鋼管制造企業(yè)ERP實(shí)施流程淺析

［摘要］ 在信息化水平飛速發(fā)展的今天，ERP作為現(xiàn)代信息技術(shù)應(yīng)用于企業(yè)管理和經(jīng)營，越來越受到企業(yè)的推崇。通過合理地應(yīng)用ERP，可以實(shí)現(xiàn)量化管理，加快企業(yè)信息流動(dòng)速度，實(shí)現(xiàn)信息集成與共享，達(dá)到提高管理效益和管理質(zhì)量，提升企業(yè)精細(xì)化管理水平，增強(qiáng)企業(yè)核心競爭力的目的。

中國石油集團(tuán)某公司作為中國石油管道建設(shè)的骨干企業(yè)，以生產(chǎn)焊接鋼管為主營業(yè)務(wù)，集科研、制管、套管等加工于一體。該公司不僅在制管行業(yè)處于領(lǐng)先的地位，而且在進(jìn)行信息化建設(shè)的道路上，勇于嘗試，應(yīng)用SAP對其采購、生產(chǎn)、銷售等業(yè)務(wù)進(jìn)行全過程管理，優(yōu)化了企業(yè)的管理流程，提高了企業(yè)的精細(xì)化管理水平。

［關(guān)鍵詞］ 信息化管理；ERP實(shí)施；流程優(yōu)化

doi : 10 . 3969 / j . issn . 1673 - 0194 . 2011 . 14. 035

［中圖分類號］F270.7 ［文獻(xiàn)標(biāo)識(shí)碼］A ［文章編號］1673 - 0194（2011）14- 0061- 03

推進(jìn)信息化建設(shè)是貫徹落實(shí)科學(xué)發(fā)展觀、建設(shè)創(chuàng)新型企業(yè)的迫切需要和必然選擇。在當(dāng)前日益激烈的市場競爭中，企業(yè)管理信息化是提高企業(yè)競爭能力的重要手段，ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施對企業(yè)管理水平的提高將會(huì)起到非常直接的促進(jìn)作用。企業(yè)資源計(jì)劃（Ｅｎｔｅｒｐｒｉｓｅ Ｒｅｓｏｕｒｃｅ Ｐｌａｎｎｉｎｇ，ERP）系統(tǒng)，是一套將財(cái)務(wù)、分銷、制造、物料和其他業(yè)務(wù)功能合理集成的應(yīng)用軟件系統(tǒng)。同時(shí)也是一種融合了企業(yè)最佳實(shí)踐和先進(jìn)信息技術(shù)的新型管理工具；它將企業(yè)的供應(yīng)鏈、價(jià)值鏈、信息鏈整合在一起進(jìn)行有效管理；將供應(yīng)商和企業(yè)內(nèi)部的采購、生產(chǎn)、銷售以及客戶緊密聯(lián)系起來，便于對供應(yīng)鏈上的所有環(huán)節(jié)進(jìn)行有效管理，實(shí)現(xiàn)對企業(yè)的動(dòng)態(tài)控制和各種資源的集成與優(yōu)化，提升基礎(chǔ)管理水平。

ＥＲＰ系統(tǒng)實(shí)施收益主要包括支持和強(qiáng)化企業(yè)的內(nèi)部控制體系，幫助企業(yè)統(tǒng)一數(shù)據(jù)平臺(tái)，規(guī)范和優(yōu)化業(yè)務(wù)流程，促進(jìn)內(nèi)控管理，強(qiáng)化內(nèi)部控制，通過ＥＲＰ集成，提升精細(xì)化管理，減少內(nèi)控審計(jì)的工作量；利用系統(tǒng)固化控制點(diǎn)，實(shí)現(xiàn)內(nèi)部控制的自動(dòng)化與標(biāo)準(zhǔn)化；保留數(shù)據(jù)歷史，提供審計(jì)基礎(chǔ)；更好地控制成本、提升效益。

ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)的各個(gè)職能部門和各層級管理人員，涉及企業(yè)管理的方方面面，并很可能需要改變或部分改變企業(yè)目前的管理作業(yè)流程和長期以來養(yǎng)成的作業(yè)習(xí)慣，因此，其成功實(shí)施的難度是可以想象的。筆者根據(jù)這幾年來在實(shí)施鋼管制造企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)過程中的一些心得，試圖對鋼管制造企業(yè)實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)的作業(yè)流程作統(tǒng)一規(guī)范，希望能對企業(yè)成功實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)有所幫助。

一、前期準(zhǔn)備工作

作為一個(gè)項(xiàng)目的實(shí)施，我們必須有充分的組織準(zhǔn)備、思想準(zhǔn)備，有詳細(xì)的計(jì)劃和周密的安排。只有這樣，ＥＲＰ系統(tǒng)才可能實(shí)施成功。

１.思想準(zhǔn)備

思想往往決定行動(dòng)的過程，實(shí)際上也就決定了行動(dòng)的結(jié)果。ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施也是這樣，它是否可以在企業(yè)成功實(shí)施，很大程度上取決于企業(yè)高層領(lǐng)導(dǎo)實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)的動(dòng)機(jī)、對ＥＲＰ的認(rèn)識(shí)、對ＥＲＰ的期望以及對企業(yè)管理現(xiàn)狀的認(rèn)識(shí)等。因此，企業(yè)在實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)之前，高層管理人員應(yīng)在思想上清楚地知道：

（１）實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)的動(dòng)機(jī)是什么；是發(fā)自內(nèi)心的需求，還是外在的壓力；是我們未來發(fā)展的戰(zhàn)略部署，還是出于我們的攀比心理。我們鋼管制造公司ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施既是中國石油集團(tuán)的統(tǒng)一要求，也是我們企業(yè)自我需要。

（２）什么是ＥＲＰ；對ＥＲＰ的期望什么。對這一問題，許多企業(yè)高層管理人員往往有種誤解，即認(rèn)為ＥＲＰ就是將手工的作業(yè)等電腦化。但實(shí)際上，ＥＲＰ的精髓應(yīng)該是規(guī)范企業(yè)的管理，規(guī)范企業(yè)的作業(yè)流程，并使企業(yè)的所有資源得到更為有效的運(yùn)用，不能為ＥＲＰ而ＥＲＰ。

（３）對目前企業(yè)管理現(xiàn)狀的評價(jià)是什么；是否可以接受或者說準(zhǔn)備改變目前企業(yè)的部分流程和制度。一般來說，企業(yè)的許多管理者，往往會(huì)沉醉于目前的管理績效中；企業(yè)的絕大多數(shù)作業(yè)人員往往也有一種定勢，那就是現(xiàn)在是如何如何做的。ＥＲＰ實(shí)施對原有業(yè)務(wù)模式和流程將帶來一定的變化，需要領(lǐng)導(dǎo)下決心帶頭接受新變化的挑戰(zhàn)；領(lǐng)導(dǎo)在關(guān)鍵問題上如不能及時(shí)決策，項(xiàng)目將很容易由于各種等待決策而引起延期。因此，管理人員必須有決心改變這種狀況。

２.組織準(zhǔn)備

由于ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施是個(gè)復(fù)雜的系統(tǒng)工程，涉及企業(yè)的各個(gè)職能部門和各層級管理人員，因此，僅靠ＥＲＰ公司顧問和企業(yè)信息部門的努力是不夠的。所以，建立一個(gè)強(qiáng)勢的、跨部門的ＥＲＰ實(shí)施組織，也是ＥＲＰ成功實(shí)施的保證。企業(yè)的組織機(jī)構(gòu)要保持相對平穩(wěn)。

以下以鋼管制造公司為例給出了企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)實(shí)施的組織規(guī)劃：

（１）成立公司ＥＲＰ項(xiàng)目工作指導(dǎo)委員會(huì)，由公司領(lǐng)導(dǎo)層和各單位負(fù)責(zé)人組成，主要職責(zé)是審查和批準(zhǔn)項(xiàng)目技術(shù)方案、實(shí)施計(jì)劃、階段工作計(jì)劃，協(xié)調(diào)各方面關(guān)系，對重大事項(xiàng)做出決策；組織項(xiàng)目驗(yàn)收。

（２）成立公司ＥＲＰ項(xiàng)目經(jīng)理部，由公司主管副總?cè)谓?jīng)理，各專業(yè)部室負(fù)責(zé)人為成員，全面負(fù)責(zé)公司ＥＲＰ工作的推動(dòng)實(shí)施。確定工作目標(biāo)，統(tǒng)一調(diào)配資源，協(xié)調(diào)解決重大問題；制定公司信息技術(shù)標(biāo)準(zhǔn)和基礎(chǔ)架構(gòu)，在項(xiàng)目實(shí)施中貫徹應(yīng)用，保證整個(gè)信息系統(tǒng)的集成；按照項(xiàng)目計(jì)劃，安排所需資源，審核項(xiàng)目進(jìn)度，權(quán)衡項(xiàng)目風(fēng)險(xiǎn)，控制項(xiàng)目成本；負(fù)責(zé)組織項(xiàng)目工作會(huì)議，聽取項(xiàng)目實(shí)施組組長的工作匯報(bào)，掌握、監(jiān)督項(xiàng)目進(jìn)展情況，確保項(xiàng)目順利實(shí)施。

（３）成立公司ＥＲＰ項(xiàng)目辦公室，由信息中心主任為領(lǐng)隊(duì)，各部門資深員工組成關(guān)鍵用戶，對應(yīng)ＥＲＰ各模塊。主要職責(zé)是按中國石油和渤海裝備公司統(tǒng)一要求，在內(nèi)部（東方物探信息中心）和外部（ＩＢＭ公司）顧問指導(dǎo)下，全力配合項(xiàng)目實(shí)施咨詢公司和內(nèi)部支持隊(duì)伍的工作，具體負(fù)責(zé)ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施、各層級人員的教育訓(xùn)練以及系統(tǒng)的日常維護(hù)和數(shù)據(jù)錄入的檢核等。

３.財(cái)力準(zhǔn)備

ＥＲＰ系統(tǒng)是一個(gè)龐大的網(wǎng)絡(luò)信息管理系統(tǒng)，因此，無論是系統(tǒng)本身還是其運(yùn)行平臺(tái)，都需要企業(yè)有較大的投入。實(shí)施ＥＲＰ項(xiàng)目費(fèi)用主要包括3部分：

（１）ＥＲＰ系統(tǒng)軟件采購、服務(wù)器搭建費(fèi)用。國外知名ＥＲＰ軟件，如ＳＡＰ、ＯＲＡＣＬＥ等，價(jià)格一般都在幾百萬、甚至上千萬人民幣以上，而國內(nèi)廠商如用友、金蝶的ＥＲＰ軟件價(jià)格也是幾十萬、上百萬元。

（２）聘請專業(yè)咨詢公司進(jìn)行ＥＲＰ項(xiàng)目咨詢實(shí)施費(fèi)用。比如ＩＢＭ、凱捷等，顧問的實(shí)施費(fèi)用是幾千元／日。

（３）實(shí)施單位ＥＲＰ項(xiàng)目實(shí)施配套費(fèi)用。ＥＲＰ軟件要借助于計(jì)算機(jī)網(wǎng)絡(luò)系統(tǒng)運(yùn)行，企業(yè)網(wǎng)絡(luò)改造、計(jì)算機(jī)系統(tǒng)的配備等硬件投資也是一個(gè)龐大的數(shù)字。所以，鋼管制造企業(yè)在正式實(shí)施ＥＲＰ前，應(yīng)在財(cái)力上做好充分的準(zhǔn)備，要在企業(yè)經(jīng)濟(jì)效益良好時(shí)實(shí)施，ＥＲＰ是錦上添花，絕不是雪中送炭。

４.資料準(zhǔn)備

ＥＲＰ系統(tǒng)的順利運(yùn)行，基礎(chǔ)資料極其重要。以鋼管制造公司為例，需要準(zhǔn)備的資料包括企業(yè)組織結(jié)構(gòu)、主要產(chǎn)品、產(chǎn)品的銷售模式（內(nèi)銷、出口）、信息化情況（網(wǎng)絡(luò)情況、主要使用哪些信息系統(tǒng)）、企業(yè)的基礎(chǔ)數(shù)據(jù)情況（物料清單、設(shè)備、供應(yīng)商數(shù)據(jù)）、具體管理流程以及未來管理思路（財(cái)務(wù)、生產(chǎn)、銷售、設(shè)備、質(zhì)量、物料采購、項(xiàng)目）等。在正式實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)前，應(yīng)對ＥＲＰ系統(tǒng)所需要的基礎(chǔ)資料進(jìn)行收集、整理、規(guī)范和編碼，這樣，在ＥＲＰ正式實(shí)施時(shí)，我們就可以比較順利地進(jìn)行。

二、ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施

ＥＲＰ系統(tǒng)模塊眾多且關(guān)聯(lián)緊密，實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)，應(yīng)以項(xiàng)目管理的模式，有計(jì)劃、分階段、有步驟地進(jìn)行。鋼管制造企業(yè)ＥＲＰ系統(tǒng)實(shí)施的作業(yè)流程規(guī)劃如下：

１.ＥＲＰ的選型

ＥＲＰ的選型是ＥＲＰ系統(tǒng)成功實(shí)施的第一步。在選擇ＥＲＰ時(shí)，一定要選擇專業(yè)性、行業(yè)性的ＥＲＰ，特別要選擇已在鋼管制造企業(yè)實(shí)施過的公司，行業(yè)經(jīng)驗(yàn)非常重要，鋼管制造企業(yè)ＥＲＰ同機(jī)械行業(yè)、化工行業(yè)等差別比較大。每個(gè)行業(yè)都有各自特點(diǎn)，不是任何ＥＲＰ系統(tǒng)可以同時(shí)適合的。以鋼管制造公司為例，依照ＳＡＰ公司對企業(yè)類型的分類，根據(jù)企業(yè)組織機(jī)構(gòu)、財(cái)務(wù)管理組織、采購與庫房管理組織、銷售與分銷管理組織進(jìn)行了組織架構(gòu)設(shè)置，依據(jù)生產(chǎn)類型選擇了連續(xù)型模板，依據(jù)中國石油裝備分公司要求，在物料管理上做到原材料到卷，產(chǎn)品到根。因此，選擇ＥＲＰ產(chǎn)品和顧問公司時(shí)，要特別了解所選ＥＲＰ是否具有行業(yè)性，顧問公司是否在鋼管行業(yè)有成功實(shí)施的案例。

２.廣泛培訓(xùn)，統(tǒng)一認(rèn)識(shí)

在確定實(shí)施ＥＲＰ系統(tǒng)后，準(zhǔn)備實(shí)施前，我們應(yīng)該在企業(yè)營造一種變革的氣氛。首先進(jìn)行高層領(lǐng)導(dǎo)培訓(xùn)，使他們清楚地知道什么是ＥＲＰ，公司為什么需要實(shí)施ＥＲＰ，實(shí)施ＥＲＰ后我們的作業(yè)是怎樣等，然后廣泛開展各層級管理人員和作業(yè)人員的教育訓(xùn)練，進(jìn)而統(tǒng)一各層級人員對ＥＲＰ的認(rèn)識(shí)。與此同時(shí)，我們還應(yīng)就 ＥＲＰ系統(tǒng)的實(shí)施擬訂相關(guān)的管理和作業(yè)制度，確保系統(tǒng)的順利實(shí)施。

３.項(xiàng)目前期準(zhǔn)備和業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)

項(xiàng)目前期準(zhǔn)備一般包括項(xiàng)目評估、企業(yè)實(shí)際狀況調(diào)研、關(guān)鍵用戶培訓(xùn)等，是ＥＲＰ廠商和顧問公司進(jìn)入公司現(xiàn)場后首先需要做的事情，企業(yè)狀況的掌握程度，對后期業(yè)務(wù)藍(lán)圖的確定非常重要。業(yè)務(wù)藍(lán)圖設(shè)計(jì)，需要項(xiàng)目組與業(yè)務(wù)部室多次就藍(lán)圖流程、流程的定義和業(yè)務(wù)流程設(shè)計(jì)進(jìn)行研討和充分的溝通，完成業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖編制工作。鋼管制造公司最終形成的ＥＲＰ項(xiàng)目藍(lán)圖流程文檔包含業(yè)務(wù)流程共１７４個(gè)。

４.系統(tǒng)實(shí)現(xiàn)和用戶測試

ＥＲＰ項(xiàng)目組依照ＥＲＰ業(yè)務(wù)流程藍(lán)圖，進(jìn)行系統(tǒng)搭建、配置，完成系統(tǒng)功能、報(bào)表、表單的開發(fā)，并針對公司實(shí)際業(yè)務(wù)需求，進(jìn)行了單元測試和集成測試。鋼管制造公司１６名關(guān)鍵用戶共測試單元案例４９個(gè)，由關(guān)鍵用戶和一線業(yè)務(wù)骨干６０余人，共完成兩輪集成測試，編制集成測試報(bào)告。

５.最終用戶培訓(xùn)

完成ＥＲＰ崗位設(shè)置、最終用戶操作手冊及培訓(xùn)教材的編寫、最終用戶權(quán)限設(shè)計(jì)與測試。鋼管制造公司共完成５０人的公司領(lǐng)導(dǎo)干部培訓(xùn)、１５人的ＥＲＰ講師培訓(xùn)，２４０余人的最終用戶培訓(xùn)，做到持證上崗。最終用戶ＥＲＰ考試通過率達(dá)到９５％。

６.上線前準(zhǔn)備

包括庫存盤點(diǎn)、權(quán)限設(shè)置、各類基礎(chǔ)數(shù)據(jù)收集和整理與轉(zhuǎn)換和系統(tǒng)切換準(zhǔn)備等工作。一般需要進(jìn)行2~3次庫存盤點(diǎn)，確實(shí)把各種物資盤點(diǎn)清楚。鋼管制造公司在權(quán)限設(shè)計(jì)過程中，根據(jù)敏感權(quán)限職責(zé)分離矩陣，累計(jì)設(shè)計(jì)權(quán)限根角色８５７個(gè)、派生角色１ ０８７個(gè)，歷時(shí)３０天完成了整體權(quán)限的測試工作，為近２４０個(gè)最終用戶授予了系統(tǒng)權(quán)限，共收集２００７－２００９年１月的歷史數(shù)據(jù)２４ ８７３條。

７.上線

根據(jù)企業(yè)實(shí)際情況，確定上線時(shí)間，倒排計(jì)劃。

８.上線后支持

上線是前一段時(shí)間的結(jié)果，同時(shí)又是一個(gè)新的起點(diǎn)，上線后的首次月結(jié)非常重要，需要把ＥＲＰ系統(tǒng)中的人、財(cái)、物與企業(yè)實(shí)際的數(shù)據(jù)相對照，查找并分析差異。要建立健全ＥＲＰ運(yùn)維機(jī)制，制定相應(yīng)管理制度，形成從數(shù)據(jù)申請到權(quán)限審批的流暢通道。加強(qiáng)項(xiàng)目管理，約束與激勵(lì)并存。ＥＲＰ項(xiàng)目的成功實(shí)施要求參與者對項(xiàng)目工作非常投入。將ＥＲＰ項(xiàng)目組人員所擔(dān)負(fù)的項(xiàng)目工作完成情況直接與其個(gè)人收益掛鉤，并運(yùn)用相應(yīng)的激勵(lì)手段，如高層領(lǐng)導(dǎo)直接關(guān)注、單獨(dú)設(shè)立項(xiàng)目獎(jiǎng)勵(lì)基金、升職加薪、休假補(bǔ)償、給予培訓(xùn)深造的機(jī)會(huì)等。

通過ＥＲＰ項(xiàng)目的實(shí)施，將實(shí)現(xiàn)企業(yè)管理數(shù)據(jù)信息共享，實(shí)現(xiàn)管理業(yè)務(wù)的規(guī)范化運(yùn)行，實(shí)現(xiàn)物流與資金流的集成，使公司在現(xiàn)代化管理方面取得實(shí)實(shí)在在的進(jìn)步，帶動(dòng)公司整體管理水平的提高。