)處理系統(tǒng)后，計(jì)算機(jī)會計(jì)信息會呈現(xiàn)出不同于一般手工操作系統(tǒng)的特征，如數(shù)據(jù)處理的集中化、數(shù)據(jù)存儲的磁光介質(zhì)化、可視審計(jì)線索減少、缺少綜合判斷及推理能力和初始成本變大等，這些特點(diǎn)能使審計(jì)中的風(fēng)險(xiǎn)減少，也增強(qiáng)了許多在手工操作系統(tǒng)中較小的或不曾有的風(fēng)險(xiǎn)。因此，加強(qiáng)計(jì)算機(jī)會計(jì)信息系統(tǒng)的內(nèi)部控制成為任何會計(jì)電算化單位不容忽視的一項(xiàng)重要工作。另外，電算化系統(tǒng)資源的初始成本大，且系統(tǒng)對環(huán)境的要求較高，因此系統(tǒng)硬件、軟件被偷盜和毀壞的風(fēng)險(xiǎn)也會有所增加。

總之，電算化系統(tǒng)中的風(fēng)險(xiǎn)有其特殊性，加強(qiáng)其內(nèi)部控制制度的建設(shè)，較之手工系統(tǒng)更加迫切。國內(nèi)外的事實(shí)證明，雖然電算化系統(tǒng)中出現(xiàn)錯(cuò)誤和舞弊的次數(shù)有所減少，但每次所造成的損失程度都有所增強(qiáng)。

三 會計(jì)電算化系統(tǒng)內(nèi)部控制制度的內(nèi)容

1．系統(tǒng)開發(fā)控制

第一，授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)認(rèn)可。計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的開發(fā)項(xiàng)目一般投資金額比較大，因此必須得到授權(quán)和領(lǐng)導(dǎo)的認(rèn)可。第二，符合標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。不論是自行組織開發(fā)還是購買商品化軟件，都必須遵循財(cái)政部或各省財(cái)政廳制定的標(biāo)準(zhǔn)和規(guī)范。第三，人員培訓(xùn)。自行開發(fā)軟件在開發(fā)階段對使用計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的有關(guān)人員進(jìn)行培訓(xùn)，提高這些人員對系統(tǒng)的認(rèn)識和理解，以減少系統(tǒng)運(yùn)行后出錯(cuò)的可能性。第四，系統(tǒng)轉(zhuǎn)換。原有的手工會計(jì)系統(tǒng)或舊的計(jì)算機(jī)系統(tǒng)被新的計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)替換，必須經(jīng)過一定的轉(zhuǎn)換程序。第五，程序修改控制。會計(jì)軟件的修改必須經(jīng)過周密計(jì)劃和嚴(yán)格記錄，個(gè)性過程的每一個(gè)環(huán)節(jié)都必須設(shè)置必要的控制，修改的原因和性質(zhì)應(yīng)有書面形式的報(bào)告，經(jīng)批準(zhǔn)后才能實(shí)施修改，計(jì)算機(jī)會計(jì)系統(tǒng)的操作人員不能參與軟件的修改，所有與軟件修改有關(guān)的記錄都應(yīng)打印存檔。

2．會計(jì)電算化信息系統(tǒng)的安全控制

目前，企業(yè)在會計(jì)電算化過程中主要存在的問題是數(shù)據(jù)的安全保密性差，這也正是企業(yè)內(nèi)控制度中最薄弱的環(huán)節(jié)。會計(jì)電算化中沼氣的安全受到威脅的主要原因有：不正常的程序結(jié)束操作造成的故障；存儲數(shù)據(jù)的輔助介質(zhì)(如磁盤)部分或全部遭到破壞；用戶非法操作；使用人、維護(hù)人員的錯(cuò)誤或疏忽；利用計(jì)算機(jī)舞弊和犯罪；計(jì)算機(jī)病毒侵入等。會計(jì)信息系統(tǒng)的安全控制是指采用各種方法保護(hù)數(shù)據(jù)和計(jì)算機(jī)程序，以防止數(shù)據(jù)泄密、更改或破壞。

3．會計(jì)電算化系統(tǒng)的人員職能控制

通過計(jì)算機(jī)舞弊的犯罪分子大多是企業(yè)的程序員兼計(jì)算機(jī)操作員。會計(jì)電算化所要求人員職能的控制制度適當(dāng)分工，明確規(guī)定每個(gè)崗位的職員，以防止對處理過程的不適當(dāng)干預(yù)。企業(yè)應(yīng)將系統(tǒng)分析、程序設(shè)計(jì)、計(jì)算機(jī)操作、數(shù)據(jù)輸入、文件程序管理等職務(wù)予以分離，系統(tǒng)操作人員、管理人員和維護(hù)人員這三種不相容職務(wù)相互分離，互不兼任，以減少利用計(jì)算機(jī)舞弊的可能性。

四 加強(qiáng)會計(jì)電算化條件下的內(nèi)控制度

強(qiáng)化內(nèi)控管理，提高電算化的科學(xué)管理水平是建立現(xiàn)代化制度的內(nèi)在要求，也是提高企業(yè)競爭能力的重要途徑。第一，加強(qiáng)操作程序控制。第二，加強(qiáng)人員職能控制。第三，加強(qiáng)系統(tǒng)安全控制。第四，加強(qiáng)會計(jì)電算化系統(tǒng)知識教育，提高會計(jì)人員的業(yè)務(wù)素質(zhì)。第五，加強(qiáng)內(nèi)部審計(jì)。

內(nèi)部審計(jì)必須包括以下幾個(gè)方面：（1）對會計(jì)資料定期進(jìn)行審計(jì)；（2）確保審查機(jī)內(nèi)數(shù)據(jù)與書面資料的一致性；（3）監(jiān)督數(shù)據(jù)保存方式的安全性、合法性，防止發(fā)生非法修改歷史數(shù)據(jù)的現(xiàn)象；（4）對系統(tǒng)運(yùn)行的各環(huán)節(jié)進(jìn)行審查，防止漏洞危害。

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〔責(zé)任編輯：李錦雯〕