利用ACCESS實(shí)現(xiàn)出差補(bǔ)助自動(dòng)計(jì)算

［摘要］ 本文利用ACCESS小型數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)差旅費(fèi)報(bào)銷計(jì)算軟件，目的是在細(xì)化出差補(bǔ)助管理的情況下，減輕會(huì)計(jì)人員核算工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。

［關(guān)鍵詞］ ACCESS；出差補(bǔ)助；自動(dòng)計(jì)算

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 14 . 001

［中圖分類號(hào)］F232 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號(hào)］1673 - 0194（2011）14- 0002- 02

為保證出差人員工作與生活需要，規(guī)范差旅費(fèi)的管理，學(xué)校根據(jù)財(cái)政部《中央國(guó)家機(jī)關(guān)和事業(yè)單位差旅費(fèi)管理辦法》，并結(jié)合實(shí)際情況，制定了學(xué)校內(nèi)部差旅費(fèi)管理辦法。辦法中詳細(xì)規(guī)定根據(jù)不同出差事項(xiàng)及出差時(shí)間長(zhǎng)短計(jì)算出差補(bǔ)助。由于情況復(fù)雜，增加了會(huì)計(jì)人員的計(jì)算工作量。針對(duì)此情況，本文利用ＡＣＣＥＳＳ小型數(shù)據(jù)庫(kù)設(shè)計(jì)了差旅費(fèi)報(bào)銷計(jì)算軟件，旨在方便會(huì)計(jì)人員工作，減輕會(huì)計(jì)人員核算工作的勞動(dòng)強(qiáng)度。

一、設(shè)計(jì)思路

首先確定差旅費(fèi)報(bào)銷單中的明細(xì)項(xiàng)目?jī)?nèi)容和數(shù)據(jù)類型等基本信息。如：?jiǎn)挝弧⑿彰⑹掠伞⒊霾畹攸c(diǎn)、出差起止日期、出差總計(jì)天數(shù)、伙食補(bǔ)助天數(shù)、伙食補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、伙食補(bǔ)助金額、臥鋪補(bǔ)助天數(shù)、臥鋪補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、臥鋪補(bǔ)助金額、交通費(fèi)補(bǔ)助天數(shù)、交通費(fèi)補(bǔ)助標(biāo)準(zhǔn)、交通費(fèi)補(bǔ)助金額等。

其次確定補(bǔ)助計(jì)算類型。根據(jù)內(nèi)部差旅費(fèi)管理辦法，劃分差旅費(fèi)補(bǔ)助計(jì)算類型，如正常分段計(jì)算、不分段計(jì)算、有交通工具市外實(shí)習(xí)、無(wú)交通工具市外實(shí)習(xí)、有交通工具市內(nèi)實(shí)習(xí)、無(wú)交通工具市內(nèi)實(shí)習(xí)、無(wú)伙食補(bǔ)助正常分段、無(wú)伙食補(bǔ)助不分段等情況。

確定補(bǔ)助計(jì)算公式。根據(jù)補(bǔ)助計(jì)算類型確定出差補(bǔ)助計(jì)算公式，如正常分段計(jì)算情況下的出差伙食補(bǔ)助計(jì)算為：出差時(shí)間小于等于３０天的，伙食補(bǔ)助＝出差天數(shù)×５０，交通費(fèi)補(bǔ)助＝３０×３０；出差時(shí)間大于３０天小于等于６０天的，伙食補(bǔ)助＝３０×５０＋（出差天數(shù)－３０）×２５，交通費(fèi)補(bǔ)助＝３０×３０＋（出差天數(shù)－３０）×１５；出差時(shí)間大于６０天的，伙食補(bǔ)助＝３０×５０＋３０×２５＋（出差天數(shù)－６０）×１５，交通費(fèi)補(bǔ)助＝３０×３０＋３０×１５+（出差天數(shù)－６０）×８。不分段計(jì)算情況下的出差伙食補(bǔ)助計(jì)算為：伙食補(bǔ)助＝出差天數(shù)×５０，交通費(fèi)補(bǔ)助＝出差天數(shù)×３０。

二、設(shè)計(jì)表單

在出差補(bǔ)助計(jì)算項(xiàng)目中共設(shè)計(jì)了3個(gè)表單：差旅費(fèi)出差報(bào)銷單、出差類型、單位。差旅費(fèi)出差報(bào)銷單是主表單，根據(jù)確定好的差旅費(fèi)報(bào)銷單明細(xì)項(xiàng)目設(shè)置。出差類型表單只有兩個(gè)字段：ＩＤ（序號(hào)字段）和ＦＤＪＳ（劃分的補(bǔ)助計(jì)算類型字段）。出差類型表單與差旅費(fèi)出差報(bào)銷單表單中ＳＦＦＤ字段相關(guān)聯(lián)。單位表單由ＩＤ（序號(hào)字段）和ＤＷ（學(xué)校各部門名稱）組成。單位表單與差旅費(fèi)出差報(bào)銷單表單中ＤＷ字段相關(guān)聯(lián)。

三、設(shè)計(jì)窗體

使用向?qū)?chuàng)建窗體，調(diào)整窗體布局如圖1所示。

窗體調(diào)整好后，對(duì)單位、補(bǔ)助類型兩個(gè)字段與相關(guān)表單進(jìn)行關(guān)聯(lián)。編寫需要計(jì)算的字段的代碼。幾個(gè)關(guān)鍵代碼舉例如下：

編寫計(jì)算天數(shù)代碼：

Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ ｃｃｄａｔｅｔ１＿Ｅｎｔｅｒ（）

Ｉｆ ｃｃｄａｔｅｚ２．Ｖａｌｕｅ ＜＞ ＂＂ Ｔｈｅｎ

ｃｃｄａｔｅｔ１．Ｖａｌｕｅ ＝ ＤａｔｅＤｉｆｆ（＂ｄ＂， ｃｃｄａｔｅｓ１， ｃｃｄａｔｅｚ１） ＋ １ ＋ ＤａｔｅＤｉｆｆ（＂ｄ＂， ｃｃｄａｔｅｓ２， ｃｃｄａｔｅｚ２） ＋ １

Ｅｌｓｅ

ｃｃｄａｔｅｔ１．Ｖａｌｕｅ ＝ ＤａｔｅＤｉｆｆ（＂ｄ＂， ｃｃｄａｔｅｓ１， ｃｃｄａｔｅｚ１） ＋ １

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

編寫伙食補(bǔ)助金額代碼：Ｐｒｉｖａｔｅ Ｓｕｂ ｈｓｂｚｊｅ＿Ｅｎｔｅｒ（）

Ｉｆ ｈｓｂｚｂ．Ｖａｌｕｅ ＜＞ ＂０＂ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ × ｈｓｂｚｂ．Ｖａｌｕｅ

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｓｆｆｄ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂無(wú)伙食補(bǔ)助正常分段＂ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂０＂

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｓｆｆｄ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂無(wú)伙食補(bǔ)助科研不分段＂ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ＂０＂

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ ＞ ６０ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ３０ × ５０ ＋ ３０ × ２５ ＋ （ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ － ６０） × １５

Ｅｌｓｅ

Ｉｆ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ ＞ ３０ Ｔｈｅｎ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ３０ × ５０ ＋ （ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ － ３０） × ２５

Ｅｌｓｅ

ｈｓｂｚｊｅ．Ｖａｌｕｅ ＝ ｈｓｂｚｔ．Ｖａｌｕｅ × ５０

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｉｆ

Ｅｎｄ Ｓｕｂ

設(shè)計(jì)完成的頁(yè)面如圖2所示。

注：本文中所涉及到的圖表、注解、公式等內(nèi)容請(qǐng)以PDF格式閱讀原文